電子檔案單套制管理的困境與對策研究

文/武漢市自然資源和規(guī)劃信息中心 危婭婷 曾婷 蘆茜

在大數(shù)據(jù)時代，電子文件已成為信息生產(chǎn)、記錄、流轉(zhuǎn)、保存和共享的主流形式，是當前時代檔案信息資源的重要組成部分。面對井噴式增長的電子文件，如何有效保管和利用，檔案機構(gòu)如何實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型，是當前檔案行業(yè)在理論和實踐方面面臨的難題。在國外，例如美國、英國、加拿大等國家，均逐步推進或已經(jīng)實現(xiàn)了單套制管理實踐。在我國，電子檔案單套制政策正在逐步推行，試點正在逐步實施，電子檔案單套制已勢不可擋，但國家對于該模式的推行處于謹慎的態(tài)度，這源于實踐中面臨著諸多困境。

一、電子檔案單套制的內(nèi)涵及研究現(xiàn)狀

（一）內(nèi)涵。當前，檔案界存在“單軌制”和“單套制”兩種概念，也存在對兩種概念爭論的研究，在這里有必要對這兩個概念先行進行辨析。“單套制”和“單軌制”都是相對于“雙套制”和“雙軌制”來說的。其中，“軌”分為模擬軌和數(shù)字軌，記錄在光盤、磁盤、U盤上的是模擬軌；記錄在紙張等載體上的稱為數(shù)字軌?！疤住笔窃诖_定“規(guī)”的基礎(chǔ)上的載體類型，如果是模擬軌，其載體為光盤、磁盤、U盤等類型；如果是數(shù)字軌，其載體則為紙質(zhì)、縮微膠片等類型?！皢诬壷啤笔侵竷H以電子文件的形式在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)、辦理然后歸檔，強調(diào)文件的原生形態(tài)是電子形式，也同樣僅以電子形式進行流轉(zhuǎn)。相對于雙套制，電子檔案單套制是指文件僅以電子形式進行鑒定、整理、存儲、利用和長期保存的一種管理模式，主要關(guān)注于文件作為檔案保存的后端階段，以電子文件單軌運行為前提條件。

（二）研究現(xiàn)狀。筆者在中國知網(wǎng)分別以“電子文件+單套制”“電子文件+單軌制”“電子文件+單套制”“電子檔案+單套制”“電子檔案+單軌制”為主題進行高級檢索，檢索近十年相關(guān)文獻（檢索時間為2021年11月15日）。檢索結(jié)果如表1所示。

表1 國內(nèi)電子檔案單套制研究論文（2011～2021年）

從表中的數(shù)據(jù)可以看出，單套制研究起步較晚，發(fā)展時間不長，近5年才引起檔案界的關(guān)注。其中，管先海、李興利對當前學(xué)界關(guān)于電子檔案單套制管理的一些觀點進行了整理，提到了電子檔案單套制管理的優(yōu)勢、試點策略、政策保障、技術(shù)保障，以及電子文件法律證據(jù)效力問題等。目前，我國關(guān)于電子檔案單套制研究側(cè)重于概念辨析與界定、可行性與必要性探討、實現(xiàn)和改進路徑等方面，研究較分散，尚未形成完整的體系。

二、電子檔案單套制管理的困境

（一）意識困境——電子檔案信任受到挑戰(zhàn)。在古代，檔案是統(tǒng)治階級的產(chǎn)物，其保存地石渠閣、架閣庫等神圣并神秘，在這樣的歷史屬性下，檔案館作為檔案保管機構(gòu)，其存在是社會認可的產(chǎn)物。但是在信息時代，電子檔案的信任卻受到挑戰(zhàn)。新西蘭國家檔案館在2007～2008年開發(fā)數(shù)字檔案館的工作時，對電子文件形成者和管理人員進行調(diào)查，研究表明，盡管檔案工作者在管理紙質(zhì)文件時被賦予信任，但這一層級的信任并未自動帶入電子文件管理中。此外，電子文件的信息與載體分離，使得電子文件信息極易被篡改，這異于傳統(tǒng)載體檔案的存在形態(tài)，顛覆了社會對檔案及其憑證性的認知，無法繼承甲骨文伊始的信任，并且相應(yīng)的政策和技術(shù)支持還未站穩(wěn)腳跟。在現(xiàn)有文化背景、社會習(xí)慣和公眾心理等各方面因素影響下，電子檔案單套制管理顯得十分困難。

（二）知行困境——理論與實踐發(fā)展不平衡。電子檔案單套制在電子文件歸檔和電子檔案管理發(fā)展到一定階段且“雙套制”出現(xiàn)諸多弊端的環(huán)境下被提出，優(yōu)勢顯而易見，目前國家層面的試點正在逐步開展，然而當前形勢卻不容樂觀。馮惠玲指出：“單軌制電子文件管理正在各地各界得到越來越多的認同，實踐項目正在逐步推開，但相對于全國范圍的電子文件管理而言，還只是浩瀚天空的星辰，光芒閃耀星星點點?！痹陔娮訖n案單套制理論研究中，檔案學(xué)界逐漸開展研究形成研究熱點，但是在實踐過程中卻舉步維艱，這并不是政策的保守，而是在實踐過程中需要面對各種具體問題，需要更多細致、系統(tǒng)的考量。例如單套制政策難以徹底執(zhí)行；電子文件的檔案化處理缺乏標準和規(guī)范；電子檔案的質(zhì)量檢查不夠全面；電子檔案的入庫處理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠精細；電子文件在線歸檔系統(tǒng)的功能不夠全面、自動化處理程度不夠強大等。帶有“理想色彩”的理論研究與直面諸多復(fù)雜問題的實踐發(fā)展處于不平衡的關(guān)系，然而由于面對的問題過于復(fù)雜，難以在短時間內(nèi)找到一種平衡理想與現(xiàn)實關(guān)系的“兩全其美”的策略。

（三）行為困境——單套制多要素供力不足。當前，電子檔案單套制管理正在逐步開展試點，該模式作為一項系統(tǒng)工程，在實踐中各要素已經(jīng)出現(xiàn)了一些的問題，主要包括電子檔案真實和長期保存問題、技術(shù)存在的困難、責(zé)任主體職責(zé)劃分不明確等。首先，解決電子檔案真實和長期保存問題是電子檔案單套制管理落地必須解決的核心難題。在當前信息環(huán)境下，電子文件和電子檔案內(nèi)容在流轉(zhuǎn)期間極易通過技術(shù)手段被修改且不易發(fā)現(xiàn)；電子檔案在未來的長期保存、遷移等過程中，其真實性和完整性如何確保，也是當前仍未解決的難題。其次，電子檔案單套制的開展完全依賴計算機和存儲系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)以及遷移、存儲、備份和安全保障等技術(shù)還未達到最終標準，這也是電子檔案信任受到挑戰(zhàn)的原因之一。最后，在電子檔案單套制管理推行過程中，各責(zé)任主體需要承擔(dān)的責(zé)任并沒有清晰地指出和劃分，尤其是業(yè)務(wù)主體和管理主體之間職責(zé)出現(xiàn)重疊、遺漏等，而政府主體與管理主體之間的主體職責(zé)也處于模糊的狀態(tài)。

三、電子檔案單套制管理的對策

（一）更新思維，構(gòu)建和深化數(shù)字記憶觀。社會對電子檔案的不信任是在當前文化背景、社會習(xí)慣、公眾心理等多重因素影響下出現(xiàn)的，這是新型事物發(fā)展的必然階段，需要社會和檔案學(xué)界的共同努力。從檔案學(xué)界層面來說，電子檔案被社會認可，除從制度、管理、技術(shù)等方面著手外，還需要改變傳統(tǒng)載體檔案記憶的思維，將電子檔案引入檔案記憶觀，有利于社會公眾認清發(fā)展新形勢，接受新生事物。法國著名歷史學(xué)家雅克·勒高夫說：“到了20世紀，尤其是1950年之后，種種變化掀起了一場真正的記憶革命，電子記憶只是其中的一個因素，但無疑也是最顯眼的。”同時揭示了電子記憶的本質(zhì)：“電子記憶僅是依照次序和人類的程序而工作的，而人類記憶卻保存著一塊巨大的不可‘信息化的’區(qū)域，電子記憶和歷史上所出現(xiàn)的一切形式的自動記憶一樣，僅是一種輔助，是人類精神以及記憶的仆人?！睂㈦娮訖n案引入檔案記憶觀，構(gòu)建信息化背景下的數(shù)字記憶觀，使得檔案學(xué)界和社會共同認識到電子檔案的信息價值所在，接受記憶信息資源發(fā)展帶來的新形式，接受電子檔案單套制管理模式。

（二）互動創(chuàng)新，平衡理論與實踐發(fā)展。堅持理論指導(dǎo)和實踐探索的辯證統(tǒng)一，電子檔案單套制管理作為信息化社會的新事物，在實踐探索中需要理論指導(dǎo)，而理論需要從實踐中獲取，兩者在互動過程中共同創(chuàng)新發(fā)展。電子檔案單套制理論研究近幾年才引起檔案界的關(guān)注，其成果不多，尚未形成體系，需要繼續(xù)向前發(fā)展。對“單套制”可能性的關(guān)注和研究，會促使人們認識和分析可能性存在和轉(zhuǎn)化的規(guī)律，從而指導(dǎo)人們在實踐中解決存在的問題，發(fā)現(xiàn)更優(yōu)的方向和途徑。在實際探索中，電子檔案單套制才剛起步，存在諸多不良因素，并且這些不良因素會存在一段時期。在這種環(huán)境下，電子檔案單套制應(yīng)繼續(xù)保持謹慎態(tài)度，正是這種態(tài)度，會提醒人們在實踐中關(guān)注和立足現(xiàn)實，不斷突破種種困境。

（三）合力并進，建立多要素協(xié)同管理模式。電子檔案單套制管理是一項系統(tǒng)工程，需要法律、政策、制度、技術(shù)、人員等要素協(xié)力，需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的密切配合和通力合作，才能達到一種理想的效果。這不是檔案部門一家的獨角戲，需要連同業(yè)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門合力并進，圍繞目標和功能定位形成多要素協(xié)同管理模式。以目標協(xié)同為前提，政府主體要開展電子檔案單套制管理頂層設(shè)計和統(tǒng)籌規(guī)劃，建立資源主體、管理主體和技術(shù)主體的協(xié)同機制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、檔案和政務(wù)信息化目標的統(tǒng)一；以制度協(xié)同為保障，國家及各級檔案主管部門要自上而下建立各級電子檔案單套制法律法規(guī)、標準規(guī)范以及實施細則，引導(dǎo)各行各業(yè)電子檔案單套制管理的落地與推進；以管理協(xié)同為根本，以全生命周期理念為指導(dǎo)，檔案部門要建立與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)通，對前端電子文件形成、整理和歸檔進行監(jiān)督與指導(dǎo)，對后端電子檔案的長期保管和共享利用進行保障；以技術(shù)協(xié)同為核心，檔案部門要連同技術(shù)部門通過追蹤電子文件歸檔和電子檔案管理的流程節(jié)點，應(yīng)用電子簽章、身份驗證、審計、遷移、備份等技術(shù)和手段，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

四、結(jié)語

在信息化社會發(fā)展的背景下，電子檔案管理模式從雙套制向單套制轉(zhuǎn)變是必然趨勢，但是單套制管理模式目前處于起步階段，在理論研究方面還未建立成熟的體系，在實踐過程中面臨著一些困境。在探索該模式的過程中，需要從思維意識更新、理論與實踐互動、多要素協(xié)同管理等方面進行突破，提升我國檔案管理數(shù)字化、智能化水平，助力我國檔案工作實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。