人事檔案數(shù)字化加工策略研究

文/山東省德州市平原縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 于愛榮

人事檔案記錄內(nèi)容十分廣泛，加強(qiáng)數(shù)字化加工可提升管理效率和管理質(zhì)量，也能針對性化解人事檔案信息管理存在的滯后問題。相關(guān)單位和企業(yè)可加強(qiáng)對影響因素的總結(jié)，借助總結(jié)契機(jī)了解人事檔案管理思路，創(chuàng)新管理方向，以此明確人事檔案信息化加工模式，推動人事檔案數(shù)字化加工工作的創(chuàng)新。相關(guān)單位既應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，也應(yīng)為檔案管理工作優(yōu)化提供相關(guān)人力和物力支持，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、價(jià)值意蘊(yùn)：人事檔案數(shù)字化加工的意義

數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理工作面臨新的發(fā)展契機(jī)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有利于資源共享，更能借助電子化處理，生成系統(tǒng)性人事檔案，方便統(tǒng)一管理。與此同時(shí)，借助數(shù)字化加工打破時(shí)間限制，提升人事檔案的利用率，可進(jìn)一步利用不同時(shí)間線的人事檔案。例如，現(xiàn)階段企業(yè)對近一年人事檔案利用率較高，而之前的紙質(zhì)檔案會歸檔入庫，利用率不高，又需要專人負(fù)責(zé)管理。數(shù)字化人事檔案建設(shè)可基于時(shí)間線對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)字化加工，相關(guān)企業(yè)及部門可基于自身發(fā)展需要或相關(guān)文件規(guī)范處理數(shù)字化檔案，并明確檔案文件目錄，以方便后期查找和運(yùn)用。檔案管理人員可基于工作規(guī)范加工人事檔案，系統(tǒng)會自動掃描人事檔案并自主歸檔。系統(tǒng)性錄入人事檔案有利于強(qiáng)化對人事檔案的統(tǒng)一管理，更能提升檢索效率和檢索質(zhì)量，確保檔案管理工作效率提升。人事檔案數(shù)字化加工過程中，需基于企業(yè)業(yè)務(wù)對內(nèi)容進(jìn)行自動化整理。強(qiáng)化有效分類才能提升人事檔案的利用率。感受人事檔案數(shù)字化加工的價(jià)值意蘊(yùn)，強(qiáng)化對人事檔案數(shù)字化加工的重視和關(guān)注，有利于企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展在我國轉(zhuǎn)型階段確保企業(yè)和相關(guān)單位提升工作效率，從而為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

二、發(fā)展目標(biāo)：人事檔案數(shù)字化環(huán)境建設(shè)思路

（一）優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，明晰數(shù)字化建設(shè)原則。人事檔案數(shù)字化建設(shè)需有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作為支撐，才能促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)是推動人事檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的核心要素，相關(guān)企業(yè)或單位需積極促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)普及，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)才能推動人事檔案數(shù)字化加工流程優(yōu)化，并為人事檔案管理改革提供助力。可借助互聯(lián)網(wǎng)將人事檔案數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化為流水線模式，以此節(jié)省人力資源，提升檔案數(shù)字化加工效率，確保各工序的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境能為人事檔案數(shù)字化加工提供助力，更能打破傳統(tǒng)單機(jī)作業(yè)局限，實(shí)現(xiàn)不同工序間的數(shù)據(jù)流通，以此推動檔案管理工作優(yōu)化。與此同時(shí)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境時(shí)明晰數(shù)字化加工原則，基于規(guī)范性、可靠性、共享性等原則，加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)。規(guī)范性原則是指人事檔案數(shù)字化加工時(shí)需明確檔案標(biāo)準(zhǔn)。例如，可對人事檔案的編碼規(guī)則以及目錄分類進(jìn)行提前明確，以此增強(qiáng)人事檔案數(shù)字化加工的規(guī)范性；可靠性原則是指構(gòu)建數(shù)字化檔案庫時(shí)應(yīng)構(gòu)建安全可靠的網(wǎng)絡(luò)空間，確保信息的安全性，才能在提升工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上增強(qiáng)人事檔案管理效率；共享性原則是指人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需構(gòu)建明確的共享機(jī)制，既要滿足不同部門的數(shù)據(jù)需求，也要基于不同人員的賬號權(quán)限適當(dāng)開放相關(guān)檔案檢索權(quán)，才能在滿足不同部門需求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享。

（二）加強(qiáng)流程追蹤，強(qiáng)化數(shù)字化設(shè)備建設(shè)。人事檔案數(shù)字化加工過程中，為確保加工質(zhì)量和加工效率，可在加工流程中設(shè)置不同節(jié)點(diǎn)，強(qiáng)化對檔案掃描和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等工作的全方位認(rèn)知，以此展開質(zhì)量檢查，能從人員建庫和原始圖像等不同方面進(jìn)行加工，更能及時(shí)了解技術(shù)規(guī)范，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯誤，強(qiáng)化對錯誤的有效化解。加強(qiáng)流程追蹤能提前預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)率降到最低。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)既能提升工作效率和工作質(zhì)量，又能提升工作的連續(xù)性，但這會使相關(guān)監(jiān)管存在滯后問題。為提升監(jiān)管質(zhì)量與監(jiān)管效率，可設(shè)立單獨(dú)的流程監(jiān)管軟件，在不影響其他工序的基礎(chǔ)上運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)控軟件，以此及時(shí)糾正數(shù)字化加工中的問題。因此相關(guān)單位和企業(yè)需強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，既要為人事檔案數(shù)字化加工發(fā)展提供相關(guān)資源支持，也應(yīng)不斷引入專業(yè)設(shè)備，推動檔案數(shù)字化加工工作的優(yōu)化。例如，相關(guān)企業(yè)和單位需為不同獨(dú)立崗位配備專業(yè)計(jì)算機(jī)或掃描儀器。相關(guān)崗位工作人員需具備單獨(dú)工作的能力，既要熟悉不同硬件及軟件設(shè)備，也要具備數(shù)據(jù)分析和共享能力，才能在一網(wǎng)聯(lián)通的環(huán)境下提升工作的熟練度，優(yōu)化工作流程。與此同時(shí)，數(shù)字化設(shè)備建設(shè)時(shí)可充分參考相關(guān)員工意見，并不斷收集使用人員對數(shù)字化加工軟件的意見，以此及時(shí)優(yōu)化數(shù)字化建設(shè)軟件和硬件設(shè)施。雖然從短期來看，完善數(shù)字化設(shè)備需投入一定資金，但以長期來看，完善數(shù)字化設(shè)備能節(jié)省相關(guān)人力物力資源，更能提升人事檔案的利用率，可有效為企業(yè)長期發(fā)展保駕護(hù)航。由此可見，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需正確認(rèn)知人事檔案數(shù)字化加工的重要性，才能積極為人事檔案數(shù)字化加工提供相關(guān)人力與物力資源，確保企業(yè)向著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。

三、探索與新生：人事檔案數(shù)字化加工策略

（一）明確加工流程，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案加工為數(shù)字化檔案時(shí)，需明確加工流程，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，才能使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用與價(jià)值。首先，應(yīng)基于人事檔案的分類和專業(yè)號進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)，拆卷過程中，既要了解其中是否有漏頁或者缺項(xiàng)，也要檢查其標(biāo)注是否準(zhǔn)確。開卷后需進(jìn)行檔案掃描，一般文字清晰的檔案可直接進(jìn)行連續(xù)掃描，而一旦檔案出現(xiàn)磨損的情況，便需要人工單張掃描。其次，掃描人員要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案效果相同，并在掃描過后核對總頁數(shù)。檔案管理人員需要在掃描后進(jìn)行修圖，確保圖像清晰無雜質(zhì)，并利用上傳和備份完善檔案數(shù)據(jù)庫。最后，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂還原。還原后工作人員應(yīng)基于相關(guān)手續(xù)要求，將檔案進(jìn)行歸庫。人事檔案數(shù)字化加工時(shí)需完善數(shù)據(jù)庫才能有效推動數(shù)據(jù)錄入工作優(yōu)化。一方面，相關(guān)單位和人員需基于企業(yè)制度明確檔案錄入規(guī)范，并完善數(shù)據(jù)庫不同模塊的功能。例如，檔案數(shù)據(jù)庫中應(yīng)具備存儲功能、檢索功能、備份功能等，不同功能的作用不同，完善功能模塊既能方便工作人員強(qiáng)化對相關(guān)數(shù)據(jù)的查找，也能盡量選擇簡潔的形式錄入數(shù)字化檔案。完善流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫工作時(shí)間緊、任務(wù)重，為確保電子數(shù)據(jù)庫和紙質(zhì)檔案保持一致，可聘請專業(yè)人員對檔案進(jìn)行校對，避免出現(xiàn)遺漏和錯誤。數(shù)據(jù)庫建立時(shí)應(yīng)分前后臺操作系統(tǒng)，方便不同部門查找與檢索相關(guān)人事檔案。完善人事檔案數(shù)據(jù)庫能為人事檔案數(shù)字化加工工作奠定良好基礎(chǔ)，更能使工作人員明確數(shù)字化加工流程，提升數(shù)字化加工的規(guī)范性，以此增強(qiáng)人事檔案儲存質(zhì)量，確保強(qiáng)化對人事檔案的有效利用。例如，平原縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心為強(qiáng)化服務(wù)提升效能，做好做響“一點(diǎn)通”服務(wù)品牌，持續(xù)深入推進(jìn)“一次辦好”和“零跑腿”；深入實(shí)施流動人員人事檔案服務(wù)事項(xiàng)“跨省通辦”；健全完善“24小時(shí)不打烊”網(wǎng)上辦事平臺。平原縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心現(xiàn)有檔案1.2萬多份，按照應(yīng)采必采的原則，力爭26個(gè)必采信息項(xiàng)如期完成，盡力充實(shí)82個(gè)可采信息項(xiàng)。做到入庫檔案不漏一份，應(yīng)采信息不落一條?，F(xiàn)已完善基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)1200余份。

（二）強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃，提升信息管理的安全性。人事檔案數(shù)字化加工時(shí)需提前對數(shù)字化加工工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，才能方便統(tǒng)一管理或統(tǒng)一檢索，為后期檔案管理工作創(chuàng)新奠定良好基礎(chǔ)。人事檔案數(shù)字化加工與檔案管理部門相關(guān)，但也與其他業(yè)務(wù)部門相關(guān)。明確數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，能方便不同部門進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，更能確保不同部門基于需要，針對性檢索相關(guān)人事檔案。了解人事檔案數(shù)字化加工的復(fù)雜性，征求各部門意見，明確數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)則，強(qiáng)化科學(xué)規(guī)劃，能確保數(shù)字化加工工作的有序運(yùn)行，更能有效提升人事檔案數(shù)字化加工質(zhì)量與效率。例如，相關(guān)企業(yè)和單位可在人事檔案數(shù)字化加工時(shí)，提前明確不同檔案的劃分范圍，并基于劃分范圍對其逐層次展開數(shù)字化加工。不同企業(yè)發(fā)展模式不同，部分大型企業(yè)人事檔案材料繁多，無法快速實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化加工。因此，需對人事檔案進(jìn)行分類，并明確必須數(shù)字化加工的內(nèi)容，以此明確工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，推動數(shù)字化加工工作有序開展。提前加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，明確錄入標(biāo)準(zhǔn)，有利于提升數(shù)字化加工質(zhì)量，也能為后期信息管理奠定良好基礎(chǔ)，相關(guān)單位和企業(yè)在推動人事檔案數(shù)字化加工過程中，需提升信息管理的安全性，既要通過先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)保證人事檔案數(shù)據(jù)安全，又要基于數(shù)字化建設(shè)推動人事檔案管理多層次發(fā)展，以此滿足不同部門不同需求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展時(shí)相關(guān)的病毒和木馬程序也在逐漸升級。為確保信息的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)員工的培訓(xùn)，既要助力其了解正確的軟件使用辦法，又要有專業(yè)技術(shù)人員定期進(jìn)行病毒查殺。相關(guān)單位與企業(yè)的人事檔案信息涉及個(gè)人隱私問題，企業(yè)內(nèi)部信息共享時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)信息的保密，既要提升信息利用效率，又要避免因信息泄露而對員工造成影響。

（三）規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)信息化加工人才。人事檔案數(shù)字化加工對企業(yè)提出很高要求，企業(yè)需進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)多元信息人才，才能在信息化時(shí)代推動人事檔案管理工作向現(xiàn)代化發(fā)展。例如，企業(yè)可依據(jù)國家宏觀政策和區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)明確檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，并借助相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化企業(yè)制度，以此確保人事檔案數(shù)字化處理的科學(xué)性。不同企業(yè)發(fā)展方向和發(fā)展模式不同，因此人事檔案的信息化加工流程有所區(qū)別，這對企業(yè)員工提出更高要求。企業(yè)應(yīng)盡量招聘高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才，才能推動人事檔案數(shù)字化發(fā)展，并優(yōu)化管理效率與管理質(zhì)量。例如，企業(yè)可加強(qiáng)對檔案管理工作人員的定期培訓(xùn)，既要引導(dǎo)其了解先進(jìn)的管理模式，提升其管理素養(yǎng)，也要不斷加強(qiáng)針對性培訓(xùn)，引導(dǎo)其加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全方位了解，促使數(shù)字化加工能力不斷增強(qiáng)。與此同時(shí)，企業(yè)可適當(dāng)提升人才招聘要求，完善檔案管理人才服務(wù)架構(gòu)，以此引進(jìn)人才。為確保企業(yè)內(nèi)部形成良性競爭機(jī)制，單位需對檔案管理人員進(jìn)行定期考核，既要了解其工作質(zhì)量和工作態(tài)度，又要快速了解人事檔案數(shù)字化加工中存在的問題，才能強(qiáng)化對員工的針對性培訓(xùn)，并基于員工的優(yōu)勢和特長對其進(jìn)行適當(dāng)調(diào)崗，確保員工在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱。人才發(fā)展需要企業(yè)和學(xué)校以及政府的共同努力，企業(yè)可積極加強(qiáng)與學(xué)校的合作，向?qū)W校提出人才招聘要求，借助訂單式培養(yǎng)等模式，吸引高素質(zhì)復(fù)合型人才前來就業(yè)。不僅如此，學(xué)校還能為企業(yè)提供員工培訓(xùn)場所。企業(yè)可利用招聘的復(fù)合型人才，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化加工工作標(biāo)準(zhǔn)，確保在校企合作過程中推動企業(yè)管理模式不斷轉(zhuǎn)變，以此促使企業(yè)的核心競爭力增強(qiáng)。

（四）提升重視程度，定期維護(hù)現(xiàn)代化系統(tǒng)。國家治理現(xiàn)代化征程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對人事檔案數(shù)字化加工工作的重視，強(qiáng)化對數(shù)字化加工系統(tǒng)的維護(hù)，才能推動人事檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解人事檔案管理工作的重要性，并基于企業(yè)發(fā)展需要不斷完善數(shù)字化管理軟件，以此確保企業(yè)內(nèi)部對人事檔案進(jìn)行時(shí)時(shí)檢索查閱。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視能使各部門轉(zhuǎn)變對人事檔案管理工作的態(tài)度，更能確保相關(guān)制度有效落實(shí)，確保人事檔案數(shù)字化加工的規(guī)范化。另一方面，企業(yè)可對數(shù)字化加工系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，定期維護(hù)能避免病毒入侵，也能提升信息的安全性。例如，企業(yè)可與相關(guān)單位簽訂長期合作，對相關(guān)軟件設(shè)施進(jìn)行不斷革新。與此同時(shí)，人事檔案加工人員培訓(xùn)時(shí)，也要引導(dǎo)其了解基礎(chǔ)的軟件維護(hù)工作，確保其不斷基于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行木馬病毒查殺，才能避免外界環(huán)境對人事檔案管理工作產(chǎn)生較多影響。例如，人事檔案管理工作中需要使用的檔案盒、碎紙機(jī)、雙面打印機(jī)等硬件都應(yīng)不斷進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù)，才能確保有完善的硬件支撐工作發(fā)展。定期維護(hù)現(xiàn)代化系統(tǒng)，能為人事檔案管理工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變奠定良好基礎(chǔ)，更能充分發(fā)揮人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的優(yōu)勢，推動企業(yè)管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。人事檔案管理工作數(shù)字化加工能增強(qiáng)其開發(fā)價(jià)值，更能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步了解企業(yè)架構(gòu)，感受企業(yè)人事檔案信息化加工的重要性，基于定期維護(hù)了解人事檔案管理工作中存在的問題，加強(qiáng)針對性化解，能構(gòu)建具有我國特色的人事化檔案數(shù)字化加工模式，又能在企業(yè)發(fā)展過程中減少人力和物力支出，以此確保企業(yè)在發(fā)展過程中提升核心競爭力。數(shù)字化檔案中不僅包括相關(guān)圖片和文字信息，也包括一些視頻和音頻等資料，為確保相關(guān)資料存儲的科學(xué)性，企業(yè)可明確錄入標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一格式對相關(guān)文件進(jìn)行管理，為后期維護(hù)工作奠定良好基礎(chǔ)，避免因軟件卡頓而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。

四、結(jié)語

科學(xué)技術(shù)在不同行業(yè)的滲透使人事檔案管理工作改革迫在眉睫。企業(yè)在改革中摒棄傳統(tǒng)管理思想與管理理念，加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效利用，提升人事檔案使用價(jià)值能確保提升檔案資料保存的完整性，更能為企業(yè)管理發(fā)展提供更多數(shù)據(jù)支持。人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，是企業(yè)發(fā)展所需。強(qiáng)化單位定位，基于定位目標(biāo)明確信息技術(shù)應(yīng)用模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理局限，真正完善企業(yè)管理架構(gòu)，推動企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。