事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革探討

文/福建省泉州市公安局警務(wù)輔助中心 沈曉容

人事檔案記錄了個人信息，是單位選人用人的主要依據(jù)，也是人力資源管理的重要內(nèi)容。近年來，隨著市場經(jīng)濟體制的發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必須進行創(chuàng)新和改革。對事業(yè)單位而言，人事檔案資料具有參考、憑證、依據(jù)的作用，在轉(zhuǎn)正定級、申報職稱、辦理社會保險等工作中均要使用檔案。新形勢下，通過信息資源整合與開發(fā)利用，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，成為人事檔案管理的發(fā)展方向。以下結(jié)合工作實踐，探討人事檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革事宜。

一、人事檔案管理工作創(chuàng)新改革的必要性

（一）適應(yīng)事業(yè)單位體制改革需要。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位體制也在深化改革，改革的前提是了解單位發(fā)展歷史，通過查看工作報告和檔案信息，為改革工作提供決策支持。這其中，人事檔案扮演了重要的角色。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不再適用，甚至?xí)楦母锕ぷ鲙碜璧K。創(chuàng)新管理工作，就是結(jié)合實際工作需求和特點，采用新理念、新技術(shù)、新方法，提高檔案管理效率，從而加快事業(yè)單位的改革進度。

（二）滿足檔案信息化發(fā)展的趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展和普及，已經(jīng)走進人們的日常生活中。在檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，不僅方便檔案資料的查詢和使用，而且能延長保存時間?；诖?，創(chuàng)新人事檔案管理工作，滿足檔案信息化發(fā)展的趨勢，要求單位充分利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，為人事檔案的保存、檢索、使用提供服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

（三）促進人才在單位崗位間流動。事業(yè)單位進行人事檔案管理，對于領(lǐng)導(dǎo)干部、專業(yè)人才的選拔和任用具有重要作用。對管理服務(wù)模式進行創(chuàng)新，一方面能對人員的經(jīng)驗、能力、特長進行分析，明確崗位職責(zé)，激發(fā)人員潛能，達到人盡其用的效果。另一方面，從人事檔案的收集、整理等細節(jié)入手，助力單位更好地開展人才服務(wù)工作，促進人才在單位崗位間流動。

（四）提高人事檔案的利用價值。新公共服務(wù)理論從市場和經(jīng)濟學(xué)的角度出發(fā)，對行政理念和價值進行重新塑造，建成一套新的理論體系。該理論強調(diào)：事業(yè)單位應(yīng)為公共利益服務(wù)，服務(wù)是工作核心。相對應(yīng)的，人事檔案管理工作，也應(yīng)該突出服務(wù)這個核心。創(chuàng)新人事檔案的管理和服務(wù)模式，首先要對檔案資料進行深度整合開發(fā)，提高人事檔案的利用價值，更好地服務(wù)于單位人事工作，發(fā)揮出事業(yè)單位的職能作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）管理理念滯后。檔案管理工作的開展，對管理者和事業(yè)單位均產(chǎn)生了正面影響，認識到檔案的重要價值。但是，相比于其他業(yè)務(wù)工作，檔案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滯后。具體表現(xiàn)：1.管理者對于人事檔案的管理，停留在檔案接收、保存層面，并沒有進行開發(fā)利用；2.業(yè)務(wù)工作和檔案管理完全分離，未將檔案管理納入年度規(guī)劃，只是被動性地提供檔案信息查詢服務(wù)；3.檔案信息收集不全面，影響后續(xù)開發(fā)管理工作，并對績效考核、檔案資源整合等帶來困擾。

（二）管理不夠規(guī)范。人事檔案管理工作不夠規(guī)范，其原因主要有兩個：1.管理機制落后。單位內(nèi)的檔案管理制度不完善，難以落實日常管理規(guī)定，例如一些單位的獎懲制度缺失，管理者工作創(chuàng)新缺乏動力，習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的管理制度，出現(xiàn)管理不規(guī)范、不科學(xué)的現(xiàn)象。2.管理方法落后。人事檔案涉及的內(nèi)容較多，其中包括人員個人信息，具有較強的隱私性。對人事檔案資料進行管理時，應(yīng)該劃分涉密等級、設(shè)置訪問權(quán)限。因單位的技術(shù)手段應(yīng)用不足，配套管理制度缺失，影響實際工作效率，造成管理不夠規(guī)范的問題。

（三）信息化程度低。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有許多優(yōu)點，事業(yè)單位為了滿足改革需求，加快了信息化建設(shè)速度。但是，信息化程度低的問題尚未完全解決：1.部分單位依然采取人工管理模式，檔案數(shù)據(jù)不全，不僅更新較慢，而且查詢時困難大。2.單位引進了信息技術(shù)設(shè)備，但在實際應(yīng)用環(huán)節(jié)缺少人才支持，數(shù)據(jù)采集、整理、存儲、維護等環(huán)節(jié)存在問題，沒有發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。3.系統(tǒng)安全風(fēng)險大，缺少必要的防御手段，因內(nèi)部控制、安全防護不到位，存在檔案信息泄露、黑客攻擊、病毒入侵等風(fēng)險。

（四）服務(wù)功能欠缺。事業(yè)單位的職能轉(zhuǎn)變，并非一朝一夕就能完成的，從管理者變成服務(wù)者，不僅需要外在形象的轉(zhuǎn)變，更需要主觀意識上的轉(zhuǎn)變。目前的主動服務(wù)制度欠缺，現(xiàn)有服務(wù)流程和檔案利用需求不相符，提供的檔案服務(wù)質(zhì)量差、體驗差，服務(wù)模式的改革阻力大。例如：單位領(lǐng)導(dǎo)的思想守舊，沒有認識到人事檔案的服務(wù)功能，相關(guān)的宣傳工作不到位，管理者的管理活動受到影響。

（五）專業(yè)人才不足。1.事業(yè)單位從事檔案管理的專業(yè)人才數(shù)量少，不少基層崗位由實習(xí)生或兼職人員擔(dān)任，因缺少必要的知識和技術(shù)，檔案管理質(zhì)量不高。2.人事檔案的內(nèi)容本身比較復(fù)雜，人員頻繁流動造成傳遞、審核不規(guī)范等現(xiàn)象，進一步增加了管理工作量，這也是影響管理質(zhì)量的一個原因。3.缺少專業(yè)檔案管理人員，不利于新技術(shù)、新方法的推廣，給檔案信息化建設(shè)帶來阻礙。

三、人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革途徑

針對以上問題，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案的特點和管理需求，我們從理念、流程、技術(shù)、服務(wù)、人員五個方面提出針對性措施，助力管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革。

（一）更新管理理念。針對管理理念滯后問題，應(yīng)更新管理理念。1.變被動管理為主動管理。新時代背景下，管理者應(yīng)樹立主動管理的理念，將人事檔案管理和人才建設(shè)、日常業(yè)務(wù)、發(fā)展決策相結(jié)合，深入挖掘檔案信息的價值，提供完善的信息保障。2.注重團隊協(xié)作。管理者以個人為單位開展人事檔案管理工作，雖然滿足信息采集和保存利用的要求，但服務(wù)功能沒有發(fā)揮出來。管理者應(yīng)從檔案資源開發(fā)的角度入手，圍繞管理、技術(shù)、行政崗位，組建人事檔案管理團隊，以團隊為單位開展管理工作，為單位發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。3.強化部門溝通。人事檔案管理過程中，檔案部門應(yīng)和其他部門加強溝通，消除部門壁壘和信息孤島，實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)共享。遇到管理困境時，從其他部門獲得幫助和支持，推進檔案管理體系的創(chuàng)新，提高管理效率和質(zhì)量。

（二）規(guī)范管理流程。針對管理不夠規(guī)范的問題，應(yīng)規(guī)范管理流程。1.健全管理制度。事業(yè)單位建設(shè)人事檔案管理制度條例時，可以從國內(nèi)外先進的管理經(jīng)驗中汲取養(yǎng)分，尋找成功的管理方法為我所用。例如：對電子檔案進行整理時，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，保證信息的真實性和完整性；如果電子檔案需要長時間保存，要和紙質(zhì)檔案同時歸檔；具有保密要求的檔案，應(yīng)采取合理的保密技術(shù)手段等。2.優(yōu)化管理流程。人事檔案管理工作的順利推進，需要有整體規(guī)劃，要求管理者深入分析部門特點、發(fā)展目標，開展調(diào)查論證工作，建立可行的管理計劃方案。以電子檔案的管理為例，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時，應(yīng)兼顧時效性、靈活性、可拓展性，才能對管理流程進行梳理和優(yōu)化，改善檔案使用者的體驗。

（三）推廣信息技術(shù)。針對信息化程度低問題，應(yīng)推廣信息技術(shù)。1.建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫。結(jié)合事業(yè)單位的規(guī)模，確定數(shù)據(jù)庫的架構(gòu)和功能；前期準備時應(yīng)收集、完善人事信息，作為建立電子檔案的基礎(chǔ)，利用數(shù)學(xué)模型測試可能存在的管理問題；然后對問題進行總結(jié)和處理，不斷完善數(shù)據(jù)庫，從而提供更好的管理服務(wù)。2.加強信息化宣傳。大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)不僅用在人事檔案的管理上，還能用在其他類型檔案的管理上，以及單位日常業(yè)務(wù)活動的管理上?；诖耍瑧?yīng)大力宣傳信息技術(shù)的優(yōu)勢，充分利用宣傳欄、官網(wǎng)、微信公眾號等媒介，營造出良好的信息化環(huán)境氛圍，對職工產(chǎn)生潛移默化的影響，積極配合信息化建設(shè)。3.落實安全管理工作。將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中，雖然提高了效率和質(zhì)量，但也帶來了風(fēng)險隱患。第一存儲安全方面，采用備份和恢復(fù)機制，數(shù)據(jù)丟失能及時找回，保證檔案資源的完整性。第二使用安全方面，將單位網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，調(diào)用人事檔案時需要使用內(nèi)網(wǎng)；外網(wǎng)用戶需申請賬號、密碼，數(shù)據(jù)庫設(shè)置訪問權(quán)限。

（四）完善服務(wù)體系。針對服務(wù)功能欠缺問題，應(yīng)完善服務(wù)體系。1.利用人事檔案開展線上、線下服務(wù)時，單位可在檔案法、檔案工作條例的指引下，編制《人事檔案服務(wù)手冊》，為服務(wù)工作的開展提供政策保障。同時，對管理者進行培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，采用標準化、精準化的管理方法，為檔案使用者提供良好的服務(wù)體驗。2.對服務(wù)方式進行創(chuàng)新。在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶頭下，組織檔案管理部門所有人員，以利用率較高和職工需求密切相關(guān)的檔案為核心，開通就地查詢、館社聯(lián)動、全區(qū)通辦等服務(wù)項目，提高檔案資源利用率，促使檔案資源惠及更多人。3.建立并完善人事檔案的服務(wù)制度，從安全保管、開發(fā)利用等方面入手，確保服務(wù)制度和實際工作需求相吻合。

（五）提高人員素養(yǎng)。針對專業(yè)人才不足問題，應(yīng)提高人員素養(yǎng)。1.專業(yè)人才招聘環(huán)節(jié)，應(yīng)按照單位人事檔案管理的實際要求，對人才提出對應(yīng)的要求，既要有扎實的理論知識，又要具備必要的技術(shù)技能，同時有良好的人際溝通能力、團隊協(xié)作精神等。2.現(xiàn)有管理團隊“傳幫帶”。新職工的優(yōu)勢是工作熱情高漲，具有較強的創(chuàng)新意識；老職工的優(yōu)勢是管理經(jīng)驗豐富，掌握了一定的工作技巧。通過老帶新、熟帶生，可以提高整個管理團隊的綜合業(yè)務(wù)能力。3.根據(jù)人事檔案管理工作的要求，單位應(yīng)定期組織檔案管理者進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從理論知識、技術(shù)方法、職業(yè)素養(yǎng)等多個方面入手，采取多樣化的教育形式，例如講座、競賽、進修等，激發(fā)管理者的主觀能動性。

四、實例分析

以某高校為例，對人事檔案管理現(xiàn)狀進行梳理，明確存在的問題，分析問題原因，并提出針對性的解決對策，以創(chuàng)新人事檔案管理、改革服務(wù)模式。

（一）存在的問題。某高校屬于公立大學(xué)，是省屬工科類高等職業(yè)院校，人力資源管理采用聘用制，人員流動逐年遞增，導(dǎo)致檔案管理工作難度提高。目前存在的問題主要有：1.為了爭奪人才，檔案重建現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致部分流動人員出現(xiàn)一人多檔的情況，不僅影響相關(guān)規(guī)定，而且?guī)砣肆芾盹L(fēng)險。2.檔案資料收集不完整，在應(yīng)屆學(xué)生中，檔案材料缺少項目有：學(xué)籍材料、黨團材料、報到證等；在工作人員中，檔案材料缺少項目有：離職證明、工資表、聘用合同書等。3.檔案利用率不高，一是定期存放職工個人檔案材料，沒有全部進行數(shù)字化處理；二是檔案具有保密性，查閱使用限制多，審批手續(xù)繁瑣，尚不能提供高效的查詢服務(wù)。4.檔案管理過程中，沒有突出服務(wù)功能，管理者被動提供服務(wù)，缺少必要的激勵措施，服務(wù)時缺乏熱情、責(zé)任感不強，沒有全身心投入檔案管理中。

（二）原因分析。針對以上問題，分析原因在于：1.檔案管理意識淡薄，分散管理和多頭管理存在弊端，導(dǎo)致監(jiān)督工作不到位，影響人力資源的合理配置。2.管理制度本身滯后，以檔案代理制度、管理制度雙軌制為例，負面效應(yīng)產(chǎn)生雙重標準，一旦出現(xiàn)大范圍人員流動，檔案轉(zhuǎn)移時會出現(xiàn)混亂。3.管理方法長期未更新：一是缺少長期性的規(guī)劃布局，二是硬件設(shè)備跟不上，三是缺少復(fù)合型管理人才。4.管理工作執(zhí)行過程中存在不規(guī)范現(xiàn)象。

（三）解決對策。結(jié)合該高校的實際情況，在人事檔案管理中制訂的解決對策如下：1.完善管理制度體系。一是調(diào)整收集范圍，完善收集制度，保證人事檔案資料的完整性，做到材料齊全、系統(tǒng)成套、數(shù)量適當(dāng)。二是保證檔案材料的真實性與及時性，做好審核工作，嚴格按照要求轉(zhuǎn)遞人事檔案，履行移交手續(xù)。三是規(guī)范管理，避免錯放他人檔案，清理重復(fù)或不需歸檔的內(nèi)容，存檔材料放原件，歸檔手續(xù)要完備等。四是利用信息技術(shù)對檔案開發(fā)利用，將檔案材料數(shù)字化，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式共存；做好網(wǎng)絡(luò)信息安全工作，對有檔案保管權(quán)利的部門設(shè)置訪問權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱檔案。2.建立服務(wù)管理模式。一是樹立公共人事檔案理念，檔案材料盡量全面反映出當(dāng)事人的技能、品德、績效、廉潔等信息，為單位及個人提供便利服務(wù)。二是創(chuàng)新服務(wù)模式，檔案使用不再局限于單位的人事管理部門，可以在政策允許范圍內(nèi)探索社會服務(wù)化管理模式。三是在政府主導(dǎo)下，建設(shè)高校人事檔案中心，政府、高校、檔案管理中心通過分工協(xié)作，更好地發(fā)揮出人事檔案的社會服務(wù)功能。

五、結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新人事檔案管理方法、改革服務(wù)模式，是人事檔案管理工作的必然發(fā)展方向。文章結(jié)合目前檔案管理存在的問題，從更新管理理念、規(guī)范管理流程、推廣信息技術(shù)、完善服務(wù)體系、提高人員素養(yǎng)五個方面提出應(yīng)對措施，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)，促進檔案管理水平不斷提升。