本科教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作研究

文/廣西警察學(xué)院 趙夢(mèng)琪

本科學(xué)校的教學(xué)評(píng)估是高等教育管理的重要環(huán)節(jié)，是教育部制定宏觀管理的重要手段。從2003年開始，我國建立了五年一次的評(píng)估制度，致力于實(shí)現(xiàn)本科教學(xué)評(píng)估。在本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，最為重要的是教學(xué)條件、教學(xué)效果以及教學(xué)狀態(tài)等指標(biāo)。但是在具體的評(píng)估環(huán)節(jié)，大部分評(píng)估項(xiàng)目均需要通過檔案材料來實(shí)現(xiàn)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理。因此，本科教學(xué)評(píng)估以及高校檔案之間具有密切的關(guān)系?，F(xiàn)階段，在高校檔案管理工作中，在檔案管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理技術(shù)以及人員素質(zhì)方面仍然存在一定的不足。尤其是在信息化時(shí)代，更加突顯人員和技術(shù)的重要性?；诖?，探究本科教學(xué)評(píng)估以及高校檔案管理工作具有重要的價(jià)值。

一、檔案管理在本科教學(xué)評(píng)估中的重要性

（一）高校檔案類型。高校檔案類型要求電子檔案以及紙質(zhì)檔案同步歸檔管理，主要檔案包括11種類型，具體如下：1.黨群類檔案。主要包括黨委等會(huì)議文件以及黨群管理文件。2.行政類檔案。主要包括學(xué)校會(huì)議文件、行政以及人事管理文件。3.學(xué)生類檔案。主要包括學(xué)生的檔案、體檢表、黨組織關(guān)系以及獎(jiǎng)懲記錄等。4.教學(xué)類檔案。主要包括反映教學(xué)活動(dòng)的相關(guān)文件。5.科研類檔案。是指學(xué)校進(jìn)行科研活動(dòng)的相關(guān)檔案。6.基本建設(shè)類檔案。包括高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等相關(guān)活動(dòng)的檔案記錄。7.儀器設(shè)備檔案。主要包括學(xué)校引進(jìn)的10萬元以上的設(shè)備，包括在引進(jìn)、使用和維修階段的文件。8.產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案。主要包括學(xué)校產(chǎn)學(xué)研階段出現(xiàn)的文件以及錄像。9.出版類型檔案。包括學(xué)校自主出版的學(xué)報(bào)、審稿單以及書籍等檔案。10.外事類檔案。包括國際會(huì)議、國際考察、合作和進(jìn)修等國際活動(dòng)檔案。11.財(cái)會(huì)類檔案。包括高等學(xué)校財(cái)務(wù)類型活動(dòng)的紙質(zhì)、電子以及錄像等檔案資料。

（二）高校檔案管理在本科教學(xué)評(píng)估中的重要性。

在本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，強(qiáng)化高校檔案管理具有重要的價(jià)值。高校檔案是教學(xué)、科研和黨政管理的重要環(huán)節(jié)，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，其主要意義如下：首先，檔案管理時(shí)教學(xué)評(píng)估工作的核心內(nèi)容。在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，需要收集學(xué)校的信息，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。而評(píng)估組則需要對(duì)高校的檔案進(jìn)行綜合管理，形成全面公開的評(píng)價(jià)機(jī)制。在準(zhǔn)確的背景材料基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)年度工作的總結(jié)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的準(zhǔn)確評(píng)估。其次，檔案管理是高校教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。高校檔案管理環(huán)節(jié)，記錄了學(xué)校的資源、教育和科研等水平，通過檔案依據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校基本狀況的客觀評(píng)價(jià)，從而有利于學(xué)校的資源建設(shè)以及學(xué)風(fēng)建設(shè)。

二、本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)檔案管理現(xiàn)狀及問題

本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案的管理具有重要的價(jià)值，然而現(xiàn)階段，高校在檔案管理方面，依然存在一定的不足。因此，對(duì)檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題展開深入分析具有重要的價(jià)值。

（一）高校檔案管理現(xiàn)狀。在本科教學(xué)評(píng)估階段，高校不斷致力于完善自身的檔案管理工作。在現(xiàn)階段檔案管理制度建設(shè)中，按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中的管理要求，實(shí)現(xiàn)三納入和四同步。將高校檔案管理納入學(xué)校規(guī)劃、教學(xué)科研管理以及領(lǐng)導(dǎo)議事階段。同時(shí)實(shí)現(xiàn)布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的同步。然而具體實(shí)施環(huán)節(jié)，學(xué)校并未將檔案管理納入學(xué)校整體規(guī)劃，且在總結(jié)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)，存在遲滯的問題，通常在迎檢或者年度教學(xué)完成后，才將相關(guān)工作內(nèi)容總結(jié)到檔案中。在高校檔案管理過程中，高校均采用11種類型檔案劃分方式，但是部分高校在受到規(guī)模和人數(shù)等因素的影響下，檔案數(shù)量相對(duì)較少，如果應(yīng)用11種類型劃分，將會(huì)增加檔案管理難度，甚至需要浪費(fèi)大量的人力和物力資源來處理為數(shù)不多的檔案，造成了資源的浪費(fèi)。在信息化技術(shù)應(yīng)用方面，學(xué)校為了提升管理標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，將信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)記錄模式納入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的電子化管理。另外，在人員素質(zhì)方面，主要以檔案管理人員的操作為主，各部門的管理者負(fù)責(zé)配合，共同完成高校檔案的制作和管理。

（二）高校檔案管理在本科教學(xué)評(píng)估中的應(yīng)用問題分析。1.缺乏完善的檔案管理制度。在本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，建立完善的檔案管理制度，可以顯著提升管理水平。在高校檔案管理環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案管理制度的建設(shè)并不完善，致使整體的檔案管理受到一定的影響。高校目前對(duì)于檔案的管理，僅僅將其納入檔案管理人員的工作范疇，并未納入高校整體會(huì)議階段，致使在具體落實(shí)階段，仍然存在遲滯以及檔案管理難度大等問題。同時(shí)，在檔案管理制度建設(shè)中，缺乏對(duì)檔案管理總結(jié)階段的管理，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案教學(xué)質(zhì)量以及畢業(yè)論文等情況的綜合總結(jié)，不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的改進(jìn)。另外，高校在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，缺乏驗(yàn)收管理經(jīng)驗(yàn)，在教材以及實(shí)驗(yàn)階段的驗(yàn)收管理中，不能通過檔案來實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收管理?？梢?，高校在檔案管理制度的建設(shè)方面，仍然存在一定的缺陷。2.缺乏檔案的分類管理標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理階段，建立完善的分類管理標(biāo)準(zhǔn)，可以提升檔案管理水平。然而現(xiàn)階段，高校在檔案管理階段，分類管理標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)存在不足。首先，高校對(duì)于檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)并不明確，在《檔案法》中針對(duì)高等學(xué)校的檔案管理，設(shè)定了11種類型的檔案管理模式，然而在具體實(shí)施環(huán)節(jié)，部分高校的檔案數(shù)量相對(duì)較小，如果依然采用11種檔案管理模式，必然會(huì)增加學(xué)校的成本壓力，且同樣無法反映學(xué)校的實(shí)際狀況。因而，對(duì)高校的檔案具體類型劃分，成為高校檔案管理模式優(yōu)化探索的必然課題之一。其次，缺乏對(duì)檔案分類管理的嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在確定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)后，高校缺乏完善的管理細(xì)則，檔案管理以及建設(shè)階段，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，影響了檔案管理效果。3.未與大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)融合。高校教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案的管理，與信息技術(shù)的結(jié)合度存在顯著的不足，在一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量。目前，高校建立了檔案管理制度，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理。然而在具體的實(shí)施環(huán)節(jié)，卻不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理。部分高校的檔案管理數(shù)字化流于形式，僅僅實(shí)現(xiàn)簡單的記錄，甚至采用后記錄和補(bǔ)記等形式，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用并不理想。同時(shí)，學(xué)校并未與大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)融合，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合信息化管理。4.全員參與及檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。在檔案管理階段，高校的檔案管理缺乏對(duì)全員參與模式的引導(dǎo)。目前，檔案建設(shè)主要是各部門上報(bào)檔案，之后由專門的檔案管理員負(fù)責(zé)整理歸檔。在實(shí)際出現(xiàn)缺失以及管理問題時(shí)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)與部門領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)商，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的補(bǔ)錄。然而在具體實(shí)施環(huán)節(jié)，卻存在各部門溝通不暢以及檔案建檔準(zhǔn)確率待提升等問題。同時(shí)，學(xué)校缺乏對(duì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，并未結(jié)合當(dāng)下的檔案管理知識(shí)以及大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，致使檔案管理人員的綜合水平偏低，無法滿足教學(xué)評(píng)估階段的檔案管理需求，影響檔案管理質(zhì)量。

三、本科教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)高校檔案管理優(yōu)化

本科教學(xué)評(píng)估階段，完善高校檔案管理模式具有重要的價(jià)值。針對(duì)目前高校檔案管理的不足，需要從多個(gè)角度出發(fā)，完善高校檔案管理。具體策略如下：

（一）建立完善的高校檔案管理制度。高校檔案依據(jù)管理，要建立完善的制度體系。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要求，要建立“三納入”和“四同步”的管理規(guī)范，針對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理制度體系建設(shè)的不足，需要從如下角度出發(fā)進(jìn)一步加以完善。首先，進(jìn)一步完善“三納入”管理制度。在高校日常的檔案管理工作中，要建立學(xué)校整體規(guī)劃制度，要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)每學(xué)年制訂一次總體規(guī)劃制度，每個(gè)學(xué)期制訂具體的檔案規(guī)劃，并且將規(guī)劃細(xì)化到具體的月份，實(shí)現(xiàn)檔案的制度化管理。同時(shí)，每個(gè)月要建立檔案管理細(xì)節(jié)會(huì)。通過將檔案管理納入全面管理規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的優(yōu)化，進(jìn)而提升檔案管理水平。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案總結(jié)階段的管理。在高校檔案管理中，對(duì)于布置和檢查環(huán)節(jié)，工作完成相對(duì)較為優(yōu)秀，而針對(duì)總結(jié)環(huán)節(jié)，則需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)組織各個(gè)科室的管理者，共同完成教學(xué)成果、教學(xué)質(zhì)量以及畢業(yè)論文的總結(jié)，全面掌握階段性工作的進(jìn)展，通過及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)檔案管理工作加以調(diào)整。最后，要建立驗(yàn)收工作。在管理環(huán)節(jié)，針對(duì)科研成果以及教材工作，要完善驗(yàn)收管理，確保各個(gè)階段的工作均達(dá)到設(shè)計(jì)的要求，這樣有利于完善檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。

（二）明確檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理環(huán)節(jié)，要進(jìn)一步明確檔案的分類管理標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案法》對(duì)于高校檔案進(jìn)行了明確的界定，提出了11種類型的檔案，要求高校原則上按照11種類型的檔案進(jìn)行建檔管理。但是在實(shí)際操作中，部分高校由于規(guī)模和經(jīng)濟(jì)等多種因素的影響，致使其不能完成11種類型檔案的優(yōu)化。因此，需要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行分類。按照具體劃分，具體建議如下：首先，建立完善的劃分標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)劃分類型，可以將其劃分為黨群類、行政和業(yè)務(wù)管理3種。黨群類檔案模塊主要包括黨務(wù)工作以及群眾團(tuán)體工作；行政檔案主要包括行政、人事和財(cái)產(chǎn)管理類檔案。業(yè)務(wù)管理檔案主要包括教學(xué)、學(xué)生工作、課堂、實(shí)驗(yàn)室、成人教育以及圖書管理等方面的內(nèi)容，通過完善檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案工作的有效管理。其次，要建立高校檔案分類的嚴(yán)格管理標(biāo)準(zhǔn)。在落實(shí)具體分類管理制度后，要求高校檔案管理時(shí)，嚴(yán)格按照要求實(shí)現(xiàn)分類管理，并且在第一時(shí)間落實(shí)檔案的具體內(nèi)容以及管理細(xì)則，最終為教學(xué)評(píng)估提供可行性依據(jù)。

（三）建立大數(shù)據(jù)高校檔案信息化管理模式。高校檔案管理環(huán)節(jié)，要建立完善的信息化管理模式，以此來提升檔案管理質(zhì)量。針對(duì)目前計(jì)算機(jī)管理流于形式的管理問題，需要從多個(gè)角度出發(fā)，完善信息化管理手段。首先，要建立完善的信息化管理系統(tǒng)。高校在引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，要實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的電子化管理，將相關(guān)檔案以及數(shù)據(jù)化的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。對(duì)于高校各個(gè)階層的管理，設(shè)置不同的權(quán)限，以此來確保數(shù)據(jù)信息的安全性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層以及管理員具有對(duì)檔案的增加、修改和刪除等權(quán)利，教師針對(duì)檔案教學(xué)環(huán)節(jié)具有管理權(quán)利，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)活動(dòng)環(huán)節(jié)具有管理權(quán)利。而學(xué)生以及其他工作人員則僅僅具有查閱的權(quán)利。其次，要建立大數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)。針對(duì)高校檔案的信息化管理模式，要建立數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)，可以與阿里巴巴或者騰訊公司的云服務(wù)合作，為高校提供針對(duì)性的云服務(wù)模式，要求檔案上傳到云空間，在不同的節(jié)點(diǎn)之間設(shè)置保密權(quán)限。在提供賬號(hào)和秘鑰的情況下，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)云空間數(shù)據(jù)的查詢。另外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，檢查人員根據(jù)大數(shù)據(jù)的計(jì)算圖示，可以分析高校的教學(xué)等級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)其系統(tǒng)化的評(píng)估，之后在人為檢查更正的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校教學(xué)能力的客觀判斷。

（四）全員參與，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

高校檔案管理環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案人員的綜合管理。首先，要鼓勵(lì)全員參與到檔案管理環(huán)節(jié)。高校檔案管理涉及多個(gè)部門和細(xì)節(jié)，在具體的管理中，需要多個(gè)部門的協(xié)作才可以確保檔案的完善性以及有效性。因此，高校要鼓勵(lì)員工積極參與到檔案建設(shè)中，在完成教學(xué)、設(shè)備以及財(cái)務(wù)等工作活動(dòng)中，第一時(shí)間將相關(guān)內(nèi)容上傳到網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的綜合培養(yǎng)。高校針對(duì)自身的檔案人員管理，要建立完善的培訓(xùn)模式。基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)時(shí)，要求檔案管理人員具有檔案管理能力、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理創(chuàng)新能力，可以適應(yīng)高校的檔案管理工作，并制訂大數(shù)據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃。針對(duì)檔案管理工作，要對(duì)工作人員的大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算操作能力進(jìn)行綜合培訓(xùn)，使其在掌握檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，進(jìn)而提升檔案管理水平。

四、結(jié)語

高校檔案管理，是體現(xiàn)自身綜合能力管理的重要環(huán)節(jié)，且在迎評(píng)階段，可以體現(xiàn)出本科綜合教學(xué)能力?？梢?，高校檔案管理至關(guān)重要，然而現(xiàn)階段，高校在檔案管理環(huán)節(jié)，仍然存在一定的不足，在制度、信息化和人員素質(zhì)等方面仍然有待進(jìn)一步優(yōu)化?；诖?，本文主要探究本科教學(xué)評(píng)估階段的高校檔案管理。在詳細(xì)分析高校檔案以及重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)高校檔案管理問題及建議進(jìn)行深入分析。針對(duì)制度問題，要建立完善的高校檔案管理制度；針對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)，要建立明確的檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)信息化技術(shù)，要建立大數(shù)據(jù)高校檔案信息化管理模式；針對(duì)人員素質(zhì)，要不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。希望通過本文的分析，可以為迎評(píng)階段高校檔案管理工作的優(yōu)化提供可行性借鑒。