新時(shí)期地勘單位科技檔案管理的有效策略探討

文/北京市水文地質(zhì)工程地質(zhì)大隊(duì)（北京市地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站） 許倩

自從我國工業(yè)化進(jìn)程加快以后，根據(jù)工種的差異性分配不同的任務(wù)尤為常見，科技檔案逐漸出現(xiàn)在了社會大眾的視線之中。相比而言，發(fā)達(dá)國家對于科技檔案管理的重視程度比較早，并且將該項(xiàng)內(nèi)容與國家生產(chǎn)建設(shè)緊密聯(lián)系在了一起。伴隨著科技力量的不斷增強(qiáng)，我國對于科技檔案開始重視起來，并且提到了足夠高的位置。目前，很多管理單位開始注重科技檔案管理工作，其中地質(zhì)勘探單位是其中之一。在當(dāng)前社會發(fā)展的全新時(shí)期，信息技術(shù)成為支撐各個行業(yè)發(fā)展的重要動力，地質(zhì)勘探單位應(yīng)該將科技檔案管理工作擺到重要位置，充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化科技檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理。

一、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對科技檔案管理工作的影響

（一）滿足當(dāng)前信息化社會發(fā)展的步伐。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)期，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)中，使我國進(jìn)入跨越式發(fā)展時(shí)期。首先，地質(zhì)勘探單位的辦公更加自動化、智能化。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作以人工管理和歸檔為主，無論是在工作效率上還是質(zhì)量上，都明顯存在不足。利用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的科技檔案管理方式，能夠提供更加精準(zhǔn)、快捷的科技檔案管理服務(wù)。如果地質(zhì)勘探單位沒有進(jìn)行大刀闊斧的改革，那么科技檔案管理工作信息化建設(shè)就無法真正推廣開來，尤其是在單位其他工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化改革以后，科技檔案管理工作不發(fā)生變化，這樣一來，負(fù)責(zé)檔案管理的環(huán)節(jié)與其他環(huán)節(jié)會形成一種斷裂的關(guān)系，地質(zhì)勘探的信息化建設(shè)也就沒有辦法順利開展?？萍紮n案本身存在的價(jià)值自然而然無法發(fā)揮出來。所以，地質(zhì)勘探單位將信息技術(shù)與科技檔案管理項(xiàng)目融合在一起，不僅能夠滿足當(dāng)前企業(yè)快速變化的趨勢，更是對社會發(fā)展形勢的一種適應(yīng)。

（二）解決檔案供需矛盾?？萍紮n案管理工作所占據(jù)的地位是極高的。如果僅僅關(guān)注檔案的管理工作或者歸檔工作，就無法體現(xiàn)出科技檔案管理工作的深層次價(jià)值，還會致使該項(xiàng)工作出現(xiàn)混亂的問題?？萍紮n案管理為后續(xù)的利用、儲存奠定了基礎(chǔ)，利用則是檔案管理的價(jià)值，二者是相互協(xié)作配合的。如果沒有辦法考慮到科技檔案的信息化管理工作，那么在檔案管理以及利用上就會出現(xiàn)一定的矛盾。信息技術(shù)融入科技檔案管理之中，能夠有效解決這一矛盾。傳統(tǒng)的檔案袋、檔案柜、檔案箱變成了電子檔案，既延長了保存的時(shí)間，還讓科研工作的開展更加高效、便捷。此時(shí)，科技檔案管理工作的價(jià)值便完全體現(xiàn)了出來。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享。從某種程度上來看，檔案管理工作很容易陷入一種封閉的狀態(tài)中。如何解決這種現(xiàn)象是相關(guān)人員需要格外關(guān)注的內(nèi)容。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了當(dāng)前檔案管理工作的方式，提升了檔案管理的實(shí)效。地質(zhì)勘探事業(yè)單位科技檔案資料的數(shù)量是比較多的，而且涉及的范圍也比較廣，對于企業(yè)甚至行業(yè)的發(fā)展來講，都是極為重要的資源。為了促進(jìn)我國在地質(zhì)勘探領(lǐng)域有更大的成績，科技檔案資源共享工作逐漸被重視起來，成為人們關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。目前，我國從事地質(zhì)勘探項(xiàng)目的事業(yè)單位數(shù)量比較多，地質(zhì)勘探科技檔案成為各個行業(yè)爭搶的重要資源。我國從事地質(zhì)勘探項(xiàng)目的企業(yè)雖然多，但是缺乏統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有構(gòu)建檔案資源共享平臺，很多地質(zhì)勘探項(xiàng)目的研究內(nèi)容沒有辦法進(jìn)行再次利用，降低了地質(zhì)勘探項(xiàng)目的使用效率，從而造成了人力、財(cái)力和物力上的浪費(fèi)。

二、當(dāng)前地質(zhì)勘探科技檔案管理工作中的問題

（一）現(xiàn)代化管理技術(shù)掌握不到位。市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于企業(yè)工作的開展有著一定程度的影響。地質(zhì)勘探單位的檔案管理工作在講求經(jīng)濟(jì)效益時(shí)代，處于劣勢的地位。從經(jīng)濟(jì)效益層面來審視，可以發(fā)現(xiàn)科技檔案不能直接為企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)在該項(xiàng)工作建設(shè)方面往往存在著不關(guān)注的問題。更多的經(jīng)費(fèi)用在地質(zhì)勘探研究項(xiàng)目中，并沒有認(rèn)識到科技檔案管理工作所具有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。檔案管理人員在經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不新、技術(shù)不先進(jìn)的狀態(tài)下，相關(guān)建設(shè)工作沒有辦法深入開展，其項(xiàng)目建設(shè)只能停留在表面，沒有將其落實(shí)到工作的各個環(huán)節(jié)。尤其是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，地質(zhì)勘探單位科技檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，自然無法滿足檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的需求。通過對科技檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，可以發(fā)現(xiàn)大部分人沒有經(jīng)過正規(guī)的信息技術(shù)培訓(xùn)，因此沒有辦法適應(yīng)科技檔案信息化建設(shè)工作。理論基礎(chǔ)薄弱、實(shí)踐操作能力不達(dá)標(biāo)，是影響檔案管理的重要因素。就算有部分企業(yè)開始開展檔案管理工作，也可能因?yàn)闆]有專業(yè)人員操作而成為擺設(shè)，發(fā)揮不了真正的效用。

（二）檔案管理流程不規(guī)范。地質(zhì)勘探單位的科技檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著一定的區(qū)別?？萍紮n案需要立卷、歸檔、分類等工作項(xiàng)目流程，流程多且比較復(fù)雜。出現(xiàn)這些問題的主要原因是由于地質(zhì)勘探科研項(xiàng)目是一個漫長的過程，短則幾年，多則十幾年甚至幾十年，在時(shí)間的跨度上比較長。同時(shí)，檔案管理人員的流動性比較大，幾十年可能只能夠進(jìn)行一個科研項(xiàng)目研究，但是卻能夠輪換十幾波甚至更多的檔案管理人員。在檔案管理人員離職交接的時(shí)候，因?yàn)橐粫r(shí)疏漏，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)落下、丟失的現(xiàn)象。因此，企業(yè)需要對檔案管理的流程進(jìn)行規(guī)范化要求。在檔案管理人員離職或者對接的時(shí)候，每一步都需要按照規(guī)定的流程進(jìn)行管理,這種嚴(yán)格的規(guī)章制度能夠防止科技檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的現(xiàn)象。很多地質(zhì)勘探單位的科技檔案管理人員雖然對檔案管理制度和流程比較了解，但是對于地質(zhì)勘探項(xiàng)目的認(rèn)識卻不深入。因此，很容易使后續(xù)的科研項(xiàng)目沒有辦法正常開展，尤其是在地質(zhì)勘探數(shù)據(jù)查找方面有著較大的難度。很容易導(dǎo)致科研項(xiàng)目缺乏連貫性，沒有辦法將檔案按照地質(zhì)勘探的進(jìn)度整合、收集在一起，給后續(xù)的地質(zhì)勘探項(xiàng)目檔案資料查找工作造成較為嚴(yán)重的困擾。

（三）檔案服務(wù)思路不清晰。地質(zhì)勘探工作的開展需要科技檔案管理工作提供輔助作用。這是傳統(tǒng)檔案管理方式所不具備的。目前，很多單位對于該項(xiàng)管理工作的認(rèn)識并不到位，導(dǎo)致管理出現(xiàn)了邏輯性的錯誤。無論是檔案管理人員還是企業(yè)管理人員，對于科技檔案管理工作的了解程度都不高。具體體現(xiàn)是當(dāng)科研項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，項(xiàng)目管理工作處于最初始的狀態(tài)?？萍紮n案管理信息化平臺建設(shè)是企業(yè)先進(jìn)性的體現(xiàn)。想要做到這種效果，管理人員需要具備高水平的信息化意識，能夠梳理出科技檔案管理的思路。并且通過適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)掌握科技檔案管理工作的內(nèi)涵。

三、新時(shí)期地質(zhì)勘探單位科技檔案管理的優(yōu)化對策

（一）重視資料歸檔環(huán)節(jié)，將其與項(xiàng)目驗(yàn)收視為同一環(huán)節(jié)。地質(zhì)勘探單位的多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)主觀性認(rèn)為項(xiàng)目申請、立項(xiàng)、審查以及評審工作都與企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益緊密相關(guān)，因此，單位對這些環(huán)節(jié)的重視程度比較高。但是當(dāng)項(xiàng)目通過評審以后，單位對于資料的匯交以及歸檔工作重視程度顯著下降，在他們的意識，只要項(xiàng)目通過了審核，那么就意味著整個項(xiàng)目已經(jīng)快結(jié)束了，其他工作都是輔助性的，沒有太大的實(shí)際意義。雖然相關(guān)機(jī)構(gòu)開始重視起資料匯交環(huán)節(jié)，并且還建立了一些處罰措施，如延長評審時(shí)間、增加黑名單機(jī)制等等，這些措施在一定程度上增加了地質(zhì)勘探單位對于資料匯交的重視程度。僅僅依靠這些措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資料匯交環(huán)節(jié)主要針對項(xiàng)目階段性取得的成果以及搜集、整合的原始資料，而且這些資料大多數(shù)情況下會存儲在各個地質(zhì)勘探單位，而這些單位的重視程度并不高，當(dāng)然也有可能存在單位遞交資料不及時(shí)甚至直接不遞交的問題。除此之外，還會有一些科技人員將一些關(guān)鍵性的技術(shù)資料私自保存起來，只遞交一些最為普通的資料。解決這些問題，首先要做的便是從意識形態(tài)上，提升單位科技人員對于科技檔案管理工作的認(rèn)識，能夠從主觀思想上嚴(yán)格按照項(xiàng)目申報(bào)流程開展相關(guān)事項(xiàng)。

（二）加強(qiáng)檔案管理以及項(xiàng)目對接工作。地質(zhì)勘探類型的工作大多呈現(xiàn)出一種零散式分布的特點(diǎn)，他們在野外工作的時(shí)間比較長，而且需要較為深厚的專業(yè)知識的支撐。當(dāng)然，在面對這種情況的時(shí)候，檔案管理人員想要及時(shí)對階段性內(nèi)容進(jìn)行匯總、整合，形成報(bào)告和數(shù)據(jù)庫明顯是不可能完成的。另外，對于科技項(xiàng)目的整個過程來講，項(xiàng)目組的技術(shù)人員對于科技項(xiàng)目是最為了解的，他們掌握了一線的項(xiàng)目進(jìn)展資料。因此，企業(yè)可以嘗試將科技檔案的立卷工作放在項(xiàng)目研究小組之中。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段的應(yīng)用，資料呈現(xiàn)的方式除了紙質(zhì)版以外，還有數(shù)字版和電子文檔的格式。不過，每年的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都會適當(dāng)調(diào)整，地質(zhì)工作人員想要高質(zhì)高效完成這些任務(wù)，必須對于科技類型的文檔有著全面的了解，并且通過不斷跟蹤調(diào)查、研究建立一個長期的靈活機(jī)制。項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人需要固定派遣一個人緊緊跟隨著項(xiàng)目的科研小組，隨時(shí)記錄相關(guān)的資料，將地質(zhì)勘探人員手里面的材料集中整理到一起，進(jìn)行統(tǒng)一的保管。檔案室工作人員需要按照要求，親身參與到整個項(xiàng)目過程中，并且定期對對接人員或者是陪同人員進(jìn)行培訓(xùn)，逐步將檔案管理工作與項(xiàng)目進(jìn)行對接。

（三）探索并建立全國原始地質(zhì)資料目錄互聯(lián)互查平臺。就目前的地質(zhì)勘探科技檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)全國各個資料館中的成果以及原始資料在整個項(xiàng)目科技檔案中所占的比例還是比較小的，簡單來講，各個地質(zhì)勘探單位資料室是保存大量項(xiàng)目資料的主要場所。通過對整個科研項(xiàng)目進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)階段性的成果資料在實(shí)際工作中的價(jià)值是比較高的，因?yàn)檫@些資料本身蘊(yùn)含了豐富的內(nèi)容，且細(xì)節(jié)比較好，因此可以參考的意義會更強(qiáng)?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以構(gòu)建起一個平臺，將不同單位保存的地質(zhì)資料目錄進(jìn)行共享，從而實(shí)現(xiàn)目錄的相互聯(lián)系和相互查探。在實(shí)際工作開展的過程中，一旦我們需要某個文件，那么可以與存在的單位進(jìn)行聯(lián)系，以此保證每個單位都能夠最大程度了解地質(zhì)科技檔案，這樣能夠減少工作重復(fù)的現(xiàn)象出現(xiàn)，地質(zhì)勘探資料的經(jīng)濟(jì)以及社會效益也可以得到全面發(fā)揮。

（四）發(fā)揮科技檔案的內(nèi)部服務(wù)功能。目前，很多單位在收集了科技項(xiàng)目檔案的管理資料以后，直接將其鎖進(jìn)了文件柜里，處于一種封閉的狀態(tài)，別人很難瀏覽和借閱。檔案的存在價(jià)值主要體現(xiàn)在應(yīng)用以及服務(wù)上，當(dāng)項(xiàng)目研究結(jié)束或者保密期結(jié)束以后，單位可以嘗試將科技檔案進(jìn)行公開，尤其是在單位的內(nèi)部進(jìn)行公開，對于后續(xù)的資料查找以及館藏檔案研究都有一定幫助。同時(shí)，單位還需要盡可能實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化發(fā)展，可以邀請計(jì)算機(jī)行業(yè)的編程人員設(shè)置相應(yīng)的軟件，也可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，將紙質(zhì)版的資料通過掃描形成電子版，然后上傳，這樣就可以顯著提升高科技檔案的管理水平，進(jìn)而拓寬科技檔案的用途。

（五）提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平。科技檔案管理人員的信息素養(yǎng)與管理效果是密切相關(guān)的，想要提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，可以嘗試從以下幾個方面入手。首先，單位需要提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)。對此，企業(yè)需要對人員進(jìn)行培訓(xùn)，比如講座、成人教育等方式，讓他們進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)。其次，需要將理論知識與信息化技能的應(yīng)用進(jìn)行整合，幫助他們形成科技檔案信息化管理思維。最后，要注重單位優(yōu)秀人才的引進(jìn)，地質(zhì)勘探單位可以嘗試通過人才引進(jìn)的方式。在人才招聘時(shí)，需要在檔案管理人員招聘要求上適當(dāng)增加信息技術(shù)應(yīng)用能力方面的要求，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（六）整合檔案資料整理流程?，F(xiàn)階段，檔案管理工作出現(xiàn)了較為明顯的松散問題，無法滿足各個階層的需求。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)科技檔案資料的管理流程，根據(jù)部門或者資料類型的不同，將它們細(xì)化為不同類型的檔案內(nèi)容，從而簡化管理的流程。同時(shí)，還要保證科技檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)合理化。企業(yè)應(yīng)該明確檔案管理人員在不同工作中的具體內(nèi)容，嚴(yán)格按照機(jī)動的要求來進(jìn)行檔案收集、儲存以及利用。不過這種規(guī)范化整理流程的建立絕非是一件簡單的事情，而是需要通過不斷改進(jìn)與優(yōu)化，加強(qiáng)不同部門之間的協(xié)調(diào)配合程度，讓科技檔案信息化管理平臺建設(shè)更加完善。

四、結(jié)語

綜上所述，地質(zhì)勘探單位科技檔案管理勢必要與當(dāng)前社會發(fā)展形式進(jìn)行結(jié)合，促使其向著數(shù)字化、電子化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。構(gòu)建科技檔案網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)平臺是一種必要的舉措，可以將各種信息化的資源進(jìn)行整合，為后續(xù)各項(xiàng)地質(zhì)勘探工作的開展提供便捷性的服務(wù)，從而將科技檔案的優(yōu)勢發(fā)揮出來。