信息化背景下科技檔案利用價值和利用路徑探析

文/陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司 宜玉琴

科學(xué)技術(shù)檔案記錄了科學(xué)項目的研究步驟、科學(xué)研究和最終結(jié)果。通過對科技檔案的管理，檔案管理人員可以為決策者提供重要的科學(xué)依據(jù)，提高決策水平，有效促進科學(xué)研究工作的開展。對此，檔案管理部門應(yīng)準確把握信息化背景下科技檔案利用在理念轉(zhuǎn)變、技術(shù)更新以及方式創(chuàng)新上的機遇，進一步把握信息化背景下科技代檔案利用模式的改變、存在的突出問題及優(yōu)化措施，為科技檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展提供機會。

一、科技檔案利用的演進與趨勢

（一）推動利用理念轉(zhuǎn)變。長期以來，機關(guān)事業(yè)單位的科技檔案資源都處于封閉管理狀態(tài)，一直未能完全擺脫“管控為先”的檔案管理理念，而信息化時代的來臨給科技檔案利用帶來的最為直接的影響是從“管控”向“服務(wù)”的價值取向轉(zhuǎn)型，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是能夠促進傳統(tǒng)科技檔案利用“靜態(tài)思維”向“動態(tài)思維”的轉(zhuǎn)變。信息化背景下科技檔案數(shù)據(jù)體量急速增加、快速迭代，傳統(tǒng)檔案管理的“長周期”正無限縮小，更加注重數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新和實時完善。給科技檔案資源利用提供了現(xiàn)實借鑒，即檔案管理部門應(yīng)在保證檔案真實性、完整性的基礎(chǔ)上更注重過程性和碎片化檔案資源的收集，應(yīng)當(dāng)定期或不定期收集科研項目或科技攻關(guān)中所有有價值的信息，不斷增強科技檔案的動態(tài)建設(shè)程度。二是促進科技檔案利用的“完整性優(yōu)先”向全面性的轉(zhuǎn)變。信息化時代，數(shù)據(jù)的收集和處理方式都發(fā)生了巨大變革，而隨著科研院所、高校對外交流的不斷增多，一個科研項目需要多個行業(yè)、部門共同參與，更注重跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)整合。在此影響下，科技檔案利用打破了常態(tài)下的“重此輕彼”現(xiàn)象，更注重科技檔案資源來源和需求的多元化。

（二）推動利用技術(shù)革新。技術(shù)革新是信息化推動科技檔案利用創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容和關(guān)鍵所在。信息化背景下，無論是數(shù)據(jù)的收集、歸檔和管理，或是檔案信息資源的個性化利用，都給檔案管理部門的計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)提出更高要求，進一步推動了科技檔案利用技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，信息化建設(shè)打破了傳統(tǒng)科技檔案以紙質(zhì)和電子文本為主的靜態(tài)管理弊端，從傳統(tǒng)手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。隨著軟硬件設(shè)施的不斷完善，檔案管理信息系統(tǒng)、自動歸檔以及云存儲的應(yīng)用愈加普及，不僅提高了檔案管理的精度，也借助網(wǎng)絡(luò)化傳輸和數(shù)字化存儲大大提高了管理效率。同時，未來隨著人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的推廣與應(yīng)用，與科技檔案利用的融合也會帶來新的改變。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展給數(shù)字化科技檔案資源建設(shè)帶來新的思路。首先是資源收集和利用的范圍更加廣泛，隨著人們信息獲取與傳輸習(xí)慣的改變，科技檔案在填寫、申報、歸檔上也更加依賴線上操作，由此產(chǎn)生的過程性數(shù)據(jù)也成為科技檔案的重要內(nèi)容之一。其次是數(shù)據(jù)內(nèi)容更加豐富，信息化時代檔案數(shù)據(jù)量明顯增大，隨著收集數(shù)據(jù)種類的不斷增多，這一趨勢將愈加明顯，傳統(tǒng)實體檔案逐步開展數(shù)字化工作，這些移交和轉(zhuǎn)化都大大提高了數(shù)據(jù)存量。與此同時，檔案數(shù)據(jù)類型不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)意義上的成套檔案，包括過程性信息，也逐漸成為檔案保管的對象。最后是數(shù)據(jù)價值密度降低，科技檔案的形成要經(jīng)過一系列嚴謹?shù)氖占w檔和價值鑒定，由于數(shù)據(jù)類型和規(guī)模的急速增長，很多檔案長期以來無人利用，整體信息資源的價值密度逐漸降低。

（三）推動利用服務(wù)創(chuàng)新。信息化時代科技檔案利用服務(wù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在三個層面：一是資源服務(wù)。利用多渠道、多主體的檔案資源收集與自動歸檔技術(shù)實現(xiàn)檔案智能收集、檢索與查閱，極大提高了科技檔案資源的利用率。二是服務(wù)空間。利用信息技術(shù)一方面能夠在線下提供自助服務(wù)終端，線上也能夠為集成各項功能提供統(tǒng)一的服務(wù)端口，VPN的應(yīng)用讓職工能在外網(wǎng)訪問內(nèi)網(wǎng)內(nèi)容。三是利用方式。隨著信息化的不斷推進，科技檔案數(shù)據(jù)類型更加豐富，囊括了所有現(xiàn)有技術(shù)條件能實現(xiàn)的數(shù)據(jù)載體而不是單一的文本化數(shù)據(jù)。這促進了科技檔案資源利用從原有簡單的紙質(zhì)或文本數(shù)據(jù)發(fā)展為集音頻、視頻、圖片等多種載體相結(jié)合的多媒體信息資源管理與利用。

二、信息化背景下科技檔案利用價值分析

信息化背景下，科技檔案利用的理念、技術(shù)和方式都發(fā)生了深刻改變，這要求管理人員根據(jù)信息化時代科技檔案利用的新特點，全面分析影響和制約科技檔案價值的相關(guān)因素?？萍紮n案具備二元價值屬性：既具有一般檔案的參考、憑證等基本價值，也具備因技術(shù)、內(nèi)容的特殊性而形成的特殊價值。從科技檔案二元價值的視角來看，其利用價值的影響因素主要包括技術(shù)、內(nèi)容、時間和來源。

（一）技術(shù)價值。技術(shù)價值通常指科技檔案所記錄和反映對象技術(shù)水平的高低，也是科技檔案的核心價值，是科技檔案利用最主要的內(nèi)容之一。通常來說，科技檔案的技術(shù)水平越高，其利用價值也就越高，其保管期限越長。在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下，管理部門通常會對科技檔案的技術(shù)水平進行分級：縱向的如國際領(lǐng)先、國內(nèi)領(lǐng)先等；橫向的如高?？蒲许椖?、科研院所項目、企業(yè)項目等等。信息化背景下，通過合理編排的內(nèi)容分析，科技檔案的技術(shù)水平更加具備可視化，也更易利用。但需要注意的是，對技術(shù)水平的認定除量化考核標準外，在利用時也具有一定的主觀性，因此其信息化的利用對管理人員的科技素養(yǎng)和服務(wù)意識提出了較高要求。

（二）內(nèi)容價值。內(nèi)容價值是指記述和反映科技生產(chǎn)活動過程成果的科技檔案材料內(nèi)容的重要程度。一切科技項目的過程性和結(jié)果性材料，技術(shù)水平、意義等都體現(xiàn)在內(nèi)容中。需要注意的是，要區(qū)分內(nèi)容價值和技術(shù)價值。從構(gòu)成上看，內(nèi)容價值所包含的信息種類和范圍要更加多元，如記錄了某種事實的技術(shù)報告、技術(shù)數(shù)據(jù)、設(shè)計文件、工藝文件、依據(jù)性文件和原始性文件等。因此相比于技術(shù)要素，內(nèi)容要素的價值密度更低，在利用時應(yīng)注意兩點：一是應(yīng)做好數(shù)字化資源建設(shè)工作，包括內(nèi)容來源、內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)等；二是注意甄別內(nèi)容是否具有利用價值。

（三）時間價值。時間價值是指科技檔案形成時間的早晚、特定時段對其價值大小的制約和影響。在考量時間價值時，我們要將科技檔案放在整個人類文明歷史中進行價值審視。一般來說，時間價值對科技檔案利用價值的影響主要取決于研究視角。如在歷史、人文和考古類的研究中，形成越早的科技檔案價值越高。如果從實際應(yīng)用的價值來看，形成時間越晚的科技檔案價值越高。在信息化背景下，發(fā)揮時間價值要做好科技檔案的整合與組織，注重需求端的調(diào)研，提高檔案服務(wù)能力。

（四）來源價值。來源價值是指科技檔案的形成者或科研項目負責(zé)人等主體對科技檔案利用價值影響的大小。來源價值具有較強的個性化屬性，如研究者或研究團隊的知名度、職稱、社會評價、單位登記等等，都影響著科技檔案的價值。當(dāng)科技檔案的來源是個人時（如著名專家學(xué)者、兩院院士、業(yè)內(nèi)學(xué)科專家等），形成的圖紙、數(shù)據(jù)的價值就要高于一般人所形成的。作為單位作者而言，現(xiàn)代大型工業(yè)企業(yè)集團所形成的工業(yè)檔案、設(shè)備檔案要比技術(shù)設(shè)備相對落后的小工廠形成的檔案價值大。借助信息化的優(yōu)勢，檔案管理人員能夠突破傳統(tǒng)檔案管理的時空界限，與個體和單位更多地互動，如搭建信息共享平臺、加強科研項目交流合作等等，吸引更多的團體參與科技檔案的建設(shè)與利用，以最大化發(fā)揮科技檔案的價值。

三、信息化背景下科技檔案利用路徑探析

從影響科技檔案利用的技術(shù)、內(nèi)容、時間和來源價值出發(fā)，檔案管理人員要進一步發(fā)揮信息化的理念、技術(shù)和服務(wù)優(yōu)勢，以不斷提高自身科技素養(yǎng)和信息化利用理念，突出技術(shù)價值；以加強科技檔案資源收集與管理、完善數(shù)字資源建設(shè)，凝練內(nèi)容價值；以豐富檔案服務(wù)與利用方式，提高檔案服務(wù)能力，發(fā)揮時間價值；以建立跨領(lǐng)域協(xié)同工作機制，積極參與項目建設(shè)，保證來源價值。

（一）強化檔案管理機構(gòu)科技素養(yǎng)，提升服務(wù)意識。信息化背景下，科技檔案利用的范圍、途徑進一步拓展，方式更加多元，這有利于打破傳統(tǒng)管理常態(tài)下科技檔案“管理”與“利用”割裂的情況，檔案資源更多地進行精細化加工和處理，以圖片、視頻、音頻和文創(chuàng)產(chǎn)品等更為豐富的方式呈現(xiàn)。因此，在實際的服務(wù)過程中，科技檔案資料突破了原有的參考憑證，更重要的是深化了檔案的科研價值、情報價值和科研服務(wù)與管理價值。檔案管理部門應(yīng)突出科技檔案資源的科研服務(wù)、科研管理，樹立面向用戶的科技檔案服務(wù)理念。一方面，提高檔案管理與工作者的科技素養(yǎng)，通過培訓(xùn)引領(lǐng)、主題宣傳、氛圍營造的方式對國內(nèi)外突出的科技檔案利用項目進行普及。也可以通過成果展示、項目展示等方式提高社會公眾的科技意識；另一方面，強化服務(wù)意識，重視用戶的意見。在項目和業(yè)務(wù)開發(fā)方面試點采用自下而上的方式，順應(yīng)大多數(shù)用戶的訴求，有針對性地開發(fā)科技檔案利用項目。

（二）加強科技檔案資源收集與管理，完善數(shù)字資源建設(shè)。當(dāng)前，科技檔案資源倉儲已成為我國科研機構(gòu)、高校等部門信息資源共享工作的方向，這能有效拓展傳統(tǒng)檔案收集模式下存在的信息體量小、種類少、關(guān)聯(lián)度不足等問題，充分提高檔案資源質(zhì)量。首先，應(yīng)明確科技檔案收集與管理的目的，區(qū)別于傳統(tǒng)的分散式檔案收集模式，要基于科技檔案資源的特征開展專題信息資源的組織與開發(fā)，充分體現(xiàn)科研項目的特征，除簡單的參考和憑證類檔案收集外，還要重點開展與本單位相關(guān)的科技資料，如過程性數(shù)據(jù)、調(diào)研報告、研究報告等。其次，進一步擴大檔案的來源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力，主動向各個渠道的記錄者搜集，這一工作的重點在于甄別檔案的價值和標準。同時，通過多元化的手段激勵科研人員自發(fā)提供檔案?？萍紮n案資料不應(yīng)局限于專家學(xué)者，實驗員和基層科研人員記錄最方便和直接，產(chǎn)生的信息量也較大，檔案管理部門應(yīng)為該部分群體提供便利渠道和獎勵措施，以激發(fā)基層科研人員提供檔案的積極性。

（三）豐富檔案服務(wù)與利用方式，提高檔案服務(wù)能力。信息化背景下，豐富科技檔案服務(wù)與利用方式，應(yīng)更貼合受眾的文化認知需求。首先，在思想層面，應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路，加強用戶需求層面服務(wù)的創(chuàng)新，不斷提高服務(wù)的專業(yè)性、社交性和技術(shù)性。具體而言，應(yīng)綜合線上線下的渠道加強對用戶的調(diào)研，基于用戶對交互模式、指令解讀、個人興趣、文化與語言差異的不同偏好來重構(gòu)檔案資源組織形式。同時，開發(fā)易于傳播的檔案服務(wù)模式，考慮互聯(lián)網(wǎng)和新媒體的傳播特征，脫離一般實物載體的桎梏，基于檔案的文化意蘊和特殊價值符號進行載體創(chuàng)新，如運用視聽傳播服務(wù)提供動態(tài)的科技檔案服務(wù)模式。其次，基于科技檔案特征開發(fā)專題檔案服務(wù)與利用方式，即由若干個獨立主題的檔案組成的，具有一定的內(nèi)容或?qū)I(yè)的聯(lián)系，或者各自從不同側(cè)面反映同一主題與對象的檔案資料。這一專題檔案的表現(xiàn)形式、內(nèi)容種類較為豐富。一方面，應(yīng)依托科研項目展示；另一方面，應(yīng)依托微信公眾號或短視頻平臺分模塊推送，進一步擴大檔案的影響范圍和利用主體。

（四）建立跨領(lǐng)域協(xié)同工作機制，積極參與項目建設(shè)。應(yīng)進一步挖掘現(xiàn)有館藏資源的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)與項目，主動參與到科研項目中。首先，基于現(xiàn)有檔案特征，在完善數(shù)字資源的基礎(chǔ)上重組信息資源，構(gòu)建科學(xué)技術(shù)研究檔案信息資源平臺，整合高校及科研院所的科研檔案，實現(xiàn)集中管理、集中開發(fā)，形成完備的數(shù)據(jù)庫，集成科技檔案資源，集成檢索服務(wù)、科技查新服務(wù)、科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)等，構(gòu)建一站式的服務(wù)平臺，便于科技部門實施數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科研評價等科技管理工作。其次，促進檔案部門與其他學(xué)科進行合作開發(fā)。這一層面應(yīng)探索與檔案相關(guān)學(xué)科高校和科研院所的合作研發(fā)，在學(xué)科種類上應(yīng)在檔案學(xué)的基礎(chǔ)上探索人力資源保障、法律、社會工作等高度相關(guān)學(xué)科的信息資源開發(fā)。此外，還應(yīng)讓檔案管理人員對科技課題或項目的技術(shù)方案、技術(shù)路線有詳細的了解，清楚各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，能夠為指導(dǎo)科研人員科學(xué)合理歸檔提供借鑒。