合同檔案規(guī)范化管理探索和思考

文/海南省海口市人民醫(yī)院 陳文媛

對(duì)事業(yè)單位合同檔案管理工作來(lái)說(shuō)，能夠促使整體的社會(huì)服務(wù)質(zhì)量以及相關(guān)的工作水平不斷優(yōu)化，對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展具備重要作用。但是現(xiàn)階段傳統(tǒng)的檔案管理方式存在很多問題有待優(yōu)化，無(wú)法適應(yīng)合同檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，因此需要對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行全方位的改革和創(chuàng)新，優(yōu)化管理水平，為事業(yè)單位的健康發(fā)展持續(xù)保駕護(hù)航。

一、合同檔案形成過(guò)程中的特點(diǎn)

（一）權(quán)威性。事業(yè)單位在合同的簽訂以及變更和廢止過(guò)程中，需要依照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)以及簽訂合同的規(guī)定，同時(shí)也需要保障其符合事業(yè)單位的合同管理辦法。相關(guān)規(guī)定在合同簽訂之后，就表明其已經(jīng)具備了法律效力，在合同條款中所明確的雙方需要履行的責(zé)任和義務(wù)，需要嚴(yán)格履行。同時(shí)，甲乙雙方的關(guān)系是在法律范圍之內(nèi)，需要被我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)所制約。例如醫(yī)院在和其他單位簽訂合同時(shí)，需要以法人的名義進(jìn)行簽訂。

（二）廣泛性。對(duì)于合同檔案的常規(guī)化管理，涉及范圍較廣，包括內(nèi)部財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門以及監(jiān)督管理部門，不同部門由于其崗位職責(zé)以及內(nèi)部制度的差異性，在合同管理等相關(guān)工作的執(zhí)行過(guò)程中會(huì)對(duì)不同崗位設(shè)置不同的崗位職責(zé)，并設(shè)置合同管理專職人員和兼職人員，構(gòu)建出一個(gè)綜合性的管理體系。只有通過(guò)這些相關(guān)部門的共同努力，才能進(jìn)一步展現(xiàn)出事業(yè)單位合同簽訂的價(jià)值和作用。在事業(yè)單位出現(xiàn)無(wú)法協(xié)調(diào)的法律矛盾時(shí)，可以根據(jù)合同的條款，將相關(guān)的檔案以及資料從管理系統(tǒng)內(nèi)調(diào)出，同時(shí)通過(guò)綜合管理部門來(lái)對(duì)其展開相應(yīng)的處理，有效解決其中的法律糾紛，在整個(gè)調(diào)解的過(guò)程中所構(gòu)成的資料和信息，都應(yīng)該劃分到醫(yī)院的合同檔案管理工作中，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的歸檔。

（三）分散性。在事業(yè)單位，合同檔案種類較為豐富多樣，在事業(yè)單位的管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門都會(huì)涉及，尤其是對(duì)于一些事業(yè)單位的社會(huì)配套服務(wù)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，各類大型設(shè)備的合同需要同時(shí)簽訂涉及較長(zhǎng)的時(shí)間，同時(shí)也與很多部門和管理人員息息相關(guān)，會(huì)導(dǎo)致合同文件具備一定的分散性特征。

二、合同類檔案的特殊作用

（一）法律佐證作用。合同檔案能夠全面展現(xiàn)出合同簽訂過(guò)程與經(jīng)過(guò)，如變更以及廢止過(guò)程中的動(dòng)態(tài)變化，能夠有效記錄法人以及個(gè)人的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。將其作為參照依據(jù)，在各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中能夠展現(xiàn)出來(lái)的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)越來(lái)越顯著，和其他類型的檔案相比，有著無(wú)法替代的重要作用。首先是合同檔案具備一定的法律佐助作用，合同在簽訂之后，就代表其具備了一定的法律效力，在各類條款中明確指出雙方具備什么樣的權(quán)利，應(yīng)該履行什么樣的業(yè)務(wù)，以及兩者之間的關(guān)系，這樣的關(guān)系在法律法規(guī)范圍之內(nèi)，需要接受法律法規(guī)的制約。從合同的簽訂之日，一直到合同的廢止之日，都受法律約束。若是甲乙一方違反了合同中所規(guī)定的細(xì)則合約，同時(shí)給對(duì)方造成了經(jīng)濟(jì)或其他損失，需要承擔(dān)一定的法律后果，并承擔(dān)違約責(zé)任。合同檔案能夠更為真實(shí)有效地記錄合同簽訂一直到合同廢止的整個(gè)過(guò)程，在出現(xiàn)法律糾紛時(shí)，合同檔案的存在代表的不僅僅是對(duì)合同的檔案記錄，同時(shí)也是進(jìn)一步解決法律糾紛，或進(jìn)行仲裁的重要參照依據(jù)。

（二）法律約束作用。合同雙方從合同簽訂之日起，就代表其具備了法律約束力。所有合同都是甲乙雙方為了達(dá)成某種目的而簽約的，為了順利達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，甲乙雙方都會(huì)履行自身的責(zé)任和義務(wù)，在法律法規(guī)的范圍之內(nèi)，保障其自身行為的規(guī)范性，依照合同所規(guī)定的條款和依據(jù)，履行自己的義務(wù)，避免對(duì)他人的權(quán)利造成損害，因此合同檔案具備一定的法律約束作用。

（三）避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。合同檔案能夠保障簽訂雙方減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失在合同依照法律法規(guī)簽訂之后，就具備了法律效力，雙方需要嚴(yán)格依照條款類的約定來(lái)對(duì)義務(wù)進(jìn)行履行，若是在履行過(guò)程中出現(xiàn)了合同變更，或是一方無(wú)法履行責(zé)任義務(wù)，則容易出現(xiàn)合同糾紛，合同檔案的存在，能夠?yàn)槠涮峁┓缮系膮⒄找罁?jù)，避免當(dāng)事人出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失，減少當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失。

三、合同檔案規(guī)范化管理的策略

（一）建立健全合同檔案管理機(jī)制。始終秉承著合同檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類化管理原則，構(gòu)建出標(biāo)準(zhǔn)化的合同檔案管理責(zé)任制（如圖1），明確規(guī)定檔案管理的歸檔范圍以及保管的具體年限，促使合同檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)有章可依，走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化發(fā)展歷程。首先，必須明確規(guī)定歸檔的范圍，合同的簽訂履行和終止需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的過(guò)程。在整個(gè)過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量的文書類資料，這些資料信息是合同檔案管理工作的重點(diǎn)。其次，合同涉及的內(nèi)容以及具體類別存在一定的差異性，因此合同檔案的歸檔內(nèi)容有所不同，包括合同簽訂過(guò)程中的各類文件資料，如會(huì)議記錄以及招標(biāo)文件等等。合同履行時(shí)會(huì)出現(xiàn)補(bǔ)充協(xié)議。包括大型設(shè)備采購(gòu)合同中需要通過(guò)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，在事業(yè)單位體系內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)，以及招標(biāo)等，在不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)不同的文件資料，如設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)以及招標(biāo)文件和中標(biāo)通知書等等。保管年限，應(yīng)該依照合同檔案的時(shí)效性特征，將合同檔案劃分為不同的保管年限，包管年限的設(shè)定上，應(yīng)該基于合同的履行時(shí)間，對(duì)于一些重要的合同檔案，可以延長(zhǎng)其保管年限。再次，立卷要求，應(yīng)該始終秉承著集中化統(tǒng)一、分類化管理的工作原則，以年度作為單位，根據(jù)合同的不同類型來(lái)展開立卷歸檔。合同應(yīng)該保障一式兩份，其中一份進(jìn)行歸檔，另外一份進(jìn)行復(fù)印，以供相關(guān)工作人員進(jìn)行查閱。最后，是歸檔時(shí)間，合同在簽訂并蓋章之后，可以和合同正式簽訂之前所產(chǎn)生的文件資料共同移交到檔案室中，合同執(zhí)行時(shí)所出現(xiàn)的相關(guān)材料，應(yīng)該根據(jù)其標(biāo)準(zhǔn)化的步驟進(jìn)行分類歸檔。如各處室名稱代碼用前二字的拼音首字母，如遇相同則取前三位，如基建處用“JJ”表示，后勤管理處用“HQ”表示。保管期限按國(guó)家規(guī)定，分為長(zhǎng)期、定期，分別以“CQ”“DQ”表示。簽訂日期用“年——月——日”表示，如2016年1月10日，記為“20160110”。主題詞用兩字或三字表示既可。合同序號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，如001、002。

圖1 合同檔案管理機(jī)制

（二）從全局考慮。在展開合同檔案管理工作時(shí)，需要與傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行有效劃分，關(guān)注合同檔案管理過(guò)程中存在的各類不確定性影響因素，有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式中可能出現(xiàn)的檔案遺漏問題。舉例來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位在和其他相關(guān)組織簽訂與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同時(shí)，需要嚴(yán)格依照相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)化程序來(lái)簽訂檔案，并對(duì)其展開更為細(xì)致化的檢查，及時(shí)將檔案合同中存在的缺陷和不足進(jìn)行糾正，通過(guò)更為標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的要求，對(duì)合同進(jìn)行整改以及調(diào)整。因此，在開展合同檔案管理工作時(shí)，需要從全局角度，對(duì)檔案管理部門以及活動(dòng)產(chǎn)生部門展開綜合性的協(xié)調(diào)，進(jìn)行溝通和交流，對(duì)其中的具體內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，保障職責(zé)的精準(zhǔn)履行，對(duì)合同的落實(shí)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化跟進(jìn)，確保各類職責(zé)履行精準(zhǔn)到位，展現(xiàn)出自己在經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。

（三）做好合同檔案移交管理，確保檔案質(zhì)量。對(duì)于合同檔案管理部門以及相關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)，檔案移交是其中的重要職責(zé)，移交過(guò)程的質(zhì)量好壞，將會(huì)直接影響整體的檔案管理水平。在檔案的移交方面，主要?jiǎng)澐譃閮蓚€(gè)不同的階段：首先，正式展開檔案移交工作之前，合同檔案的行政部門應(yīng)該保障資料的完整性，避免檔案資料出現(xiàn)缺陷和錄像的問題。其次，檔案移交時(shí)，檔案管理工作人員需要將卷盒以及相關(guān)的編號(hào)事先準(zhǔn)備齊全，并對(duì)資料的完整性以及是否出現(xiàn)遺漏進(jìn)行綜合性的全面檢查，若發(fā)現(xiàn)檔案簽訂日期以及檔案合同名稱等重要因素缺乏，應(yīng)該將其要素補(bǔ)全。對(duì)于一些合同簽訂名稱無(wú)法展現(xiàn)出合同簽訂內(nèi)容的檔案資料來(lái)說(shuō)，管理人員需要將企業(yè)合同內(nèi)容進(jìn)行全文閱讀，并在名稱上標(biāo)注出合同的重點(diǎn)內(nèi)容，以方便后續(xù)查找。同時(shí)，依照相關(guān)的檔案管理規(guī)定對(duì)其展開有效排序，將其中的合同檔案涉及部門、簽訂日期、涉及金額、標(biāo)準(zhǔn)名稱以及附件進(jìn)行綜合性登記，避免在日后產(chǎn)生不必要的工作糾紛。

（四）及時(shí)歸檔。在構(gòu)建出事業(yè)單位檔案管理機(jī)制之后，需要將檔案管理制度進(jìn)行精準(zhǔn)落實(shí)，并保障檔案及時(shí)歸檔。因此需要相關(guān)的管理工作人員掌握歸檔流程，明確合同的具體內(nèi)容，對(duì)相關(guān)的待辦事項(xiàng)進(jìn)行綜合性全面統(tǒng)計(jì)。在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)見證，在第一時(shí)間進(jìn)行簽證，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)之后，再加蓋公章，并由相關(guān)的責(zé)任人現(xiàn)場(chǎng)簽字，完成以上規(guī)范化的操作流程之后，需要將合同及時(shí)歸檔，避免出現(xiàn)檔案遺漏的問題，有效規(guī)避不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（五）做好合同檔案歸類管理。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，合同檔案的歸類工作相對(duì)來(lái)說(shuō)較為繁瑣和復(fù)雜，需要相關(guān)的管理工作人員具備較強(qiáng)的耐心以及足夠的毅力，保障合同檔案的高效率、高質(zhì)量。歸類是確保事業(yè)單位常規(guī)化工作穩(wěn)定向前推進(jìn)的重要基礎(chǔ)。針對(duì)合同檔案展開科學(xué)合理的歸類，能夠促使檔案規(guī)管理質(zhì)量全面提升，確保檔案的利用價(jià)值逐步優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量質(zhì)的飛躍。在合同類檔案管理工作方面，相關(guān)工作人員可以依照事業(yè)單位內(nèi)部部門展開分類，將合同的具體簽訂材料、變更材料以及終止材料展開集中管理，避免相關(guān)資料分散，有效規(guī)避和其他案卷出現(xiàn)混淆的問題?？梢砸勒諜n案管理部門的分類習(xí)慣，對(duì)其展開統(tǒng)一編號(hào)，例如可以按照科室名稱的縮寫字母、保存期限合同、簽訂日期以及合同的具體編號(hào)來(lái)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。在展開檔案分類工作時(shí)，需要先將合同依照年度來(lái)進(jìn)行劃分，再依照不同部門的職能進(jìn)行劃分，最后依照檔案的保管日期進(jìn)行劃分，最終構(gòu)建出一套行之有效的歸檔辦法，以方便相關(guān)工作人員對(duì)其進(jìn)行檢索。另外，還可以依照檔案的類型選擇不同的檔案管理模式，基建檔案中需要通過(guò)紙質(zhì)版和電子版兩種保存模式互相結(jié)合，將單位的基建狀況、項(xiàng)目建設(shè)水平、基礎(chǔ)設(shè)施的資金、人力投入等記錄清晰，為財(cái)務(wù)部門和相關(guān)行政部門提供必要的信息需求；聲像類檔案需要將其保存在檔案系統(tǒng)中，做好檔案的存儲(chǔ)和備份，以備不時(shí)之需；文書類檔案需要分門別類進(jìn)行歸檔，也可以在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)掃描存儲(chǔ)為電子檔案。

（六）實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化,提升服務(wù)效率。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速進(jìn)步，我國(guó)也正式進(jìn)入到新媒體時(shí)代，能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾提供更為豐富多樣的生活和工作體驗(yàn)，也進(jìn)一步促使我國(guó)的檔案信息化管理工作發(fā)展進(jìn)程逐步加速。將信息技術(shù)使用在合同檔案管理工作中，應(yīng)該通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)其展開輔助管理，構(gòu)建出電子化的管理檔案，并運(yùn)用信息技術(shù)自身所具備的強(qiáng)大查閱檢索功能，促使檔案管理工作以及后續(xù)的合同檔案資料利用變得更為明朗。事業(yè)單位需要對(duì)信息技術(shù)和傳統(tǒng)合同檔案管理模式之間展開深度融合，建立健全檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案運(yùn)用、檔案檢索等相關(guān)工作的信息化，保障檔案電子管理機(jī)制的優(yōu)化，構(gòu)建更為數(shù)字化、電子化的檔案管理體系，保障合同檔案管理工作高效率、高質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)保駕護(hù)航。

（七）注重投入，完善設(shè)施。設(shè)立專業(yè)的檔案管理庫(kù)房，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理室，保障在檔案管理工作中辦公、閱檔、庫(kù)房獨(dú)立化，除了將現(xiàn)階段的檔案進(jìn)行存放之外，還可以保留未來(lái)5年的檔案存儲(chǔ)余量。投入足夠的資金添置與檔案管理相關(guān)的設(shè)備，保障整個(gè)檔案管理環(huán)境的完善性，真正實(shí)現(xiàn)防火、防潮、防塵，避免出現(xiàn)檔案文書資料破損、褪色等問題。與此同時(shí)，還需要配置數(shù)碼相機(jī)、中央空調(diào)、溫濕度計(jì)等設(shè)備。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，進(jìn)一步優(yōu)化合同檔案的管理水平是事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路，因此需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的發(fā)展，保障長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，將信息技術(shù)作為依托，保障信息檔案移交、歸檔、分類、管理等相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并將規(guī)范化管理制度作為保障，有效落實(shí)各類管理責(zé)任，幫助事業(yè)單位減少不必要的法律糾紛，以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。