新冠肺炎疫情防控檔案管理工作研究
——以南通市通州區(qū)為例

文/江蘇省南通市通州區(qū)人才服務(wù)中心衛(wèi)生分中心 曹熠煒

自新冠肺炎疫情爆發(fā)以來(lái)，全國(guó)人民在以習(xí)近平同志為核心的黨中央的正確領(lǐng)導(dǎo)下，上下同心、眾志成城、守望相助，有力遏制了疫情的擴(kuò)散。新冠肺炎疫情防控工作的迅速啟動(dòng)，衍生了大量的疫情防控文件材料，做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作，對(duì)總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)、對(duì)醫(yī)學(xué)科研攻關(guān)等方面提供了重要參考。筆者作為南通市通州區(qū)疫情防控指揮部的檔案管理者，結(jié)合通州新冠肺炎疫情防控檔案工作實(shí)際，研究分析疫情防控檔案的內(nèi)涵和必要性，針對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案工作中存在的問(wèn)題，就加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作進(jìn)行探討研究。

一、新冠肺炎疫情防控檔案工作的內(nèi)涵

新冠肺炎疫情防控檔案是指：在疫情防控工作中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的材料，包括成立疫情防控指揮部（含指揮部辦公室、專項(xiàng)工作組）、成員名單和職責(zé)分工、工作部署、應(yīng)急方案、相關(guān)政策等；領(lǐng)導(dǎo)同志的指示批示和重要講話、匯報(bào)與總結(jié)、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記；疫情防控指揮部召開、參加的重要會(huì)議相關(guān)材料；疫情防控指揮部（含指揮部辦公室、專項(xiàng)工作組）印發(fā)的文件正本和定稿（含簽發(fā)稿）；疫情統(tǒng)計(jì)；募捐與捐贈(zèng)；輿情處置與新聞宣傳；各類獎(jiǎng)懲；其他有關(guān)材料。

隨著新冠肺炎疫情的持續(xù)出現(xiàn)，要積極主動(dòng)適應(yīng)疫情防控“常態(tài)化”工作。務(wù)必要加快開展新冠肺炎疫情檔案管理工作，切實(shí)為疫情防控起到良好的資料支撐作用；務(wù)必要將新冠肺炎疫情檔案工作提升到一個(gè)新的層面，對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案采取更規(guī)范、更嚴(yán)格的管理，從而提高新冠肺炎疫情檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的必要性

（一）為未來(lái)提供歷史記載。新冠肺炎疫情防控檔案是抗擊疫情的原始記錄，真實(shí)反映疫情防控的規(guī)律和特點(diǎn)。每一份文件，每一張照片，每一枚獎(jiǎng)牌，每一段視頻，都能動(dòng)態(tài)體現(xiàn)新冠肺炎疫情的變化發(fā)展及防疫政策的與時(shí)俱進(jìn)，都能生動(dòng)展示通州區(qū)人民迎難而上、同舟共濟(jì)、共克時(shí)艱的抗疫歷史，都能深刻反映其為全國(guó)抗擊新冠肺炎疫情作出的犧牲和貢獻(xiàn)，充分弘揚(yáng)偉大的抗疫精神。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供防疫參謀。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！毙鹿诜窝滓咔榉揽貦n案可以為有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息支持、政策參考、經(jīng)驗(yàn)借鑒，從而有利于科學(xué)分析、全面總結(jié)，為區(qū)領(lǐng)導(dǎo)提供“參謀”和“助手”服務(wù)，進(jìn)而采取有效措施，積極應(yīng)對(duì)疫情防控。

（三）為新冠病毒醫(yī)學(xué)研究提供依據(jù)。新冠肺炎疫情防控檔案是研究新冠病毒的第一手資料，有助于衛(wèi)生專家分析疫情的規(guī)律、特點(diǎn)和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)；有助于政府科學(xué)制定相關(guān)衛(wèi)生政策；有助于科研人員加速研發(fā)疫苗和治療方法；有助于人民群眾早日擺脫新冠病毒帶來(lái)的威脅，為預(yù)防未來(lái)的流行病做好準(zhǔn)備。

三、新冠肺炎疫情防控檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不足。2020年初，新冠肺炎疫情爆發(fā)，隨后持續(xù)傳播，蔓延全球，南通市通州區(qū)相繼發(fā)現(xiàn)確診病例。突如其來(lái)的新型冠狀病毒，嚴(yán)重影響了人民生活和社會(huì)秩序，極大影響了黨和社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。一是全區(qū)處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，戰(zhàn)線拉得長(zhǎng)，涉及面較廣，全身心投入疫情防控工作，從而容易忽略疫情防控檔案工作的收集整理。二是組建的臨時(shí)組織機(jī)構(gòu)，分工不明確，職責(zé)不清晰，協(xié)作不流暢，容易帶來(lái)工作上的“慢梗阻”。三是缺乏完善的工作制度與辦法，無(wú)法確保檔案工作有效執(zhí)行。

（二）檔案人才缺位。通州區(qū)早期新冠肺炎疫情防控指揮部集中辦公架構(gòu)中，沒(méi)有明確固定人員進(jìn)行疫情防控收發(fā)文，沒(méi)有落實(shí)專人負(fù)責(zé)疫情防控檔案管理工作。同時(shí)，輪動(dòng)的工作人員也不具備基本的檔案知識(shí)和相應(yīng)的信息化能力，無(wú)法規(guī)范做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作。另外，各鎮(zhèn)街、各部門、各醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理者存在相互銜接不暢，疫情檔案管理知識(shí)匱乏的問(wèn)題，對(duì)疫情防控檔案管理工作的實(shí)施處于留白狀態(tài)。

（三）收集難度較大。首先是面廣量大。通州區(qū)設(shè)有新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控指揮部，從一開始的指揮部下設(shè)1辦4組（1個(gè)指揮部辦公室，4個(gè)專項(xiàng)工作組），后續(xù)擴(kuò)充為1辦17組（1個(gè)指揮部辦公室，17個(gè)專項(xiàng)工作組），14個(gè)鎮(zhèn)街分設(shè)地方疫情防控指揮部。這在無(wú)形中要求新冠肺炎疫情防控檔案工作涉及三個(gè)層面：一是區(qū)級(jí)疫情防控指揮部，二是各鎮(zhèn)街各部門，三是各醫(yī)療衛(wèi)生單位。疫情防控檔案的來(lái)源涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜、工作量大的問(wèn)題。其次是時(shí)間跨度長(zhǎng)。有人錯(cuò)誤地以為新冠肺炎疫情會(huì)像2003年的SARS（非典型肺炎）那樣，在數(shù)月后的夏天，病毒因高溫自行消失，新冠肺炎疫情也會(huì)在2020年夏季自行消滅。但新冠肺炎病毒在高溫環(huán)境中傳播能力并未減弱，病毒變異毒株已超1000個(gè)，疫情發(fā)展持續(xù)發(fā)展，呈現(xiàn)多地局部爆發(fā)和零星散發(fā)的態(tài)勢(shì)，新冠肺炎疫情防控工作進(jìn)入常態(tài)化階段，疫情防控檔案工作也隨之同時(shí)進(jìn)行。

（四）檔案利用落后。新冠肺炎疫情被認(rèn)定為突發(fā)公共衛(wèi)生事件，屬于國(guó)家保密范疇。因涉密程度高，未經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得向社會(huì)、媒體公布。通州區(qū)新冠肺炎疫情防控檔案中涉及部分涉密信息，有上級(jí)涉密文件，如國(guó)家、省、市等機(jī)要文件，也有本級(jí)的涉密信息，例如疫情信息（流調(diào)報(bào)告、確診病例報(bào)告單、疫情統(tǒng)計(jì)等）。在現(xiàn)行使用工作中，存在僅供政府部門查看疫情防控檔案材料、對(duì)檔案利用過(guò)分謹(jǐn)慎的問(wèn)題，使大量有價(jià)值的檔案信息失去保存意義。

四、加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案工作的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，完善管理體系。1.要強(qiáng)化檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要提高政治站位，充分認(rèn)識(shí)新冠肺炎疫情防控檔案工作的重要意義，把疫情防控檔案工作作為一項(xiàng)重要政治任務(wù)進(jìn)行督察；要強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，樹立全局意識(shí)，將新冠肺炎疫情防控檔案管理工作與常態(tài)化疫情防控工作共同謀劃、部署和推進(jìn)，形成工作合力，確保新冠肺炎疫情防控檔案管理工作做實(shí)、做細(xì)、做到位。全體工作人員要深化檔案意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案工作不是一個(gè)人的事情，也不是一個(gè)部門的責(zé)任，而是人人都需要關(guān)心、人人都需要重視的事業(yè)，要以高度的責(zé)任感和使命感，在思想上和行動(dòng)上統(tǒng)一起來(lái)，抓好新冠肺炎疫情防控檔案工作。2.優(yōu)化疫情防控檔案管理工作機(jī)制。在合理分工的基礎(chǔ)上，構(gòu)建上下貫通、執(zhí)行有力、運(yùn)行通暢的疫情防控檔案管理工作體制機(jī)制。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，成立新冠肺炎疫情防控檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立新冠肺炎疫情防控檔案管理組織體系，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、移交工作。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理工作機(jī)制，全流程跟蹤收集，邊形成邊收集，確保疫情防控工作開展到哪里，文檔收集就跟進(jìn)到哪里。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理監(jiān)督考核機(jī)制，將疫情防控檔案管理工作納入單位年度考核，嚴(yán)格落實(shí)安全保密責(zé)任，堅(jiān)決杜絕失泄密情況發(fā)生，對(duì)于不按時(shí)做好疫情防控檔案收集、整理、移交，造成檔案散失的，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理工作及時(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案工作中發(fā)現(xiàn)一般性問(wèn)題由指揮部辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)解決，復(fù)雜問(wèn)題由指揮部辦公室牽頭組織相關(guān)專項(xiàng)工作組進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，并抓好跟蹤督辦，做到件件有落實(shí)，事事有回音。3.建立科學(xué)合理的疫情防控檔案工作制度。根據(jù)新冠肺炎疫情防控檔案相關(guān)責(zé)任主體的職責(zé)，明確細(xì)化疫情防控檔案資料收集范圍、收集流程、整理標(biāo)準(zhǔn)等，建立有針對(duì)性的新冠肺炎疫情防控檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，明確工作分工，規(guī)范業(yè)務(wù)要求；建立新冠肺炎疫情防控檔案安全制度，完善應(yīng)急預(yù)案，強(qiáng)化安全責(zé)任落實(shí)，確保疫情防控檔案安全保密工作；建立新冠肺炎疫情防控檔案責(zé)任制度，明晰責(zé)任落實(shí)方式與嚴(yán)肅責(zé)任追究，有助于強(qiáng)化疫情防控檔案管理的責(zé)任落實(shí)。

（二）加強(qiáng)能力建設(shè)，打造復(fù)合人才。1.穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍。保持檔案管理者的相對(duì)穩(wěn)定，對(duì)于做好檔案管理工作，更好地服務(wù)疫情防控、服務(wù)社會(huì)起到積極的促進(jìn)作用。各部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位、疫情防控指揮部辦公室指定專人、明確職責(zé)，自上而下打造一支政治覺(jué)悟高、職業(yè)素養(yǎng)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案人員隊(duì)伍。當(dāng)出現(xiàn)人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間通過(guò)老帶新、師傅帶徒弟的方式，在干中學(xué)、在學(xué)中干，力爭(zhēng)使每一位新檔案管理者都能夠受到系統(tǒng)、規(guī)范的實(shí)踐操作學(xué)習(xí)，從而保持工作上的連續(xù)性，有效落實(shí)疫情防控檔案工作。2.加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通管理能力。檔案管理者要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視和支持，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作中遇到的問(wèn)題，從而及時(shí)準(zhǔn)確解決問(wèn)題。要加強(qiáng)各專項(xiàng)工作組之間的協(xié)調(diào)溝通，要求各組聯(lián)絡(luò)員至區(qū)指揮部辦公室集中辦公，做好工作組文件流轉(zhuǎn)、專組信息及時(shí)匯總上報(bào)和政策文件的上傳下達(dá)等工作。各鎮(zhèn)街、各部門、各醫(yī)療衛(wèi)生單位聯(lián)絡(luò)員一并落實(shí)專人，加強(qiáng)日常管理，認(rèn)真履行職責(zé)，充分利用電話、手機(jī)、電腦等適宜方式，保障文件材料的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。要注重與相關(guān)職能部門工作人員的溝通，學(xué)會(huì)從檔案室走出去，通過(guò)與部門之間的協(xié)調(diào)溝通，全面掌握、實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)部門新冠肺炎疫情防控檔案資料實(shí)際的變化狀況，形成各負(fù)其責(zé)、齊抓共管的工作格局，持續(xù)豐富和完善檔案內(nèi)容，促使新冠肺炎疫情防控檔案質(zhì)量有效提升。3.打造復(fù)合型檔案專業(yè)人才。努力適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的需要，培養(yǎng)造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)，既掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，又熟悉新冠肺炎疫情防控檔案整理規(guī)范及操作流程的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。區(qū)疫情防控指揮部辦公室、區(qū)檔案局、區(qū)檔案館按照《江蘇省重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》規(guī)定，落實(shí)專人加強(qiáng)督促，指導(dǎo)責(zé)任單位做好疫情防控文書類、聲像類、實(shí)物類、電子文件類等歸檔文件材料的建檔工作。同時(shí)，通過(guò)組織對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行疫情防控檔案工作培訓(xùn)，針對(duì)新冠肺炎疫情防控文件歸檔的總體要求、歸檔范圍、整理規(guī)則、保管期限、移交事項(xiàng)、進(jìn)館上架等方面進(jìn)行專題指導(dǎo)。各個(gè)層面的檔案管理者通過(guò)培訓(xùn)，理論聯(lián)系實(shí)際，邊學(xué)邊干，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

（三）加強(qiáng)收集管理，豐富檔案資源。1.主動(dòng)收集，開展全方位、多層次、多角度立體化歸集整理。區(qū)疫情防控指揮部辦公室、各鎮(zhèn)（區(qū)、園、街道）、各有關(guān)部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位制訂適應(yīng)自身情況的歸檔文件材料具體收集范圍，做好疫情管控、醫(yī)療救治、人員調(diào)配、物資保障等過(guò)程中形成的歸檔文件材料的積累，堅(jiān)持全過(guò)程、全方位、全載體收集，確保疫情防控檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，形成條理清晰、架構(gòu)完整、內(nèi)容翔實(shí)的檔案工作記錄。相關(guān)職能部門、單位要積極配合區(qū)疫情防控指揮部各專項(xiàng)工作組形成的疫情檔案資料，于疫情穩(wěn)定后60日內(nèi)向區(qū)疫情防控指揮部辦公室移交，作為專門檔案集中管理。在疫情防控阻擊戰(zhàn)取得階段性勝利后，區(qū)疫情防控指揮部辦公室將規(guī)范收集整理好的疫情檔案資料整體向區(qū)檔案館移交。各鎮(zhèn)（區(qū)、園、街道）、區(qū)各有關(guān)部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位于疫情穩(wěn)定后60日內(nèi)將規(guī)范收集整理后的疫情檔案資料向本部門、本單位綜合檔案室移交，歸入文書檔案集中管理。2.兜底收集，補(bǔ)充相關(guān)應(yīng)急性、系統(tǒng)性、專業(yè)性檔案收集。區(qū)疫情防控指揮部辦公室、各鎮(zhèn)（區(qū)、園、街道）、各部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位在做好文書檔案工作的同時(shí)，要拓寬和豐富征集渠道，及時(shí)跟進(jìn)、積極征集照片、音視頻、憑證性實(shí)物等各種門類和載體的文件材料（包括電子數(shù)據(jù)），特別是疫情防控關(guān)鍵領(lǐng)域、重大事件、典型人物的原始記錄，例：援鄂、援揚(yáng)、援蘇等醫(yī)務(wù)工作者的抗疫材料，充實(shí)豐富疫情防控檔案，記錄保存時(shí)代風(fēng)采和感人事跡。

（四）注重開發(fā)利用，發(fā)揮資政作用。1.突出利用，做好查檔服務(wù)。在確保檔案安全紅線的基礎(chǔ)上，樹立為人民服務(wù)的意識(shí)，熱情接待查閱者，充分滿足查檔需求。采用快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滿足部門的需求，提高檔案的信息化水平，實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案資源的共享，線上線下雙途徑盡力滿足不同利用者的需求，使疫情檔案信息發(fā)揮最大化利用價(jià)值。2.及時(shí)匯編，提供防控保障。根據(jù)疫情防控需要，組織專業(yè)編研人員，匯總疫情防控檔案資料，深挖疫情防控檔案信息資源，形成高質(zhì)量史料和資政參考，及時(shí)報(bào)告各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參閱，精準(zhǔn)地為黨和政府提供決策參謀，為以后處理類似突發(fā)事件提供重要參考，有效發(fā)揮疫情防控檔案的輔政作用。積極推進(jìn)檔案資源開發(fā)工作，融合線上線下宣傳媒體，通過(guò)制作檔案紀(jì)錄片、微視頻，舉辦專題展覽等方式，加大防控檔案宣傳，普及疫情防控知識(shí)，引導(dǎo)群眾積極配合，科學(xué)參與疫情防控。

五、結(jié)語(yǔ)

堅(jiān)持常態(tài)化“外防輸入、內(nèi)防反彈”的形勢(shì)下，新冠肺炎疫情防控檔案必須適應(yīng)新時(shí)代、新要求，加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作，必須遵循檔案管理工作規(guī)律，主動(dòng)作為、科學(xué)作為，確保新冠肺炎疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，齊全完整，更好地發(fā)揮好檔案總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律、延續(xù)歷史、發(fā)展事業(yè)的重要作用。