檔案鑒定工作中存在的問題及優(yōu)化策略

文/呂梁市人民政府辦公室 劉幸幸

隨著時間的推移，檔案的數(shù)量、質量、館藏面積、檔案載體等相互之間的矛盾逐漸凸顯，為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，需要進一步提升檔案從業(yè)人員對檔案鑒定工作的認知，更好地推進檔案管理工作的開展。

一、檔案鑒定工作的含義和意義

（一）檔案鑒定的含義。檔案的鑒定是指檔案從業(yè)人員對檔案的真?zhèn)芜M行鑒定，并對相關檔案的價值進行科學評定，最終將具備存檔價值的相關檔案進行妥善保存，將不需要保存的檔案進行科學銷毀，其目的是更好地解決單位檔案的存毀問題。檔案鑒定工作貫穿于整個檔案管理的全過程，決定著檔案管理工作的質量和數(shù)量，對檔案事業(yè)的科學健康發(fā)展起著至關重要的作用。總而言之，檔案鑒定工作就是通過評判檔案價值對檔案的存毀進行科學認定的一種手段，其目的是更好地實現(xiàn)檔案的科學合理保存。

（二）檔案鑒定工作的意義。隨著時間的推移，各單位檔案的存量與館藏室有限面積的矛盾日益凸顯，用于專門存儲檔案的空間變得越來越窄，檔案鑒定工作的價值在此時開始彰顯，從事檔案管理的工作人員按照已經(jīng)制訂的相關標準對檔案的價值進行科學鑒定，通過科學的管理，有價值的檔案能夠更好地被使用者查閱和利用，既能降低檔案管理工作的錯誤發(fā)生率，也能有效提升檔案的綜合服務水平，即使在意外發(fā)生時，也能實現(xiàn)檔案的迅速搶救和轉移，降低重要檔案的損壞風險。

二、檔案鑒定工作需要把握的原則

（一）全面原則。開展檔案價值鑒定，要做到單位需要與社會需要的有機結合，以便對檔案價值進行全面的研究和判斷。要明確各檔案之間的聯(lián)系，將有價值的檔案形成一個有機的整體，進行分門別類的鑒定，既要鑒定每一份檔案的單獨價值，也要研判一系列關聯(lián)檔案的整體價值，這樣才能對相關檔案進行更好地保存。要多層次、多角度、多方面對保存檔案的相關社會需求進行科學研判，做到本單位需求與社會發(fā)展需要相結合、眼前需求與長遠需求相結合、工作需求與科研需求相結合、發(fā)展需求與編史修志相結合、歷史環(huán)境與現(xiàn)實需求相結合。

（二）發(fā)展原則。對于檔案本身而言，其具備時效性與拓展性相結合的特點，一些檔案可能在現(xiàn)階段無法發(fā)揮其應有的價值，但是隨著時間的推移，這一部分檔案的價值將逐漸顯現(xiàn)，將對社會和單位發(fā)展起到相應作用。因此，檔案管理從業(yè)人員在對相關檔案進行鑒定時要立足當下，著眼未來，做好檔案的鑒定、歸檔和保存，在滿足單位現(xiàn)階段發(fā)展需要的同時，為單位和社會未來發(fā)展提供更好的服務。

（三）重要原則。由于檔案管理從業(yè)人員立場不同，所以對檔案的價值鑒定或多或少會存在一定的偏差，所以在對檔案價值進行鑒定時，必須嚴格參照《檔案法》和相關規(guī)定對檔案的實際價值進行鑒定，判斷各種檔案的重要性、存檔期和存毀問題。對于一些重要檔案，按照要求進行有序歸檔、永久保存，對一些需定期保存的檔案進行入庫，過期檔案或者沒有價值的檔案應該按照相關標準進行統(tǒng)一處理或銷毀。

（四）效益原則。開展檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財力，如果對檔案進行鑒定時沒有效益觀念，檔案的價值無法得到有效鑒定，可能導致大量沒有價值的檔案堆積，增加檔案管理成本的同時，浪費大量的人力、物力和館藏空間，給國家、人民和單位帶來沉重的負擔，一些有價值的檔案可能因為檔案過多被淹沒，甚至被錯誤銷毀，社會價值無法得到有效發(fā)揮。因此，在開展檔案鑒定工作時，需要充分考慮檔案管理的效益，實現(xiàn)成本、投入與檔案效益的有機結合，以便更好地發(fā)揮檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。

三、檔案鑒定工作存在問題

（一）檔案鑒定存在流于形式的現(xiàn)象。隨著社會的不斷進步，各種社會管理活動數(shù)量明顯增加，檔案管理從業(yè)人員負擔日益加重，加上檔案鑒定工作本身的不可逆性和存在一定難度等原因，檔案從業(yè)人員在開展檔案鑒定工作時沒有嚴格按照相關的規(guī)章制度落實檔案鑒定職責，導致規(guī)章制度貫徹落實不到位。同時，由于各種因素制約，前期未鑒定和到期應銷毀的檔案沒有及時處理，加上每日大量增加的新檔案，給從事檔案鑒定的單位和從業(yè)者帶來了巨大的工作負擔，導致從業(yè)人員力不從心。檔案從業(yè)人員為了有效規(guī)避鑒定失誤的責任，在開展檔案鑒定工作時多數(shù)流于形式，最終造成大量檔案積壓在館藏室中，既無法優(yōu)化館藏空間，還可能導致有價值的檔案被無價值檔案淹沒，檔案價值無法發(fā)揮。

（二）檔案鑒定理論與實踐有待加強?！稒n案法》雖然規(guī)定了檔案保管期限，但一些比較熱門的專業(yè)檔案期限還沒有出臺，這些比較熱門的專門檔案不會因為相關保管期限沒有出臺而不增加，極有可能造成這些專門檔案嚴重積壓，最終影響檔案鑒定工作的順利開展?，F(xiàn)有的檔案管理工作條目與檔案激增數(shù)量矛盾突出，大大增加了檔案鑒定工作的難度。條目內容過多使用抽象和概括性詞匯，無法對檔案鑒定提供具體的標準，檔案管理從業(yè)人員無法準確地對相關檔案進行鑒定，檔案鑒定工作過程中容易出現(xiàn)隨意性，檔案價值和保存期限的劃分無法真正做到客觀、科學，檔案鑒定的整體質量無法得到有效保障。在實際操作過程中，由于檔案鑒定標準單一和條目內容的粗略，造成檔案管理工作人員在從事檔案鑒定工作時無法準確對檔案的證據(jù)和情報價值進行科學鑒定，檔案的永久性無法得到保證，一些新增檔案的鑒定只能參照舊的標準執(zhí)行，等到這些檔案日益增多，重復性勞動將不可避免。單位和檔案從業(yè)人員為了避免這種重復性勞動，多數(shù)會選擇暫停新檔案的鑒定等標準出臺。總之，檔案鑒定理論與實踐的不協(xié)調，制約了檔案鑒定事業(yè)的發(fā)展，也影響了檔案鑒定的綜合成效。

（三）檔案鑒定標準和組織有待完善。就我國現(xiàn)行的檔案鑒定標準來看，在設計上存在一定缺陷，在時效劃分上跨度較大，部分標準相對模糊和粗糙，部分條款語言用詞相對抽象，內容的鑒定標準相對單一，造成檔案從業(yè)人員無法準確鑒定檔案價值。近年來，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，電子檔案的數(shù)量急劇增加，未來還會成倍增加，相較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案受內容、格式、編排、元數(shù)據(jù)、物理結構、邏輯關系、背景信息、存儲位置、相關參數(shù)、背景信息等各種因素限制，電子檔案的價值和保存相對來說更加復雜多樣，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或破壞，可能導致整個電子檔案失去可讀性。因此，國家有必要結合當前電子檔案的特征和發(fā)展實際，及時出臺相應的法律法規(guī)來規(guī)范電子檔案的鑒定、保存和利用。此外，個別單位的檔案管理部門為象征性機構，檔案管理的從業(yè)人員多為其他科室抽調的內勤人員，沒有配備專職和專業(yè)的檔案鑒定工作者，組織的隨意性和臨時性阻礙了檔案鑒定事業(yè)的發(fā)展，如果無法從根本上解決檔案管理存在的組織結構問題，將對單位檔案管理工作的開展產(chǎn)生不利影響。

（四）檔案鑒定從業(yè)人員素質有待提升。就檔案鑒定工作的性質而言，檔案鑒定是一項難度相對較大的工作，需要檔案鑒定人員具備較強的業(yè)務素質和專業(yè)的知識水平。但就許多單位檔案管理從業(yè)人員來看，大多數(shù)從事檔案鑒定的從業(yè)人員是從單位部門抽調而來，有的人員是兼職狀態(tài)，專業(yè)的檔案鑒定從業(yè)者數(shù)量嚴重缺乏，很難滿足當前檔案管理工作的需要。此外，檔案鑒定從業(yè)者由于專業(yè)不對口，沒有切實掌握檔案鑒定的相關知識；受檔案鑒定從業(yè)者崗位的不確定性、風險規(guī)避意識強、存檔和銷檔意識弱、缺乏效益意識等因素制約，導致經(jīng)驗積累缺乏連續(xù)性，綜合素質提升比較困難，難以打開新局面。

四、檔案鑒定工作的優(yōu)化戰(zhàn)略

（一）努力提升檔案鑒定意識?，F(xiàn)在是信息化社會，各種信息資源充斥著人們的方方面面，其中包括有價值信息和垃圾信息。檔案鑒定作為判斷檔案價值的重要工作，能否鑒定檔案價值對推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展起著重要作用。國家、社會及與之相關的各單位都應該積極營造良好氛圍，進而有效提升社會和從業(yè)者的檔案鑒定意識，推動我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展。政府部門要加大對檔案鑒定工作宣傳的投入力度，充分借助新媒體、傳統(tǒng)媒體等宣傳檔案鑒定的重要性，積極營造良好的社會氛圍，有效提升檔案鑒定從業(yè)者和社會各界的檔案鑒定意識。單位要選配檔案鑒定專業(yè)人士，通過定期或不定期培訓來提升本單位檔案鑒定從業(yè)者的專業(yè)知識和技能，從思想上認識檔案鑒定的重要性。涉及檔案專業(yè)的期刊、報紙等要主動承擔起宣傳檔案鑒定的任務，讓從業(yè)者和單位更加明確檔案鑒定的意義和作用，有序推進檔案管理工作的順利開展。

（二）大膽創(chuàng)新檔案鑒定理論。檔案鑒定理論應該隨著社會經(jīng)濟發(fā)展而大膽創(chuàng)新。只有這樣，檔案鑒定理論才能更好地指導實踐，為檔案鑒定工作的開展打開新局面。要堅持樹立創(chuàng)新觀念，用發(fā)展的眼光來看待檔案鑒定工作，認真分析檔案鑒定工作各階段的發(fā)展特征，制訂科學的檔案鑒定方法，并結合實踐過程中反饋的意見來修訂，這樣既能豐富檔案鑒定理論，也能推動檔案鑒定工作有序開展。要建立科學的檔案鑒定機制，為嚴格落實檔案價值鑒定、檔案存放、檔案銷毀等相關工作提供制度保障。要做好檔案鑒定工作經(jīng)驗的收集與總結，跳出專家學者研究理論的限制，在廣泛收集一線檔案鑒定工作經(jīng)驗的同時，培養(yǎng)一批高素質、高水平的檔案鑒定從業(yè)者，更好地推動檔案鑒定理論與實踐相結合，這樣即能實現(xiàn)檔案鑒定理論的創(chuàng)新，也能更好地指導檔案鑒定工作的開展。

（三）完善檔案鑒定的組織與標準。檔案鑒定的組織與標準直接關系到檔案鑒定工作的實際成效。國家、地方、各行業(yè)、各單位都應該結合具體發(fā)展實際設置專門的檔案鑒定機構，形成一套比較完善的檔案管理體系，并且就檔案鑒定工作進行相互溝通交流，共同推動檔案鑒定事業(yè)的發(fā)展。要充分結合社會經(jīng)濟發(fā)展的實際情況，及時調整檔案中涉及市場經(jīng)濟的相關內容和鑒定標準，確保市場經(jīng)濟下的檔案鑒定工作程序更加標準和規(guī)范，更好地開展檔案鑒定工作。要進一步健全和完善現(xiàn)有檔案鑒定標準，細化檔案鑒定的價值標準，增加檔案鑒定的效益原則，確保檔案鑒定工作更加準確、科學、可靠。要進一步在現(xiàn)有的法律和規(guī)章制度上明確檔案實施的具體流程和相關規(guī)定，具體化解檔案鑒定條款中的模糊概念，明確有價值檔案的存檔時間和需要銷毀處理檔案的具體流程，切實增強檔案管理的可操作性，為檔案管理者“松綁”，為檔案館藏室“減壓”。

（四）增強檔案鑒定人員的綜合素質。檔案鑒定人員作為檔案鑒定工作的主體，其人員素質的高低直接關系到整個檔案鑒定工作的質量。國家、地方、各行業(yè)、各單位要高度重視檔案鑒定的人才隊伍建設，根據(jù)實際發(fā)展多方引進專業(yè)的檔案管理人員，提升原有的檔案鑒定水平。同時，加大檔案鑒定人才的培養(yǎng)投入，定期或不定期組織檔案管理者開展檔案鑒定及相關的專業(yè)知識學習，實現(xiàn)檔案鑒定人才的知識和技能更新，增強他們的綜合能力。要牢固樹立效益意識，協(xié)調好檔案鑒定與其余各項工作之間的關系，實現(xiàn)彼此之間的相互配合與合作，保障檔案管理工作的有序開展。要健全和完善檔案管理的獎懲制度，嚴格落實檔案管理責任，獎罰分明，充分調動檔案鑒定從業(yè)者的工作積極性，有效提升檔案鑒定的綜合效率。