大數(shù)據(jù)時(shí)代水利企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)管理

文/甘肅省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司 王靜媛

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，現(xiàn)有水利企業(yè)科技檔案數(shù)量與種類已經(jīng)變得越來越多，水利企業(yè)科技檔案的價(jià)值有待進(jìn)一步開發(fā)，傳統(tǒng)的科技檔案管理形式已經(jīng)無法滿足水利企業(yè)發(fā)展的需要。水利企業(yè)科技檔案的種類以及數(shù)量也在不斷增長，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式亟待升級(jí)與優(yōu)化?？傮w而言，企業(yè)科技檔案管理工作正朝著現(xiàn)代化與智能化的方向發(fā)展，廣大企業(yè)科技檔案管理人員應(yīng)該重視自身的工作，更好地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

一、水利企業(yè)科技檔案概述

（一）科技檔案。科技檔案是甘肅省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司的重要信息資源，包含企業(yè)的管理、經(jīng)營、生產(chǎn)、交流等眾多內(nèi)容。在生產(chǎn)流程中需要及時(shí)存儲(chǔ)，方便日后對(duì)外交流合作、企業(yè)自身經(jīng)驗(yàn)提取、同時(shí)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的過程資料存檔也是對(duì)企業(yè)員工的一種無形保護(hù)，甚至對(duì)特色水利項(xiàng)目的管理功不可沒，是為后人留下的一筆財(cái)富。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化檔案建設(shè)迫在眉睫。

（二）水利科技檔案的特點(diǎn)。1.較強(qiáng)的專業(yè)性。水利行業(yè)的發(fā)展是老一輩工作者通過野外勘測(cè)、設(shè)計(jì)、實(shí)施等一系列扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)提升的結(jié)果，其中要存貯的內(nèi)容相對(duì)較多較雜，是針對(duì)特殊領(lǐng)域的研究與實(shí)驗(yàn)結(jié)果。水利項(xiàng)目從測(cè)量與地質(zhì)部門的勘測(cè)數(shù)據(jù)到設(shè)計(jì)階段的項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、初步設(shè)計(jì)等對(duì)比方案研究，其中還穿插著試驗(yàn)檢測(cè)、水利工程、電氣化等不同專業(yè)的配合，從而體現(xiàn)在施工圖階段的各項(xiàng)圖紙與報(bào)告等成果中，甚至水利項(xiàng)目的專項(xiàng)驗(yàn)收，都要求水利檔案存儲(chǔ)的精簡性、專業(yè)性。2.多樣化特點(diǎn)。水利企業(yè)的科技檔案涵蓋內(nèi)容較多，有著多樣化的特點(diǎn)。水利企業(yè)中因?yàn)樵O(shè)計(jì)模塊與方向不同，所承擔(dān)的各水利項(xiàng)目的要求也不同，進(jìn)而啟用的設(shè)計(jì)專業(yè)不同，例如：常規(guī)的水利項(xiàng)目，我們啟用測(cè)繪專業(yè)為輔、水利工程專業(yè)為主的方式配合生產(chǎn)；新能源項(xiàng)目我們啟用測(cè)繪專業(yè)為輔、電氣專業(yè)為主的方式配合生產(chǎn)。另外，針對(duì)測(cè)量與地質(zhì)專業(yè)，我們還設(shè)立專門的保密辦小組，專項(xiàng)地形圖、地質(zhì)圖由檔案室實(shí)施專人專責(zé)保密化管理，這樣的過程要求科技檔案的記錄更加多樣、更加困難。這對(duì)水利科技檔案的管理工作提出了更高的要求，增強(qiáng)了科技檔案的多樣化管理。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代水利企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)

企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)建立在多種學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)之上，是現(xiàn)代專業(yè)技術(shù)技能統(tǒng)籌與融合的產(chǎn)物，其在運(yùn)作的過程中，不僅需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的支持與配合，還需要建立相應(yīng)的系統(tǒng)，滿足企業(yè)運(yùn)營過程中科技檔案管理工作的橫向與縱向需求，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與信息化發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)分布數(shù)據(jù)庫的輔助下，科技檔案實(shí)現(xiàn)了信息資源的云存儲(chǔ)。在云存儲(chǔ)技術(shù)的輔助下，檔案信息數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的合理分配。當(dāng)用戶想提取科技檔案資源信息時(shí)，只需通過終端，利用業(yè)務(wù)服務(wù)管理層級(jí)功能模塊的控制層，即可實(shí)現(xiàn)檢索、安全等級(jí)評(píng)估等操作，提升科技檔案的管理效率與管理質(zhì)量。水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司自2010年啟用北京施惠特科技有限責(zé)任公司研發(fā)的信息系統(tǒng)辦公軟件，并通過ISO9001質(zhì)量認(rèn)證，成立至今，一直服務(wù)于工程建設(shè)領(lǐng)域企業(yè)級(jí)信息化建設(shè)。

三、水利企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想推動(dòng)企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)，必須對(duì)企業(yè)原有的檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新。如果企業(yè)的科技檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足信息化建設(shè)的需求，那么無法推動(dòng)科技檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展?；A(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息傳遞與交換的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)水利科技檔案資源信息共享的重要基礎(chǔ)。提升基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量，建設(shè)更加完善、可靠的基礎(chǔ)設(shè)施，有助于推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)水平的有效提升。甘肅省水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院成立于1958年，水電院檔案部門成立于1963年，為了更好地管控各個(gè)水利項(xiàng)目所產(chǎn)生的各階段、各專業(yè)的科技資料，如今我們按照三段式檔號(hào)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理：根據(jù)水利項(xiàng)目的地域分布，將項(xiàng)目一級(jí)劃分進(jìn)適合我們甘肅的8大流域（分別為：黃河、黑河、渭河、涇河、長江、黨河、渭河、石羊河），每個(gè)項(xiàng)目的各階段、各專業(yè)進(jìn)行二級(jí)劃分并給予代號(hào)，三級(jí)劃分為序列號(hào)。例如：檔號(hào)為黃308-0815-001的科技檔案可解讀為黃河流域第308個(gè)項(xiàng)目甘肅省引洮供水二期非農(nóng)業(yè)配套工程的施工圖階段（代號(hào)08），水工專業(yè)（代號(hào)15）的第1卷。我們有著大量的科技實(shí)體檔案作為基礎(chǔ)，隨著信息系統(tǒng)的啟用，將已有各個(gè)檔案條目錄入信息系統(tǒng)，完成檔案庫模塊的基礎(chǔ)信息建設(shè)，我們?cè)賹⒔?jīng)營源頭部分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，最終網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管控表現(xiàn)為經(jīng)營部門下達(dá)任務(wù)→線上管控、上傳各階段、各專業(yè)成果→線上歸檔，這三大步驟完美提升了企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)水平。

（二）綜合管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是保障科技檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要內(nèi)容，應(yīng)用系統(tǒng)也是收集、管理、應(yīng)用企業(yè)科技檔案資源信息的重要途徑，其與科技檔案信息化建設(shè)及服務(wù)管理的效果有著密切的關(guān)系。北京施惠特科技有限責(zé)任公司研發(fā)的信息管理系統(tǒng)具備多項(xiàng)不同的功能，大幅推動(dòng)了水利企業(yè)科技檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的全面化管理。其不僅推動(dòng)水利企業(yè)科技檔案管理水平的有效提升，還實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與水利企業(yè)辦公管理業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的有效對(duì)接。利用該信息管理系統(tǒng)，檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)歸檔與采集，大幅推動(dòng)電子檔案庫的智能化、自動(dòng)化、信息化發(fā)展。除此之外，該信息管理系統(tǒng)還具備訪問權(quán)限功能，能夠根據(jù)訪問人員的等級(jí)，提供不同范圍的閱檔與瀏覽權(quán)限。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)包括了電子文件的形成、電子文件的歸檔、電子檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、傳輸管理等方面內(nèi)容，針對(duì)上述內(nèi)容，制訂相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并進(jìn)行指導(dǎo)與實(shí)施，即為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是保障科技檔案管理信息化服務(wù)安全性與信息化建設(shè)成效的重要工作。

（四）信息資源的建設(shè)?？萍紮n案的信息資源建設(shè)由多部分內(nèi)容組成，其中包含了數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、數(shù)字化檔案的整理、電子文檔的采集與收入等方面工作。信息資源建設(shè)需要的時(shí)間較長，是一項(xiàng)持續(xù)性較強(qiáng)的工作。信息資源建設(shè)是深挖企業(yè)科技檔案價(jià)值的重要途徑，其能夠反映一個(gè)企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)水平。

（五）人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)的主要內(nèi)容是引進(jìn)與培養(yǎng)綜合型人才。隨著水電院檔案事業(yè)的發(fā)展，我們逐漸意識(shí)到檔案是一門學(xué)科，具有一定的專業(yè)性、技術(shù)性及較強(qiáng)的邏輯性，這就要求從事這門學(xué)科的人員必須具備一些基礎(chǔ)性的專業(yè)知識(shí)與保密意識(shí)。我們逐漸減少兼職人員，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力的鍛煉，如今水電院檔案室的專職人員共7人，包含1名副研究館員，3名館員、3名助理館員，分別從事統(tǒng)籌檔案管理、文書檔案、科技檔案、涉密檔案、實(shí)物檔案及其他類型檔案的管理。與此同時(shí)，全員助力檔案信息化建設(shè)，在公司信息平臺(tái)的幫助下，為日后數(shù)字化檔案室建設(shè)添磚加瓦。

四、推進(jìn)水利企業(yè)科技檔案的電子化

檔案電子化是推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的重要工作。檔案管理工作人員要加強(qiáng)原始電子檔案的接收與歸檔工作，重視企業(yè)內(nèi)部檔案的電子化歸檔工作。結(jié)合檔案的利用率與利用方式，有機(jī)融合檔案管理與業(yè)務(wù)處理。在開展企業(yè)科技檔案電子化工作的過程中，要結(jié)合后續(xù)檔案的使用需求，對(duì)檔案處理流程進(jìn)行優(yōu)化，可以在流程管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全過程信息化檔案管理?？萍紮n案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)專利、科研、項(xiàng)目檔案的電子歸檔，大幅減輕了檔案管理人員的工作量。

（一）強(qiáng)化水利檔案管理系統(tǒng)的安全性。檔案信息資源在應(yīng)用的過程中還存在著一些安全問題，機(jī)密檔案一旦被泄露，就會(huì)為水利企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。為解決水利企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的安全性問題，企業(yè)利用權(quán)限控制、訪問密碼等措施，提升檔案管理系統(tǒng)的安全性與機(jī)密性，為檔案信息資源的安全提供保障。企業(yè)員工均有個(gè)人賬號(hào)與密碼登錄信息管理系統(tǒng)。普通員工在登錄個(gè)人賬號(hào)后可在信息系統(tǒng)檔案庫模塊檢索與瀏覽已歸檔的各項(xiàng)目、各階段、各專業(yè)的科技檔案文件，檔案管理人員在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)時(shí)，需輸入自己的賬號(hào)與密碼，在系統(tǒng)核查無誤后，才能根據(jù)自己的權(quán)限，提取與整編檔案。例如：普通員工在完成電子借閱流程后，所需的電子科技檔案會(huì)自動(dòng)發(fā)送至借閱人的系統(tǒng)郵箱中；檔案管理人員在普通員工權(quán)限的基礎(chǔ)上，還具有整編檔案的權(quán)限，但沒有刪除檔案的權(quán)限；企業(yè)的管理人員擁有提取、整編、刪除等所有權(quán)限。充分利用檔案信息管理系統(tǒng)的身份驗(yàn)證功能、訪問權(quán)限功能、賬戶密碼功能，既能保障檔案信息資源的安全性，又能減少檔案管理人員的工作量。除此之外，還可以根據(jù)員工所處的部門不同，對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)不同部門員工開設(shè)不同檔案，設(shè)計(jì)部門的員工擁有提取項(xiàng)目檔案、技術(shù)圖紙等信息資源的權(quán)限，但不具有提取財(cái)務(wù)檔案、人力檔案的權(quán)限。檔案信息管理的系統(tǒng)大幅提升了用戶檢索與借閱電子檔案的效率，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式復(fù)雜的申請(qǐng)流程，信息化企業(yè)科技檔案管理模式效率更高。除此之外，為了避免用戶提取檔案后無意或惡意泄露檔案。檔案管理人員要嚴(yán)格控制的檔案的使用流程，對(duì)于密級(jí)程度較低的檔案，用戶完成借閱流程后允許下載檔案；對(duì)于密級(jí)程度較高的檔案，用戶需完成上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)及保密辦主任審批流程后，方可前往檔案室采用線下借出方式借閱；對(duì)于機(jī)密檔案，要求用戶必須執(zhí)行檔案申請(qǐng)流程，獲取機(jī)密檔案臨時(shí)使用許可后，在檔案管理人員的監(jiān)督下閱讀檔案。機(jī)密檔案嚴(yán)禁在線使用，不提供任何下載與保存手段?？偠灾?，企業(yè)要根據(jù)檔案機(jī)密性不同、員工權(quán)限不同，嚴(yán)格規(guī)定檔案的訪問權(quán)限。合理規(guī)劃檔案的開放區(qū)域，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)時(shí)記錄員工提取檔案、閱讀檔案、下載與保存檔案的臺(tái)賬記錄，跟蹤檔案文件的信息流，嚴(yán)格記錄檔案的流向，謹(jǐn)防檔案泄密事故。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力。檔案管理人員作為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的主體，其專業(yè)技術(shù)能力的高低將對(duì)信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率產(chǎn)生重要影響。檔案管理人員積極學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，將信息技術(shù)與檔案專業(yè)管理技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，通過不定期的信息管理檔案模塊升級(jí)，與施惠特公司數(shù)據(jù)處理專責(zé)人員保持聯(lián)系，通過傳幫帶的方式進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，完成信息技術(shù)的知識(shí)更新，我們還定期與甘肅省檔案局申請(qǐng)線下指導(dǎo)，參與檔案專業(yè)的繼續(xù)教育。我們?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部營造了良好的檔案管理氛圍，企業(yè)內(nèi)部始終堅(jiān)信科技檔案信息資源的安全與甘肅省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司的發(fā)展有著密切的關(guān)系。所以檔案管理人員在開展日常工作過程中，都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，愿意自覺地更新自身的專業(yè)技術(shù)能力，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的最新知識(shí)與技術(shù)，為企業(yè)科技檔案的安全保駕護(hù)航，推動(dòng)甘肅省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司健康可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

企業(yè)科技檔案與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)科技檔案呈現(xiàn)出了信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)由多部分內(nèi)容構(gòu)成，其包括了基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息資源、人才隊(duì)伍等多方面內(nèi)容。企業(yè)科技檔案管理人員從上述方面入手，從多方位推動(dòng)企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)。企業(yè)通過選擇合理的信息化建設(shè)路線、推動(dòng)企業(yè)科技檔案的電子化發(fā)展等，多方面措施推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量與效率得到提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。