企業(yè)項目合同管理的財務信息化建設

史曉艷 中國化工信息中心有限公司

一、項目合同管理企業(yè)財務信息化建設的重要作用

(一)提升財務核算效率，提高財務核算準確度

在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的時代，企業(yè)處在變化復雜的經(jīng)濟市場環(huán)境中，需要處理的業(yè)務財務數(shù)據(jù)呈爆炸式增長。財政部發(fā)布了《企業(yè)會計準則第14號—收入》準則，要求境內(nèi)企業(yè)最遲于2021年1月1日起開始施行新收入準則，新準則提出收入確認的“五步法模型”，從“識別合同”到“確認收入”，無不將合同條款的約定作為收入確認的重要考慮因素，因此，項目合同財務管理難度、復雜度、重要度大幅提升。建立項目合同管理財務信息化系統(tǒng)能有效彌補人力的不足，通過自動化、智能化、標準化管理提升財務核算效率，提高財務核算準確度。

(二)穿透業(yè)務財務管理，提升管理精細化水平

企業(yè)項目、合同管理作為比部門更細化的管理維度，貫穿于生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、庫存、人力、財務等各個環(huán)節(jié)，可以說管理好每一個項目、每一個合同，就管理好了企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務。建立項目合同系統(tǒng)可實現(xiàn)對項目合同全過程管理，將戰(zhàn)略目標、計劃分解細化到單個項目合同管理上，將標準化、規(guī)范化的項目合同管理活動由管理層推廣至業(yè)務基層，實現(xiàn)“一竿子到底”的穿透式管理模式，提升企業(yè)管理精細化水平。

(三)提高數(shù)據(jù)處理能力，輔助管理層分析決策

當前數(shù)字化背景下，管理層的決策越來越依靠財經(jīng)大數(shù)據(jù)分析結果，對數(shù)據(jù)報告全面性、完整性、及時性、準確性更加關注。按照傳統(tǒng)方法收集匯總、篩選整理、統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)報告，耗時長、時效性差、歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難，已經(jīng)不能滿足管理層及時決策需求。企業(yè)建立項目合同管理信息化系統(tǒng)可以有效提升數(shù)據(jù)處理分析能力，利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術提升對財務數(shù)據(jù)分析和處理的效率，為企業(yè)各項決策的制定提供科學、準確的數(shù)據(jù)報告。

(四)系統(tǒng)固化制度流程，降低企業(yè)財稅風險

企業(yè)為了實現(xiàn)內(nèi)控風險管理的需求，降低企業(yè)經(jīng)營財稅風險，會定期制定或修訂相應的管理制度并對現(xiàn)有的流程梳理、分析、優(yōu)化。為了鞏固一個階段的管理成果，需要對制度流程進行固化，而鞏固最好的手段就是信息化。企業(yè)建立項目合同管理信息系統(tǒng)，相關的制度、流程、資源就按照以固化的軟件系統(tǒng)運轉和配置，從“人控”到“機控”降低企業(yè)財稅風險。

二、項目合同管理企業(yè)財務信息化建設存在的問題

(一)企業(yè)信息化建設藍圖缺失、不明確、不清晰

有些企業(yè)的信息化建設頂層設計不明，企業(yè)信息化建設藍圖不明確、不清晰，表現(xiàn)出系統(tǒng)建設的隨意性、盲目性，信息化建設缺乏系統(tǒng)性、全局性和前瞻性，沒有時間表和路線圖。信息系統(tǒng)建設各責任部門各自為政，建設多個彼此獨立的系統(tǒng)或系統(tǒng)重復建設。

(二)項目合同管理與企業(yè)其他系統(tǒng)之間存在“信息孤島”問題

有些企業(yè)的信息化建設未能統(tǒng)一設計、管理，新上線的項目合同管理系統(tǒng)的建設未能從全局考慮，項目合同管理系統(tǒng)與企業(yè)各系統(tǒng)之間彼此獨立，主數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、接口不暢，業(yè)務基礎數(shù)據(jù)重復錄入，信息不能共享與交互，“信息孤島”問題嚴重。

(三)項目合同管理信息化建設與實際業(yè)務脫節(jié)

有些企業(yè)的項目合同管理信息化建設主要由IT技術人員主導，關注系統(tǒng)實現(xiàn)技術、產(chǎn)品功能、軟件先進性和完備性，而常常忽略了“要解決什么問題？要提高那些方面的效率？要實現(xiàn)什么樣的管理目標？”等最主要需求。在信息化建設初期，沒有經(jīng)過詳細的業(yè)務需求調研，沒有研究、分析項目合同管理問題的癥結，只是用系統(tǒng)的處理邏輯和功能去生搬硬套企業(yè)的項目合同管理流程，把手工處理變?yōu)橛嬎銠C處理，完全基于軟件功能的實施，而不是基于流程優(yōu)化、管理提升的實施，與實際業(yè)務嚴重脫節(jié)。

(四)項目合同管理信息化建設“重上線、輕運用”

有些企業(yè)項目合同管理信息化建設考慮成本和資源限制，比較重視快速實施和系統(tǒng)的上線運行，但不重視上線之后系統(tǒng)的運行、升級優(yōu)化、數(shù)據(jù)管理，導致投入重金建設的系統(tǒng)要么被束之高閣、使用率底，要么系統(tǒng)運維不力、使用體驗差，要么無人管理、數(shù)據(jù)混亂，這些問題都會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟損失，導致系統(tǒng)建設失敗。

三、某企業(yè)項目合同平臺財務信息化建設成功實施案例

(一)某企業(yè)項目合同平臺財務信息化建設的背景

某企業(yè)是國內(nèi)領先的信息咨詢公司，經(jīng)過幾十年的發(fā)展已通過 OA系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)了部分項目合同管理業(yè)務的信息化，如立項、合同文本的審核審批以及發(fā)票登記和往來款項的登記，有效支撐了公司經(jīng)營業(yè)務的運轉。

但企業(yè)合同缺乏全生命周期管控，合同管理只有前端的簽訂和審核，缺失后端對合同履約情況的管控，尤其不能統(tǒng)計真實應收賬款情況；項目合同業(yè)務執(zhí)行情況未知，無統(tǒng)一系統(tǒng)統(tǒng)計和監(jiān)控項目合同執(zhí)行情況；財務部門因無法獲得合同執(zhí)行數(shù)據(jù)，對收入的確認無法符合新收入準則核算要求；各事業(yè)部合同管理水平不一。

(二)某企業(yè)項目合同平臺財務信息化建設的目標

項目合同管理平臺是為財務人員進行后端合同履約情況的管控，強化對項目合同執(zhí)行情況的管理，降低經(jīng)營、財稅、合規(guī)風險而打造的合同全生命周期管理系統(tǒng)。通過對項目合同數(shù)據(jù)的挖掘和分析，監(jiān)控項目合同執(zhí)行過程，真實反映企業(yè)的真實經(jīng)營情況和財務情況，輔助管理決策，促進企業(yè)管理層、職能部門、各事業(yè)部項目合同管理業(yè)務的協(xié)同。

(三)某企業(yè)項目合同平臺財務信息化建設的功能模塊

1.項目管理：項目新增、項目列表、項目節(jié)點更新、項目執(zhí)行情況展示；

2.合同管理：合同新增、合同列表、合同收付款節(jié)點預警、框架協(xié)議展示列表、合同執(zhí)行情況展示；

3.報表管理：項目財務狀態(tài)統(tǒng)計分析、項目實施進程展示、涵蓋OA財務全流程數(shù)據(jù)報表導出、項目合同數(shù)據(jù)可視化報表導出、數(shù)據(jù)篩選；

8）瀝青路面施工必須有施工組織設計，并保證合理的施工日期。不得在最高氣溫低于10℃以及雨天、路面潮濕的情況下施工。

4.系統(tǒng)管理：項目類型與節(jié)點配置、項目分級與級別從屬配置、幣種匯率(外幣折算)配置；

5.預警管理：根據(jù)項目合同預警條件進行逐項檢查，對時間/金額偏差進行提示和告警，包括：項目結束時間超期預警、項目節(jié)點超期提醒、項目收支情況提醒、合同收付款超期提醒、合同結束時間超期預警等；

6.主數(shù)據(jù)管理：用戶管理、組織架構查詢與基礎信息查看，角色管理、客戶管理；

7.接口管理：同OA系統(tǒng)進行財務與項目合同數(shù)據(jù)對接，調用UUM系統(tǒng)用戶接口導入用戶數(shù)據(jù)，對接事業(yè)部項目數(shù)據(jù)，合同附件傳輸對接。

圖1 項目合同管理平臺功能

(四)某企業(yè)項目合同平臺財務信息化建設的價值分析

1.運用信息化平臺標準嵌套制度、流程，對項目合同運營節(jié)點檢查反饋，及時統(tǒng)計提示收付款項，規(guī)避合同重復付款和應收未收的資金風險、應付未付的法律風險，降低企業(yè)經(jīng)營、財稅風險。

2.項目合同系統(tǒng)充分整合OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)資源，從合同起草、審批、履行到統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，形成實時數(shù)據(jù)資源獲取并同步多系統(tǒng)流程，形成數(shù)據(jù)聯(lián)動提升企業(yè)項目合同管理工作效率。

3.通過項目合同管理平臺大數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)基于平臺的業(yè)務管理優(yōu)化。通過對業(yè)務運營、收付款款、開具發(fā)票、外采資源等進程的監(jiān)控和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實時管理項目合同進程，實現(xiàn)業(yè)務管理的優(yōu)化。

5.促進企業(yè)管理層、職能部門、各事業(yè)部項目合同管理業(yè)務的協(xié)同，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，監(jiān)控項目合同執(zhí)行過程，輔助管理決策，打造管理層、部門層的多層面數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)項目合同宏微觀資源共享。

四、項目合同管理財務信息化建設的對策建議

(一)建立信息化系統(tǒng)強化項目合同財務全生命周期管理，實現(xiàn)項目合同的閉環(huán)管理

1.建立信息化系統(tǒng)加強項目立項、合同簽訂的財務審核。財務人員從項目合同建立初期就參與管理，提出財稅方面的建議：設計優(yōu)化項目立項審核表、合同審核表，在項目立項時對項目可行性進行財務數(shù)據(jù)分析、項目盈利性測算，在合同簽訂時對合作單位資信情況進行審核、合同金額、結算條款、涉稅條款等進行審核。運用信息化系統(tǒng)在此階段能夠提升效率，例如在項目立項審核時，參考歷史同類項目的財務情況進行審核；在合同簽訂時將標準化合同嵌套至信息化系統(tǒng)內(nèi)，直接生成合同審核表。

2.建立信息化系統(tǒng)加強項目合同執(zhí)行履約過程的管理。通過企業(yè)銷售系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、人工時系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)與項目合同系統(tǒng)進行實時交互，共享企業(yè)財經(jīng)數(shù)據(jù)，結合業(yè)務工作進度進行項目合同管控，對階段性收付款、收入成本確認等進行財務數(shù)據(jù)跟蹤，設置業(yè)務和財務檢查點及檢查條件，對超期的情況進行預警，降低項目合同管理風險。

3.建立信息化系統(tǒng)加強項目合同關閉評價的管理。按照預算和計劃的項目完成時間和條件，監(jiān)督管理項目的關閉，核對檢查需關閉項目財務情況，評價項目經(jīng)濟效益；按照合同約定和業(yè)務計劃的合同完成時間和條件，監(jiān)督管理合同的關閉，核對檢查合同的財務條款是否都已執(zhí)行完成。對嚴重超期的項目合同進行預警，提示相關業(yè)務和監(jiān)管部門做進一步管理。

(二)設計服務企業(yè)戰(zhàn)略的信息化建設藍圖，項目合同系統(tǒng)建設前期充分進行需求調研、后期持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，實現(xiàn)項目合同業(yè)務管理與財務管理的融合

1.企業(yè)信息化是為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標服務的，要進行企業(yè)信息化規(guī)劃與建設，一定要明確企業(yè)的戰(zhàn)略目標。企業(yè)信息化建設藍圖以企業(yè)的業(yè)務戰(zhàn)略為頂點，搭建信息化建設的基本框架，描繪企業(yè)信息化建設門戶、業(yè)務管理系統(tǒng)、數(shù)字化運營平臺、辦公、人事、財務及決策支持等系統(tǒng)架構。項目合同管理系統(tǒng)只是企業(yè)信息化建設的一部分，要符合企業(yè)總體戰(zhàn)略目標和企業(yè)信息化建設藍圖設計建設方案。

2.項目合同管理信息化建設需要在前期對企業(yè)項目合同管理現(xiàn)狀做詳細的需求調研分析，得出合理的評估報告，找出問題癥結所在，設計符合業(yè)務和財務管理要求的系統(tǒng)，必要時可進行業(yè)務流程再造。具體的調研方式可以通過資料收集、問卷調查、內(nèi)外部面對面訪談等形式進行。

3.項目合同管理系統(tǒng)上線后，要持續(xù)關注系統(tǒng)使用情況，根據(jù)業(yè)務財務需求不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，及時核對系統(tǒng)內(nèi)各類數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性、完整性。根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計分析結果進行企業(yè)業(yè)務管理與財務管理的溝通交流，促進企業(yè)管理水平的提升。

(三)打破“數(shù)據(jù)孤島”，實現(xiàn)各系統(tǒng)的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享，提升項目合同管理業(yè)務、財務數(shù)據(jù)價值，打造項目合同管理數(shù)據(jù)駕駛艙

1.項目合同管理信息化建設打破“數(shù)據(jù)孤島”，要統(tǒng)一企業(yè)的主數(shù)據(jù)，對組織、人員、客商等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一，做到主數(shù)據(jù)的標準化；要秉承經(jīng)濟效益原則，與企業(yè)各系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)系統(tǒng)間互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。

2.項目合同管理信息化建設要做好數(shù)據(jù)采集、匯總、分析，建好企業(yè)項目合同數(shù)據(jù)資源池，將實用、有用、要用、需管理的數(shù)據(jù)集中到數(shù)據(jù)資源池內(nèi)，經(jīng)過專業(yè)的財務分析，挖掘項目合同數(shù)據(jù)價值。

3.通過建設數(shù)據(jù)管理駕駛艙，將采集到的數(shù)據(jù)結合財務管理應用需求進行形象化、直觀化和具體化的展示，提升財務管理水平，為決策制定提供準確、可靠的數(shù)據(jù)支撐。

(四)加強項目合同管理財務信息化制度、機構、人才建設，形成項目合同財務管理保障機制

1.建立完善項目合同管理財務信息化制度是保證工作規(guī)范有序開展的重要措施。財務信息化制度包括崗位責任制度、系統(tǒng)軟硬件管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息管理、系統(tǒng)安全管理等。

2.設置專門機構或專門人員負責財務信息化工作，為信息化人才的發(fā)展營造良好的內(nèi)外部環(huán)境，定期對財務信息化人員進行相關的培訓，構建信息化人才建設梯隊。

五、結語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等科學技術不斷發(fā)展的時代，企業(yè)應重視加強項目合同管理的財務信息化建設，充分發(fā)揮信息化技術高效、準確、共享優(yōu)勢，降低企業(yè)項目合同財務管理風險，賦能企業(yè)高效發(fā)展?！?/p>