企業(yè)項目合同管理的財務(wù)信息化建設(shè)

史曉艷 中國化工信息中心有限公司

一、項目合同管理企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的重要作用

(一)提升財務(wù)核算效率，提高財務(wù)核算準(zhǔn)確度

在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的時代，企業(yè)處在變化復(fù)雜的經(jīng)濟市場環(huán)境中，需要處理的業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)呈爆炸式增長。財政部發(fā)布了《企業(yè)會計準(zhǔn)則第14號—收入》準(zhǔn)則，要求境內(nèi)企業(yè)最遲于2021年1月1日起開始施行新收入準(zhǔn)則，新準(zhǔn)則提出收入確認(rèn)的“五步法模型”，從“識別合同”到“確認(rèn)收入”，無不將合同條款的約定作為收入確認(rèn)的重要考慮因素，因此，項目合同財務(wù)管理難度、復(fù)雜度、重要度大幅提升。建立項目合同管理財務(wù)信息化系統(tǒng)能有效彌補人力的不足，通過自動化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提升財務(wù)核算效率，提高財務(wù)核算準(zhǔn)確度。

(二)穿透業(yè)務(wù)財務(wù)管理，提升管理精細(xì)化水平

企業(yè)項目、合同管理作為比部門更細(xì)化的管理維度，貫穿于生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、庫存、人力、財務(wù)等各個環(huán)節(jié)，可以說管理好每一個項目、每一個合同，就管理好了企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)。建立項目合同系統(tǒng)可實現(xiàn)對項目合同全過程管理，將戰(zhàn)略目標(biāo)、計劃分解細(xì)化到單個項目合同管理上，將標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的項目合同管理活動由管理層推廣至業(yè)務(wù)基層，實現(xiàn)“一竿子到底”的穿透式管理模式，提升企業(yè)管理精細(xì)化水平。

(三)提高數(shù)據(jù)處理能力，輔助管理層分析決策

當(dāng)前數(shù)字化背景下，管理層的決策越來越依靠財經(jīng)大數(shù)據(jù)分析結(jié)果，對數(shù)據(jù)報告全面性、完整性、及時性、準(zhǔn)確性更加關(guān)注。按照傳統(tǒng)方法收集匯總、篩選整理、統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)報告，耗時長、時效性差、歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難，已經(jīng)不能滿足管理層及時決策需求。企業(yè)建立項目合同管理信息化系統(tǒng)可以有效提升數(shù)據(jù)處理分析能力，利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)提升對財務(wù)數(shù)據(jù)分析和處理的效率，為企業(yè)各項決策的制定提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報告。

(四)系統(tǒng)固化制度流程，降低企業(yè)財稅風(fēng)險

企業(yè)為了實現(xiàn)內(nèi)控風(fēng)險管理的需求，降低企業(yè)經(jīng)營財稅風(fēng)險，會定期制定或修訂相應(yīng)的管理制度并對現(xiàn)有的流程梳理、分析、優(yōu)化。為了鞏固一個階段的管理成果，需要對制度流程進行固化，而鞏固最好的手段就是信息化。企業(yè)建立項目合同管理信息系統(tǒng)，相關(guān)的制度、流程、資源就按照以固化的軟件系統(tǒng)運轉(zhuǎn)和配置，從“人控”到“機控”降低企業(yè)財稅風(fēng)險。

二、項目合同管理企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

(一)企業(yè)信息化建設(shè)藍(lán)圖缺失、不明確、不清晰

有些企業(yè)的信息化建設(shè)頂層設(shè)計不明，企業(yè)信息化建設(shè)藍(lán)圖不明確、不清晰，表現(xiàn)出系統(tǒng)建設(shè)的隨意性、盲目性，信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性、全局性和前瞻性，沒有時間表和路線圖。信息系統(tǒng)建設(shè)各責(zé)任部門各自為政，建設(shè)多個彼此獨立的系統(tǒng)或系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)。

(二)項目合同管理與企業(yè)其他系統(tǒng)之間存在“信息孤島”問題

有些企業(yè)的信息化建設(shè)未能統(tǒng)一設(shè)計、管理，新上線的項目合同管理系統(tǒng)的建設(shè)未能從全局考慮，項目合同管理系統(tǒng)與企業(yè)各系統(tǒng)之間彼此獨立，主數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、接口不暢，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，信息不能共享與交互，“信息孤島”問題嚴(yán)重。

(三)項目合同管理信息化建設(shè)與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)

有些企業(yè)的項目合同管理信息化建設(shè)主要由IT技術(shù)人員主導(dǎo)，關(guān)注系統(tǒng)實現(xiàn)技術(shù)、產(chǎn)品功能、軟件先進性和完備性，而常常忽略了“要解決什么問題？要提高那些方面的效率？要實現(xiàn)什么樣的管理目標(biāo)？”等最主要需求。在信息化建設(shè)初期，沒有經(jīng)過詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求調(diào)研，沒有研究、分析項目合同管理問題的癥結(jié)，只是用系統(tǒng)的處理邏輯和功能去生搬硬套企業(yè)的項目合同管理流程，把手工處理變?yōu)橛嬎銠C處理，完全基于軟件功能的實施，而不是基于流程優(yōu)化、管理提升的實施，與實際業(yè)務(wù)嚴(yán)重脫節(jié)。

(四)項目合同管理信息化建設(shè)“重上線、輕運用”

有些企業(yè)項目合同管理信息化建設(shè)考慮成本和資源限制，比較重視快速實施和系統(tǒng)的上線運行，但不重視上線之后系統(tǒng)的運行、升級優(yōu)化、數(shù)據(jù)管理，導(dǎo)致投入重金建設(shè)的系統(tǒng)要么被束之高閣、使用率底，要么系統(tǒng)運維不力、使用體驗差，要么無人管理、數(shù)據(jù)混亂，這些問題都會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟損失，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)失敗。

三、某企業(yè)項目合同平臺財務(wù)信息化建設(shè)成功實施案例

(一)某企業(yè)項目合同平臺財務(wù)信息化建設(shè)的背景

某企業(yè)是國內(nèi)領(lǐng)先的信息咨詢公司，經(jīng)過幾十年的發(fā)展已通過 OA系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了部分項目合同管理業(yè)務(wù)的信息化，如立項、合同文本的審核審批以及發(fā)票登記和往來款項的登記，有效支撐了公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的運轉(zhuǎn)。

但企業(yè)合同缺乏全生命周期管控，合同管理只有前端的簽訂和審核，缺失后端對合同履約情況的管控，尤其不能統(tǒng)計真實應(yīng)收賬款情況；項目合同業(yè)務(wù)執(zhí)行情況未知，無統(tǒng)一系統(tǒng)統(tǒng)計和監(jiān)控項目合同執(zhí)行情況；財務(wù)部門因無法獲得合同執(zhí)行數(shù)據(jù)，對收入的確認(rèn)無法符合新收入準(zhǔn)則核算要求；各事業(yè)部合同管理水平不一。

(二)某企業(yè)項目合同平臺財務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)

項目合同管理平臺是為財務(wù)人員進行后端合同履約情況的管控，強化對項目合同執(zhí)行情況的管理，降低經(jīng)營、財稅、合規(guī)風(fēng)險而打造的合同全生命周期管理系統(tǒng)。通過對項目合同數(shù)據(jù)的挖掘和分析，監(jiān)控項目合同執(zhí)行過程，真實反映企業(yè)的真實經(jīng)營情況和財務(wù)情況，輔助管理決策，促進企業(yè)管理層、職能部門、各事業(yè)部項目合同管理業(yè)務(wù)的協(xié)同。

(三)某企業(yè)項目合同平臺財務(wù)信息化建設(shè)的功能模塊

1.項目管理：項目新增、項目列表、項目節(jié)點更新、項目執(zhí)行情況展示；

2.合同管理：合同新增、合同列表、合同收付款節(jié)點預(yù)警、框架協(xié)議展示列表、合同執(zhí)行情況展示；

3.報表管理：項目財務(wù)狀態(tài)統(tǒng)計分析、項目實施進程展示、涵蓋OA財務(wù)全流程數(shù)據(jù)報表導(dǎo)出、項目合同數(shù)據(jù)可視化報表導(dǎo)出、數(shù)據(jù)篩選；

8）瀝青路面施工必須有施工組織設(shè)計，并保證合理的施工日期。不得在最高氣溫低于10℃以及雨天、路面潮濕的情況下施工。

4.系統(tǒng)管理：項目類型與節(jié)點配置、項目分級與級別從屬配置、幣種匯率(外幣折算)配置；

5.預(yù)警管理：根據(jù)項目合同預(yù)警條件進行逐項檢查，對時間/金額偏差進行提示和告警，包括：項目結(jié)束時間超期預(yù)警、項目節(jié)點超期提醒、項目收支情況提醒、合同收付款超期提醒、合同結(jié)束時間超期預(yù)警等；

6.主數(shù)據(jù)管理：用戶管理、組織架構(gòu)查詢與基礎(chǔ)信息查看，角色管理、客戶管理；

7.接口管理：同OA系統(tǒng)進行財務(wù)與項目合同數(shù)據(jù)對接，調(diào)用UUM系統(tǒng)用戶接口導(dǎo)入用戶數(shù)據(jù)，對接事業(yè)部項目數(shù)據(jù)，合同附件傳輸對接。

圖1 項目合同管理平臺功能

(四)某企業(yè)項目合同平臺財務(wù)信息化建設(shè)的價值分析

1.運用信息化平臺標(biāo)準(zhǔn)嵌套制度、流程，對項目合同運營節(jié)點檢查反饋，及時統(tǒng)計提示收付款項，規(guī)避合同重復(fù)付款和應(yīng)收未收的資金風(fēng)險、應(yīng)付未付的法律風(fēng)險，降低企業(yè)經(jīng)營、財稅風(fēng)險。

2.項目合同系統(tǒng)充分整合OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)資源，從合同起草、審批、履行到統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，形成實時數(shù)據(jù)資源獲取并同步多系統(tǒng)流程，形成數(shù)據(jù)聯(lián)動提升企業(yè)項目合同管理工作效率。

3.通過項目合同管理平臺大數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)基于平臺的業(yè)務(wù)管理優(yōu)化。通過對業(yè)務(wù)運營、收付款款、開具發(fā)票、外采資源等進程的監(jiān)控和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實時管理項目合同進程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的優(yōu)化。

5.促進企業(yè)管理層、職能部門、各事業(yè)部項目合同管理業(yè)務(wù)的協(xié)同，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，監(jiān)控項目合同執(zhí)行過程，輔助管理決策，打造管理層、部門層的多層面數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)項目合同宏微觀資源共享。

四、項目合同管理財務(wù)信息化建設(shè)的對策建議

(一)建立信息化系統(tǒng)強化項目合同財務(wù)全生命周期管理，實現(xiàn)項目合同的閉環(huán)管理

1.建立信息化系統(tǒng)加強項目立項、合同簽訂的財務(wù)審核。財務(wù)人員從項目合同建立初期就參與管理，提出財稅方面的建議：設(shè)計優(yōu)化項目立項審核表、合同審核表，在項目立項時對項目可行性進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析、項目盈利性測算，在合同簽訂時對合作單位資信情況進行審核、合同金額、結(jié)算條款、涉稅條款等進行審核。運用信息化系統(tǒng)在此階段能夠提升效率，例如在項目立項審核時，參考?xì)v史同類項目的財務(wù)情況進行審核；在合同簽訂時將標(biāo)準(zhǔn)化合同嵌套至信息化系統(tǒng)內(nèi)，直接生成合同審核表。

2.建立信息化系統(tǒng)加強項目合同執(zhí)行履約過程的管理。通過企業(yè)銷售系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、人工時系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)與項目合同系統(tǒng)進行實時交互，共享企業(yè)財經(jīng)數(shù)據(jù)，結(jié)合業(yè)務(wù)工作進度進行項目合同管控，對階段性收付款、收入成本確認(rèn)等進行財務(wù)數(shù)據(jù)跟蹤，設(shè)置業(yè)務(wù)和財務(wù)檢查點及檢查條件，對超期的情況進行預(yù)警，降低項目合同管理風(fēng)險。

3.建立信息化系統(tǒng)加強項目合同關(guān)閉評價的管理。按照預(yù)算和計劃的項目完成時間和條件，監(jiān)督管理項目的關(guān)閉，核對檢查需關(guān)閉項目財務(wù)情況，評價項目經(jīng)濟效益；按照合同約定和業(yè)務(wù)計劃的合同完成時間和條件，監(jiān)督管理合同的關(guān)閉，核對檢查合同的財務(wù)條款是否都已執(zhí)行完成。對嚴(yán)重超期的項目合同進行預(yù)警，提示相關(guān)業(yè)務(wù)和監(jiān)管部門做進一步管理。

(二)設(shè)計服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略的信息化建設(shè)藍(lán)圖，項目合同系統(tǒng)建設(shè)前期充分進行需求調(diào)研、后期持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，實現(xiàn)項目合同業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理的融合

1.企業(yè)信息化是為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的，要進行企業(yè)信息化規(guī)劃與建設(shè)，一定要明確企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)信息化建設(shè)藍(lán)圖以企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略為頂點，搭建信息化建設(shè)的基本框架，描繪企業(yè)信息化建設(shè)門戶、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、數(shù)字化運營平臺、辦公、人事、財務(wù)及決策支持等系統(tǒng)架構(gòu)。項目合同管理系統(tǒng)只是企業(yè)信息化建設(shè)的一部分，要符合企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)信息化建設(shè)藍(lán)圖設(shè)計建設(shè)方案。

2.項目合同管理信息化建設(shè)需要在前期對企業(yè)項目合同管理現(xiàn)狀做詳細(xì)的需求調(diào)研分析，得出合理的評估報告，找出問題癥結(jié)所在，設(shè)計符合業(yè)務(wù)和財務(wù)管理要求的系統(tǒng)，必要時可進行業(yè)務(wù)流程再造。具體的調(diào)研方式可以通過資料收集、問卷調(diào)查、內(nèi)外部面對面訪談等形式進行。

3.項目合同管理系統(tǒng)上線后，要持續(xù)關(guān)注系統(tǒng)使用情況，根據(jù)業(yè)務(wù)財務(wù)需求不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，及時核對系統(tǒng)內(nèi)各類數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性。根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計分析結(jié)果進行企業(yè)業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理的溝通交流，促進企業(yè)管理水平的提升。

(三)打破“數(shù)據(jù)孤島”，實現(xiàn)各系統(tǒng)的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享，提升項目合同管理業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)價值，打造項目合同管理數(shù)據(jù)駕駛艙

1.項目合同管理信息化建設(shè)打破“數(shù)據(jù)孤島”，要統(tǒng)一企業(yè)的主數(shù)據(jù)，對組織、人員、客商等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一，做到主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化；要秉承經(jīng)濟效益原則，與企業(yè)各系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)系統(tǒng)間互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。

2.項目合同管理信息化建設(shè)要做好數(shù)據(jù)采集、匯總、分析，建好企業(yè)項目合同數(shù)據(jù)資源池，將實用、有用、要用、需管理的數(shù)據(jù)集中到數(shù)據(jù)資源池內(nèi)，經(jīng)過專業(yè)的財務(wù)分析，挖掘項目合同數(shù)據(jù)價值。

3.通過建設(shè)數(shù)據(jù)管理駕駛艙，將采集到的數(shù)據(jù)結(jié)合財務(wù)管理應(yīng)用需求進行形象化、直觀化和具體化的展示，提升財務(wù)管理水平，為決策制定提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)支撐。

(四)加強項目合同管理財務(wù)信息化制度、機構(gòu)、人才建設(shè)，形成項目合同財務(wù)管理保障機制

1.建立完善項目合同管理財務(wù)信息化制度是保證工作規(guī)范有序開展的重要措施。財務(wù)信息化制度包括崗位責(zé)任制度、系統(tǒng)軟硬件管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息管理、系統(tǒng)安全管理等。

2.設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)ｉT人員負(fù)責(zé)財務(wù)信息化工作，為信息化人才的發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)外部環(huán)境，定期對財務(wù)信息化人員進行相關(guān)的培訓(xùn)，構(gòu)建信息化人才建設(shè)梯隊。

五、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時代，企業(yè)應(yīng)重視加強項目合同管理的財務(wù)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息化技術(shù)高效、準(zhǔn)確、共享優(yōu)勢，降低企業(yè)項目合同財務(wù)管理風(fēng)險，賦能企業(yè)高效發(fā)展?！?/p>