高校檔案管理模式創(chuàng)新路徑探索

許麗媛

（昌吉學(xué)院，新疆 昌吉 831100）

0 引言

在高校管理中，檔案管理是非常重要的組成部門，對高校教育教學(xué)和科研管理具有重要意義。高校加強(qiáng)檔案管理，能夠進(jìn)一步提升政務(wù)管理水平、教學(xué)管理水平和科研水平。但是一些高校對檔案管理不夠重視，管理人員沒有正確認(rèn)識到高校檔案對自身建設(shè)與發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致高校檔案管理水平不高，與高校發(fā)展水平存在較大差距。為了推動高?？沙掷m(xù)發(fā)展，本文就高校檔案管理人員加大對檔案管理工作的重視程度，積極探索檔案管理模式創(chuàng)新路徑。

1 高校檔案管理的意義

首先，有助于高校教學(xué)管理水平的提高。高校承擔(dān)著為社會培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重任，對于社會而言，教書育人是高校最為重要的價(jià)值。高校中的教學(xué)檔案資料是在多年教育中形成的教學(xué)資料，比如文字、圖片、影像等。這些資料都是教師教學(xué)過程中形成的成果積累，不僅反映出教育教學(xué)工作的發(fā)展，而且還能體現(xiàn)教學(xué)理念與教育方法等。高校教學(xué)檔案是高校十分寶貴的資料，能夠?yàn)楹罄m(xù)的教學(xué)提供借鑒和參考。因此，高校檔案管理不僅能夠提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，而且還能推進(jìn)高校教育教學(xué)改革，對高校發(fā)展有重要意義。其次，有助于高?？蒲兴降奶岣?。高校建設(shè)與發(fā)展目標(biāo)除了開展教學(xué)管理活動之外，還應(yīng)當(dāng)積極開展科研活動。高校檔案管理過程中，加強(qiáng)科研檔案管理，能夠有效提高高校的科研水平?？蒲袡n案詳細(xì)記錄了高校科學(xué)研究中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、經(jīng)費(fèi)以及科研成果等信息。從這些記錄信息中，能夠展現(xiàn)高?？蒲泄ぷ魉?，從而全面解決高校科研中的問題，提高科研檔案管理的有效性，進(jìn)而獲取更多科研成果。再次，有助于高校更好地開展學(xué)生學(xué)籍管理工作。高校學(xué)籍檔案管理工作材料量大，設(shè)計(jì)面較廣，在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理方面，一方面要發(fā)動各個部門以及院系相關(guān)人員，對各種學(xué)籍管理方面的材料進(jìn)行收集和整理，并落實(shí)責(zé)任到人。同時注意學(xué)校工作的實(shí)踐性和管理階段性，及時收集學(xué)籍管理方面的材料，例如，招生、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)異動以及獎懲等材料。另一方面要是做好電子檔案與實(shí)物檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)。電子檔案的普及為高校學(xué)籍管理提供了便利，但是同時也需要對現(xiàn)有的實(shí)物檔案做好保存，此外還需要對電子檔案文件的版本及時更新升級，對分類代碼進(jìn)行完善，確保電子檔案號與實(shí)物檔案號的統(tǒng)一，做好實(shí)物檔案與電子檔案信息庫相互管理，為后期查閱提供便利。最后，有助于高校更好地開展政務(wù)工作。政務(wù)工作是高校建設(shè)發(fā)展中不可或缺的重要工作。在高校檔案管理中，黨政資料是十分重要的管理內(nèi)容，不僅關(guān)系到高校人事管理，而且還會涉及教育、科研等方面的管理。高校黨政工作檔案管理不僅能夠提高教職工隊(duì)伍管理水平，而且還有助于高校黨團(tuán)活動更好地開展。

2 高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理工作的重視

當(dāng)前一些高校發(fā)展中，對檔案管理工作認(rèn)識不足，重視力度不夠，實(shí)際檔案管理與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求存在較大差距。高校的一些領(lǐng)導(dǎo)過于重視教學(xué)和科研，忽視了檔案規(guī)范管理，使得高校檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施不夠完善，物質(zhì)條件無法滿足實(shí)際管理工作需要，相應(yīng)的檔案管理水平更談不上。此外，由于高校對檔案管理工作不夠重視，內(nèi)部管理人員工作態(tài)度消極，存在檔案資料流失現(xiàn)象，這嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理工作的開展。

2.2 檔案管理信息化水平比較低

目前我國部分高校落實(shí)了檔案管理工作，雖然在管理過程中運(yùn)用了信息化管理手段，但是信息化水平比較低，尚未形成完整的信息化管理系統(tǒng)，缺少網(wǎng)絡(luò)信息平臺，檔案信息資源無法直接傳到內(nèi)部相關(guān)部門，信息共享水平比較低。在這一情況下，高校教師和學(xué)生無法進(jìn)行檔案信息資源的共享，導(dǎo)致高校檔案管理工作質(zhì)量難以得到有效提升。

2.3 檔案管理信息利用率不高

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理進(jìn)入信息時代。但是我國大部分高校檔案管理發(fā)展水平較低，對檔案管理信息的利用率也比較低，難以將檔案的教學(xué)、科研指導(dǎo)等作用充分發(fā)揮出來，教學(xué)過程難以得到優(yōu)化。此外，高校校園網(wǎng)絡(luò)共建平臺難以實(shí)現(xiàn)信息共享，檔案管理信息更新速度較為緩慢，也成為制約檔案信息利用率低的因素之一。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

目前高校檔案管理人員由兩部分組成，分別是教職人員和檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，教職人員具有一定的管理經(jīng)驗(yàn)，而本專業(yè)畢業(yè)生擁有專業(yè)知識。針對高校檔案管理中涉及的收集整理等管理工作，教職人員和本專業(yè)畢業(yè)生都可以勝任。但是在檔案數(shù)據(jù)庫建立與維護(hù)上，現(xiàn)有檔案管理人員還難以勝任。由于大部分管理人員對信息化管理知識了解得不多，難以及時有效地解決檔案資源共享中的問題，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。為了提高檔案管理水平，高校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，掌握信息化知識，積極參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，為廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案信息資源共享成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，為了提高高校檔案管理工作質(zhì)量和效率，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新高校檔案管理模式，滿足現(xiàn)代高校發(fā)展需求。具體創(chuàng)新路徑主要有以下幾個方面：

3.1 重視檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識

高校檔案管理模式創(chuàng)新不僅能夠?yàn)楦咝n案管理工作提供保障，而且還能規(guī)范相關(guān)管理制度，對高校穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。高校檔案管理內(nèi)容主要包括教學(xué)檔案管理、科研檔案管理等，這些既是高校發(fā)展過程中形成的信息資料，又是反映高校發(fā)展歷程的內(nèi)容。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的重視。檔案管理的重要性不僅僅體現(xiàn)在記錄信息和保管信息方面，更重要的是檔案管理服務(wù)功能的展現(xiàn)。高校檔案資料具有豐富性等特征，涵蓋了十分廣泛的服務(wù)群體，既要面向本校師生，又要為社會提供信息服務(wù)。以教學(xué)檔案管理為例，教學(xué)檔案涉及大量教學(xué)管理工作中形成的材料，包括招生工作材料、專業(yè)申報(bào)、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)、課堂教學(xué)材料、職稱晉升、教師培訓(xùn)進(jìn)修方面材料、等等。教學(xué)檔案反映了學(xué)校主要職能活動，是學(xué)校檔案重要的組成部分。通過加強(qiáng)檔案管理，能夠促使檔案管理服務(wù)更具便捷性和及時性。

3.2 完善檔案管理制度，為高校檔案管理模式創(chuàng)新提供制度保障

高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)樹立全局觀念，從大局出發(fā)不斷優(yōu)化和完善內(nèi)部檔案管理制度，明確檔案管理目標(biāo)和管理任務(wù)，明確崗位職責(zé)。同時，還應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，制定科學(xué)合理的信息化管理制度。為了將這一管理制度落實(shí)到位，高校應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，促使高校檔案管理人員更加深刻的理解檔案信息化管理，提高認(rèn)知水平，積極主動地參與到檔案管理模式創(chuàng)新中，不斷提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，為高校教學(xué)、科研等工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 創(chuàng)新檔案管理應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案管理服務(wù)作用

高校檔案管理主要是為了幫助高校開展教學(xué)管理和科研管理活動。高校檔案管理模式創(chuàng)新是為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，為高校各項(xiàng)工作開展提供更好的服務(wù)。為了提高檔案管理應(yīng)用水平，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，提高自身的溝通交流能力，與各個院系、部門等保持良好關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動，為高校教學(xué)管理、科研管理以及人事管理提供有價(jià)值的檔案資料信息。此外，高校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息的利用。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各院系、科研的實(shí)際情況，構(gòu)建便捷的檔案檢索體系，使用檔案信息的人員可以在規(guī)定權(quán)限內(nèi)檢索所需資料，使得檔案信息得到實(shí)際應(yīng)用，為教學(xué)、科研等管理工作提供管理服務(wù)。

3.3 構(gòu)建組織協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在高校檔案管理模式創(chuàng)新過程中，要想提高檔案信息資源的共享品質(zhì)，需要高校擁有統(tǒng)一的組織協(xié)調(diào)機(jī)制，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前我國大部分高校的檔案管理部門運(yùn)用的檔案管理模式比較封閉，信息共享不足。因此，高校應(yīng)當(dāng)積極利用最前沿的技術(shù)和通信設(shè)施，在高校校園內(nèi)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，推進(jìn)檔案信息資源共享。一方面，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，提高檔案信息資源使用的高效性。高校檔案涵蓋的內(nèi)容較多，檔案數(shù)量非常大，只有依靠成熟的設(shè)備設(shè)施才能有效提升檔案管理的質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)過程中，除了配備成熟的檔案管理設(shè)備之外，高校還應(yīng)當(dāng)運(yùn)用功能強(qiáng)大的信息網(wǎng)絡(luò)軟件，主要用于不同密級的檔案信息資源交流。各大高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身需要，選用適合的檔案管理信息軟件。另一方面，高校需要設(shè)立網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，建立規(guī)范的檔案網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.4 建立人才培養(yǎng)機(jī)制，提高檔案管理工作效率

高校檔案管理模式創(chuàng)新需要專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素養(yǎng)都處于較高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理實(shí)際需要，打造專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促使每個檔案管理人員明確自身職責(zé)以及自身應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)條件。因此，高校應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人才的培養(yǎng)機(jī)制，制訂系統(tǒng)化、科學(xué)化的培訓(xùn)計(jì)劃，要求高校檔案管理人員積極參與，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素養(yǎng)，為專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建立儲備人才。同時，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)樹立可持續(xù)發(fā)展觀，定期開展教育培訓(xùn)工作，鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)最先進(jìn)的信息化管理知識和信息化技術(shù)，將其靈活運(yùn)用到日常工作中，促使檔案管理人員持續(xù)不斷的提升。比如，高?？梢越M織技術(shù)研討會等活動，吸引更多的檔案管理人員參加，提高檔案管理人員的信息化水平，提高人才培養(yǎng)的有效性。此外，高校還應(yīng)當(dāng)完善績效考核制度，統(tǒng)一檔案管理人員工作標(biāo)準(zhǔn)，明確考核評價(jià)指標(biāo)，對他們的工作績效進(jìn)行客觀全面的考核，充分調(diào)動他們工作的積極性，促使他們?nèi)硇牡赝度肴粘９ぷ髦?，進(jìn)一步提高檔案管理工作的準(zhǔn)確率和規(guī)范性。同時高校需要制定科學(xué)合理的激勵制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提供保障。

4 結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理模式創(chuàng)新對高校檔案管理發(fā)展有深遠(yuǎn)意義。但是當(dāng)前高校檔案管理中存在諸多問題，比如缺乏對檔案管理工作的重視、檔案管理信息化水平比較低、檔案管理信息利用率不高、檔案管理人員素質(zhì)有待提升等。因此，在檔案管理模式創(chuàng)新中，高校應(yīng)當(dāng)積極探索檔案管理模式創(chuàng)新路徑，通過重視檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識，構(gòu)建信息化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理，完善檔案管理制度，為高校檔案管理模式創(chuàng)新提供制度保障，創(chuàng)新檔案管理應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案管理服務(wù)作用，構(gòu)建組織協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，建立人才培養(yǎng)機(jī)制，提高檔案管理工作效率，推動高校健康持續(xù)發(fā)展。