集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計研究

顧春麗（嘉興市現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展投資集團有限公司 浙江 嘉興 314000）

一、引言

集團企業(yè)具有治理結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)規(guī)模大、經(jīng)營多元化等特點，對預(yù)算管理提出了更高的要求。相關(guān)研究和實踐表明，在信息時代，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際情況構(gòu)建全面的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，以提高信息利用率、提升管理效率和質(zhì)量。

全面預(yù)算管理是預(yù)算管理的升級，是指以預(yù)算為主線，對企業(yè)各部門的財務(wù)資源、非財務(wù)資源進行分配、控制和考核，從而合理組織生產(chǎn)經(jīng)營活動，以完成預(yù)期經(jīng)營目標。對集團企業(yè)而言，面對激烈的市場競爭，機遇和挑戰(zhàn)并存，及時把握信息是駕馭市場的關(guān)鍵。實施全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計，能提高戰(zhàn)略管理能力，提高監(jiān)控考核的有效性；有助于企業(yè)資源合理配置，增強經(jīng)營風險防控能力；有助于達到降本增收的效果，助力企業(yè)根據(jù)市場變化做出快速反應(yīng)?？梢?，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制水平提升、為企業(yè)發(fā)展保駕護航的重要手段。因此，本文結(jié)合全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)進行了簡要探討。

二、集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計的重要作用

集團企業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜，組織層級多。在預(yù)算編制和實施過程中，因部門信息不對稱、內(nèi)控力度不足、理解和執(zhí)行不準確等，會影響集團全面預(yù)算管理目標的實現(xiàn)?；诖耍瘓F企業(yè)進行信息整合，對全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)進行設(shè)計，成為必須開展的工作，其重要作用體現(xiàn)在四方面。

（一）保證預(yù)算信息質(zhì)量

面對多層級組織結(jié)構(gòu)，每個部門的預(yù)算系統(tǒng)相互獨立，很容易產(chǎn)生孤島效應(yīng)。集團做出預(yù)算規(guī)劃后，經(jīng)層層分解落實到部門去執(zhí)行，因信息不流動無法對信息進行集成，部門各自為政、各行其是，就會影響預(yù)算目標的實現(xiàn)。通過全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與分析，能提高信息的流動率，打破各部門之間的壁壘，加強溝通協(xié)調(diào)能力，促使信息在各個部門之間聯(lián)動，提高共享程度，從而提高預(yù)算信息質(zhì)量，推動全面預(yù)算管理工作有序開展。

（二）提高管理決策效率

在全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計中，集團企業(yè)需要收集大量信息，包括企業(yè)內(nèi)部運營信息、外部市場信息、同行競爭信息、經(jīng)濟政策大環(huán)境信息等。利用以上信息，能指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，一方面滿足市場和客戶的實際需求，另一方面準確把握未來發(fā)展方向。尤其是云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，從海量數(shù)據(jù)中篩選出有價值的信息，用來編制預(yù)算管理報告，有助于管理層制定科學(xué)的決策，提高決策的科學(xué)性、實用性。

（三）有效防范經(jīng)營風險

通過全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計，使集團企業(yè)的各項信息集成度提高，在數(shù)據(jù)采集、分析、處理等環(huán)節(jié)更加方便快捷。利用這些信息預(yù)測企業(yè)的未來發(fā)展情況，既有助于集團對未來的經(jīng)營進行規(guī)劃，又能及時發(fā)現(xiàn)潛藏的風險。結(jié)合實踐，經(jīng)營風險在企業(yè)經(jīng)濟活動的各個環(huán)節(jié)均可能存在，通過全面預(yù)算管理明確風險點，評價風險的危害程度，進而制定科學(xué)完善可行的防控措施，就能消除風險隱患，或者將風險帶來的不利影響降至最低，促使企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

（四）促進企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行

本質(zhì)上，全面預(yù)算管理研究的是企業(yè)資源配置問題。在預(yù)算管理中，目前集團企業(yè)一般將主要精力用在了財務(wù)預(yù)算指標的制定方面，忽視了人力等隱性資源的預(yù)算配置，這是預(yù)算管理效果不理想的一個重要原因。對此，通過全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計，將預(yù)算管理和績效考核管理相結(jié)合，能將財務(wù)、人力、戰(zhàn)略等指標銜接起來，不僅能夠提高預(yù)算管理水平，還能夠促進企業(yè)戰(zhàn)略的有效執(zhí)行。

三、集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的設(shè)計思路及實現(xiàn)

（一）基本思路

信息時代背景下，企業(yè)全面預(yù)算管理的范圍擴大，不僅要對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)進行預(yù)算管理，還要收集外部數(shù)據(jù)，將歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)、宏觀經(jīng)濟數(shù)據(jù)等整合起來。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立“整合-建模-預(yù)測”的管理思想，才能發(fā)揮出新型信息技術(shù)在全面預(yù)算管理中的價值。對集團企業(yè)而言，利用這些技術(shù)推動預(yù)算管理工作向科學(xué)預(yù)算、動態(tài)控制的方向轉(zhuǎn)變，成為亟需解決的問題。然而，集團企業(yè)全面預(yù)算管理涉及的數(shù)據(jù)量大、種類多，信息系統(tǒng)設(shè)計的第一步是對這些數(shù)據(jù)進行篩選整合和分析歸類，提取出核心數(shù)據(jù)如對標數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)等，建立目標預(yù)測模型。企業(yè)價值鏈的運作，要考慮在不同活動之間的業(yè)務(wù)邏輯，以制造業(yè)為例，采購、生產(chǎn)、銷售等活動，存在密切的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，可采用MRP系統(tǒng)進行規(guī)劃管理，來提高預(yù)算和實際活動的符合度，確保預(yù)算方案科學(xué)可行。可見，對預(yù)算管理信息和各類業(yè)務(wù)管理信息進行集成，在業(yè)務(wù)活動中采集信息、分析信息，并且反饋給管理者，是全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計的前提和基本思路。

（二）基本要求

結(jié)合相關(guān)的研究，集團企業(yè)進行全面預(yù)算管理信息設(shè)計，基本要求如下：（1）多維描述。能從不同維度對業(yè)務(wù)、財務(wù)活動進行描述，滿足市場快速變化的需求。（2）靈活建模。既能對大量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，又能確保計算公式經(jīng)常變化。（3）協(xié)同運行。各個部門之間保持良好溝通，具有較強的協(xié)調(diào)能力，實現(xiàn)分工協(xié)作。（4）接口廣泛。系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留好不同類型的接口，以便和人力資源、ERP、財務(wù)核算等系統(tǒng)進行對接。（5）在線監(jiān)控。在預(yù)算執(zhí)行過程中，能實現(xiàn)全程追蹤、適時反饋，出現(xiàn)風險和問題時能及時預(yù)警。

（三）設(shè)計原則

1.樹立多元化管理理念。多元化管理理念，至少包括以下四個維度：一是戰(zhàn)略指引。集團企業(yè)重視戰(zhàn)略規(guī)劃，并進行年度分解、量化分解，將分解后的指標下達至各個企業(yè)，配合信息管理系統(tǒng)進行監(jiān)督和約束，各企業(yè)編制的預(yù)算才符合戰(zhàn)略發(fā)展需求，和集團戰(zhàn)略規(guī)劃保持一致，也就實現(xiàn)了戰(zhàn)略的引導(dǎo)作用。二是業(yè)務(wù)主導(dǎo)。全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)該重視業(yè)務(wù)部門的地位和作用，業(yè)務(wù)部門作為一個重要角色，應(yīng)參與到預(yù)算管理的各個環(huán)節(jié)，發(fā)揮出管理上的合力。在實際管理中，將業(yè)務(wù)部門推到最前端，能保證預(yù)算編制科學(xué)合理、預(yù)算執(zhí)行更加高效。三是層級管理。全面預(yù)算管理中，不同層級組織的管理側(cè)重點有所區(qū)別，管理系統(tǒng)不僅要嚴格落實集團的管理政策，還要支持各層級根據(jù)實際情況擴充管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)管理的精細化。四是劃分業(yè)態(tài)。集團公司下屬的企業(yè)，可能包含多種類別，例如資產(chǎn)類、商貿(mào)類、科研院所類等。全面預(yù)算管理應(yīng)根據(jù)不同業(yè)態(tài)對管理系統(tǒng)的功能進行設(shè)計，以滿足實際管理需求。

2.滿足相關(guān)建設(shè)原則。構(gòu)建全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)內(nèi)部協(xié)調(diào)、縱向控制的工具。從集團的組織結(jié)構(gòu)出發(fā)，結(jié)合信息化基礎(chǔ)，管理系統(tǒng)的構(gòu)建要滿足以下原則：一是能保護投資。集團公司的信息化基礎(chǔ)可能強、可能弱，構(gòu)建管理系統(tǒng)時要節(jié)省投資，提高資源利用效率，避免或減少浪費。例如：可保留企業(yè)現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上進行升級，逐步替換為新的管理系統(tǒng)。二是分步實施。集團企業(yè)的業(yè)務(wù)復(fù)雜、管理層級多，管理系統(tǒng)的構(gòu)建并非一蹴而就，應(yīng)該先做好頂層設(shè)計，采用先試點、后推廣的方式分步推進。三是統(tǒng)一標準。該系統(tǒng)的構(gòu)建，數(shù)據(jù)、政策、規(guī)范等均要做到統(tǒng)一化，確保經(jīng)營指標可比。實際操作時，可先將預(yù)算系統(tǒng)、核算系統(tǒng)統(tǒng)一到一個系統(tǒng)上，然后在二級組織結(jié)構(gòu)上進行集成，最后實現(xiàn)整個集團的集成。

（四）實現(xiàn)路徑

在多元管理設(shè)計理念的指導(dǎo)下，本著保護投資、分步實施、統(tǒng)一標準的原則，集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)路徑如下。

1.確定預(yù)算信息管理目標。全面預(yù)算管理在企業(yè)中的應(yīng)用已有一段時間，不論是管理層人員，還是基層員工，對全面預(yù)算管理均有了比較深入的認識。但即便如此，實際工作中依然存在問題和挑戰(zhàn)，如何提高預(yù)算編制的準確性就是一個常見問題。因此，構(gòu)建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，首先要確定科學(xué)合理的預(yù)算信息管理目標，在目標指引下才能有序開展管理工作，否則就會偏離正確的方向。

2.建立信息管理模型。做好全面預(yù)算管理工作，企業(yè)應(yīng)對未來預(yù)算年度內(nèi)的采購、生產(chǎn)、銷售活動，以及行政、財務(wù)、人力管理活動，進行信息模擬規(guī)劃。因這些活動由不同部門執(zhí)行，如果相應(yīng)部門獨立完成，無法反映出這些活動之間的關(guān)聯(lián)，就不符合全面預(yù)算管理的要求。因此，企業(yè)應(yīng)該分析這些業(yè)務(wù)信息的特征，明確管理要求，然后建立信息管理模型，真實反映出企業(yè)的實際運作情況。

3.細化預(yù)算主體信息。該管理系統(tǒng)的應(yīng)用，為了實現(xiàn)管理的精細化，應(yīng)該根據(jù)不同的專業(yè)、管理層級、管理目標，建立多層應(yīng)用的管理信息體系。從橫向來看，對各層級組織進行信息拓展，例如集團公司的資本、合并報表，事業(yè)部門的業(yè)態(tài)相關(guān)預(yù)算，生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)供銷等。從縱向來看，要采集共性預(yù)算信息要素，例如收入、費用、利潤、人力資源等，實現(xiàn)上下貫通。細化預(yù)算主體信息，不僅能提高預(yù)算編制效率，還能提高考核的針對性，達到精益化管理的效果。

4.信息數(shù)據(jù)采集分析。構(gòu)建全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)，信息數(shù)據(jù)采集分析是基礎(chǔ)，離不開信息技術(shù)的支持。以大數(shù)據(jù)、云計算為例，可以獲得自身企業(yè)和競爭對手的戰(zhàn)略計劃、預(yù)算、產(chǎn)品定位、融資籌資等信息；也能在編制內(nèi)部責任報告時，進行預(yù)測和對標。引入新信息技術(shù)，能提高數(shù)據(jù)的采集、分析效率，深入挖掘數(shù)據(jù)的價值，為集團企業(yè)的決策提供支持。

5.實現(xiàn)系統(tǒng)信息集成。全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，應(yīng)該將業(yè)務(wù)資源、財務(wù)資源結(jié)合起來，推進業(yè)財融合。系統(tǒng)集成能發(fā)揮出管理的合力，使集團企業(yè)從粗放型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧s化管理，更好地控制經(jīng)營風險，積累長期競爭優(yōu)勢。

（五）注意事項

1.明確定位，促進全面預(yù)算推行。全面預(yù)算信息管理要求經(jīng)濟活動的每個環(huán)節(jié)，均要進行事前、事中和事后控制，將所有員工動員起來，其整體定位如下：一是配置企業(yè)資源。通過全面預(yù)算，將各種業(yè)務(wù)和管理信息需求整合起來，納入到戰(zhàn)略目標中，有助于資源的優(yōu)化配置，提高管理效率。二是促進戰(zhàn)略落地。戰(zhàn)略服務(wù)于企業(yè)的長遠發(fā)展，戰(zhàn)略的實現(xiàn)需要層層分解，要將戰(zhàn)略細化到每個部門和崗位。通過全面預(yù)算，可以把抽象的、難以操作的長期戰(zhàn)略，轉(zhuǎn)變?yōu)榫呦蟮?、可行的中短期?zhàn)略，方便部門和人員執(zhí)行。三是為績效評價提供信息依據(jù)。對一個時間段的經(jīng)營績效進行評價，配合獎懲激勵措施，對全體成員是一種約束和激勵。通過全面預(yù)算，能為評價業(yè)務(wù)和財務(wù)活動的開展提供客觀依據(jù)，為后續(xù)經(jīng)營管理提供改進方向。

2.整合系統(tǒng)，保證全面預(yù)算實施。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合，以預(yù)算編制、執(zhí)行、考核為主線，主要內(nèi)容如下：一是預(yù)算編制環(huán)節(jié)。在戰(zhàn)略目標的引導(dǎo)下，合理分解全面預(yù)算，將預(yù)算貫穿于經(jīng)營管理全過程；樹立業(yè)務(wù)服務(wù)理念，結(jié)合業(yè)務(wù)實際情況制定預(yù)算，加強財務(wù)和業(yè)務(wù)活動之間的關(guān)聯(lián)性，打破部門信息壁壘；還要根據(jù)預(yù)算內(nèi)容的不同，靈活選擇預(yù)算方法。二是預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)。和授權(quán)審批相整合，規(guī)定預(yù)算內(nèi)外事項的流程，避免執(zhí)行中出現(xiàn)信息處理隨意性和盲目性；和風險管理工具相整合，對預(yù)算執(zhí)行偏差信息進行監(jiān)控，根據(jù)偏離度大小設(shè)置風險等級，制定針對性的防范信息失控措施。三是預(yù)算考核環(huán)節(jié)。將全面預(yù)算和績效考核統(tǒng)一起來，建成系統(tǒng)化的信息管理鏈條，對績效評價指標體系進行優(yōu)化，采用多元化的評價方法，提高考核的客觀性和可靠性。

3.剛?cè)岵苿尤骖A(yù)算實施。集團企業(yè)在全面預(yù)算管理中，很容易出現(xiàn)“兩難”境地：預(yù)算執(zhí)行過于剛性，會降低部門應(yīng)變能力，影響企業(yè)的創(chuàng)新能力，員工不愿配合；預(yù)算執(zhí)行過于松弛，管理活動的權(quán)威性不夠，超預(yù)算、預(yù)算外等情況時有發(fā)生，預(yù)算管理流于形式。集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該剛?cè)岵?，在預(yù)算的嚴肅性、靈活性之間把握好平衡，既提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，又避免出現(xiàn)超預(yù)算、預(yù)算外等情況。

四、實例分析

（一）案例企業(yè)存在的問題及解決

以某農(nóng)貿(mào)集團公司為例，除了日用百貨銷售外，主要業(yè)務(wù)有農(nóng)作物栽培、食用農(nóng)產(chǎn)品批發(fā)、牲畜銷售、農(nóng)產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售、加工、運輸、貯藏以及食品經(jīng)營和餐飲等，在地方農(nóng)產(chǎn)品市場上具有核心競爭力。

公司經(jīng)營管理需要根據(jù)政策環(huán)境、市場情況進行變革與調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)系統(tǒng)面臨著頻繁變更、準確性、及時性差等難題。一是銷售業(yè)績指標的制定分解困難，銷售目標的制定影響因素多，須通過區(qū)域、產(chǎn)品、渠道進行分解。二是缺乏市場活動計劃管理與事后評價，尤其是對市場活動的持續(xù)時間、促銷返利力度和效果等，難以進行跟蹤評價。三是不能提供實時的銷售數(shù)據(jù)，只有匯總的農(nóng)產(chǎn)品銷售、消耗數(shù)據(jù)，無法提供更加直觀詳細的信息數(shù)據(jù)。四是不利于開展銷售滾動預(yù)測，因為農(nóng)產(chǎn)品種類繁多，客戶需求多樣化，又缺乏算法模型支持，農(nóng)產(chǎn)品銷量的預(yù)測難度較大。

針對以上問題，該公司構(gòu)建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，提出針對性解決方案如下：（1）以指標架構(gòu)為基礎(chǔ)，對管理目標進行分解，包括預(yù)算數(shù)據(jù)、當前和歷史的銷售人員架構(gòu)、人崗關(guān)系等信息。（2）對產(chǎn)品在各區(qū)域的消耗情況、市場占有率、潛力進行多維度信息分析，根據(jù)分析結(jié)果調(diào)整營銷策略、定價和返利等。（3）采集歷史數(shù)據(jù)、外部市場潛力數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動進行銷售預(yù)測，滾動至下一個周期。（4）將績效考核和預(yù)算管理信息相結(jié)合，協(xié)助管理者快速進行考核評價。

（二）效果分析

全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，為集團運營管理帶來了顯著成果。（1）對運營團隊來說，能自動準確地提供日常分析報告，做出敏捷的銷售策略選擇，方便市場活動的管理和評價。（2）對管理團隊來說，能靈活調(diào)整組織崗位與人員，合理設(shè)置銷售目標；多維度分析銷售業(yè)績中存在的問題并及時解決，減少銷售運營團隊的手工及重復(fù)勞動。（3）對銷售團隊來說，有助于尋找產(chǎn)品銷售中可能的增長機會點，主動調(diào)整產(chǎn)品策略、定價、返利等活動；而且提供了算法模型進行選擇，能快速便捷地將銷售預(yù)測上報。

五、結(jié)語

綜上所述，全面預(yù)算管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，本文提出的集團企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計，能保證預(yù)算信息質(zhì)量，提高管理決策效率，有效防范經(jīng)營風險，促進企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行。本文的不足在于沒有結(jié)合預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算評價等構(gòu)建出具體的信息系統(tǒng)框架，以后會另文研究。希望通過本文，為集團企業(yè)的全面預(yù)算管理工作提供借鑒，不斷提高管理水平，推動企業(yè)健康長遠發(fā)展。