企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理研究

王均惠

（蘇州大學(xué)應(yīng)用技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州215325）

1 引言

按照我國《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》中的定義，費(fèi)用是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各項(xiàng)耗費(fèi)。費(fèi)用是企業(yè)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)，是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的重要依據(jù)，企業(yè)的任何經(jīng)營活動(dòng)都無法離開費(fèi)用的流動(dòng)。企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷主要指的是業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門將業(yè)務(wù)發(fā)生過程中產(chǎn)生的票據(jù)等原始憑證，經(jīng)過有關(guān)部門（人員）審批后，通過財(cái)務(wù)部門成功辦理費(fèi)用結(jié)算的過程。在費(fèi)用發(fā)生及報(bào)銷過程中，一套完善的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)可以大大提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的效率，節(jié)約企業(yè)管理成本。

2 企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理的重要性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平對(duì)于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重大影響。費(fèi)用報(bào)銷管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要一環(huán)，如何加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的管理就顯得愈發(fā)重要，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷管理能夠保證企業(yè)財(cái)務(wù)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。費(fèi)用的報(bào)銷發(fā)生在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)備、原材料的采購需要報(bào)銷，辦公用品的采購需要報(bào)銷，員工出差的差旅費(fèi)、日常補(bǔ)貼等也需要報(bào)銷，所有企業(yè)支出的費(fèi)用均需要企業(yè)通過報(bào)銷的流程，才能實(shí)現(xiàn)最終報(bào)銷的目的。

其次，費(fèi)用報(bào)銷流程往往涉及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部門等多個(gè)部門，需要經(jīng)過層層審批，是比較復(fù)雜的過程，如果不加強(qiáng)對(duì)其管理，將可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失，阻礙企業(yè)的生存與發(fā)展。

再次，企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷需要接受上級(jí)主管部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門的監(jiān)管，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的管理，有助于確保企業(yè)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，提升企業(yè)外在形象，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

最后，企業(yè)加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的管理，在一定程度上有助于企業(yè)識(shí)別出在費(fèi)用報(bào)銷過程中為了一己私利侵害企業(yè)利益的“蛀蟲”，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的有效管理。

3 企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理的常見問題

3.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷制度不完善

完善的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度有利于加強(qiáng)企業(yè)管理，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的規(guī)范性。近年來，為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)管，我國相關(guān)部門出臺(tái)了一系列政策，要求企業(yè)盡快完善報(bào)銷管理制度。在此背景下，部分企業(yè)迫于壓力建立財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度，但是在各項(xiàng)管理制度的制定過程中，沒有充分考慮企業(yè)的實(shí)際情況，甚至只是照搬照用，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷制度背離企業(yè)實(shí)際，缺乏操作性和可行性，在執(zhí)行過程中極易遇到問題。另外，在制度的執(zhí)行過程中，企業(yè)員工對(duì)制度的執(zhí)行重視不夠，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷制度落實(shí)不到位。報(bào)銷制度的不完善，在一定程度上會(huì)助長報(bào)銷人員的僥幸心理，其錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)對(duì)報(bào)銷管理不嚴(yán)格，進(jìn)而故意鉆制度的漏洞，做出違規(guī)報(bào)銷行為。

3.2 費(fèi)用預(yù)算管理不到位

費(fèi)用預(yù)算管理，即企業(yè)預(yù)先制定費(fèi)用開支預(yù)算，按照核定的絕對(duì)數(shù)額控制開支的管理方法。每到年底，通常企業(yè)會(huì)編制下一年度的費(fèi)用預(yù)算，但是在預(yù)算編制的過程中，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門之間的配合度不高，導(dǎo)致預(yù)算編制不合理，后續(xù)容易出現(xiàn)費(fèi)用超支、管理失控的現(xiàn)象，業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支時(shí)，甚至?xí)较孪蚱髽I(yè)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)?zhí)嘏瑥亩鴮?dǎo)致企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理流于形式。長此以往，不利于加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷的事前控制。

3.3 報(bào)銷人員不熟悉報(bào)銷制度、流程

費(fèi)用報(bào)銷流程主要是由業(yè)務(wù)部門的報(bào)銷人員發(fā)起，這就需要報(bào)銷人員熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，但是在實(shí)際開展費(fèi)用報(bào)銷工作的過程中發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的員工對(duì)報(bào)銷流程、制度知之甚少，甚至并不知曉報(bào)銷所需單據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)提交單據(jù)不完整、信息錯(cuò)誤等現(xiàn)象。在報(bào)銷過程中邊報(bào)邊學(xué)，一方面，容易出錯(cuò)；另一方面，報(bào)銷人員在報(bào)銷過程中提出類似報(bào)銷單據(jù)如何填寫、誰簽字審批等問題，均需要反復(fù)詢問財(cái)務(wù)人員，不僅會(huì)占用大量時(shí)間，導(dǎo)致工作效率低下，而且容易讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)為財(cái)務(wù)人員故意刁難找事，不利于營造良好的工作氛圍。結(jié)合實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，不少報(bào)銷流程中的錯(cuò)誤是由于報(bào)銷人員不熟悉流程所導(dǎo)致，具體如表1所示。

表1 業(yè)務(wù)報(bào)銷人員不熟悉報(bào)銷制度、流程所致常見問題舉例

3.4 財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的職責(zé)主要是審核報(bào)銷票據(jù)，從源頭上確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)合理。從事財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位的工作人員不僅需要具有專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，熟悉了解各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，更需要有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。當(dāng)前，不少企業(yè)特別是中小企業(yè)不重視財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位，對(duì)從事基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作的人員資質(zhì)要求較低，基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)崗位人員收入水平不高，這就導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)人員思想意識(shí)薄弱，工作過程中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷金額等沒有認(rèn)真審核，在費(fèi)用報(bào)銷過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷不規(guī)范，損害企業(yè)利益。

另外，財(cái)務(wù)知識(shí)本身就具有更新快的特點(diǎn)，需要財(cái)務(wù)人員不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)積累。但是一些財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員在日常工作過程中不注重對(duì)相關(guān)政策制度的學(xué)習(xí)，能力提升緩慢，導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)違背最新財(cái)稅政策進(jìn)行報(bào)銷的現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不良影響。

3.5 財(cái)務(wù)報(bào)銷的信息化程度較低

當(dāng)前，會(huì)計(jì)信息化水平越來越高，但是有些企業(yè)特別是中小企業(yè)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)方面尚不完善，仍然采取線下遞交單據(jù)、簽字審批等老一套流程，如果遇到簽字審批人員出差等情況，極易導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷過程耗時(shí)長，業(yè)務(wù)人員可能會(huì)因?yàn)椤皥?bào)銷難”不愿意自行墊支，影響企業(yè)業(yè)務(wù)的正常開展。

另外，企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的信息化水平低，特別是在完全依靠線下提交報(bào)銷申請(qǐng)、報(bào)銷單據(jù)的模式下，財(cái)務(wù)審核人員需要逐項(xiàng)對(duì)報(bào)銷內(nèi)容、票據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核，耗時(shí)耗力。同時(shí)，這種線下報(bào)銷模式極易導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的溝通不暢，業(yè)務(wù)部門工作人員提交報(bào)銷票據(jù)之后，無法及時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度等。

4 加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理的建議

4.1 完善財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家財(cái)務(wù)管理費(fèi)用報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)管理需求、發(fā)展現(xiàn)狀，制定和完善財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷管理制度及與之相適應(yīng)的企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管制度，制定嚴(yán)明規(guī)范的報(bào)銷審批制度。在制定企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度時(shí)，一方面企業(yè)需要充分研讀上級(jí)主管部門的規(guī)章制度，全面考慮實(shí)際業(yè)務(wù)需要，例如，通過召開業(yè)務(wù)部門員工座談會(huì)等方式了解企業(yè)所涉及的報(bào)銷業(yè)務(wù)，分門別類地梳理報(bào)銷流程，針對(duì)所有報(bào)銷業(yè)務(wù)內(nèi)容制定報(bào)銷管理制度，保證報(bào)銷制度的全面性；另一方面報(bào)銷管理制度的設(shè)計(jì)需要具有精細(xì)化特征，特別是常見報(bào)銷業(yè)務(wù)管理制度的內(nèi)容一定要詳細(xì)全面，例如，差旅費(fèi)、交通費(fèi)、日常辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等報(bào)銷細(xì)則應(yīng)盡可能細(xì)致具體。在各項(xiàng)報(bào)銷管理制度當(dāng)中，必須詳細(xì)說明報(bào)銷范圍、報(bào)銷所需票據(jù)、報(bào)銷審批流程等，使其能夠幫助報(bào)銷人員充分了解報(bào)銷業(yè)務(wù)，盡可能地減少報(bào)銷過程中的退回、出錯(cuò)等情況，提高報(bào)銷工作效率。

另外，財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度制定完成后，在執(zhí)行過程中需要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，明確相關(guān)人員的責(zé)任，通過開展不定期內(nèi)部檢查等方式監(jiān)督財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度的執(zhí)行情況，加大對(duì)報(bào)銷過程中違規(guī)行為的懲罰力度，確保財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度的有效實(shí)施，避免讓財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度流于形式，從而確保整個(gè)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性，切實(shí)提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

當(dāng)然，財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度的制定工作并不是一勞永逸的，需要在實(shí)踐中不斷發(fā)展、完善。在財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度實(shí)施后，企業(yè)可以定期通過調(diào)查問卷、召開員工座談會(huì)等形式總結(jié)、梳理報(bào)銷過程中的易錯(cuò)點(diǎn)以及監(jiān)管漏洞等，據(jù)此不斷完善企業(yè)的報(bào)銷管理制度。在國家政策、上級(jí)主管部門的規(guī)章制度等發(fā)生變更時(shí)，企業(yè)必須及時(shí)學(xué)習(xí)新要求，及時(shí)更新完善企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度，提高企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度的時(shí)效性。

4.2 加強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算管理

目前，大多數(shù)企業(yè)在編制財(cái)務(wù)報(bào)銷支出預(yù)算的過程中，將依據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷審核制度進(jìn)行，企業(yè)預(yù)算的支出工作需要各部門的溝通及配合。針對(duì)之前提到的企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理不到位問題，企業(yè)應(yīng)提高對(duì)費(fèi)用預(yù)算管理的重視程度，在編制預(yù)算的過程中，要全面考慮企業(yè)的實(shí)際情況，深入各部門開展調(diào)查，最大限度地細(xì)化各個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目，科學(xué)、合理地對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算。另外，在預(yù)算執(zhí)行過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督，特別是加強(qiáng)對(duì)超預(yù)算費(fèi)用的審批，對(duì)于實(shí)際報(bào)銷與預(yù)算偏差較大的情況以及費(fèi)用預(yù)算超標(biāo)的情況，一定要及時(shí)查明原因，必要時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。通過加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷預(yù)算的事前、事中、事后控制，真正讓預(yù)算管理工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的全面管理，提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理工作的規(guī)范性。

4.3 提高財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷人員的培訓(xùn)

財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員在企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中發(fā)揮著十分重要的作用，財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員整體素質(zhì)的提升對(duì)于提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)范性具有重大意義。在日常工作過程中，應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的工作流程進(jìn)行嚴(yán)格要求，明確崗位職責(zé)，提升人員的責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)決杜絕不規(guī)范、不合理的報(bào)銷行為。業(yè)務(wù)報(bào)銷人員應(yīng)該熟悉費(fèi)用報(bào)銷流程及關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷的注意事項(xiàng)，進(jìn)而降低報(bào)銷過程的出錯(cuò)率，提高報(bào)銷效率，從根源上防止費(fèi)用違規(guī)報(bào)銷行為的出現(xiàn)。因此，要加強(qiáng)對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的培訓(xùn)。

首先，幫助財(cái)務(wù)報(bào)銷人員熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，例如，各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的審批流程、報(bào)銷單據(jù)如何正確填寫等。鑒于此，財(cái)務(wù)部門費(fèi)用報(bào)銷審核人員可以定期對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)銷人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解報(bào)銷中常見的錯(cuò)誤，也可以通過微信群等線上方式，解答報(bào)銷人員的提問。對(duì)于報(bào)銷單據(jù)的填寫，財(cái)務(wù)人員可以預(yù)先填好示范樣張，重點(diǎn)提醒特別注意事項(xiàng)，如此能夠在一定程度上減少財(cái)務(wù)人員審核后退單的情況，提高工作效率。

其次，及時(shí)更新相關(guān)專業(yè)知識(shí)，例如，最新的財(cái)經(jīng)法規(guī)、費(fèi)用管理政策等，只有全面提升財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的綜合素質(zhì)，才能讓他們?cè)诮窈蟮墓ぷ鬟^程中保持高度的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待工作。

最后，企業(yè)可以考慮建立針對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的績效考核指標(biāo)，將業(yè)務(wù)技能、員工認(rèn)可度、技能提升等考核指標(biāo)相結(jié)合，激發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位人員的工作主動(dòng)性和積極性。

4.4 建設(shè)費(fèi)用報(bào)銷信息化系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想提高費(fèi)用報(bào)銷工作的效率，有效開展信息化建設(shè)勢(shì)在必行。企業(yè)可以直接采購（比較適合中小企業(yè)）或者自行開發(fā)（比較適合大型企業(yè)）費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，將線下流程搬到線上，業(yè)務(wù)報(bào)銷人員直接在線上平臺(tái)發(fā)起報(bào)銷流程、提交單據(jù)掃描件等，系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別不規(guī)范的票據(jù)、重復(fù)報(bào)銷的票據(jù)等，并報(bào)錯(cuò)提醒自動(dòng)駁回申請(qǐng)；報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批，省去了線下“找人簽字”的麻煩。財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷審核人員可以在線直接對(duì)票據(jù)等進(jìn)行審核、付款。報(bào)銷系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行可以使整個(gè)報(bào)銷流程的進(jìn)度全部可查可追溯，報(bào)銷人員也可以及時(shí)獲取報(bào)銷進(jìn)度。加強(qiáng)信息化的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)，能夠優(yōu)化報(bào)銷流程，縮短報(bào)銷實(shí)踐周期并且精簡(jiǎn)審核工作，進(jìn)而提升公司財(cái)務(wù)管理水平，合理分配企業(yè)財(cái)務(wù)資源，從而達(dá)到為企業(yè)降本增效的目的。

5 結(jié)語

綜上所述，費(fèi)用能夠直接影響企業(yè)的利潤，并對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表產(chǎn)生影響，企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管理也能體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營管理水平，對(duì)企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管理進(jìn)行研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

本文通過分析企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷管理的重要性，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、費(fèi)用預(yù)算管理、業(yè)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷流程的熟悉程度、財(cái)務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)以及企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化程度等方面研究企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷方面存在的問題，并提出相應(yīng)的建議。當(dāng)然，企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管理是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的過程，企業(yè)在今后的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要不斷加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)管，提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)范性，進(jìn)而確保企業(yè)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。