個人數(shù)字檔案存檔研究

文 吳藝慧

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，人們在平日生活、生產(chǎn)、學習中都會產(chǎn)生諸多數(shù)字檔案資源，其中涵蓋電子文檔、視頻、音頻、電子郵件等諸多模式，從而形成個人數(shù)字檔案。但基于大數(shù)據(jù)時代視域下，數(shù)據(jù)更迭速度在不斷加快，移動終端、計算機等不斷被棄置，因而個人數(shù)字檔案存檔工作的有效實施顯得格外重要。

一、個人數(shù)字檔案存檔現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，個人數(shù)字檔案在保存過程中呈現(xiàn)的問題有很多，諸如存儲載體的安全、系統(tǒng)安全、自然災害、人為原因、數(shù)字檔案的真實性安全、數(shù)字檔案遷移風險等。其中，數(shù)字檔案的真實性存在兩方面內(nèi)容：一種是數(shù)據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)字檔案的真實性，另一種是紙質(zhì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)字檔案的真實性。

二、個人數(shù)字檔案存檔流程概述

（一）檔案收集

若想切實實現(xiàn)個人數(shù)字檔案存檔要求，首當其沖就應實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效收集。目前，人們在實際生產(chǎn)生活中，應用到的電子數(shù)據(jù)化設(shè)備種類煩瑣，且數(shù)據(jù)存儲渠道也相對豐富，例如人們經(jīng)常用到的智能手機、硬盤、計算機等，而每個設(shè)備型號又具有多樣性，故此文件的存儲格式也各不相同。此外，伴隨云技術(shù)的逐步發(fā)展與運用，人們也漸漸通過云端在線存儲空間進行個人數(shù)字檔案存儲，例如百度網(wǎng)盤等。

（二）組織檔案

個人數(shù)字檔案分類的辦法多種多樣，比如可根據(jù)社交媒體、圖片、網(wǎng)站、視頻、音頻等實施類型分類，也可按照個人的學習類數(shù)字檔案、生活類數(shù)字檔案、工作類數(shù)字檔案等進行內(nèi)容分類，如圖一所示。以上分類辦法屬于單式分類法，在現(xiàn)實工作過程中，單式分類法并不能較好地滿足個人查找與存儲等要求。所以，通過采用兩種以上的分類法實施數(shù)據(jù)查找與存儲能有效節(jié)省時間。針對個人用戶而言，若想對其實施精準劃分，就須通過添加元數(shù)據(jù)與標簽的模式，比如，針對Instagram中的“tag people”功能而言，就能為每張圖片添加用戶標簽。這樣便能迅速對海量圖片實施有效與后續(xù)處理，也可為圖片添加元數(shù)據(jù)，僅須在固定系統(tǒng)中導入將要打開的數(shù)碼圖片，在工具欄中點擊在導入時運用下的元數(shù)據(jù)，點擊新建預設(shè)，這樣便可為圖片添加具體的元數(shù)據(jù)。

圖一 數(shù)字檔案歸檔

（三）檔案管理

個人數(shù)字檔案主要是記載一些用戶的生活，存儲一些重要記憶，所以針對客戶而言至關(guān)重要，但該類數(shù)字檔案自身是非常脆弱的，應利用先進設(shè)備與軟件方能進行訪問。

針對個人而言，力求其具備一定個人數(shù)字檔案存檔認知。目前諸多需求者在實際應用一些存儲工具時并未有任何問題，但是不能較好地對數(shù)字檔案實施更新。另外，針對云存儲系列的存儲介質(zhì)不是十分理解。比如，目前微信是人們最常用的流行性社交軟件，而微信用戶在實際運用中僅是將其當成一種通信工具，人們常用朋友圈記錄點滴生活，一般也是以“文字結(jié)合圖片”的模式呈現(xiàn)，進而作為數(shù)字檔案會存儲在運營商服務器中。然而，針對個人而言數(shù)字檔案存檔的渠道有兩種：一種是個人云存儲，一種是線上渠道?？蛻魞H須記憶客戶名與密碼便可，基于大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)視域下，在智能手機、計算機、移動客戶端上就可在云盤中管理與查看自己的數(shù)字檔案存儲。那么，線上線下融合渠道，就是在線上發(fā)布數(shù)字檔案時，線下存儲設(shè)備中也會存儲一份同樣資料，這樣有助于在后期此數(shù)字檔案的查找與應用。

針對檔案機構(gòu)而言，怎樣存儲與保護數(shù)字檔案也是為探究人類記憶做有關(guān)信息儲備。那么，相對較為有效的方案是構(gòu)建個人數(shù)字檔案系統(tǒng)或是個人數(shù)字檔案網(wǎng)站。發(fā)達國家的個人數(shù)字檔案存檔系統(tǒng)較為健全，當前有無固定位置的文檔、人生流、干草堆三種系統(tǒng)。無固定位置的文檔是一種具有個性化的文檔，它是一種以用戶為核心的文檔管理系統(tǒng)；人生流主要通過時間軸的辦法來管理個人數(shù)字檔案，它屬于一種新型的個人數(shù)字檔案管理方式。那么，國內(nèi)檔案機構(gòu)可參照上述系統(tǒng)來強化我國個人數(shù)字檔案存儲管理服務，不但能接受客戶上傳的個人數(shù)字檔案，同時還能提供有關(guān)檢索、鑒定、分類等服務。

（四）檔案利用

在完成數(shù)字檔案資源的收集工作后，檔案存儲的終極目的是呈現(xiàn)數(shù)字檔案資源的合理管理與高效運用。個人數(shù)字檔案盡管是利用數(shù)字化方式存在的客觀圖像、文字及視頻，但它所涵蓋的內(nèi)容卻是人類極為珍貴的生活經(jīng)歷與回憶。換言之，是人們生活中最重要的一部分記憶。針對客戶而言，該種存置在網(wǎng)絡(luò)渠道或是存放在電子產(chǎn)品中的數(shù)字化資源，也須做出細化整理。例如，及時革新、刪除資料等，同時還應在自身需求狀況下，可隨時檢索出有關(guān)重要資料數(shù)據(jù)，這也是個人數(shù)字檔案存檔歸總環(huán)節(jié)中最重要的流程。另外，針對個人數(shù)字檔案歸檔工作中的管理與所運用的技術(shù)還須逐步實施革新與優(yōu)化。鑒于個人數(shù)字檔案賦有真實的特性，那么在平日生產(chǎn)生活中人們可通過它來維護自身合法權(quán)益。諸如在實際生產(chǎn)生活中，利用來往郵件可確立第一責任人；通過微博、阿里、微信等聊天記錄在賦有關(guān)聯(lián)性、合法性、真實性基礎(chǔ)上可作重要證據(jù)提供。另外，個人數(shù)字檔案所記錄的是個人在生活及工作中的點滴，針對個人而言，其最佳現(xiàn)實作用就是能當作一份回憶存檔，可有效喚醒自身檔案認知。并且，鑒于該種數(shù)字檔案具備原始性與真實性，針對他人而言也是一份寶貴的經(jīng)驗，在他人的工作、生活或是學習中賦有科學的指導與教育效用。

三、個人數(shù)字檔案存檔實施策略

（一）明確檔案管理相關(guān)規(guī)定

為國內(nèi)個人數(shù)字檔案管理提供重要保證，首先，須加快機制建設(shè)，按照國內(nèi)具體發(fā)展狀況，利用數(shù)字檔案管理中的經(jīng)驗，構(gòu)建行之高效且有助于數(shù)字檔案持續(xù)存儲的法律機制；其次，構(gòu)建個人數(shù)字檔案安全評估機制，科學制定能確保數(shù)字檔案資源持續(xù)存儲的制度；最后，構(gòu)建數(shù)字檔案信息安全標準，檔案機構(gòu)須強化數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)探究，締造出適宜國內(nèi)實際發(fā)展狀況的數(shù)字檔案安全管理技術(shù)與規(guī)范。

（二）加強數(shù)據(jù)備份管理工作

在個人數(shù)字信息系統(tǒng)管理中，須重視數(shù)據(jù)備份工作，數(shù)據(jù)備份能全面降低信息資源在不良狀況下所帶來的損失，那么在實際管理中應側(cè)重構(gòu)建科學的數(shù)據(jù)備份與恢復體系。首先，針對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)形成的數(shù)字資源須實施日備份，之后再根據(jù)時間段進行自動大備份，備份服務器數(shù)據(jù)同步功能須具備自動更新備份功能。其次，在實際備份中應注意資料備份的完整性，那么賦有完整性的備份資料涵蓋備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)及健全的災難恢復計劃。例如，針對數(shù)字形態(tài)檔案資源，我們須通過異地鏡像存儲法實施，如此便能有效避免自然災害所帶來的破壞性災難。

（三）提高數(shù)字檔案安全管理

若想提升數(shù)字檔案安全管理，首先應注重計算機的防火墻與防病毒技術(shù)的應用。防火墻的安裝可通過設(shè)備防火墻與防火墻軟件兩種模式實施，而設(shè)備防火墻與防火墻軟件均有其獨到的優(yōu)勢，有關(guān)機構(gòu)可按照自身狀況來確立所用防火墻模式。防火墻的安全對策主要體現(xiàn)在兩方面：針對準許模式防火墻，除了被禁止的信號其他均可通過；對于禁止模式防火墻，就是在實際應用中，防火墻能將所有禁止通信信號全部清除，僅能讓被允許的數(shù)據(jù)信號通過。防病毒技術(shù)在提升數(shù)字檔案安全管理中的應用，可通過預訂電子郵件病毒警報服務、安裝殺毒軟件、構(gòu)建局域網(wǎng)等模式實施。預訂電子郵件病毒警報服務，可有效確保綜合網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)運作機制的可控性與安全性。在系統(tǒng)中安裝正版殺毒軟件，可隨時對系統(tǒng)實施掃描與更新；構(gòu)建局域網(wǎng)，可有效控制互聯(lián)網(wǎng)的介入，同時也可盡可能限制應用移動設(shè)備。

（四）科學運用信息技術(shù)管理

針對個人數(shù)字檔案存檔管理，需要運用到信息技術(shù)，通常會用到數(shù)字仿真與數(shù)字遷移兩種技術(shù)。數(shù)據(jù)遷移是按照硬件、軟件的發(fā)展把數(shù)字資源遷移到相應硬件或是軟件環(huán)境下，進而確保數(shù)字資源能被有效地檢索、識別、應用，繼而實施數(shù)字信息的持久存儲。按照遷移條件的差異性，遷移可分成版本遷移、格式遷移、訪問點遷移、硬件遷移、軟件遷移、載體遷移?，F(xiàn)階段，數(shù)據(jù)遷移是數(shù)字信息資源持久存儲的最佳選擇，在遷移期間能改變一些存儲的載體與存儲格式。這樣，可方便需求者較好地分辨出所需數(shù)據(jù)的可靠性、真實性，同時也能據(jù)此判斷出該類數(shù)字資源與原始記錄間的關(guān)系。通過一個計算機系統(tǒng)對另一個計算機系統(tǒng)的部分模擬，我們將其稱之為數(shù)據(jù)仿真，這樣可讓模擬的計算機系統(tǒng)和被模擬的計算機系統(tǒng)能接收到相同資料信息，并執(zhí)行同樣程序，以此獲取相同結(jié)果。總之，兩種技術(shù)在實際運用時須按照具體狀況來進行選擇，特別是針對檔案附有原始記錄的特性，力求在最大限度上記錄歷史事實，同時有關(guān)工作者在數(shù)據(jù)遷移過程中務必慎重。

四、結(jié)語

總的來講，個人數(shù)字檔案存檔工作是一項系統(tǒng)性較強的煩瑣性工作，若想呈現(xiàn)最佳的個人數(shù)字檔案存檔效果，不但力求數(shù)字化檔案管理方應全面搞好各個流程中檔案收集與管理等工作，還應力求需求者對個人數(shù)字檔案存檔系統(tǒng)性工作有全新認知。唯有和智能化終端平臺進行有機配合，方能最大化地體現(xiàn)出個人檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實效用，進而整體促使國內(nèi)數(shù)字檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為人們提供最佳數(shù)字檔案存檔服務。