新形勢下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)研究

侯雪川、杜晴、吳俊杰 /航天科工防御技術(shù)研究試驗(yàn)中心

保存大量的檔案資料是檔案業(yè)務(wù)部門最顯著的特色之一。檔案作為一種原始的基礎(chǔ)性記錄，包含各種信息與知識。在蓬勃發(fā)展的信息時(shí)代，信息已成為一種資源。如何根據(jù)社會或企業(yè)的需要，借助現(xiàn)代化手段和專業(yè)方法，分析、挖掘檔案資料中所蘊(yùn)含的大量有價(jià)值的信息，已成為檔案資源開發(fā)利用的重點(diǎn)方向。檔案資源的開發(fā)主要包括編目、檢索、編輯與研究等，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)與各項(xiàng)事業(yè)加快融合，“中國制造2025”和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動持續(xù)推進(jìn)，檔案信息化與檔案信息資源集成、整合、利用成為發(fā)展趨勢，深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法和模式。如何確保檔案屬性的完整，保證檔案業(yè)務(wù)的嵌入，如何再造檔案工作流程使其滿足數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化環(huán)境下的工作需求，如何創(chuàng)新思路，使檔案工作提供更加全面的信息、更加精準(zhǔn)的服務(wù)、更加可靠的數(shù)據(jù)，是各單位轉(zhuǎn)型升級發(fā)展對檔案工作提出的迫切需求。同時(shí)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，系統(tǒng)、有效開發(fā)檔案資源，產(chǎn)生新的生產(chǎn)力、新的知識、新的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益，是檔案部門提高自身價(jià)值和專業(yè)水平的必經(jīng)途徑。

本文結(jié)合某企業(yè)檔案管理工作中存在的難點(diǎn)和堵點(diǎn)，梳理、分析檔案管理信息化建設(shè)，選取元器件質(zhì)量專題歸檔數(shù)據(jù)作為研究對象，對檔案信息資源開發(fā)利用進(jìn)行了嘗試。

一、存在的主要問題

通過對檔案信息資源現(xiàn)狀進(jìn)行梳理與分析發(fā)現(xiàn)，受到檔案資源分散性、歷史性和原始性的影響，與國內(nèi)許多企業(yè)情況類似，該企業(yè)的檔案資源利用過程中主要存在以下問題。

深入開發(fā)檔案信息的前提條件是檔案信息資源必須進(jìn)行一定程度的數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化以及資源有序化。許多企業(yè)對館藏檔案存量陸續(xù)開展實(shí)施數(shù)字化掃描。一方面促進(jìn)了檔案資源的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，另一方面增強(qiáng)了檔案資源的利用效率和服務(wù)水平。隨著企業(yè)或利用者對檔案服務(wù)要求的提高，檔案資源服務(wù)已無法局限于閱覽、憑證。單純的數(shù)字化掃描或著錄、標(biāo)引等處理方法的數(shù)據(jù)加工途徑，已無法充分挖掘檔案中有用的潛在信息，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案的更大效能和價(jià)值。

1.數(shù)據(jù)資源存儲分散，格式多元，知識共享與復(fù)用困難

檔案存儲位置分散，有些存儲在信息系統(tǒng)中，有的則分散到傳統(tǒng)聲像載體中，大部分領(lǐng)域由于歷史及客觀原因，受制于當(dāng)時(shí)較為有限的信息化支撐程度，檔案資源以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行存儲。檔案信息類型可分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。其中，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要為各個(gè)工程或應(yīng)用系統(tǒng)中歸集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要包括各類歸檔的工程試驗(yàn)報(bào)告、管理類文件、科研實(shí)驗(yàn)過程中產(chǎn)生的各類圖片等。隨著企業(yè)智能化改造的不斷推進(jìn)，大量音頻、視頻數(shù)據(jù)也在不斷生成并納入到檔案資源范疇中。位置分散、格式多元，無法進(jìn)行高效統(tǒng)一的資源管理，對信息的沉淀、應(yīng)用、共享、利用等工作造成很大困擾。

2.數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)化處理效力有待加強(qiáng)

深入開發(fā)檔案信息的前提條件是檔案信息資源必須進(jìn)行一定程度的數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化以及資源有序化。許多企業(yè)對館藏檔案存量陸續(xù)開展實(shí)施數(shù)字化掃描。一方面促進(jìn)了檔案資源的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，另一方面增強(qiáng)了檔案資源的利用效率和服務(wù)水平。隨著企業(yè)或利用者對檔案服務(wù)要求的提高，檔案資源服務(wù)已無法局限于閱覽、憑證。單純的數(shù)字化掃描或著錄、標(biāo)引等處理方法的數(shù)據(jù)加工途徑，已無法充分挖掘檔案中有用的潛在信息，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案的更大效能和價(jià)值。

3.缺乏統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，難以發(fā)揮規(guī)模效益

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各單位信息化建設(shè)不斷走向縱深。多類管理、工程信息系統(tǒng)建立，與檔案管理的系統(tǒng)集成，對檔案信息資源進(jìn)行了有力的充實(shí)與提升。信息系統(tǒng)的不斷完善帶來了檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量的激增，數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)多元化、數(shù)據(jù)增長速度快等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案信息資源管理平臺已經(jīng)難以應(yīng)對。早期信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，多以迅速實(shí)現(xiàn)功能為主要目的，缺乏全局考慮，造成了原始數(shù)據(jù)分散、標(biāo)準(zhǔn)不一、數(shù)據(jù)廣度不夠和顆粒度較粗等問題。

4.檔案資源管理運(yùn)營機(jī)制、配套條件尚待完善

在傳統(tǒng)概念中，檔案業(yè)務(wù)屬于相對封閉、獨(dú)立的狀態(tài)。在大部分企事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)配置中，檔案部門多被賦予基礎(chǔ)、保障職責(zé)，檔案信息資源的積累環(huán)節(jié)通常置于業(yè)務(wù)流程的末端，而檔案資源開發(fā)利用意識的不斷深化，歸檔過程中的“前端控制”勢在必行。這就需要在前端嵌入檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定業(yè)務(wù)性規(guī)范，將檔案信息資源管理的頂層方案提前納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃當(dāng)中。同時(shí)，企業(yè)檔案信息資源管理工作的規(guī)章制度，各級職責(zé)的分配、協(xié)調(diào)，高素質(zhì)專業(yè)人員的配置，配套條件的落實(shí)等距離實(shí)際需求均尚有差距。

二、主要解決措施

1.建立完善檔案信息資源管理平臺（見圖1）

圖1 檔案信息資源管理平臺功能架構(gòu)示意圖

一是依靠現(xiàn)有檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段。建立完善檔案信息資源管理平臺；持續(xù)完善數(shù)字檔案資源建設(shè)，將電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、信息資源有機(jī)整合、各類專題資源庫建立等納入例行常規(guī)性業(yè)務(wù)，不斷升級、豐富企業(yè)元數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案資源體系深入、完整。

二是全面整合分散的電子信息資源，消除數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、存、查、用自動化管理。建設(shè)數(shù)據(jù)資源集中、集約的管理模式；加快檔案信息化步伐，將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃及智能化改造專項(xiàng)建設(shè)，盡快解決檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、工程應(yīng)用系統(tǒng)等的對接集成與資源整合，著力推進(jìn)新增檔案結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析與集成化利用。

三是建立完善的數(shù)據(jù)協(xié)同方式，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)融合。以數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理為手段，不斷拓寬信息資源利用的渠道，不斷提升信息資源共享服務(wù)的水平。

2.完善檔案信息資源運(yùn)營管理機(jī)制

結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)，對檔案信息資源進(jìn)行整體梳理，形成一體化數(shù)據(jù)收集。明確各類信息資源重要程度、分類、內(nèi)容、形式、顆粒度、來源，綜合考慮利用價(jià)值、數(shù)據(jù)完整性、收集工作量、關(guān)聯(lián)性等因素，準(zhǔn)確定義各相關(guān)信息字段的含義、類型、長度，針對各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的表述方式做出規(guī)定，統(tǒng)籌研究制定數(shù)字檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范、工作方法和實(shí)施細(xì)則。

以利用需求為依據(jù)，按照先進(jìn)性、完整性和可調(diào)整性的原則，借鑒和采用成熟、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，著眼于檔案工作的發(fā)展，研究制定符合業(yè)務(wù)需求、利于后續(xù)開發(fā)利用、切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，例如《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》等。通過一系列規(guī)則的貫徹與實(shí)施，為各類檔案信息實(shí)體的科學(xué)收集、有效整理和規(guī)范加工提供指導(dǎo)，同時(shí)促進(jìn)多元化檔案信息資源的組織協(xié)調(diào)。

健全檔案信息資源開發(fā)機(jī)構(gòu)，突破傳統(tǒng)觀念，靈活優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)隊(duì)伍知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)技能。以單位實(shí)際應(yīng)用場景需求為導(dǎo)向，補(bǔ)充具有信息化、專業(yè)知識等背景的信息資源開發(fā)人才力量，配套以制度保障、激勵措施，為檔案信息資源開發(fā)注入新活力，加速檔案信息增值。

3.深化檔案存量信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理

在實(shí)際館藏存量檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)結(jié)合專業(yè)背景，以實(shí)際利用需求為切入點(diǎn)，多方式引入信息技術(shù)手段對存量檔案進(jìn)行數(shù)字結(jié)構(gòu)化處理，以期優(yōu)化檔案信息資源的挖掘、加工、處置、存儲和利用。數(shù)字化加工、轉(zhuǎn)換的對象包括各類信息系統(tǒng)中形成并歸檔的電子文件、多媒體文件、紙質(zhì)文件等多元格式載體。不同的數(shù)據(jù)格式運(yùn)用不同的信息加工手段，并以數(shù)字形式進(jìn)行存儲，盡可能地將檔案中的信息單元與數(shù)據(jù)分解，單獨(dú)析出、數(shù)據(jù)清洗，最大限度地提出檔案中的信息。建設(shè)豐富、集中、系統(tǒng)而有序的檔案數(shù)字信息資源庫，成為數(shù)字檔案平臺、搜索引擎的基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化增量數(shù)字化過程中集成規(guī)范的執(zhí)行

對檔案信息資源增量實(shí)施數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化采集過程中，統(tǒng)一對各類數(shù)據(jù)的理解和使用，進(jìn)一步推動數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過智能化改造、信息化層面的建設(shè)與升級，打通應(yīng)用信息化系統(tǒng)間的壁壘，為知識數(shù)據(jù)收集、管理及后續(xù)應(yīng)用提供基礎(chǔ)。由于檔案管理系統(tǒng)與工程應(yīng)用、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的陸續(xù)集成，電子文件歸檔已成為趨勢，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)對于檔案數(shù)據(jù)集成至關(guān)重要。企業(yè)進(jìn)行各類型數(shù)據(jù)集成過程中，需要采用通用性強(qiáng)、應(yīng)用廣泛的集成協(xié)議，包括集成協(xié)議、集成接口設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)交換規(guī)范、異常處理規(guī)范等，避免個(gè)性化集成協(xié)議造成集成接口不通用、后期維護(hù)和使用困難。

三、實(shí)際利用案例及分析

某單位為元器件可靠性試驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)，試驗(yàn)檢測檔案是該類型企業(yè)的主營業(yè)務(wù)活動產(chǎn)物中最重要的部分。元器件種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及多個(gè)工程應(yīng)用項(xiàng)目，其數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)“基數(shù)大”“類型多”“分布散”的特點(diǎn)。數(shù)10年積累的歷史試驗(yàn)檢測資料所含信息極為龐雜，

某單位為元器件可靠性試驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)，試驗(yàn)檢測檔案是該類型企業(yè)的主營業(yè)務(wù)活動產(chǎn)物中最重要的部分。元器件種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及多個(gè)工程應(yīng)用項(xiàng)目，其數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)“基數(shù)大”“類型多”“分布散”的特點(diǎn)。數(shù)10 年積累的歷史試驗(yàn)檢測資料所含信息極為龐雜，如何根據(jù)目前單位的實(shí)際利用需求，對歷史檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的、針對性的采集、梳理，依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)分析手段進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)挖掘，支撐智慧決策，助力企業(yè)發(fā)展，成為該單位面臨的問題。為此，企業(yè)依據(jù)物資裝備、供應(yīng)鏈物資編碼規(guī)范，設(shè)計(jì)電子元器件質(zhì)量可靠性信息管理規(guī)范等，建立了元器件可靠性試驗(yàn)工程試驗(yàn)系統(tǒng)，并已完成與檔管理系統(tǒng)的系統(tǒng)集成，數(shù)據(jù)收集的范圍、質(zhì)量及管控能力得到保證；依據(jù)前期統(tǒng)籌策劃，檔案部門有計(jì)劃性地針對一部分庫存檔案進(jìn)行了有效數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)了潛在信息的分解與結(jié)構(gòu)化。該業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源已經(jīng)具有結(jié)構(gòu)有序化、系統(tǒng)化、規(guī)模化等特點(diǎn)，同時(shí)兼有較高的數(shù)據(jù)廣度和更細(xì)的粒度，具備較好技術(shù)的支撐條件；通過資源調(diào)配，檔案、信息化和質(zhì)量與可靠性專業(yè)有機(jī)融合，以圍繞專業(yè)能力主線、挖掘內(nèi)部專業(yè)數(shù)據(jù)價(jià)值、推進(jìn)數(shù)據(jù)價(jià)值轉(zhuǎn)化為研究目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用場景，對元器件可靠性試驗(yàn)檔案信息資源應(yīng)用及利用進(jìn)行了嘗試性研究工作。

具體應(yīng)用案例：以積累大量的元器件復(fù)驗(yàn)、篩選、DPA、失效分析、質(zhì)量問題等數(shù)據(jù)資源，以及元器件新品替代信息、顏色信息、供貨穩(wěn)定性信息、合格供應(yīng)商/制造商認(rèn)定信息等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，建立元器件質(zhì)量數(shù)據(jù)檢測分析專題數(shù)據(jù)庫；同時(shí)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效分析，建立供應(yīng)商評價(jià)模型，初步建設(shè)甄選機(jī)制，如圖2、圖3 所示。

圖2 元器件質(zhì)量數(shù)據(jù)檢測分析階段數(shù)據(jù)流示意圖

圖3 供應(yīng)商評價(jià)體系示意圖

傳統(tǒng)歷史檔案中分散、龐雜、原始的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)與集中、規(guī)范、系統(tǒng)分析利用的要求仍存在巨大的差距。實(shí)際在具體實(shí)踐過程中，僅為歸檔數(shù)據(jù)單一專題業(yè)務(wù)領(lǐng)域的初步探索，數(shù)據(jù)分析通常是較為片面的、簡單的統(tǒng)計(jì)或多維分析，數(shù)據(jù)背后隱藏的大量信息未得到充分的發(fā)掘和利用。信息時(shí)代下賦予檔案管理更多開發(fā)與利用的職責(zé)是檔案部門面臨的新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，將引導(dǎo)企業(yè)今后在信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)、專業(yè)能力配置、知識資源統(tǒng)籌、制度保障和激勵措施配套等方面重新進(jìn)行考量。