從公文的錯誤案例談大學(xué)生公文寫作教育的困境及解決方法

邱 凌

(重慶電力高等?？茖W(xué)校，重慶 400053)

公文就是公務(wù)文件，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策、公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具[1]。法定的社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行使其職能、進(jìn)行公務(wù)活動時，一般也套用行政公文的種類、格式、行文規(guī)則、辦理程序、管理辦法等[1]。公文具備嚴(yán)肅性、權(quán)威性、規(guī)范性等特點(diǎn)，一經(jīng)發(fā)布就代表著一級政府的權(quán)威，因此在格式、內(nèi)容上都有嚴(yán)格的要求。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，2012年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布了國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡稱《格式》)(GB/T 9704—2012)，二者對公文進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范。

1 公文錯誤案例

現(xiàn)實(shí)工作中，常出現(xiàn)許多不規(guī)范的公文，特別是一些企事業(yè)單位、社會團(tuán)體發(fā)布的公文。下面針對一些真實(shí)案例中的錯誤進(jìn)行簡單解析。

圖1所示的文件中有7處錯誤。

1)版頭中的發(fā)文字號不正確?！稐l例》中明確規(guī)定，發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)代字由本機(jī)關(guān)所有部門統(tǒng)一編制的規(guī)范化縮寫加“發(fā)”“函”等組成，現(xiàn)在的公文一般不加“字”。發(fā)文字號中的括號使用也不正確?！陡袷健分忻鞔_規(guī)定發(fā)文字號中的年份要用六角括號“〔 〕”括入，而圖1中發(fā)文字號的年份是用圓括號“( )”括入，這是不正確的。此文發(fā)文字號應(yīng)改為湖建發(fā)〔2014〕39號。

圖1 案例1

2)正文中的標(biāo)題不正確?！稐l例》規(guī)定，標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。按照此規(guī)定，公文的標(biāo)題應(yīng)該包含3部分，但圖1所示的公文中缺少發(fā)文機(jī)關(guān)，是不正確的(應(yīng)改為安徽湖濱建設(shè)集團(tuán)有限公司關(guān)于成立農(nóng)民工維權(quán)組織機(jī)構(gòu)的通知)。

3)主送機(jī)關(guān)排列順序不正確。主送機(jī)關(guān)不止一個時需要進(jìn)行排序，通常先按級別排，級別相同的按黨、政、軍、群的順序排，還有一樣的則按先外后內(nèi)的原則排序。圖1中的主送機(jī)關(guān)中從級別看，“項目部”應(yīng)該低于“分公司”，而“集團(tuán)公司所屬部室”應(yīng)與“分公司”同級。按先外后內(nèi)的原則，“分公司”應(yīng)排“集團(tuán)公司所屬部室”前。所以主送機(jī)關(guān)正確的排序應(yīng)該是：各分公司、集團(tuán)公司所屬各部室、各項目部。

4)落款不正確?！陡袷健芬?guī)定成文日期中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，所以圖1中的成文日期用漢字的數(shù)字標(biāo)注是不正確的，應(yīng)改為2014年12月9日。

5)抄送不正確?！稐l例》規(guī)定抄送是除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。而圖1中的抄送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)相同，可見不對。且抄送與下面的印發(fā)機(jī)關(guān)之間應(yīng)用細(xì)分隔線隔開。

6)缺少印發(fā)日期?！稐l例》規(guī)定了在版記部分應(yīng)有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。按《格式》要求印發(fā)日期與印發(fā)機(jī)關(guān)同在末條分隔線上，印發(fā)日期在右空一字的位置，用阿拉伯?dāng)?shù)字加年、月、日標(biāo)注。

7)版記位置不正確。按照《格式》規(guī)定，版記要放在偶數(shù)頁，故版記和版頭是不可能出現(xiàn)在同一頁面的。所以圖1中版記部分應(yīng)該移至第二頁最下面的位置。

圖2的錯誤主要有以下3點(diǎn)。

圖2 案例2

1)缺少發(fā)文字號。

2)標(biāo)題排版不正確?！陡袷健芬?guī)定，標(biāo)題排版的原則是“詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形”。由此可見，標(biāo)題排版的首要原則是保證詞意完整，即一個完整的詞語中間是不能回行的，而圖2中的標(biāo)題在“搬遷”一詞中間回行，將該詞一分為二，這不符合標(biāo)題排版要“詞意完整”的規(guī)定，故不正確。此標(biāo)題可在“搬”字前回行。

3)文種選用不正確?！稐l例》第二章對現(xiàn)行15種公文文種進(jìn)行了明確闡釋。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。公告的特點(diǎn)是告知對象涉及全國乃至全世界；告知內(nèi)容是重要事項或法定事項，意義相對比較重大，會在國際國內(nèi)產(chǎn)生重大影響；發(fā)文單位級別較高，通常是國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)(人大及其常委會)，國家最高行政機(jī)關(guān)(國務(wù)院)及其所屬部門，各省市、自治區(qū)、直轄市行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，某些法定機(jī)關(guān)，如稅務(wù)局、海關(guān)、鐵路局、人民銀行、檢察院、法院等。由此可見圖2中告知的內(nèi)容不應(yīng)該使用公告這一文種。通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。相對于公告，通告的告知對象往往是一條街道或者一片社區(qū)，某些單位或某些區(qū)域，最大也不過全國范圍內(nèi)；通告告知內(nèi)容為應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項；通告沒有發(fā)文單位級別的限制，上到國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)，下到基層單位都可以使用。所以圖2中應(yīng)該使用通告進(jìn)行告知。

2 錯誤公文的不良影響

以上例文都是帶紅頭且正式行文的公文文件，卻存在諸多錯漏，類似這樣的公文會帶來許多不良影響。

1)極大影響公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。公文是體現(xiàn)本級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖的權(quán)威文件，試想一份漏洞百出的公文如何讓下級單位信服？如何讓人們遵照其內(nèi)容執(zhí)行？一份錯誤的公文發(fā)布出來，不僅會貽笑大方，而且會極大影響發(fā)文單位的公信力。

2)起到錯誤的示范作用。當(dāng)寫作有誤的公文發(fā)布后，如未能及時更正，不明就里的下級單位或其他企事業(yè)單位、社會團(tuán)體會紛紛仿效，導(dǎo)致錯誤廣泛傳播，難以更正?！肮妗遍L期被誤用，省略發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題屢見不鮮，這些都是錯誤示范造成的。

3)嚴(yán)重影響工作效率。公文寫作若存在錯誤，在流轉(zhuǎn)時可能被駁回修改，延誤工作進(jìn)度。文種選用錯誤也可能嚴(yán)重影響工作進(jìn)程，比如“請示”用成了“報告”，那么請示事項將得不到上級回復(fù)，因?yàn)閳蟾媸遣挥没貜?fù)的，如此后續(xù)工作將被延誤。

經(jīng)調(diào)查，黨政機(jī)關(guān)發(fā)布的公文鮮有錯誤，但企事業(yè)單位、社會團(tuán)體發(fā)布的公文則不能保證質(zhì)量(上文2個錯誤案例均為非黨政機(jī)關(guān)發(fā)文)。黨政機(jī)關(guān)公務(wù)員因參加公務(wù)員考試，專門學(xué)習(xí)過公文寫作，但其他單位的工作人員沒有進(jìn)行過專門的公文寫作培訓(xùn)，有的甚至在工作前根本沒有接觸過公文，對公文寫作一無所知，所以錯誤頻出。

公文寫作作為現(xiàn)代人在職場工作的一項基本技能，本應(yīng)該作為公共基礎(chǔ)課在各級教育中受到廣泛重視。但事與愿違，目前在初、中等教育中，公文寫作的訓(xùn)練是缺席的。而高校公文寫作教育同樣面臨困境。

3 高校公文寫作教育的困境

3.1 不受重視

公文寫作是所有大學(xué)生應(yīng)當(dāng)具備的職場基本技能。不論是文科院校還是理工類大學(xué)，都應(yīng)該把公文寫作這門課作為一門公共基礎(chǔ)課面向全體學(xué)生開設(shè)。但事實(shí)并非如此，以重慶為例，本科院校中幾乎沒有學(xué)校把公文寫作作為公共基礎(chǔ)課。部分院校只開設(shè)了大學(xué)語文(其中包含了一部分公文寫作的內(nèi)容)。更多的院校只在某些院部或某些專業(yè)開設(shè)有公文寫作課，還有的院校則是以選修課的方式開設(shè)。據(jù)統(tǒng)計，重慶理工科類本科院校，或綜合性大學(xué)的理工科院系開設(shè)公文寫作相關(guān)課的微乎其微，有的學(xué)校曾把大學(xué)語文(含公文寫作內(nèi)容)作為全校必修課，后來一些專業(yè)院系慢慢將其改為選修課，再后來就直接取消了這門課程。只有師范類本科院?；蚓C合性大學(xué)文科類院部保留大學(xué)語文為必修課程，但專門系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文寫作的也不常有。

與本科院校截然不同，重慶高職高專院校普遍開設(shè)了應(yīng)用寫作(含公文寫作內(nèi)容)課程或者是大學(xué)語文，有的甚至同時開設(shè)了這兩門課程，如重慶電訊職業(yè)學(xué)院、重慶人文藝術(shù)學(xué)院，但是多數(shù)高職高專院校仍然存在課時嚴(yán)重不足的問題。以重慶電力高等?？茖W(xué)校為例，應(yīng)用寫作作為一門公共必修課，在各院系甚至同一院系不同專業(yè)的課時各不相同，最多的32個學(xué)時，最少的16個學(xué)時，多數(shù)班級為28學(xué)時。即便按照學(xué)時數(shù)最多的32學(xué)時計算，教師也難以完成應(yīng)用寫作的所有教學(xué)內(nèi)容。許多章節(jié)都只能蜻蜓點(diǎn)水般簡單介紹，根本談不上讓學(xué)生熟練掌握。所以，高職高專院校即便開設(shè)了應(yīng)用寫作課，但其課時并非按照該課程的實(shí)際需要設(shè)定，并且隨時可能被專業(yè)課時擠壓，可見高職高專院校對應(yīng)用寫作課的重視也是非常有限的。

3.2 師資匱乏

許多學(xué)校沒有專門的公文寫作課教師，而是由從事文秘工作的行政部門職員兼任。有的學(xué)校雖有專任教師，但師資嚴(yán)重不足，全校幾千名學(xué)生就配備一兩位專任教師，教師疲于應(yīng)付超負(fù)荷的工作量，很難保證良好的教學(xué)效果，更無法進(jìn)行深入的專業(yè)研究。同時，師資的不足也導(dǎo)致難以形成結(jié)構(gòu)合理的教學(xué)團(tuán)隊，從而無法開展相關(guān)的課程建設(shè)，進(jìn)而也就很難達(dá)到理想的教學(xué)效果。

3.3 教學(xué)效果差

作為公共基礎(chǔ)課，公文寫作課通常是合班教學(xué)，幾十甚至上百人同時上課，教師很難照顧到每個學(xué)生。而寫作課程，因其自身的特殊性導(dǎo)致，并非學(xué)生聽了文種的特點(diǎn)和寫法就能寫出合格的應(yīng)用文。練習(xí)和教師有針對的點(diǎn)評，對于學(xué)生寫作能力的提高非常重要，但面對上千人的作業(yè)，教師也疲于完成批改任務(wù)。

此外，受課時的限制，在課堂上，大多數(shù)教師只能采用講授法、案例展示法等展開教學(xué)。教學(xué)方法單一，教學(xué)過程枯燥，課堂氛圍沉悶，教學(xué)效果差強(qiáng)人意。課后雖布置有作業(yè)，但教師沒有時間針對作業(yè)逐一點(diǎn)評，造成學(xué)生練習(xí)的收獲不大。

3.4 考核評價方式單一

作為公共基礎(chǔ)課，公文寫作通常以期末隨堂考試成績加平時作業(yè)成績及考勤成績組成學(xué)生的綜合成績。這種考核方式很難反映學(xué)生平時課上、課后的學(xué)習(xí)情況，一些學(xué)生平時不認(rèn)真學(xué)習(xí)，只在期末時突擊學(xué)習(xí)，滿足于及格分?jǐn)?shù)，并沒有真正學(xué)好公文寫作。這種考評方式與比賽、實(shí)踐操作等活動沒有直接聯(lián)系，很難調(diào)動學(xué)生參與的積極性，即使一些同學(xué)迫于老師的壓力勉強(qiáng)參與了，收獲也不大。

4 應(yīng)強(qiáng)化公文寫作教育

4.1 高度重視公文寫作教育

把公文寫作(或者應(yīng)用寫作)列為高等教育中的公共必修課，按其教學(xué)需要制訂教學(xué)計劃，保證教學(xué)課時，讓大學(xué)生普遍掌握公文寫作基本技能。

4.2 加強(qiáng)教師隊伍建設(shè)

引進(jìn)專業(yè)人才，構(gòu)建合理的師生結(jié)構(gòu)比。整合教師資源，建立教學(xué)團(tuán)隊。從事公文起草和公文辦理工作的行政人員也可加入教師團(tuán)隊，與專業(yè)教師形成互補(bǔ)，專業(yè)教師可以為行政人員提供理論指導(dǎo)，而行政人員則可以為專業(yè)教師的教學(xué)提供大量真實(shí)案例，讓教學(xué)貼近現(xiàn)實(shí)。

同時，專業(yè)教師也可以利用假期深入行政崗位，參與社會實(shí)踐，提高公文寫作水平，了解公文寫作在實(shí)際應(yīng)用中的前沿動態(tài)，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，豐富課堂教學(xué)內(nèi)容，讓理論更貼近實(shí)際。

4.3 實(shí)施分層教學(xué)

大班教學(xué)的教學(xué)效果差，而因?qū)W生人數(shù)眾多，各高校又很難實(shí)現(xiàn)小班教學(xué)，所以分層教學(xué)可以很好地解決這一矛盾。第一層：公文寫作(或應(yīng)用寫作)作為公共基礎(chǔ)課，可在全校范圍內(nèi)開設(shè)。讓所有學(xué)生都對公文有一定的認(rèn)知，能應(yīng)對常用的公文文種寫作。第二層：開設(shè)公文寫作選修課，讓有一定寫作基礎(chǔ)、有興趣深入學(xué)習(xí)的同學(xué)繼續(xù)選修課的學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí)，這部分同學(xué)能夠勝任行政崗位公文起草、公文處理等工作。第三層：選出學(xué)習(xí)成績突出的同學(xué)進(jìn)行小范圍輔導(dǎo)，這些同學(xué)經(jīng)過輔導(dǎo)不僅能夠?qū)懗鰞?yōu)秀的公文，甚至可以參與公文寫作相關(guān)比賽，為校爭光[3]。

4.4 改革教學(xué)方法

公文寫作不應(yīng)該僅用單一的講授法來進(jìn)行教學(xué)，這種方式的教學(xué)效果很不理想。這門課程的特殊性決定了它的重點(diǎn)應(yīng)該是指導(dǎo)學(xué)生練習(xí)、應(yīng)用。理想的課堂教學(xué)方式應(yīng)該是案例教學(xué)法、情景教學(xué)法、任務(wù)驅(qū)動法等多種教學(xué)方法相結(jié)合。教師先通過案例告訴學(xué)生文種的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容的組成、寫作的重點(diǎn)及注意事項，再通過場景設(shè)計，布置任務(wù)讓學(xué)生完成寫作練習(xí)，最后評講作業(yè)，給出參考，讓同學(xué)們互評，指出錯漏，剖析優(yōu)劣，從而幫助學(xué)生掌握公文寫作的方法。

此外，實(shí)踐教學(xué)也是公文寫作重要的教學(xué)方法之一[4]。有條件的可以帶學(xué)生深入機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或社會團(tuán)體參觀，了解公文制發(fā)的程序、公文流轉(zhuǎn)的過程，并讓學(xué)生與相關(guān)工作人員交流，學(xué)習(xí)公文寫作的技巧。如果不便外出訪問學(xué)習(xí)，可以組織學(xué)生到學(xué)校內(nèi)部行政部門參觀學(xué)習(xí)。學(xué)校相關(guān)部門也可提供一些學(xué)生助理崗位，讓學(xué)生處理簡單易做的輔助工作，讓學(xué)生可以在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高。

4.5 建立多元化的考核評價體系

把教學(xué)的各個環(huán)節(jié)都納入考評中，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的動力。教師借助各種教學(xué)軟件，將學(xué)生完成的作業(yè)、課堂的發(fā)言、參與的討論、完成的任務(wù)等都量化打分，實(shí)現(xiàn)過程考核；對積極參與公文寫作比賽、參與公文寫作社會實(shí)踐的同學(xué)給予額外加分；對比賽獲獎的同學(xué)給予免修本門課程或者增加學(xué)分之類的獎勵。通過多元化的考核評價方式，充分調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，讓他們學(xué)有所獲。

5 結(jié)語

大學(xué)生是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體行政人員的后備軍，只有高度重視大學(xué)生公文寫作教育，普及大學(xué)生公文寫作教育，提高大學(xué)生公文寫作教育的教學(xué)效果，使大學(xué)生們都會寫公文、寫好公文，才能有效杜絕公文寫作的各種錯誤，維護(hù)公文及公文發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威，使公文真正成為發(fā)文機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能的有力工具。