重大活動檔案收集利用工作淺析
——以楊凌農(nóng)高會為例

文/李孟娟 王 琳

本文以楊凌農(nóng)高會檔案收集利用情況為例，分析總結(jié)楊凌農(nóng)高會活動檔案收集的主要做法和經(jīng)驗，并基于楊凌農(nóng)高會檔案工作的特點，從管理制度化、權(quán)責清晰化、手段多樣化、歸檔科學化、利用深入化五個方面對進一步做好重大活動檔案收集利用工作進行了有益的探索與思考

重大活動是指在某一區(qū)域范圍內(nèi)所發(fā)生的有較大影響力的政治、經(jīng)濟、科技、文化、體育等活動，其涉及面廣、關注度高，對本區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有深遠的影響。做好重大活動檔案收集利用，是對活動過程中具有保存價值的文字、物品、聲像的有效記錄，真實反映重大活動開展的全過程，對于輔助決策、服務活動籌辦、保存歷史記錄、傳承活動經(jīng)驗等方面具有重要意義。

一、楊凌農(nóng)高會檔案收集情況

歷年來，楊凌示范區(qū)檔案局認真貫徹落實《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，從提升檔案工作質(zhì)量入手，不斷加大對農(nóng)高會檔案管理的工作力度，細化農(nóng)高會檔案收集范圍、歸檔要求、移交程序等，重大活動檔案管理工作取得了較好成效。截至目前，楊凌示范區(qū)檔案館共收集整理農(nóng)高會檔案資料219卷4878件，包含了各類文書、聲像光盤、照片、實物等，涵蓋了1994年至今每一屆農(nóng)高會從籌備到組織實施、會后總結(jié)的全過程。

二、楊凌農(nóng)高會檔案收集利用的主要實踐

（一）健全機制、夯實責任，為檔案收集提供制度保障

為了完全準確收集農(nóng)高會籌辦工作中形成的各種文字、圖表、音頻、視頻等不同載體的信息資料，楊凌示范區(qū)檔案局聯(lián)合農(nóng)高會籌委會辦公室嚴格落實重大活動檔案管理工作規(guī)定，制定印發(fā)了《楊凌農(nóng)高會檔案收集范圍和程序》，明確規(guī)定檔案工作采取“統(tǒng)籌安排、分頭辦理”的工作原則，夯實了各責任單位工作職責，明確了檔案收集的主要范圍、程序和期限。在農(nóng)高會籌備階段，專門下發(fā)《關于進一步加強農(nóng)高會檔案工作的通知》，就規(guī)范化做好檔案管理工作提出了明確要求，制定和下發(fā)檔案收集目錄，對活動組織方案、人員接待情況、外宣情況、決議決定等各類檔案收集要求都進行了明確，并且要求各有關單位必須安排專人負責檔案工作和日常工作資料的收集，為農(nóng)高會檔案順利完成歸檔打下基礎。

（二）專人負責、提前介入，為檔案收集提供人員保障

楊凌示范區(qū)檔案局加強與農(nóng)高會籌委會辦公室的聯(lián)系溝通，在活動的籌備階段提前介入，每年選派1-2名專職檔案工作人員直接進駐籌委會辦公室，設置檔案收集專項小組，專門負責對各部門在籌辦和組織過程中形成的各類文字、音視頻資料進行收集整理。各工作組配置專人負責檔案收集整理的全過程，通過“檔案局分管領導—檔案館專職檔案員—工作小組組長—工作小組檔案責任人”四級人員聯(lián)動機制，形成了全面覆蓋、持續(xù)推進的檔案工作網(wǎng)格化隊伍，確保檔案能夠與活動開展同步產(chǎn)生、同步收集。

（三）強化監(jiān)督、嚴格把關，為檔案收集提供紀律保障

檔案專項工作小組在活動開展期間開展檔案檢查，通過隨機抽查的形式加大對農(nóng)高會檔案工作的督查，在檢查中，提出了“三要”的檢查標準：資料要全、鑒定要細、分類要準，確保移交檔案的內(nèi)容齊全、真實準確、整理規(guī)范。

1.把好制度執(zhí)行關。為了防止工作制度流于形式，楊凌示范區(qū)對檔案管理部門充分授權(quán)，要求檔案部門直接介入活動全過程，活動責任部門必須協(xié)助和支持檔案工作開展。活動開始之前，籌委會辦公室編制《農(nóng)高會工作指南》，將檔案收集直接納入工作實施方案，活動期間，堅持每天發(fā)布《農(nóng)高會要情通報》，對當日重大活動進展情況，成交量、簽約量等進行公布，檔案管理部門可以及時掌握活動進展情況，并對檔案收集范圍和項目進行適時調(diào)整優(yōu)化。

2.把好材料完整關。由于重大活動存在主題多元化、載體多樣化、過程多變化的特點，為了保證材料的完整性，檔案行政管理部門要求每個職能小組必須對每個子活動、臨時性活動進行全面收集，檔案工作人員必須在檔案移交完畢后方能解散離崗，對于未按照規(guī)定期限收集、整理和移交檔案的承辦單位進行通報并責令期限予以整改。

3.把好案卷質(zhì)量關。從檔案工作小組建立之初，檔案管理部門對農(nóng)高會的各主體開展活動進行提前控制，由檔案館牽頭，積極跟進了解檔案管理工作進展情況，針對薄弱環(huán)節(jié)進行業(yè)務指導和培訓，對檔案的收集、立卷、歸檔、移交的全過程進行監(jiān)督、檢查和指導，以保證檔案收集質(zhì)量。

（四）及時編研、開發(fā)利用，為活動提供服務保障

農(nóng)高會籌委會辦公室在活動舉辦期間精心收集整理各參展企業(yè)基本情況和參展項目，整理匯編形成《農(nóng)高會會刊》，多方位對參展企業(yè)和項目進行宣傳、推介，切實提升活動的宣傳效果和影響力。同時，籌委會辦公室在互聯(lián)網(wǎng)上開通楊凌農(nóng)高會官網(wǎng)，由檔案館整理篩選歷屆農(nóng)高會檔案信息，通過“云上農(nóng)高會”“云上逛展會”等場景應用，對農(nóng)高會參展情況、展團展品、取得成就等信息在網(wǎng)上發(fā)布，全面提升服務農(nóng)高會信息化、智能化水平，擴大農(nóng)高會知曉度，切實發(fā)揮了檔案利用服務作用。同時，楊凌示范區(qū)檔案局不斷加大農(nóng)高會檔案編研開發(fā)力度，利用館存檔案資源，編纂印刷了30余萬字的《楊凌農(nóng)高會專卷》，對農(nóng)高會歷年來的實施方案、重要會議精神、成果公告、工作總結(jié)、重要媒體報道、圖片等重要資料進行收錄，為后續(xù)辦會提供了珍貴的資料借鑒。

三、做好重大活動檔案收集利用工作的幾點思考

（一）管理制度化：確定檔案收集的基本方向

1.明確檔案部門的地位和作用。新修訂的《檔案法》中明確檔案收集的基本原則是“統(tǒng)一領導，分級管理”，對標重大活動檔案工作，首先必須從制度層面賦予重大活動中檔案部門的地位和權(quán)限，檔案主管部門和業(yè)務部門需要對檔案工作進行統(tǒng)一部署，協(xié)助開展檔案收集并提供指導和監(jiān)督。

2.明確檔案收集的主要范圍。通過制度規(guī)范檔案收集的各個門類及要求，對各類材料要利用清單式管理辦法盡量進行窮盡式列舉，在內(nèi)容上做到全納入，確定檔案工作的目標任務、時限規(guī)定，以確保重大活動檔案歸檔完整齊全。

3.明確檔案收集的標準和要求。重大活動所形成的檔案資源主要包括文書檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案等，檔案主管部門需要在活動前對移交的內(nèi)容、數(shù)量、時間等方面進行規(guī)范，從而確保檔案資料收集的規(guī)范完整。

（二）權(quán)責清晰化：界定檔案收集主體的分工

檔案主管部門：要發(fā)揮檔案收集指揮棒作用，加強活動的前端控制，為檔案收集提供制度保障，明確檔案收集管理的基本準則和權(quán)責范圍。在活動過程中要認真做好檔案業(yè)務部門與活動組織部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，建立起高效的收集工作網(wǎng)絡。事后要對檔案收集情況進行評價，及時跟進并做好監(jiān)督檢查。

檔案業(yè)務部門：是檔案收集的最重要主體，貫穿檔案的接收、征集、保管、編研和利用全過程，在活動前期必須要對活動的重要節(jié)點、活動的主要形式和內(nèi)容、重點文件資料等進行充分掌握，對檔案收集的主要范圍、框架、類別、格式等進行設計，對活動責任部門進行檔案收集的業(yè)務培訓，以便于活動組織部門按照流程和規(guī)范做好檔案整理。在活動中對檔案收集工作人員進行及時跟進和指導。事后要第一時間做好檔案接收工作，并及時向社會征集檔案線索。

活動責任部門：具體負責對檔案資料的收集和整理工作，作為活動組織部門必須要充分配合檔案業(yè)務部門，在活動前期做好溝通，嚴格按照檔案收集的規(guī)范和要求做好收集，并在事后第一時間主動對收集的資料進行整理和移交。

重大活動檔案收集主體及權(quán)責范圍

（三）手段多樣化：創(chuàng)新檔案收集方法

在縱向維度，要建立以承辦單位收集為主要渠道，以檔案部門為補充的檔案收集思路。建立重大活動提前備案和活動組織部門主動告知制度，活動組織方需要把檔案部門主動納入到活動協(xié)調(diào)小組并支持檔案部門參與活動全過程，以幫助檔案部門確定收集范圍和制定處置方案。檔案部門要建立長效跟蹤機制，除了確保對活動前的籌備檔案、活動中各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的即時檔案進行完整收集外，還要對檔案收集質(zhì)量進行后續(xù)跟蹤評估，并及時進行查漏補缺。

在橫向維度，要積極拓寬檔案收集的渠道和覆蓋面。除了傳統(tǒng)媒介所形成的檔案資料外，還要加強對全媒體信息的收集，例如公眾號文章、活動圖文、影像資料等，把重大活動所產(chǎn)生的社會效應作為檔案資源的延展和深化。同時，還可以向參展商、民眾征集線索、社會化購買、開展調(diào)查走訪等多種形式來拓寬信息渠道，以確保檔案資料的全面性、立體性和鮮活性。例如，山東省檔案館建立了重大活動檔案征集函制度，要求“重大活動立項與歸檔要求同步，活動進度與文件材料收集整理同步，活動結(jié)束與檔案征集進館同步”。

（四）歸檔科學化：確定檔案歸屬流向

檔案的歸屬和流向問題是整個重大活動整理和保管中需要解決的關鍵問題。對于大多數(shù)重大活動的形式和特點來說，各地的管理辦法均要求獨立設立全宗，但是這種界定并未清晰地確定檔案的歸屬。對于全宗的劃分，除了依據(jù)活動組織部門的數(shù)量、角色、屬性來劃分，還應該充分考慮活動的實際情況、保管利用的實際需要。對于只有一個主辦單位的應當納入承辦單位進行全宗管理，對活動單設一個分類號。對于有多個相互有聯(lián)系的承辦單位的，應當設立聯(lián)合全宗進行管理，由參與活動的各承辦單位對各自業(yè)務領域的檔案內(nèi)容進行搜集管理。對于有多個單位聯(lián)合舉辦，涉及的事項相對獨立，活動不隸屬于任何單位的職能范圍內(nèi)的，應該根據(jù)檔案內(nèi)容設置單獨全宗進行管理。例如，楊凌農(nóng)高會是由科技部、商務部等國家部委主辦，由陜西省人民政府承辦，支持單位、協(xié)辦單位近20個，活動內(nèi)容很難歸入任何一個單位，如果對活動檔案只按照文件形成的單位來進行劃分，就會造成一項活動分散在不同的全宗的情況，因此楊凌農(nóng)高會檔案設立了單獨全宗，由楊凌示范區(qū)檔案局進行統(tǒng)籌管理，依據(jù)活動成員單位和單項活動內(nèi)容劃分卷號，保證了檔案的完整性和查找利用的便捷性。

（五）利用深入化：保障檔案作用發(fā)揮

對于活動檔案工作來說，收集歸檔不應該是活動的終點，認真做好檔案的開發(fā)利用，用好用活檔案資源，才是檔案工作的最后歸宿和目標。首先，要對活動舉辦提供參考，通過對重大活動檔案中所形成的活動典型經(jīng)驗進行總結(jié)和歸納，形成一些可復制可推廣的思路和模式，以推動其他類似重大活動全面高質(zhì)量開展。其次，檔案部門要認真做好重大活動檔案的價值鑒定和編研力度，通過匯編大事記、活動專題概要、整理論文、圖文集等多種形式，對檔案資源中的學術價值和應用價值進行提煉。例如：楊凌農(nóng)高會中會進行上合組織現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展圓桌會議、國家農(nóng)高區(qū)發(fā)展論壇、鄉(xiāng)村振興論壇，這些活動中所形成的會議材料、交流發(fā)言材料等都具有較高的學術價值和推廣價值，做好農(nóng)高會活動檔案資料的編研，對于服務現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展和鄉(xiāng)村振興等具有重要的研究價值。最后，要把重大活動檔案作為豐富文化內(nèi)涵、提升群眾文化自信的重要抓手。重大活動檔案相較于其他類型的檔案資源，社會關注度較高，具有天然的群眾基礎，因此在社會宣教方面具有天然的優(yōu)勢?？梢酝ㄟ^策劃重大活動檔案系列展覽等形式，用直觀的照片、精簡的文字再現(xiàn)重大活動的籌備過程、取得成就等，真正把重大活動融入城市記憶，向社會展示城市形象和文化魅力。