第十四屆全國(guó)運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目管理創(chuàng)新與實(shí)踐

任成義 白思俊 王云杰 張珍

(1.西安華鼎項(xiàng)目管理咨詢有限責(zé)任公司，陜西 西安 710072；2.西北工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院，陜西 西安 710072)

0 引言

當(dāng)前，項(xiàng)目管理作為一種最佳實(shí)踐方法，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于大型活動(dòng)項(xiàng)目的策劃、組織和實(shí)施等[1]。近年來，我國(guó)大型活動(dòng)舉辦頻繁，該類項(xiàng)目具有涉及面廣、規(guī)模大、風(fēng)險(xiǎn)高、管理復(fù)雜等特點(diǎn)，采取項(xiàng)目管理的方法成為必然選擇[2]。

目前，關(guān)于大型復(fù)雜項(xiàng)目的研究文獻(xiàn)較多，例如：李永奎等[3]從社會(huì)學(xué)視角對(duì)大型復(fù)雜項(xiàng)目組織研究文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)述；陳瑜等[4]研究了政府投資類大型復(fù)雜項(xiàng)目總體項(xiàng)目管理框架；郭寶柱[5]總結(jié)了大型復(fù)雜項(xiàng)目的系統(tǒng)觀點(diǎn)與系統(tǒng)方法。但是，針對(duì)大型活動(dòng)項(xiàng)目管理的研究較少。基于此，本文以第十四屆全國(guó)運(yùn)動(dòng)會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“十四運(yùn)會(huì)”)為例，運(yùn)用項(xiàng)目管理方法與工具，構(gòu)建大型活動(dòng)類項(xiàng)目管理八部曲模型，分析該項(xiàng)目全方位、全要素、全流程管控措施[6]，可為其他大型活動(dòng)項(xiàng)目管理提供參考。

1 項(xiàng)目管理八部曲模型構(gòu)建與統(tǒng)籌規(guī)劃

1.1 模型構(gòu)建

首先，通過梳理和分析“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障組工作開展的核心痛點(diǎn)，分析客戶潛在需求；其次，通過走訪調(diào)研，制定“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障組《問題清單一覽表》，包括行政接待、場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)、食品安全等7個(gè)方面，共57個(gè)關(guān)鍵任務(wù)節(jié)點(diǎn)；最后，通過調(diào)研和分析發(fā)現(xiàn)，“做什么、管什么”“誰來做、誰來管”“怎么做、怎么干”“怎么管、怎么控”“如何落實(shí)過程管控”5個(gè)方面的問題較為突出。為系統(tǒng)解決上述問題，構(gòu)建項(xiàng)目管理八部曲模型，如圖1所示。

1.1.1 需求分析

通過調(diào)研、訪談、討論等方法收集“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障組面臨的問題，分析根本原因，為解決問題提供指導(dǎo)原則和方向。

1.1.2 統(tǒng)籌管理

梳理“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障任務(wù)，制訂里程碑計(jì)劃，優(yōu)化信息上傳和指令下達(dá)機(jī)制，實(shí)行掛圖作戰(zhàn)管理方式，確保全方位統(tǒng)籌管理。

1.1.3 解決“做什么、管什么”的問題

全面梳理現(xiàn)場(chǎng)保障工作內(nèi)容，編制現(xiàn)場(chǎng)保障工作大綱，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)，了解工作內(nèi)容與責(zé)任。

1.1.4 解決“誰來做、誰來管”的問題

合理分配工作任務(wù)，編制工作責(zé)任矩陣，明確責(zé)任主體，做到事事有人管，件件有歸口。

1.1.5 解決“怎么做、怎么干”的問題

根據(jù)各板塊工作具體內(nèi)容，深入研究專項(xiàng)方案，編制行動(dòng)流程和序列，方便相關(guān)人員具體操作執(zhí)行。

1.1.6 解決“怎么管、怎么控”的問題

針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保障工作，系統(tǒng)性設(shè)計(jì)管控方案，編制計(jì)劃管理辦法和開閉幕式組織方案，指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)有效監(jiān)管。

1.1.7 落實(shí)“過程管理與控制”工作

為高質(zhì)量完成“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障咨詢服務(wù)項(xiàng)目，提供駐場(chǎng)服務(wù)，強(qiáng)化過程管控。

1.1.8 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目隱形價(jià)值

組建專家咨詢團(tuán)隊(duì)，為客戶提供決策支撐，保障項(xiàng)目順利開展，提升項(xiàng)目管理水平和價(jià)值。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃

統(tǒng)籌是指對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面、統(tǒng)一的籌劃和安排。通過統(tǒng)籌管理可以有效整合資源，保證項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量。

為確?！笆倪\(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作順利籌備并圓滿完成，根據(jù)以往大型活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，編制現(xiàn)場(chǎng)保障《里程碑計(jì)劃圖》《重點(diǎn)工作列表》《場(chǎng)館分布圖》等文件和規(guī)范，協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)保障組掛圖作戰(zhàn)管理。此外，建立和完善信息傳達(dá)機(jī)制和總控指揮體系，編制《現(xiàn)場(chǎng)保障組信息上傳下達(dá)機(jī)制》和《運(yùn)行保障指揮中心建議方案》，保證指令下達(dá)和信息上報(bào)渠道暢通，以有效提高溝通效率和質(zhì)量，保證項(xiàng)目統(tǒng)籌管理順利開展。

2 工作梳理與任務(wù)分配

2.1 工作梳理

由于“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作人員基本借調(diào)于各區(qū)、各局辦，大多數(shù)人員不具備大型賽事活動(dòng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此，需要對(duì)具體工作進(jìn)行全面梳理和系統(tǒng)宣貫，為后續(xù)工作的順利開展提供指導(dǎo)。

基于以往大型活動(dòng)類項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，利用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，結(jié)合大型賽事活動(dòng)項(xiàng)目管理要素，對(duì)“十四運(yùn)會(huì)”保障工作進(jìn)行全面梳理，編制《現(xiàn)場(chǎng)保障任務(wù)清單》《現(xiàn)場(chǎng)保障工作大綱》《開閉幕式現(xiàn)場(chǎng)保障任務(wù)清單》《開閉幕式現(xiàn)場(chǎng)保障工作大綱》等一系列重要文件，以此作為資源配置、計(jì)劃管控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的重要依據(jù)?！笆倪\(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)如圖2所示。

圖2 “十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)

由圖2可以看出，現(xiàn)場(chǎng)保障工作大綱包括開閉幕式保障、行政接待保障、志愿者管理保障、場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)保障、配套設(shè)置保障、安保交通保障、觀賽群眾服務(wù)保障、賽事保障、新聞宣傳保障、其他保障、運(yùn)行保障指揮11個(gè)方面，共計(jì)1305項(xiàng)任務(wù)。

2.2 任務(wù)分配

任務(wù)分配是項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。通過任務(wù)分配，可以合理配置資源，協(xié)調(diào)各參與方工作。基于各項(xiàng)任務(wù)性質(zhì)和責(zé)任主體相關(guān)資質(zhì)，編制《現(xiàn)場(chǎng)保障工作責(zé)任矩陣》，明確1305項(xiàng)任務(wù)分工，確保“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作“事事有人管、事事有監(jiān)督”，推動(dòng)相關(guān)工作順利開展?！笆倪\(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作責(zé)任矩陣如圖3所示。

圖3 “十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作責(zé)任矩陣圖(截圖)

3 計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)管

3.1 制訂工作方案

為保障“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作執(zhí)行到位，提升管理效率和水平，針對(duì)行政接待、統(tǒng)籌指揮及開閉幕式現(xiàn)場(chǎng)保障等具體任務(wù)，制訂執(zhí)行方案，完善工作流程，編制行動(dòng)序列，設(shè)計(jì)管理腳本。

依據(jù)國(guó)家體育總局指導(dǎo)意見，結(jié)合上級(jí)相關(guān)要求，借鑒以往工作經(jīng)驗(yàn)，遵循體育競(jìng)賽規(guī)律，編制《行政接待工作方案》，包括指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、組織架構(gòu)、工作內(nèi)容、職責(zé)分工、來賓類型與特點(diǎn)、保障措施及工作要求等方面。同時(shí)，編制《現(xiàn)場(chǎng)保障組工作方案及流線》《開幕式總體工作方案及流程》《半月度工作計(jì)劃表》等管理文件，用于指導(dǎo)和規(guī)范保障工作。“十四運(yùn)會(huì)”行政接待工作組織架構(gòu)如圖4所示。

圖4 “十四運(yùn)會(huì)”行政接待工作組織架構(gòu)

根據(jù)《開閉幕式組織工作相關(guān)方案》和《十四運(yùn)會(huì)開閉幕式指揮部現(xiàn)場(chǎng)保障組工作方案》內(nèi)容與組織分工，梳理開幕式當(dāng)天工作流線，編制《開幕式演練工作行動(dòng)序列表》和《開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障工作行動(dòng)序列》，明確各項(xiàng)工作開展時(shí)間、實(shí)施內(nèi)容、工作點(diǎn)位、物資分布、責(zé)任分工等內(nèi)容，為現(xiàn)場(chǎng)保障組提供操作指導(dǎo)。其中，開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障工作行動(dòng)序列分為準(zhǔn)備工作檢查、夜間值守維護(hù)、人員到位調(diào)試、全面檢查與觀眾服務(wù)、進(jìn)入狀態(tài)保障執(zhí)行、觀眾退場(chǎng)與演賽轉(zhuǎn)換6個(gè)階段，共計(jì)197項(xiàng)具體任務(wù)。

為確保開幕式取得圓滿成功，根據(jù)演練方案、行動(dòng)序列及相關(guān)要求，編寫《開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障組腳本》和《開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障組指揮長(zhǎng)腳本》，明確呼點(diǎn)頻次、呼點(diǎn)時(shí)間及各時(shí)段匯報(bào)重點(diǎn)。構(gòu)建開閉幕式指揮部、執(zhí)委會(huì)指揮部及現(xiàn)場(chǎng)保障組三級(jí)指揮體系，優(yōu)化信息上報(bào)與指令下達(dá)流程，確保開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障工作順利開展。

3.2 設(shè)計(jì)監(jiān)管方案

為提高團(tuán)隊(duì)管理水平，有效促進(jìn)計(jì)劃順利執(zhí)行，編制《現(xiàn)場(chǎng)保障組計(jì)劃管理辦法》和《開閉幕式現(xiàn)場(chǎng)保障專項(xiàng)方案》。從基本原則、組織機(jī)構(gòu)、信息傳達(dá)機(jī)制、計(jì)劃內(nèi)容、責(zé)任矩陣、里程碑計(jì)劃及工作建議等方面制定“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障工作計(jì)劃落實(shí)與管控措施。

在計(jì)劃執(zhí)行管控中，通過計(jì)劃執(zhí)行狀態(tài)表提示計(jì)劃完成情況。例如：黃燈表示略有延后，需要加快進(jìn)度；紅燈表示嚴(yán)重滯后，需要及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。

3.3 強(qiáng)化執(zhí)行管控

借鑒以往大型活動(dòng)服務(wù)保障經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障組實(shí)際情況，按照橫向到邊、縱向到底的原則，對(duì)計(jì)劃任務(wù)進(jìn)行全面梳理，形成《現(xiàn)場(chǎng)保障組運(yùn)營(yíng)籌備工作任務(wù)清單》，包含行政接待、志愿者管理、場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)、食品安全等7個(gè)方面的保障內(nèi)容，共計(jì)700余項(xiàng)具體任務(wù)。

通過對(duì)“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障相關(guān)工作執(zhí)行過程進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保障組7個(gè)業(yè)務(wù)部門的任務(wù)完成情況進(jìn)行檢查和考評(píng)，形成《現(xiàn)場(chǎng)保障組計(jì)劃管控雙周報(bào)》(共16期)，包括總體概述、工作進(jìn)展、監(jiān)控預(yù)警表、次月計(jì)劃表等內(nèi)容，做到“事事有監(jiān)控、周周有反饋”。

針對(duì)開幕式現(xiàn)場(chǎng)保障工作，組織開展多次現(xiàn)場(chǎng)演練，檢驗(yàn)各級(jí)指揮體系，磨合開幕式當(dāng)天各項(xiàng)工作流程，確保銜接無誤。在演練過程中，采取PDCA循環(huán)方法，對(duì)開幕式準(zhǔn)備工作進(jìn)行閉環(huán)管理，持續(xù)推動(dòng)流程改進(jìn)。

4 結(jié)語

本文以“十四運(yùn)會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)保障咨詢服務(wù)項(xiàng)目為載體，運(yùn)用項(xiàng)目管理理念和方法，構(gòu)建大型活動(dòng)類項(xiàng)目管理八部曲模型，對(duì)“十四運(yùn)會(huì)”項(xiàng)目進(jìn)行全方位、全要素、全流程管控，確保項(xiàng)目任務(wù)圓滿完成，可為今后大型活動(dòng)類項(xiàng)目管理提供參考。