信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)項目收尾階段的應(yīng)用

吳振全 于利賢

(北京市工程咨詢有限公司，北京 100124)

0 引言

工程收尾階段是指將達到建設(shè)目標(biāo)或建設(shè)要求的建筑實體，經(jīng)過質(zhì)量檢測后交付建設(shè)單位的過程。隨后，工程建設(shè)項目進入運維階段[1]。在工程建設(shè)項目收尾階段，項目咨詢單位負(fù)責(zé)總結(jié)項目經(jīng)驗、歸檔工程文件、開展履約評價、輔助建設(shè)單位結(jié)算等。對于規(guī)模大、投資高、建設(shè)周期長的工程建設(shè)項目而言，項目的收尾管理更能體現(xiàn)咨詢單位的管理水平和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。信息化系統(tǒng)具有系統(tǒng)性、存儲性等特點，適用于工程建設(shè)項目收尾管理，可有效提升項目管理的質(zhì)量和效率。

1 信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)項目收尾階段的應(yīng)用現(xiàn)狀

工程建設(shè)項目的收尾既可以是局部的竣工驗收，也可以是項目整體的收尾。在收尾階段，應(yīng)按照決策階段的建設(shè)目標(biāo)，以合同為基礎(chǔ)，依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完成項目驗收。同時，借助信息化系統(tǒng)確保各項管理工作順利完成。

1.1 強化數(shù)字交付管理

工程建設(shè)項目的規(guī)模越大、周期越長，收尾階段需要移交的過程管理文件數(shù)量就越多。因此，收尾階段的文件審核不僅耗費大量的人力、物力，而且容易產(chǎn)生缺漏、破損等問題，導(dǎo)致移交進度延誤。

近年來，信息技術(shù)在工程建設(shè)項目管理中得到廣泛應(yīng)用。國家相關(guān)部門大力提倡數(shù)字交付方式，以提高項目移交效率[2]。信息技術(shù)在工程建設(shè)項目數(shù)字交付方面的作用日益凸顯。例如，在工程建設(shè)項目全生命周期引入BIM技術(shù)，通過信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口與BIM技術(shù)集成，可直接調(diào)用BIM數(shù)據(jù)信息，建立基于BIM技術(shù)的數(shù)字交付臺賬，詳細記錄BIM方案、BIM工作文件、項目動畫交底等數(shù)字化過程資料，使設(shè)計方案、項目進度、工作文件、質(zhì)量安全文件、階段成果等全過程數(shù)字化交付成為現(xiàn)實，既縮短了項目移交時間，又提高了項目移交效率。

1.2 強化履約評價管理

當(dāng)前，各項目參建單位普遍認(rèn)為履約評價只是為了履行合同中的約定，缺乏對履約評價的正確認(rèn)識。在實際操作中，有些項目建設(shè)單位往往套用固定的履約評價模板，評價內(nèi)容缺乏客觀性和針對性；有些項目建設(shè)單位安排非項目人員進行履約評價，存在弄虛作假的現(xiàn)象。因此，急需強化建設(shè)單位對履約評價的正確認(rèn)識，開展客觀公正的履約評價。

從本質(zhì)上看，履約評價是建設(shè)單位對承建單位所提供的服務(wù)的滿意度評價，也是支付合同款的重要依據(jù)。履約評價是工程建設(shè)項目收尾階段的重點工作之一，應(yīng)從思想上高度重視，通過強化履約評價管理，確保履約評價真實、客觀地反映承建單位的工作成果[3]。

通過信息化系統(tǒng)中的履約評價模塊，可以直接對應(yīng)合同中相關(guān)約定，在線生成履約評價表，自動匯總評價得分；通過設(shè)定信息化系統(tǒng)中的項目人員權(quán)限，協(xié)助建設(shè)單位完成線上履約評價。一方面，有效解決了建設(shè)單位弄虛作假的問題；另一方面，調(diào)動了建設(shè)單位參與履約評價的積極性，明確了履約評價的維度及評價要素。

1.3 強化工程文件歸檔管理

工程文件歸檔是工程建設(shè)項目收尾階段的重點工作之一。應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T 50328—2014)的相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備歸檔文件，并按時移交城建檔案館。在日常的檔案管理工作中，參建單位往往不重視工程文件的歸檔，導(dǎo)致文件移交延遲，進而影響項目進度。

工程建設(shè)文件種類和數(shù)量龐雜，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式不僅占用大量的空間，而且容易產(chǎn)生紙張氧化等問題[4]。利用信息化系統(tǒng)進行工程建設(shè)項目文件全過程管理，能夠有效保證工程文件的真實性、完整性、及時性。同時，借助信息化系統(tǒng)的文件模糊查找功能能夠快速定位相關(guān)文件，提高了檔案管理的效率。

2 信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)項目收尾階段的應(yīng)用效果分析

近年來，隨著我國信息技術(shù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項目與信息技術(shù)的融合度越來越高。項目各參建單位對信息化系統(tǒng)的重視程度逐步提高，進一步促進了信息技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.1 信息化系統(tǒng)的細分功能

2.1.1 BIM文件管理

隨著BIM技術(shù)在工程建設(shè)項目管理中的應(yīng)用范圍越來越廣，BIM技術(shù)對于工程建設(shè)項目全生命周期的管理效能逐步顯現(xiàn)。通過使用信息化系統(tǒng)集成BIM技術(shù)，調(diào)用進度、設(shè)計方案、造價等信息，能夠直觀瀏覽項目各階段成果、建筑模型、虛擬樣板間、播放工序、碰撞動畫等，提高了項目進度、成本、質(zhì)量管理的水平和效率。同時，利用信息化系統(tǒng)對BIM數(shù)據(jù)信息加以分類，建立BIM數(shù)據(jù)信息臺賬，便于項目人員實時查詢項目進展。

2.1.2 履約評價管理

工程建設(shè)項目收尾階段的履約評價是檢驗承建單位建設(shè)目標(biāo)完成、合同執(zhí)行等方面的重要管理手段，也是工程款支付的重要依據(jù)。信息化系統(tǒng)中的履約評價管理模塊與合同相關(guān)聯(lián)，通過短信、微信等方式提醒相關(guān)人員完成線上履約評價。同時，匯總履約評價分值、備注等信息，自動生成履約評價報表。

2.1.3 工程文件歸檔管理

工程文件是記錄工程建設(shè)項目全過程的重要資料，具有一定的法律效力。利用信息化系統(tǒng)建立符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》要求的系統(tǒng)目錄，通過目錄式分級管理，不但可以分類管理施工、監(jiān)理等文件，而且能夠規(guī)范各類文件名稱，提高了文件歸檔管理的效率。

2.2 案例分析

本文以某學(xué)校工程建設(shè)項目為例，分析信息系統(tǒng)在該項目收尾階段的具體應(yīng)用。該項目總投資約64 789萬元，建設(shè)周期14個月，目前已經(jīng)進入收尾階段。自2018年工程準(zhǔn)備階段開始，一直使用信息化系統(tǒng)輔助項目管理。經(jīng)過多次系統(tǒng)功能優(yōu)化和微調(diào)，目前該系統(tǒng)仍正常運行。

該系統(tǒng)BIM文件主要分為BIM方案、工作文件、每月進度報告、階段成果展示、動畫工序交底、虛擬樣板管理、BIM+造價管理、BIM企業(yè)族庫，有效數(shù)據(jù)共計391條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月。某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)BIM文件數(shù)據(jù)統(tǒng)計表見表1。

表1 某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)BIM文件數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

(續(xù))

通過梳理該系統(tǒng)履約評價數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有效數(shù)據(jù)共計102條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月。某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)履約評價數(shù)據(jù)統(tǒng)計表見表2。

表2 某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)履約評價數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

通過梳理該系統(tǒng)工程文件歸檔數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有效數(shù)據(jù)共計441條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月。某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)工程文件歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計表見表3。

表3 某學(xué)校工程建設(shè)項目信息化系統(tǒng)工程文件歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

2.3 應(yīng)用結(jié)果分析

由表1可以看出，工程建設(shè)項目使用BIM技術(shù)生成的企業(yè)族庫最多；通過BIM技術(shù)產(chǎn)生的每月進度報告數(shù)量僅次于企業(yè)族庫的數(shù)量；相對較少BIM文件為動畫工序交底、階段成果展示等。

由表2可以看出，2021年，造價咨詢履約評價數(shù)量最多，其次為施工履約評價，相對較少的是監(jiān)理履約評價和招標(biāo)代理履約評價。

由表3可以看出，2021年，工程文件歸檔數(shù)量最多的是智能建筑工程文件，其次為建筑與結(jié)構(gòu)工程文件，相對較少的是進度造價文件歸檔、進場檢驗通用表格歸檔等。

由此可見，基于信息化系統(tǒng)的BIM文件管理、履約評價管理、工程文件歸檔管理的質(zhì)量和效率均有所提升。

3 優(yōu)化措施

為了提升工程建設(shè)項目收尾階段信息化管理水平，持續(xù)優(yōu)化信息化系統(tǒng)各項功能，提出以下優(yōu)化措施。

3.1 重視收尾階段信息化管理

利用信息化系統(tǒng)的集成性、流程性等優(yōu)勢，建立和完善工程建設(shè)項目收尾階段管理體系。通過信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)收尾管理的可追溯性，落實收尾管理工作責(zé)任，監(jiān)控收尾階段工程文件線上編制、審核費用等各項工作。與各參建單位積極溝通和協(xié)調(diào)，分析收尾階段存在的問題并及時處理，形成閉環(huán)管理，提高項目移交質(zhì)量和效率。

3.2 明確相關(guān)管理人員責(zé)權(quán)

在收尾階段，大部分項目參建人員被分配到新的項目，導(dǎo)致收尾階段項目人員數(shù)量不足，推諉現(xiàn)象頻頻發(fā)生[5]。通過信息化系統(tǒng)，能夠明確收尾階段文件資料、結(jié)算等工作負(fù)責(zé)人，便于項目咨詢單位掌握項目人員動態(tài)，協(xié)調(diào)各參建單位處理收尾事宜。

3.3 建立完善的考核獎勵機制

按照項目收尾計劃，在信息化系統(tǒng)中設(shè)定獎罰標(biāo)準(zhǔn)，對未報送工程文件、編制虛假信息的單位或個人給予一定的懲罰，對規(guī)范提報、歸檔工程文件、開展履約評價的單位或個人給予一定的獎勵。通過建立完善的考核獎勵機制，提升了各參建單位和人員的積極性以及文件歸檔管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

收尾階段是工程建設(shè)項目成功交付的關(guān)鍵階段。通過分析信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)項目收尾階段的應(yīng)用，提出具體的優(yōu)化措施，以提升各參建單位之間的協(xié)同水平，進而提升收尾階段項目管理效率，確保收尾工作及時、高效完成。