提升文書檔案管理質(zhì)量的路徑分析

潘成佩 東明縣人民醫(yī)院

無(wú)論是對(duì)事業(yè)單位還是其他企業(yè)，文書的檔案管理工作都至關(guān)重要。文書檔案管理工作水平的高低，將直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展。但現(xiàn)階段來(lái)看，部分企事業(yè)單位文書檔案管理水平遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)代下企事業(yè)工作管理的發(fā)展需求。因此企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)采取多種措施，不斷加強(qiáng)其文書檔案管理質(zhì)量水平，以保障單位的檔案管理質(zhì)量。

現(xiàn)階段企事業(yè)單位在其文書檔案管理中存在一些缺陷，致使其文書檔案管理質(zhì)量水平低下，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位的工作效率及發(fā)展。因此文章從企事業(yè)單位文書檔案管理出發(fā)，分析其文書檔案管理的重要性、現(xiàn)狀及問(wèn)題，并提出相應(yīng)的建議，以期轉(zhuǎn)變企事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)層的文書檔案管理觀念，提升其對(duì)文書檔案管理的重視，并從多方面采取措施，提升企事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量，以促進(jìn)企事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義

作為企事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，文書檔案管理工作關(guān)乎企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也與每一個(gè)工作人員的發(fā)展息息相關(guān)。無(wú)論是出于對(duì)新時(shí)代下企事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的考慮，還是基于為單位工作人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的人性化考量，提升新時(shí)代企事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量都勢(shì)在必行。

第一，強(qiáng)化企事業(yè)文書檔案管理工作是提升其內(nèi)部工作效率與外部社會(huì)影響力的必然要求。從本質(zhì)上來(lái)講，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作是企事業(yè)單位內(nèi)部行政工作的基本內(nèi)容，也是其過(guò)往發(fā)展最有力的見(jiàn)證與留存。對(duì)文書檔案進(jìn)行細(xì)致的分析整合，有利于為新時(shí)代企事業(yè)單位的發(fā)展及相關(guān)管理制度的制定提供清晰有力的數(shù)據(jù)支撐。因此在這種背景下，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層及所有員工應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理工作，對(duì)企事業(yè)單位文書檔案管理流程及管理細(xì)則進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)還應(yīng)在企事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置文書檔案管理信息系統(tǒng)，將企事業(yè)單位文書檔案管理工作與信息技術(shù)充分融合在一起。

第二，有利于企事業(yè)單位文書檔案管理路徑的拓寬。企事業(yè)單位文書檔案管理工作能準(zhǔn)確記錄單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)，進(jìn)而成為單位人員培訓(xùn)的重要素材，為提升相關(guān)人員的管理水平奠定基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作具有低效、復(fù)雜、易出錯(cuò)等特點(diǎn)，而科技的發(fā)展將使企事業(yè)單位文書檔案管理路徑更為豐富，如企事業(yè)單位可以設(shè)置信息化的文書檔案管理工作室，使文書檔案的整理、歸檔及查找工作更為便利；也可以建立相關(guān)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或進(jìn)行相關(guān)網(wǎng)站的搭建，提升單位文書檔案管理的整體信息化水平，從而使其文書檔案的查詢更加高效，最終提高文書檔案管理人員的工作效率。

企事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題

企事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

企事業(yè)單位的文書檔案是寶貴的資源，其對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展意義重大，因此對(duì)于企事業(yè)單位而言，應(yīng)提升對(duì)文書檔案重要性的認(rèn)識(shí)，不斷更新信息化設(shè)備，從而提升企事業(yè)單位文書檔案管理的效率。但現(xiàn)階段還是有一部分企事業(yè)單位在文書檔案管理方面存在諸多漏洞，如企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的重視程度不足、文書檔案管理人員自身管理能力不足、文書檔案管理信息化水平低下且缺乏完善的管理制度等，這些都說(shuō)明企事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量有待提升。如表1所示，表1是對(duì)一些企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查后得出的“企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的態(tài)度”，其中認(rèn)為文書檔案管理重要的企事業(yè)單位占比為14%，認(rèn)為不重要的占比為48%，認(rèn)為無(wú)所謂的占比為38%，由此可知，對(duì)文書檔案質(zhì)量管理認(rèn)識(shí)不到位的企事業(yè)單位占絕大部分，其態(tài)度亟須轉(zhuǎn)變。

表1 企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的態(tài)度

企事業(yè)單位文書檔案管理工作所存在的問(wèn)題

1.企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位

由于企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的思想觀念比較傳統(tǒng)，導(dǎo)致其對(duì)文書檔案管理存在一定的思想誤區(qū)。領(lǐng)導(dǎo)層往往不夠重視文書檔案管理工作，使得單位文書檔案管理存在較多的問(wèn)題。傳統(tǒng)觀念下，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層往往認(rèn)為文書檔案工作僅僅是對(duì)文書檔案的保存、歸檔及調(diào)閱，其整個(gè)工作內(nèi)容不會(huì)產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)本單位的發(fā)展沒(méi)有直接作用。因此，便不將文書檔案管理工作放在重要位置，這就使得相關(guān)管理人員認(rèn)為，在平常的工作中，只要不造成文書檔案的丟失及保證其不外泄就可，從而放松其工作要求，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員在歸檔及保存文書檔案時(shí)不夠規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)新性，致使企事業(yè)單位文書檔案管理工作存在一些質(zhì)量問(wèn)題。

2.企事業(yè)單位文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)有待提升

在很多企事業(yè)單位，其文書檔案管理人員專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，欠缺專業(yè)技能，對(duì)文書檔案管理工作造成了不小的影響，主要表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：一方面，文書檔案管理人員在處理文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)時(shí)，由于知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，加之對(duì)文書檔案管理工作不重視、不熟悉，導(dǎo)致其在文書檔案整理保存歸檔調(diào)閱方面存在不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的問(wèn)題；另一方面，由于單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，使得文書檔案管理人員缺乏相關(guān)的培訓(xùn)及學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，造成檔案管理人員整體的水平較低，導(dǎo)致在文書檔案管理工作中出現(xiàn)各種問(wèn)題，如在文書檔案管理流程上設(shè)置不科學(xué)、信息化的程度不高等，最終使單位文書檔案管理水平不能得到更好的提升。

3.企事業(yè)單位文書檔案管理整體信息化程度不高

現(xiàn)階段，雖然電子化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，但一些企事業(yè)單位文書檔案管理信息化程度依然比較低，企事業(yè)單位信息化文書檔案管理設(shè)備不足、負(fù)責(zé)檔案管理的員工依然使用紙質(zhì)檔案等現(xiàn)象比比皆是。傳統(tǒng)文書檔案管理模式中的管理對(duì)象大多為紙質(zhì)文書檔案，盡管歷史悠久，但其保存管理過(guò)程存在明顯弊端。例如，存儲(chǔ)安全性問(wèn)題，即其很容易在保存過(guò)程中出現(xiàn)丟失、毀損等現(xiàn)象，且由于文書檔案數(shù)量眾多，文書檔案的整理及調(diào)閱十分不便，從而直接影響了文書檔案工作的整體效率。與此同時(shí)，一些企事業(yè)單位仍然采用人工管理的方式進(jìn)行文書檔案管理，在這個(gè)過(guò)程中極易出現(xiàn)由于人為操作不當(dāng)造成的錯(cuò)誤，從而影響文書檔案工作的準(zhǔn)確性，影響之后的文書檔案查找工作。因此，應(yīng)提升文書檔案管理信息化程度，提高企事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量。

4.企事業(yè)單位文書檔案管理缺乏完善的管理制度

目前很多企事業(yè)單位文書檔案管理制度極其不完善，其中主要表現(xiàn)為規(guī)章制度不合理、工作流程不規(guī)范及監(jiān)督機(jī)制不健全，而不完善的管理制度會(huì)催生多種文書檔案管理弊端，如流程不規(guī)范、整體水平較低、文書檔案管理工作環(huán)境較差，從而影響相關(guān)工作的整體效率。比如，部分企事業(yè)單位檔案文書價(jià)值非凡，具有相當(dāng)高的收藏價(jià)值，對(duì)于這類文書檔案管理的工作環(huán)境就有著特別的要求，但很多企事業(yè)單位選擇了溫度、濕度及安全性較差的房間進(jìn)行文書檔案存儲(chǔ)，從而造成文書檔案出現(xiàn)毀損或丟失，這對(duì)于文書檔案管理工作的展開極其不利。

企事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量的提升路徑

改變企事業(yè)單位文書檔案管理層的態(tài)度

所謂事異則備變，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使社會(huì)各行各業(yè)時(shí)刻都在發(fā)生變化。為了緊跟時(shí)代步伐，提升企事業(yè)單位在現(xiàn)代市場(chǎng)環(huán)境中的影響力，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)層必須及時(shí)摒棄不合時(shí)宜的管理理念，勇于探索并不斷革新自我管理能力，以全新的態(tài)度及具有時(shí)代性、發(fā)展性的眼光看待文書檔案管理工作。基于此，為提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重視程度，需要從以下兩方面做起。一方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)了解文書檔案管理對(duì)開展實(shí)際業(yè)務(wù)的意義，正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作，并在此基礎(chǔ)上重視企事業(yè)單位文書檔案管理工作；另一方面，除了企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層外，普通員工也需要改變對(duì)文書檔案管理的態(tài)度，普通員工應(yīng)提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，在實(shí)際工作中，熟悉相關(guān)工作的具體內(nèi)容及具體流程，認(rèn)真對(duì)待文書檔案管理工作的整理、歸檔、保存及調(diào)閱等環(huán)節(jié)，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)文書檔案管理工作提出創(chuàng)新性意見(jiàn)，從而提升企事業(yè)單位文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。

提升企事業(yè)單位文書檔案管理人員綜合水平

對(duì)于企事業(yè)單位而言，提升其文書檔案管理整體質(zhì)量，與相關(guān)工作人員的綜合水平息息相關(guān)，因此企事業(yè)單位應(yīng)采取多種措施，如培訓(xùn)等，提升工作人員的綜合水平。

第一，企事業(yè)單位應(yīng)重視培訓(xùn)工作。針對(duì)負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員，應(yīng)定期進(jìn)行文書檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括文書檔案管理專業(yè)知識(shí)、文書檔案管理工作流程及工作內(nèi)容、計(jì)算機(jī)操作水平等，從而使負(fù)責(zé)文書檔案管理人員的專業(yè)能力得到有效提升，進(jìn)而提高文書檔案管理工作的整體效率；同時(shí)，對(duì)于相關(guān)管理層人員，應(yīng)加強(qiáng)其培訓(xùn)工作，提升其管理水平，在培訓(xùn)的內(nèi)容設(shè)置方面，可以從如何更好地指揮員工對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，如何提升整個(gè)文書檔案管理工作的效率及保證其工作質(zhì)量等入手，從而強(qiáng)化相關(guān)管理人員的管理能力。

第二，提高文書檔案人員的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有著復(fù)雜性、嚴(yán)謹(jǐn)性等特征。因此，對(duì)工作人員自身綜合能力的要求更為嚴(yán)格，即要求負(fù)責(zé)文書檔案管理工作的員工以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、規(guī)范的態(tài)度進(jìn)行工作，并設(shè)置監(jiān)督機(jī)制，在相關(guān)的工作流程上做好規(guī)范，以使工作中的失誤不斷減少，保障文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，最終提升文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。

提升企事業(yè)單位文書檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的逐漸成熟以及信息化市場(chǎng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息化管理成為新時(shí)代各行業(yè)的重要任務(wù)之一。以醫(yī)療機(jī)構(gòu)為例，當(dāng)前已公布的最新信息顯示，中國(guó)醫(yī)療信息化市場(chǎng)自2017年至2020年，已快速增長(zhǎng)240億的規(guī)模（見(jiàn)表2）。相應(yīng)的，文書檔案管理也不斷朝著信息化方向發(fā)展，工作效率及質(zhì)量得以完善。因此，企事業(yè)單位應(yīng)逐步由原來(lái)的傳統(tǒng)文書檔案管理轉(zhuǎn)為信息化文書檔案管理，這是與時(shí)代發(fā)展相契合得更為高效的一種管理方法。為此，提升信息化水平應(yīng)主要做到以下幾點(diǎn)。

表2 2017—2020中國(guó)醫(yī)療信息化市場(chǎng)規(guī)模（數(shù)據(jù)來(lái)源：中商情報(bào)網(wǎng)）

第一，為最大程度清除傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式中存在的弊端，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)盡快提升自身文書檔案管理信息化進(jìn)程，將管理重點(diǎn)延展到建立健全數(shù)字檔案信息庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)上。完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能為檔案的保存、查詢及調(diào)閱提供極大的方便，因此要進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字檔案，順應(yīng)時(shí)代。這對(duì)文書檔案管理工作質(zhì)量的提升將有重要意義。

第二，企事業(yè)單位應(yīng)改變以往僵硬、陳舊的管理方式，采用個(gè)性化、動(dòng)態(tài)化管理。比如采用以數(shù)字分析方法為基礎(chǔ)的文書檔案存儲(chǔ)方式，這種方法功能豐富，高效便捷，有助于提升企事業(yè)單位動(dòng)態(tài)化的文書檔案管理工作效率及整體質(zhì)量。

完善企事業(yè)單位文書檔案管理制度

企事業(yè)單位在工作流程規(guī)范、監(jiān)督機(jī)制等規(guī)章制度上的漏洞，是阻礙新時(shí)代文書檔案管理工作優(yōu)化的重要因素。為提升文書檔案管理質(zhì)量，相關(guān)管理從業(yè)者必須根據(jù)企事業(yè)單位自身的發(fā)展實(shí)際及未來(lái)優(yōu)化方向，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行整體性的改進(jìn)完善。一方面，企事業(yè)單位可結(jié)合以往的文書檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，就其存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析，對(duì)其中所涉及的文書檔案管理規(guī)章制度、工作流程及工作內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范，以解決文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，使企事業(yè)單位文書檔案管理工作高效進(jìn)行；另一方面，應(yīng)進(jìn)一步健全文書檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，其中主要包括對(duì)文書檔案管理工作人員工作狀況的監(jiān)督、工作環(huán)境的監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)其中存在問(wèn)題，就需要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，避免文書檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。

企事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，形成了種類豐富、數(shù)量龐大的文書檔案，這些文書檔案對(duì)其自身發(fā)展有著重要意義。但部分企事業(yè)單位文書檔案管理仍存在諸多問(wèn)題。文章結(jié)合現(xiàn)階段企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)建議，以便為提升企事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提供簡(jiǎn)要的理論借鑒。