基于信息化背景的圖書資料管理方法與措施

冉歡歡

貴州省遵義市紅花崗區(qū)科學技術服務中心 貴州遵義 563000

近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的普及和各種數(shù)字化信息技術的成熟，越來越多的行業(yè)和領域都在加快推動信息化改革工作，通過利用先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術來提高自身的管理效率和管理質(zhì)量。從圖書館的圖書資料管理工作角度來看，加快推動信息化建設不僅有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法效率低的弊端，而且還能夠提高圖書資料管理的準確度和迅捷度，例如，在采集環(huán)節(jié)、歸納環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)以及檢索環(huán)節(jié)都能夠發(fā)揮出積極的作用，提升服務質(zhì)量和提高圖書利用率。

一、圖書館中傳統(tǒng)圖書資料管理方法的主要問題

(一)高效管理意識較為薄弱

多年來，在傳統(tǒng)管理理念的影響下，圖書館圖書資料管理人員認為自身的工作內(nèi)容僅是整理書籍、擺放書籍和組織借閱管理，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，數(shù)字信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式和管理理念已經(jīng)遠不能夠達到實際的發(fā)展需求，而且信息技術也為圖書館的圖書資料管理模式改革創(chuàng)造了更大空間，這就逐漸凸顯出傳統(tǒng)管理模式的弊端和不足。所以圖書館圖書資料管理的信息化改革是發(fā)展的必由之路，只有在思想上轉(zhuǎn)變管理觀念，提升服務意識，增強服務質(zhì)量，正確看待圖書資料管理服務職能的轉(zhuǎn)變和調(diào)整，才能夠提升整體的管理水平和服務質(zhì)量。除此之外，管理意識較為薄弱就容易讓工作人員在開展圖書資料管理過程中出現(xiàn)漏洞和問題，而知識與認知結構的單一性也容易降低信息技術在圖書資料管理工作中應用的可行性和有效性，也就會給圖書館的智慧化與數(shù)字化建設帶來阻礙。

(二)信息化管理模式有待創(chuàng)新

圖書館，尤其是各地政府積極投入和建設的圖書館都包含著非常豐富的圖書資料，但是如果圖書資料在擺放或者分類的過程中出現(xiàn)了標準不統(tǒng)一的情況，那么就很容易讓讀者在進行借閱時花費較多的時間來區(qū)分書籍，并且還會有少部分稀缺資源，需要在專業(yè)管理人員的幫助下才能夠找到，這對于讀者和圖書資料管理人員來說都會消耗大量的時間和精力，不利于提高工作效率和工作質(zhì)量。因此，在信息化背景下加快推動圖書館圖書資料管理的智能化和數(shù)字化建設，不僅有利于滿足實際的讀者閱讀需求，而且還能夠有效提高圖書資料的利用率，提升圖書館圖書資料管理人員的工作效率。

(三)硬件與軟件設備有待更新

在信息化背景下加快推動圖書館圖書資料管理的智慧化與數(shù)字化建設，必然是要以更加完善和高效的硬件與軟件信息技術設備為基礎，但是在傳統(tǒng)圖書資料管理模式下，讀者要想順利地實現(xiàn)借閱，那么需要進行檔案登記等眾多程序的操作。所以圖書館要想能夠提高圖書資料管理的效率和方法，那么就應當要實現(xiàn)館藏資料的電子化與數(shù)字化，提高檢索的便捷性，在防止紙質(zhì)實體圖書資料出現(xiàn)損壞和丟失的情況下提高圖書的利用率。另外在信息化背景下，圖書館的圖書資料管理工作質(zhì)量要想能夠得到大幅度的提升，那么就應當在硬件和軟件設備領域加大投入力度。

(四)工作素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)如今在數(shù)字化信息時代下，圖書資料管理的智慧化和數(shù)字化建設對于管理人員的工作素養(yǎng)也提出了更高的要求。綜合來看，人員不僅是信息技術的重要使用人員，而且也直接決定著圖書資料管理的信息化建設程度以及建設水平，倘若工作人員的工作素養(yǎng)和工作能力達不到要求，那么將會顯著影響信息化改革和建設的進程。隨著圖書館不斷加大數(shù)字化和信息化建設力度，圖書資料管理人員也要主動迎接變化，接受信息技術并且正確應用信息技術，提高信息技術在自身工作中的應用效果，不斷探索與創(chuàng)新，讓圖書館能夠為社會的發(fā)展創(chuàng)造更多的貢獻。

二、信息化背景下圖書館中圖書資料管理工作的基本特征

(一)自動化

自動化是在信息化背景下圖書資料管理工作的基本特點之一，通過加大信息化建設，圖書館在眾多領域都能夠?qū)崿F(xiàn)無人化管理和自動化運行，圖書資料管理工作也不例外。隨著圖書館不斷推動信息化建設，圖書資料管理的各類問題逐漸得到解決，比如實現(xiàn)了圖書資料的電子化、檢索圖書資料的自動化和管理圖書資料的自主化；如通過使用RFID技術快速地識別、追蹤、保護圖書館中的全部館藏資料，通過智能機器人盤點圖書(每小時能夠掃描數(shù)萬冊的圖書，而且結果精確度能夠保持在99%以上，讓盤點圖書工作既精準又高效)；再比如通過使用智能小車，可以高效完成圖書資料的定位以及搬運工作，減輕圖書資料管理工作人員的工作壓力，也能夠提高他們的工作效率。智能小車不僅可以自動定位圖書和搬運圖書，而且還能夠在工作人員的操作下完成更廣泛的工作任務。除此之外，技術人員提前在智能小車上加裝定位設備，能夠避免圖書館中書架等一些設備對小車開展工作時所產(chǎn)生的消極影響?？偠灾?，圖書館加快推動信息化建設能夠顯著提升運行的質(zhì)量和效率，也能夠降低圖書資料管理工作人員的工作壓力，為智慧化和數(shù)字化圖書館建設提供關鍵幫助。

(二)高效化

相較于之前傳統(tǒng)的圖書資料管理模式，信息化背景下的圖書資料管理工作，能夠有效轉(zhuǎn)變以收納和管理知識資料為主要工作任務的模式，規(guī)避傳統(tǒng)圖書資料管理模式中紙質(zhì)資料容易損毀丟失的問題，所以在信息化背景下圖書資料管理工作能夠有效提高圖書資料的積累效率，順利避免傳統(tǒng)圖書資料積累模式所出現(xiàn)的各種各樣的問題，把圖書館中的圖書資料通過數(shù)字化和電子化的方式錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，此舉將有利于進行統(tǒng)一的管理和調(diào)配，而且也能夠少受一些外部因素的干擾。在信息化背景下，圖書資料記錄形式可以緩解圖書資料管理人員的工作壓力，降低整個圖書館的圖書資料管理成本，而且運用數(shù)字信息技術也實現(xiàn)了對于圖書館中圖書資料的實時獲取，提高了資料積累效率。

(三)便捷化

在信息化背景下，圖書館對圖書資料檢索模式和方法進行不斷改進和創(chuàng)新，而且這也是智慧化和數(shù)字化圖書館建設的必然選擇，例如，打造文獻檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)將能夠讓檢索工作變得更加便捷和高效。圖書館圖書資料管理信息化改革的一大著力點就是圖書資料分類工作，所以未來圖書資料分類工作應當要遵循既定的原則，有效實現(xiàn)自動化分類和科學化分類的目標。例如，通過應用“文獻資料分類專家系統(tǒng)”，可以有效解決資料分類混亂的問題，該系統(tǒng)可以計算文獻向量間的近似度，當近似度結果達到一定的數(shù)值后，就可以進行統(tǒng)一的歸納分類。評價模式可借助人工評價的方法來完成，在開展評價活動后，使用信息技術將評價結果錄入數(shù)字信息庫，將它作為基礎標準對整個文獻資料進行二次分類。再比如，通過應用“中文地質(zhì)資料系統(tǒng)”，可以及時根據(jù)DOS環(huán)境，靈活運用GCLPS軟件來進行制作，通過利用產(chǎn)生式表示法對圖書館中的文獻資料進行更為科學的分類，不僅提高了管理的效率，而且也提升了檢索的效果。

三、信息化背景下圖書館中圖書資料管理的方法與舉措

“智慧化”“智能化”與“數(shù)字化”是圖書館的未來發(fā)展方向，通過打造廣闊、互聯(lián)與共享格局，堅持“以人為本”的工作模式，有效推出智慧化的管理和服務。信息化背景下圖書館提供的是“智慧服務”，而“智慧服務”的最為本質(zhì)特征就是提供更加便捷和高效的服務，讓知識服務的內(nèi)涵得以升華，讓其對整個社會的發(fā)展產(chǎn)生更加重要的積極影響。

(一)制定信息化建設目標

對于圖書館圖書資料管理工作來說，確定清晰明確的信息化建設目標是實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展目標的前提。

第一，圖書館中圖書資料管理工作人員要始終符合社會公眾實際需求，緊跟圖書館正確發(fā)展方向，確立圖書資料管理信息化建設目標，準確又高效地開展圖書資料的信息化管理工作，比如做好圖書資料的歸檔工作和整理工作，及時總結和反思圖書資料的管理方式，對比新舊管理方法的優(yōu)點和不足，了解信息化管理的優(yōu)勢和意義，從而確定正確的改革方向和建設方向。第二，圖書館應當要加強頂層設計，在信息技術背景下制訂科學的圖書資料管理發(fā)展計劃。未來圖書館應當要以時代和社會發(fā)展的需求為主要目標，正確看待當前圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展問題，靈活借助信息技術來推動圖書館圖書管理工作的數(shù)字化和信息化建設。第三，圖書館圖書資料管理人員也要加大宣傳力度，提高宣傳質(zhì)量，讓越來越多的人都能夠到圖書館瀏覽和借閱書籍，從而檢驗信息化建設的成果，發(fā)現(xiàn)信息化建設的不足。

(二)加大軟硬件設備投入

圖書館中圖書資料管理信息系統(tǒng)應當是一套專業(yè)和可靠的管理軟件，包括維護圖書信息管理、圖書流通以及統(tǒng)計與查詢等多個方面的功能。

1.標簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)

無線射頻識別技術與圖書資料管理系統(tǒng)之間需要標簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)作為橋梁，通過該系統(tǒng)把RFID唯一識別號和圖書唯一編碼來進行綁定，將RFID技術與圖書資料管理系統(tǒng)進行對接，從而讓圖書資料管理人員能夠?qū)D書資料信息進行詳細的訪問和追溯。

一般來說，標簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩個組成部分，硬件系統(tǒng)主要由控制主機和標簽轉(zhuǎn)換設置組成，搭載著標簽轉(zhuǎn)換軟件系統(tǒng)的主機，能夠?qū)D書的標簽以及借書證標簽進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，有效地綁定標簽的內(nèi)容和條形碼等其他信息。軟件系統(tǒng)主要指的是B/S結構，該結構可以顯著降低圖書館圖書資料管理人員的后期維護工作量，實現(xiàn)更加高效的標簽轉(zhuǎn)換工作。

2.自助借還系統(tǒng)

為了能夠有效解決圖書館自助借還工作的效率，圖書館應當要積極運用自助借還系統(tǒng)。自助借還系統(tǒng)能夠?qū)⒂嬎銠C技術、網(wǎng)絡技術、軟硬件設備以及觸摸屏操縱技術等有效地結合到一起，對有電子標簽的圖書提供自助借還功能，該系統(tǒng)可以順利完成圖書的自主借還目標，把借書和還書兩個環(huán)節(jié)融為一體，不僅能夠有效實現(xiàn)快速借還，而且還能夠降低圖書館圖書資料管理的成本。

3.自動盤點系統(tǒng)

現(xiàn)如今一些圖書館在開展圖書盤點工作時主要應用條形碼技術，圖書資料管理人員需要從書架上把每一本圖書都分別取下后再使用條形碼掃描槍，掃描圖書上的條形碼。此類圖書盤點工作的效率不高，比較消耗圖書資料管理人員的工作精力，所以倘若盤點工作的效率比較低，工作人員的工作時間比較有限，那么就會對整個圖書館的運行產(chǎn)生不利影響。因此應積極開發(fā)和應用自助盤點系統(tǒng)，發(fā)揮出RFID技術的優(yōu)勢，比如開發(fā)便捷式盤點平臺，便捷式盤點平臺搭載了便捷式閱讀器，采用中文Windows Mobile phone操作系統(tǒng)，不僅可以快速地查找圖書而且還能夠快速地交換數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)可以預置查找圖書信息，當新信息被錄入和讀取后，那么就會自動與提前預置的信息進行匹配，從而及時地給予提醒。

(三)提升網(wǎng)絡監(jiān)督管理力度

雖然在信息化背景下圖書館積極推動圖書資料管理的信息化建設，這將能夠有效提高工作效率和管理質(zhì)量，但是加大網(wǎng)絡管理力度，防止數(shù)據(jù)竊取和泄露風險也是圖書館管理人員需要著重思考的問題。網(wǎng)絡的開放性會導致數(shù)字化和電子化圖書資料面臨著更大的竊取和泄露的風險，針對這一現(xiàn)象，未來圖書館應當在加快推動圖書資料數(shù)據(jù)庫建設的同時，也要正確實現(xiàn)數(shù)據(jù)圖書資料的分類和管理，嚴格規(guī)定數(shù)據(jù)庫訪問權限，防止一些網(wǎng)絡黑客或者其他人員篡改圖書信息或者盜取圖書信息。

另外，圖書館也要加大網(wǎng)絡信息安全的人力與資金投入，讓圖書資料管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)高效和穩(wěn)定工作狀態(tài)。例如，圖書館可以成立專門的信息數(shù)據(jù)安全保障部門，有效保障館內(nèi)所有電子圖書數(shù)據(jù)的安全性。除此之外，圖書館也要加大網(wǎng)絡安全監(jiān)管力度，既要控制好圖書資料信息的傳播速度和傳播范圍，又要保證圖書資料傳播的準確度和可靠度。我國政府及有關部門也要進一步提高圖書資料信息的監(jiān)督和管理力度，科學分類網(wǎng)絡信息，防止網(wǎng)絡黑客入侵圖書館圖書資料管理系統(tǒng)，防止出現(xiàn)資料泄露等各方面的問題。

結語

綜上所述，在信息時代下，各種各樣的數(shù)字信息技術對眾多行業(yè)和領域都產(chǎn)生了深刻的影響，圖書館的圖書資料管理工作也不例外。在信息化背景下，圖書館中圖書資料管理工作既面臨著挑戰(zhàn)同時也迎接著機遇，所以主動擁抱變化，加快推動創(chuàng)新，著力開展信息化建設與改革工作，才是實現(xiàn)更為高效和高質(zhì)量工作目標的必然選擇。在信息化背景下，圖書資料管理工作的效率是影響服務水平和服務質(zhì)量的重要因素，而加快推動信息化建設將能夠顯著提高圖書館圖書資料管理工作的效率，增強其便捷性并便于讀者前來借閱，有效突出現(xiàn)代圖書館的智慧化與數(shù)字化特征，應用數(shù)字信息技術提供智慧服務和體現(xiàn)智慧本質(zhì)，提升圖書館的社會競爭力和影響力。