城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理發(fā)展探索

任玉蓮 山西省陽泉市郊區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險中心

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案作為社保檔案的一部分，貫穿于參保登記、征繳保費(fèi)、待遇核定、社會化服務(wù)、統(tǒng)計、稽核等業(yè)務(wù)經(jīng)辦全過程，通過實現(xiàn)“記錄一生、管理一生、保障一生、服務(wù)一生”的跨生命周期管理服務(wù)，全面和真實地反映出每一位參保人員履行參保繳費(fèi)義務(wù)、享受養(yǎng)老保險待遇的情況，是參保人員權(quán)益維護(hù)的重要憑證，也是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料?，F(xiàn)立足于本單位當(dāng)前保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，對做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行分析探索，旨在促進(jìn)檔案管理與業(yè)務(wù)深度融合，推動檔案管理向規(guī)范化、信息化方向不斷完善發(fā)展。

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險作為社會養(yǎng)老保險體系的重要組成部分，覆蓋了未參加職工養(yǎng)老保險和機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險的廣大城鄉(xiāng)居民。其因覆蓋面廣、繳費(fèi)門檻不高、籌資渠道多樣等特點(diǎn)，日益成為廣大城鄉(xiāng)居民老有所養(yǎng)、老有所依的重要制度支撐。黨的十九大報告提出，要加強(qiáng)社會保障體系建設(shè)，按照兜底線、織密網(wǎng)、建機(jī)制的要求，全面建成覆蓋全民、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌、權(quán)責(zé)清晰、保障適度、可持續(xù)的多層次社會保障體系。山西省從探索建立農(nóng)村社會養(yǎng)老保險制度，到覆蓋全民的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度逐步完善，實現(xiàn)了從無到有、從小到大的轉(zhuǎn)變。尤其是近十年來，山西省城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度發(fā)展迅猛，各項制度陸續(xù)出臺。隨著2021年城鄉(xiāng)居民補(bǔ)充養(yǎng)老保險制度的建立實施，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度更加完善，保險的覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，保障力度不斷加大，符合參保條件的人員參保意識不斷增強(qiáng)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險得到了廣泛認(rèn)可。以陽泉郊區(qū)為例，農(nóng)村居民的參保人數(shù)占到了參?？偭康?5%以上。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理作為推動城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險健康發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，在滿足工作人員和服務(wù)對象對保險檔案利用基本需求的同時，使檔案的記錄和憑證作用在日常服務(wù)中得以發(fā)揮。然而檔案管理過程中存在的一些不足，如與業(yè)務(wù)結(jié)合不夠緊密，數(shù)字化程度不高等也成為制約城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)健康發(fā)展的因素，這些都對檔案管理的發(fā)展提出了新要求?；鶎由绫n案管理人員不僅要潛心工作，還要立足于本職，發(fā)現(xiàn)問題，善于學(xué)習(xí)，總結(jié)思考，不斷探索發(fā)現(xiàn)解決問題的新方法、新途徑，努力提升管檔水平，使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮出它應(yīng)有的作用及價值。

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的形成和分類

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理業(yè)務(wù)過程中采用專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體直接形成的具有保存和利用價值的歷史記錄，是全面、系統(tǒng)記錄參保人員參保、繳費(fèi)、變更、計發(fā)待遇等信息的重要原始憑據(jù)。根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中對社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限的規(guī)定，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案主要包括管理類、征繳類、待遇類、統(tǒng)計報表類和稽核監(jiān)管類五大類。

管理類主要涉及單位及人員參保登記、變更登記、待遇領(lǐng)取資格驗證、退休人員社會化管理服務(wù)、服務(wù)協(xié)議管理等材料；征繳類主要包括基金征繳明細(xì)及匯總表、收款憑證、會計報表等材料；待遇類主要包括養(yǎng)老保險待遇核定、個人賬戶一次性支付核定、支付明細(xì)表及匯總表、付款憑證等材料；統(tǒng)計報表類包括月、季、年度統(tǒng)計報表，以及社會保險數(shù)據(jù)分析報告等材料；稽核監(jiān)管類主要包括社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制材料、監(jiān)察材料、稽核材料，以及大案、要案、特殊案件的稽核材料。

以陽泉郊區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險中心為例，其現(xiàn)有已整理分類組卷歸檔的業(yè)務(wù)檔案2733卷，其中，管理類1357卷，征繳類178卷，待遇類1145卷，統(tǒng)計報表類20卷，稽核監(jiān)管類31卷。

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的價值所在

第一，是參保人個人權(quán)益的真實記錄和有力保障。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是參保人參加城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的原始記錄，業(yè)務(wù)檔案“記錄一生、管理一生、保障一生、服務(wù)一生”的跨生命周期服務(wù)，可以全面和真實地反映出每一名參保人員履行參保繳費(fèi)義務(wù)、享受養(yǎng)老保險待遇的情況，是參保人員維護(hù)權(quán)益的重要依托。

第二，是保險制度不斷發(fā)展的歷史見證。2009年，山西省開展了新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險試點(diǎn)工作。2011年，城鎮(zhèn)居民社會養(yǎng)老保險制度建立實施。2014年，在新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和城鎮(zhèn)居民社會養(yǎng)老保險的基礎(chǔ)上，建立了全省統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度。為推動城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度不斷完善發(fā)展，2021年全省在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的基礎(chǔ)上又推出了城鄉(xiāng)居民補(bǔ)充養(yǎng)老保險，保險覆蓋范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，保障力度進(jìn)一步加大，為高齡人員提供了雙重保障。業(yè)務(wù)檔案作為制度載體，充分體現(xiàn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度出臺的歷史背景、指導(dǎo)思想、基本原則、組織領(lǐng)導(dǎo)、實施意見、保障范圍等要素，真實再現(xiàn)了各個時期的制度。

第三，是保險事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基石。不論是完善社會統(tǒng)籌與個人賬戶相結(jié)合的制度模式，鞏固和拓寬個人繳費(fèi)、集體補(bǔ)助、政府補(bǔ)貼相結(jié)合的資金籌集渠道，還是完善基礎(chǔ)養(yǎng)老金和個人賬戶養(yǎng)老金相結(jié)合的待遇支付政策，抑或是強(qiáng)化長繳多得、多繳多得的制度激勵機(jī)制，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案都是保險制度可持續(xù)發(fā)展需要研究和分析的基礎(chǔ)資料。通過分析研究城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案，了解政策實施狀況，對相關(guān)內(nèi)容作出合理調(diào)整。以繳費(fèi)檔次為例，從制度初期確定的單一檔次到逐步調(diào)整為十個檔次、十二個檔次；再以各級財政補(bǔ)貼為例，省、區(qū)、市各級財政在對參保繳費(fèi)和待遇領(lǐng)取環(huán)節(jié)設(shè)定入口補(bǔ)貼和出口補(bǔ)貼時，以城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保繳費(fèi)和待遇支付檔案為基礎(chǔ)對繳費(fèi)檔次比例和待遇領(lǐng)取人員結(jié)構(gòu)分布進(jìn)行分析是必不可少的。

第四，為稽核內(nèi)控提供有效憑證。根據(jù)政策、經(jīng)辦、信息、監(jiān)督四位一體的稽核內(nèi)控要求，通過統(tǒng)籌防控業(yè)務(wù)、財務(wù)、信息、檔案風(fēng)險，優(yōu)化完善經(jīng)辦管理和監(jiān)督，細(xì)化量化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦，達(dá)到控制風(fēng)險增量，減少風(fēng)險存量，遏制社會保險基金大案、要案發(fā)生，確保不發(fā)生系統(tǒng)性風(fēng)險的目標(biāo)。近年來，司法、紀(jì)檢、審計等部門出于辦案需要，以及為防范、化解城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險基金支付風(fēng)險，對基金進(jìn)行審查監(jiān)督，檔案查詢利用是調(diào)查取證的主要渠道。隨著依法治國的全面推進(jìn)，公民依法維護(hù)個人權(quán)益的意識不斷增強(qiáng)，將社保業(yè)務(wù)檔案作為法律依據(jù)來維護(hù)其社保待遇權(quán)益的案件逐漸增多。業(yè)務(wù)檔案對經(jīng)辦人員的經(jīng)辦時間、經(jīng)辦過程的記錄，可以直觀地反映社保人員經(jīng)辦工作是否合法規(guī)范，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案在其中充分發(fā)揮了證據(jù)的作用。

第五，具有更為廣泛的社會意義。從資金籌集渠道的角度來看，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度的資金籌集由個人繳費(fèi)、集體補(bǔ)助、財政補(bǔ)貼構(gòu)成，各年的集體補(bǔ)助水平可以體現(xiàn)當(dāng)?shù)氐募w經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r；對政府代繳人員的信息進(jìn)行分析，可以進(jìn)一步了解扶貧政策落實情況；根據(jù)待遇領(lǐng)取人員的死亡年齡可以推測出老年群體的預(yù)期壽命，并將其與社會平均預(yù)期壽命對比，分析具體影響因素，為社會治理提供有價值的建議。

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

首先，相關(guān)人員管檔意識薄弱。主管部門領(lǐng)導(dǎo)層將重點(diǎn)放在各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理上，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，使得檔案管理工作邊緣化，且缺乏先進(jìn)的管理理念和考核激勵機(jī)制。近十年，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度不斷完善和發(fā)展，保險業(yè)務(wù)的范圍、類別和數(shù)量都急劇增加，業(yè)務(wù)檔案的工作強(qiáng)度和工作量逐漸增大，檔案工作人員疲于對紙質(zhì)檔案材料的日常收集整理，對檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的熱情，歸檔立卷意識不強(qiáng)，管檔責(zé)任意識薄弱，忽視了歸檔過程的關(guān)聯(lián)性及邏輯性，充當(dāng)保管員的角色。由于管檔人員缺乏開拓進(jìn)取的精神，各類電子文件歸檔方面存在嚴(yán)重失位現(xiàn)象。

其次，與業(yè)務(wù)經(jīng)辦缺乏有效銜接。2018年，為了全面提升政務(wù)服務(wù)規(guī)范化、便利化水平和為民眾提供高效、便捷的政務(wù)服務(wù)，全國各地區(qū)、各部門都加快了在線政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)。近年來，在線服務(wù)平臺、手機(jī)App自助服務(wù)成為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦新途徑。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦渠道不斷拓寬，服務(wù)模式呈線上線下多元化融合態(tài)勢，網(wǎng)上經(jīng)辦和自助服務(wù)成為業(yè)務(wù)經(jīng)辦的新模式。經(jīng)辦服務(wù)新模式使業(yè)務(wù)檔案同時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式。管檔人員對新生電子檔案歸檔的重要性認(rèn)知不足，在工作中不愿嘗試新的管理方式；電子檔案管理會增加檔案管理的投入成本；管理層缺乏對檔案工作的重視；業(yè)務(wù)經(jīng)辦受理和審核人員在履行職責(zé)過程中未對形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理，未按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案工作人員移交等多種因素導(dǎo)致業(yè)務(wù)在線經(jīng)辦產(chǎn)生的電子檔案無法在第一時間得到歸檔處理，相當(dāng)數(shù)量的電子檔案處于自生自滅的狀態(tài)。此外，多數(shù)電子檔案與其相應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法，導(dǎo)致檔案管理與新型業(yè)務(wù)經(jīng)辦缺乏有效銜接。

再次，數(shù)字化程度低，管檔方式落后。一方面是基層單位不重視高素質(zhì)檔案工作人才隊伍的建設(shè)，檔案工作人員的管檔技能和業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理人員老齡化、專業(yè)知識缺乏、培訓(xùn)力度不夠。另一方面是管理層不愿投入過多的人力物力財力進(jìn)行檔案管理設(shè)施和場地標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，導(dǎo)致在創(chuàng)新檔案管理模式、構(gòu)建以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式上落后，從數(shù)字檔案的生成到歸檔缺少規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化管理，檔案資源未得到妥善保存與有效合理的使用，制約了檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

最后，檔案利用率不高，不能滿足多元化需求。隨著各項養(yǎng)老保險制度的不斷改革發(fā)展，保險關(guān)系的轉(zhuǎn)移接續(xù)要求業(yè)務(wù)檔案實現(xiàn)跨區(qū)域、跨險種有效利用。保險業(yè)務(wù)的流動性對檔案管理提出了更高、更新的工作要求，檔案利用率亟待提升，以滿足對社保檔案利用的各種需求。

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展探索

首先，要充分認(rèn)識檔案管理的重要性。切實加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立和落實檔案工作責(zé)任制，優(yōu)化檔案工作檢查考核機(jī)制，將檔案管理列入年度目標(biāo)管理考核體系。加大對檔案管理的投入力度，完善檔案管理設(shè)備設(shè)施和場地標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。合理配備專業(yè)的檔案管理人員，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的管檔技能和業(yè)務(wù)水平，并加大對優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。

其次，加強(qiáng)檔案與業(yè)務(wù)的深度融合。將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)，由經(jīng)辦人員收集立卷，實現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)工作協(xié)同發(fā)展。這個過程也是對業(yè)務(wù)經(jīng)辦再審核、再監(jiān)督的過程，以確保業(yè)務(wù)經(jīng)辦合規(guī)合法，同時還能為復(fù)核、內(nèi)控、稽核、審計等環(huán)節(jié)提供完整、準(zhǔn)確的資料，降低經(jīng)辦風(fēng)險。此外，將檔案管理功能融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，大力推進(jìn)網(wǎng)上經(jīng)辦業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。在經(jīng)辦過程中實時生成電子檔案，提升檔案信息化能力，逐步實現(xiàn)檔案管理的“存量數(shù)字化”和“增量電子化”，這也可以使檔案查詢利用更加方便快捷，經(jīng)辦效率得到提升。

再次，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是參保人員權(quán)利義務(wù)最原始、最真實的記錄，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已成為社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項重要任務(wù)。修訂和完善傳統(tǒng)的檔案管理制度，針對新型檔案與紙質(zhì)檔案的不同特點(diǎn)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定和提供利用等諸多環(huán)節(jié)入手，依照國家相關(guān)規(guī)定，借鑒相關(guān)經(jīng)驗，自上而下制定一套科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理制度，使電子檔案文件處理和電子文件的保存更加規(guī)范化、程序化，進(jìn)一步提高城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化水平。這對實現(xiàn)我國社保體系的整體化、信息化、共享化發(fā)展有著重要的推動作用。

最后，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，將“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”和“檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”寫入發(fā)展目標(biāo)，并體現(xiàn)在各項具體任務(wù)中。數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為助力檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎和必經(jīng)之路。與其他社保檔案相比，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理具有涉及人員數(shù)量多、時間跨度大的特點(diǎn)，檔案管理工作亟待對傳統(tǒng)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。將計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、統(tǒng)計學(xué)等運(yùn)用到檔案管理工作中，以提高檔案管理工作的信息化水平，實現(xiàn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型，推動數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)深度融合。隨著檔案信息化建設(shè)的深入，數(shù)據(jù)與內(nèi)容的開發(fā)工具和技術(shù)方法的不斷更新，基層工作人員應(yīng)在實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化的同時，做好頂層設(shè)計，構(gòu)建全國（?。┙y(tǒng)一的社保檔案管理信息數(shù)據(jù)平臺，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，將檔案查詢利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系，以促進(jìn)檔案服務(wù)均等化、便捷化?；鶎庸ぷ魅藛T通過對服務(wù)訴求的實時感知與動態(tài)進(jìn)行分析，主動為各類服務(wù)對象提供更具個性化的服務(wù)，使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案查詢利用更加高效和安全。

總而言之，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能更好地適應(yīng)新形勢的需要?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升保險業(yè)務(wù)的整體管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作。這不但可以實現(xiàn)檔案管理的價值，還可以為社保事業(yè)的健康發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，從而為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。