圖書(shū)館學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)踐

張賽男 北京科技大學(xué)圖書(shū)館

根據(jù)知識(shí)是否能夠清晰有效地被表達(dá)和轉(zhuǎn)移，一般可以將知識(shí)劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。其中隱性知識(shí)通常指那些非正式的、存在碎片性和偶發(fā)性特征的片段。這些非公開(kāi)出版的、灰色的、具有經(jīng)驗(yàn)總結(jié)性質(zhì)的知識(shí)往往會(huì)成為影響機(jī)構(gòu)組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素?，F(xiàn)提出的學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)利用開(kāi)源軟件搭建，對(duì)圖書(shū)館經(jīng)年產(chǎn)生并且大量存在的知識(shí)資源如策劃設(shè)計(jì)、培訓(xùn)方案、案例成果、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等進(jìn)行分類(lèi)整理并儲(chǔ)存共享，從而避免圖書(shū)館知識(shí)資源流失，促進(jìn)知識(shí)的共知共享和傳播創(chuàng)新。該模式可有效降低圖書(shū)館管理運(yùn)營(yíng)成本，強(qiáng)化圖書(shū)館核心競(jìng)爭(zhēng)力。

研究背景

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，以數(shù)據(jù)密集型為特征的科學(xué)研究日益突顯其重要性，由此引出的數(shù)據(jù)管理和運(yùn)用已經(jīng)成為科學(xué)研究活動(dòng)中的重要組成部分，因此，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)知識(shí)倉(cāng)儲(chǔ)也變得十分重要。目前國(guó)內(nèi)外主流數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)主要分為四種類(lèi)型：機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)、學(xué)科數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)、多聯(lián)學(xué)科數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)和單一項(xiàng)目數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)。但就數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)的整體性而言，目前國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)主要應(yīng)用在公共服務(wù)領(lǐng)域，通常用以存儲(chǔ)和處理基本數(shù)據(jù)，并且首要目標(biāo)是在大型機(jī)構(gòu)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)再現(xiàn)。而面向中小企業(yè)的團(tuán)隊(duì)研究以及較為零散的流程數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建卻沒(méi)有得到充分關(guān)注。

針對(duì)科研數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理的強(qiáng)烈需求，國(guó)外開(kāi)發(fā)了一系列數(shù)據(jù)管理平臺(tái)和系統(tǒng)軟件，如英國(guó)非營(yíng)利性組織開(kāi)放知識(shí)基金會(huì)基于開(kāi)放數(shù)據(jù)推廣研發(fā)的開(kāi)源數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)CKAN，為編目、存儲(chǔ)和訪問(wèn)數(shù)據(jù)集提供了一個(gè)強(qiáng)大的平臺(tái)；英國(guó)Digital Science公司支持建立的科研數(shù)據(jù)共享平臺(tái)Figshare以創(chuàng)新的形式展示研究圖表、數(shù)據(jù)、視頻等內(nèi)容，提升了研究?jī)?nèi)容的價(jià)值；此外，還有一系列可存儲(chǔ)學(xué)科數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)，如Dryad、DataStage、DataBank以及ScholarSphere等。國(guó)內(nèi)一些優(yōu)秀的數(shù)據(jù)知識(shí)管理平臺(tái)如Baklib、語(yǔ)雀、看云、飛書(shū)文檔、釘釘文檔等，為科研團(tuán)隊(duì)提供了各具特色的存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)共享功能。

圖書(shū)館知識(shí)管理的目標(biāo)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)全方位的開(kāi)發(fā)、獲取和應(yīng)用知識(shí)的決策系統(tǒng)，即知識(shí)管理系統(tǒng)，對(duì)科研信息資源進(jìn)行智能化管理，以實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程交流、知識(shí)化分類(lèi)、智能采集和服務(wù)等諸多功能；對(duì)館員實(shí)施激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)館員間知識(shí)交流，促進(jìn)有益的知識(shí)共享，激發(fā)館員的創(chuàng)新意識(shí)與能力，豐富圖書(shū)館的知識(shí)資產(chǎn)等。

研究意義

圖書(shū)館目前的科研工作存在兩個(gè)問(wèn)題：一是學(xué)術(shù)信息來(lái)源分散，信息獲取不及時(shí)，一些培訓(xùn)、會(huì)議以及論文征稿信息獲取源頭不固定，往往容易錯(cuò)過(guò)重要信息；二是館員學(xué)術(shù)成果沒(méi)有得到有效存儲(chǔ)，缺乏時(shí)間上的連續(xù)性以及回溯功能。圖書(shū)館學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)的目標(biāo)一是及時(shí)收集分散的圖書(shū)館業(yè)界學(xué)術(shù)資訊，并對(duì)其進(jìn)行集中整理，統(tǒng)一發(fā)布，如此，館員就能及時(shí)獲取第一手資訊并根據(jù)具體情況選擇學(xué)習(xí)，這將有助于增強(qiáng)館員的業(yè)務(wù)能力、科研能力與綜合素質(zhì)；二是知識(shí)管理系統(tǒng)能夠?qū)D書(shū)館員的歷年學(xué)術(shù)成果進(jìn)行集中收集儲(chǔ)存，分門(mén)別類(lèi)，使科研學(xué)術(shù)產(chǎn)出具有連續(xù)性，可以提高圖書(shū)館的科研實(shí)力，有助于圖書(shū)館管理工作與評(píng)價(jià)工作的順利開(kāi)展；三是學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)能夠?qū)⒁酝陌ㄍㄖl(fā)布、論文收繳、項(xiàng)目申報(bào)等在內(nèi)的人工重復(fù)性工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，并能規(guī)范學(xué)術(shù)活動(dòng)，提高管理工作效率，為館員業(yè)務(wù)考核、人事管理等工作提供參考依據(jù)。

案例實(shí)施過(guò)程

技術(shù)路線

圖書(shū)館學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，系統(tǒng)采用WCP開(kāi)源知識(shí)庫(kù)開(kāi)發(fā)部署，由java、js語(yǔ)言進(jìn)行開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)使用springMVC、spring、hibernate等框架實(shí)現(xiàn)主要架構(gòu)功能，由lucene提供全文檢索功能，并使用其他若干主流開(kāi)源項(xiàng)目。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)默認(rèn)使用mysql，部署在tomcat等主流中間件服務(wù)器上。在服務(wù)器上進(jìn)行配置后，用戶不僅可以在網(wǎng)頁(yè)端使用，還可以在手機(jī)移動(dòng)端使用。

系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

圖書(shū)館學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)采用B/S系統(tǒng)架構(gòu)，采用分層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，通過(guò)中間服務(wù)層實(shí)現(xiàn)用戶與數(shù)據(jù)的交互，充分運(yùn)用了低耦合的設(shè)計(jì)思想。從邏輯上可以將系統(tǒng)劃分為三層：存儲(chǔ)層、服務(wù)層和應(yīng)用層。在服務(wù)器端部署完成后，可以在客戶端通過(guò)瀏覽器進(jìn)行訪問(wèn)，也可以通過(guò)移動(dòng)端瀏覽器訪問(wèn)。它具有團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)建設(shè)的一整套功能，包括知識(shí)創(chuàng)建、知識(shí)更新、知識(shí)推送、全文檢索、office文檔下載和知識(shí)評(píng)價(jià)等功能。在前臺(tái)界面還可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索、知識(shí)置頂推薦、知識(shí)分類(lèi)管理、在線提交等功能。

圖1 知識(shí)管理系統(tǒng)邏輯框架（作者自制）

內(nèi)容組織管理

系統(tǒng)主要分為統(tǒng)一檢索、小組管理、知識(shí)置頂推薦、常用知識(shí)、知識(shí)分類(lèi)等欄目。知識(shí)分類(lèi)又分為學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)資訊、申請(qǐng)?zhí)峤?、常用下載等欄目。學(xué)術(shù)成果收集了館員歷年文章、獲獎(jiǎng)、培訓(xùn)、科研課題項(xiàng)目，學(xué)術(shù)資訊會(huì)定期發(fā)布圖情業(yè)界最新會(huì)議、培訓(xùn)及新聞通知消息。此外，還可以在線提交館內(nèi)科研項(xiàng)目申請(qǐng)，分權(quán)限進(jìn)行隱藏查看。常用下載掛接圖書(shū)館及學(xué)校常用科研規(guī)定及工作手冊(cè)等。具體組織方式如下。

圖2 知識(shí)管理系統(tǒng)內(nèi)容組織（作者自制）

系統(tǒng)功能

知識(shí)管理系統(tǒng)通過(guò)集群應(yīng)用和分布式網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，將工作中大量各種不同類(lèi)型的存儲(chǔ)片段集合起來(lái)協(xié)同應(yīng)用，提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、業(yè)務(wù)訪問(wèn)的應(yīng)用解決方案。重點(diǎn)功能概述如下。

數(shù)據(jù)獲取和導(dǎo)入

圖書(shū)館知識(shí)管理系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)靈活的信息入口，如在線文檔、系統(tǒng)、網(wǎng)頁(yè)，其還可以使個(gè)人專(zhuān)業(yè)技能中的信息以相對(duì)平滑的方式導(dǎo)入系統(tǒng)中，從而形成可表示的、標(biāo)準(zhǔn)化的、統(tǒng)一的數(shù)字信息。導(dǎo)入方法支持知識(shí)的直接創(chuàng)建、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的下載、文件資源的打包上傳等，滿足了不同知識(shí)內(nèi)容的不同存儲(chǔ)和呈現(xiàn)需求，方便了知識(shí)的導(dǎo)入。

知識(shí)分類(lèi)機(jī)制

本案例提供了一個(gè)方便、可用的知識(shí)分類(lèi)體系。一個(gè)混亂的知識(shí)庫(kù)不僅難以為用戶提供有用的信息，還會(huì)給管理員帶來(lái)維護(hù)上的困難，用戶也很難找到合適的知識(shí)。所以在將數(shù)據(jù)導(dǎo)入知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)之初，就必須有合理的分類(lèi)機(jī)制，并且支持單獨(dú)或分批進(jìn)行分類(lèi)設(shè)置和調(diào)整。本案例知識(shí)管理系統(tǒng)知識(shí)分類(lèi)如下圖所示。

圖3 知識(shí)管理系統(tǒng)知識(shí)分類(lèi)（作者自制）

分布式搜索模式

本系統(tǒng)由lucene提供全文檢索功能，能夠提供一框式模式搜索，從知識(shí)庫(kù)中的碎片化存儲(chǔ)到完整的知識(shí)體系，再到分布式的知識(shí)庫(kù)集合、文件集合等，進(jìn)行關(guān)鍵字、全文及附件等的檢索。每一篇知識(shí)文檔都建有數(shù)據(jù)標(biāo)簽（關(guān)鍵詞），能夠聚合相關(guān)知識(shí)，并在知識(shí)文檔的下方進(jìn)行拓展展示。

圖4 知識(shí)標(biāo)簽與相關(guān)知識(shí)聚合（圖片來(lái)源：案例系統(tǒng)截圖）

管理權(quán)限分級(jí)

知識(shí)管理系統(tǒng)中的每個(gè)用戶都擁有自己的用戶名和密碼。在系統(tǒng)的各個(gè)層級(jí)，管理員可以為使用者分配資料資訊的作業(yè)許可，個(gè)人知識(shí)擁有者還可以為這個(gè)知識(shí)的使用者分配作業(yè)許可。為方便管理，按圖書(shū)館的機(jī)構(gòu)分類(lèi)，使用者可以歸入多個(gè)群，也可以加入其他群。本案例根據(jù)圖書(shū)館的組織機(jī)構(gòu)將部門(mén)劃分為信息服務(wù)部、書(shū)刊服務(wù)部、資源建設(shè)部、技術(shù)部、辦公室等，并由學(xué)術(shù)委員會(huì)投票選舉部門(mén)成員作為學(xué)術(shù)委員會(huì)委員，分管圖書(shū)館學(xué)術(shù)科研工作。

層級(jí)知識(shí)發(fā)現(xiàn)

知識(shí)管理系統(tǒng)必須能夠以簡(jiǎn)潔明了的方式呈現(xiàn)知識(shí)，能夠讓使用者明確了解本系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。本案例參考了windows資源瀏覽器分級(jí)分層的展現(xiàn)模式，目的在于對(duì)使用者屏蔽原始數(shù)據(jù)的煩瑣細(xì)節(jié)，從原始數(shù)據(jù)中提煉出有意義的、簡(jiǎn)潔的知識(shí)，直接向使用者展現(xiàn)?；救蝿?wù)流包括數(shù)據(jù)分類(lèi)、數(shù)據(jù)聚類(lèi)分析、關(guān)聯(lián)度和相關(guān)性分析、時(shí)間序列分析、信息流重構(gòu)與展現(xiàn)等。與此同時(shí)，用戶也可以直接使用框架型搜索功能，在進(jìn)入系統(tǒng)后能夠立即定位知識(shí)，為用戶提供了快速檢索所需知識(shí)的入口。

泛在模式的知識(shí)容納

知識(shí)的更新在很大程度上取決于知識(shí)管理系統(tǒng)的用戶。他們所累積的知識(shí)是最寶貴的財(cái)富。通過(guò)實(shí)例分析，可以在使用者學(xué)習(xí)過(guò)程中為其引入大量的文字、圖形、圖表、壓縮文檔等信息，從而高效地將有價(jià)值的信息輸入知識(shí)體系中。要保證知識(shí)的正確性，就需要在最后的過(guò)程中進(jìn)行多層次驗(yàn)證，以防止信息的重復(fù)和劣質(zhì)信息的流入，保證知識(shí)體系的完整性。

協(xié)同合作能力

總的來(lái)說(shuō)，與技術(shù)素質(zhì)和生產(chǎn)率有關(guān)的工作整體合作水平較差。但是，涉及創(chuàng)意和反應(yīng)的知識(shí)，要求參與者有很強(qiáng)的合作精神。比如，團(tuán)隊(duì)會(huì)議和策略制定往往需要更多人進(jìn)行更多的溝通。區(qū)別于個(gè)人網(wǎng)盤(pán)，知識(shí)管理系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用場(chǎng)景的需要，加入了團(tuán)隊(duì)的概念。團(tuán)隊(duì)與圖書(shū)館真實(shí)組織架構(gòu)中的部室一一對(duì)應(yīng)，各團(tuán)隊(duì)組建完成后，系統(tǒng)也會(huì)為該團(tuán)隊(duì)自動(dòng)建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文件夾，用于該團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員在該文件夾中上傳或下載相關(guān)團(tuán)隊(duì)資料。同時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)為用戶提供一個(gè)用戶消息平臺(tái)，使用戶能夠?qū)μ囟ㄈ藛T或群組發(fā)送站內(nèi)消息，并在對(duì)方登錄系統(tǒng)時(shí)及時(shí)提醒，實(shí)時(shí)回傳閱讀狀態(tài)，方便科研學(xué)術(shù)活動(dòng)的溝通交流，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作。

案例成果及效益

本案例建設(shè)時(shí)間為一年左右，每周進(jìn)行一次數(shù)據(jù)更新，力爭(zhēng)形成一套完備、規(guī)范的圖書(shū)館科研學(xué)術(shù)知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)共享，及時(shí)擴(kuò)散通知學(xué)術(shù)信息，提高圖書(shū)館整體學(xué)術(shù)水平及研究能力。經(jīng)過(guò)對(duì)科研團(tuán)隊(duì)用戶數(shù)據(jù)管理需求的明確，對(duì)關(guān)鍵技術(shù)的研究與實(shí)現(xiàn)，圖書(shū)館知識(shí)管理網(wǎng)絡(luò)版本已搭建完成，并開(kāi)始提供下載和相關(guān)服務(wù)。

本案例系統(tǒng)目前已能提供館員學(xué)術(shù)成果搜集整理（論文、獲獎(jiǎng)、會(huì)議、專(zhuān)著、培訓(xùn)、科研課題等）、學(xué)術(shù)資訊傳遞（通知公告、圖情會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)新聞、工作總結(jié)等）、課題通知、提交申報(bào)、常用知識(shí)下載等多重功能；創(chuàng)建知識(shí)類(lèi)別57種，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)館科研知識(shí)管理的基本功能。截至目前，系統(tǒng)提供館員注冊(cè)賬戶全覆蓋，實(shí)現(xiàn)了科研生態(tài)過(guò)程全部網(wǎng)上操作的目標(biāo)，為館員學(xué)術(shù)發(fā)展、圖書(shū)館知識(shí)積累等提供了有效保障。

圖5 圖書(shū)館知識(shí)管理系統(tǒng)——圖研E棧首頁(yè)（圖片來(lái)源：案例系統(tǒng)截圖）

后續(xù)發(fā)展規(guī)劃

圖情學(xué)科領(lǐng)域不斷的科學(xué)研究的推進(jìn)與發(fā)展帶來(lái)了大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)等不同種類(lèi)、不同規(guī)模的數(shù)據(jù)，使得科學(xué)的知識(shí)資源積累和管理變得日益迫切。隨著該系統(tǒng)不斷收集和有效管理這些科研資產(chǎn)，并為連接學(xué)科的優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)，現(xiàn)將致力于協(xié)助圖書(shū)館科研團(tuán)隊(duì)記錄和管理科研活動(dòng)，并幫助其解決研究過(guò)程中的某些問(wèn)題。

圖書(shū)館知識(shí)管理系統(tǒng)在功能體系建設(shè)方面尚存在一些缺陷，有待于不斷完善。具體表現(xiàn)為系統(tǒng)將在下一步與現(xiàn)有的其他數(shù)據(jù)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行接口對(duì)接方面，內(nèi)容頁(yè)的豐富擴(kuò)充功能方面，以及網(wǎng)站交互性體驗(yàn)等方面。通過(guò)深入了解館員用戶的需求，持續(xù)提升系統(tǒng)功能，相信該系統(tǒng)能為科學(xué)數(shù)據(jù)知識(shí)庫(kù)建設(shè)實(shí)踐拓展出新的思路和方向。