信息化系統(tǒng)在工程準備階段項目管理中的應用

吳振全，于利賢

（北京北咨工程項目管理咨詢有限公司，北京 100124）

1 引言

工程建設項目投資大、風險高、施工工藝復雜、建設周期長，同時具有脆弱、不可逆性等諸多特性，由于建設單位的工程建設專業(yè)知識以及管理能力有限，一般都會委托有豐富經驗，并且專業(yè)的項目管理單位開展工程建設項目管理工作。工程建設準備階段是工程建設全生命周期中最關鍵，同時也是最復雜的階段。如果將工程建設項目立項的決策階段比喻為“要不要做”，接下來的準備階段主要研究“如何做”。項目管理單位主要沿著設計管理和施工準備工作兩條線開展管理工作。統(tǒng)籌參建單位組建臨時項目管理機構，為形成以建設單位為中心，開展協(xié)同工作開創(chuàng)良好局面[1]。

準備階段工作不僅繁雜并且制約著施工質量、進度等關鍵要素，因此也對項目管理單位的管理水平、組織、協(xié)調能力等提出了較高的要求。面對建設周期緊、設計概算有限、工程建設施工報審文件審核周期長等各方面壓力，促使項目管理單位充分挖掘信息化系統(tǒng)的管理潛能，提高管理效率。

2 信息化系統(tǒng)在工程建設準備階段的應用

工程建設項目準備階段是施工的前置必需階段，無法跳過，項目管理單位不僅要與參建單位協(xié)調、籌備工程施工的必要資源，還要向工程建設行政部門申請與工程項目相關的各項審批手續(xù)。不確定性因素較多，無法通過趕工等措施使工程計劃提前。而信息化系統(tǒng)因其具有存儲性、跟蹤性、分析性等諸多優(yōu)點，在工程準備階段較為適用于輔助項目管理，發(fā)揮管理效能。

2.1 信息化系統(tǒng)輔助用于施工前期手續(xù)辦理

項目管理單位在準備階段，配合建設單位辦理《建設工程規(guī)劃許可證》和《建設工程施工許可證》兩項重要的審批手續(xù)。其中，《建設工程規(guī)劃許可證》的申辦最為復雜，需要多項前置規(guī)劃審批成果和各主管單位的意見，明確項目涉及規(guī)劃的所有細節(jié)，一旦通過審批，將作為項目驗收的重要依據(jù)，具備法律效力。辦理《建設工程施工許可證》的前置條件較多，準備時間較長，需要精心策劃，做好并行與穿插報建的安排，盡量縮短準備時間[2]。

項目管理單位一般都會指定專人辦理準備手續(xù)的編制和報審，但即使擁有多年豐富經驗的專業(yè)人員，也未必完全清楚繁雜的手續(xù)報審操作流程。很多項目管理人員認為工程建設手續(xù)辦理只是 “形式”上必須完成的規(guī)定程序，是順利開始施工的必要條件，因此，首先要深入研究探索報建流程，厘清先后順序，其次提出優(yōu)化流程，最終提高報建效率。

應用信息化系統(tǒng)可以輔助建立手續(xù)審批臺賬，詳細記錄手續(xù)類別、手續(xù)名稱、報建日期、取得日期、備注等要素。更重要的是，使用信息化系統(tǒng)能夠線上保存審批手續(xù)文件，減少因項目人員的變更造成審批手續(xù)文件缺失，規(guī)范了手續(xù)文件的管理。

2.2 信息化系統(tǒng)輔助用于施工合同管理

項目管理單位協(xié)同建設單位，工程準備階段按照《建設項目招標方案核準意見書》中的核準意見，一般將委托招標代理機構開展招標活動，使參建單位與工程建設項目形成合同約束關系。

有些項目管理人員在態(tài)度上缺乏對項目招標的足夠重視，認為委托專業(yè)化的招標代理機構，只是做好簽章、管理臨時文件等工作，配合執(zhí)行招標程序，完成合同簽訂，最后將合同歸檔即可[3]。缺乏科學的管理招標活動經驗，并沒有意識到招標環(huán)節(jié)是項目管理整體策劃落實的重要契機，招標活動實施過程中起到承上啟下的關鍵作用。

項目管理單位通過使用信息化系統(tǒng)中關聯(lián)招標名稱、合同名稱、合同編號、合同價款、采購方式、合同簽訂日期、合同方信息管理等功能，不但提高了合同審批流程的效率，還能跟蹤合同款支付、合同變更情況，并且規(guī)范了招標活動及合同全生命周期的管理。

2.3 信息化系統(tǒng)輔助用于設計概算與施工圖預算

工程建設項目的成本管理貫穿始終，在準備階段項目管理單位會同建設單位根據(jù)初步設計及施工圖紙對施工方法、施工順序、施工設備選型等要素運用價值工程原理，制定科學、經濟合理、性價比高的施工方案[4]。工程預算匯總了項目的人、機、料的預算，確定建安工程造價。依據(jù)單位預算進行明細分解，逐級落實責任成本，為施工階段的成本控制打下基礎，為績效考核提供依據(jù)。

工程建設準備階段的成本控制，嚴重制約著施工階段的資源配置。換而言之，做好準備階段的成本控制能夠最大程度避免施工階段的資源浪費。目前，準備階段的成本控制受工程建設各要素制約，整體還處于比較低的管理水平。項目管理單位應用信息化系統(tǒng)，通過分析準備投資額，動態(tài)掌握資源投入情況，構建起建設全過程透明、完整的成本數(shù)據(jù)庫，為工程建設決算，計算投資回報率等提供基礎數(shù)據(jù)，同時，也可以為其他項目提供參考數(shù)據(jù)。

3 應用效果分析

當今社會，隨著信息技術的飛速發(fā)展，改變了人們的生活、生產方式。很多項目管理單位逐漸認識到應用信息化系統(tǒng)在工程建設各階段中不僅能夠提高管理效率，還提升了企業(yè)的核心競爭力。

3.1 模型設定

工程建設項目準備階段，隨著工程資源的動態(tài)更新，需求的漸進明細，項目管理單位的管理方式也隨之不斷調整。在工程準備階段應用信息化系統(tǒng)輔助項目管理工作，提高了管理效率，體現(xiàn)了項目管理單位的價值。

工程準備階段，根據(jù)項目投資額、規(guī)模大小等條件不同，至少需要完成土地預審申報、征地申報、規(guī)劃意見申報、設計方案申報、建設用地規(guī)劃申報等，少則十幾項多則幾十項的手續(xù)辦理。項目管理系統(tǒng)中，將手續(xù)辦理分為市政手續(xù)、審批手續(xù)、驗收手續(xù)等多種類型。項目管理人員可添加各類手續(xù)的子目錄，上傳已辦理的手續(xù)文件，填寫取得批復日期、備注等信息。系統(tǒng)將自動按照取得批復日期倒敘排列，形成手續(xù)辦理臺賬，方便項目管理人員隨時查看、下載。

招標活動是落實項目策劃，保證工程施工順利進行，明確參建單位的責權義務的重要環(huán)節(jié)，也是一種法定強制的締約活動?？梢哉f，招標活動嚴重影響并制約施工進度、質量、安全等要素。使用信息化系統(tǒng)建立起合同管理臺賬，項目管理人員能夠隨時了解合同審批狀態(tài)、合同雙方信息，系統(tǒng)自動匯總了合同金額，減少了人工計算的誤差。

項目初步設計概算是在明確項目功能需求和建設條件以及確定項目建設方案的基礎上形成的。經批準的初步設計概算是項目投資管理的紅線，原則上項目結算和決算不能突破批準的投資管理紅線。工程施工的資源配置需要建設單位每月的資金落實，應用信息化系統(tǒng)進行投資計劃管理，分析每月建安投資數(shù)、建設其他費用、固定資產投資額等數(shù)據(jù)信息，方便項目管理人員了解、查詢投資計劃的落實情況[5]。

3.2 數(shù)據(jù)來源

本次選擇某工程咨詢企業(yè)對某醫(yī)院總投資約182 412.46萬元的項目管理。該項目自2020年5月試運行信息化系統(tǒng)，輔助全生命周期項目管理。經過近7個月的系統(tǒng)功能優(yōu)化，多次版本迭代，2021年1月正式上線使用，目前系統(tǒng)各項功能已趨于穩(wěn)定運行。本次采集項目數(shù)據(jù)樣本自2020年5月—2021年7月產生的有效數(shù)據(jù)。

應用信息化項目管理系統(tǒng)的手續(xù)辦理統(tǒng)計，有效數(shù)據(jù)共計39條，最早統(tǒng)計時間為2020年11月，最新日期為2021年7月，具體統(tǒng)計情況見表1。

表1 某醫(yī)院項目管理手續(xù)辦理數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

應用信息化項目管理系統(tǒng)的合同統(tǒng)計，共簽訂12類合同，合同額共計367 927.45萬元，具體統(tǒng)計情況見表2。

表2 某醫(yī)院項目管理合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

應用信息化項目管理系統(tǒng)的投資計劃統(tǒng)計，共統(tǒng)計三種類型的投資計劃，最早統(tǒng)計時間為2020年5月，最新日期為2021年7月，具體統(tǒng)計情況見表3。

表3 某醫(yī)院項目管理投資計劃統(tǒng)計表

3.3 結果與分析

從統(tǒng)計結果可以看出，持續(xù)應用信息化系統(tǒng)后，準備階段的手續(xù)辦理、合同簽訂、投資計劃管理的管理效率均有所提升。但是，由信息化系統(tǒng)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)結果來看也應考慮項目管理人員使用信息化系統(tǒng)的主觀意識，以及由于系統(tǒng)功能的調整優(yōu)化提升了系統(tǒng)操作的便利性等因素。

由手續(xù)辦理統(tǒng)計可以看出，準備階段的手續(xù)辦理，前期主要集中在工程建設項目供水、供電等市政手續(xù)審批為主，準備階段后期逐步轉為設計方案審查、人防工程、施工準備等審批手續(xù)，為順利進入施工階段做充足準備。

由合同簽訂統(tǒng)計可以看出，共簽訂36份合同，主要以施工前準備類的合同額及簽訂份數(shù)占絕大多數(shù)。統(tǒng)計結果也表明準備階段的目的是為工程施工創(chuàng)造有利條件，奠定良好基礎。

由投資計劃統(tǒng)計可以看出，準備階段主要以建安投資管理為主，2021年1月因臨近春節(jié)假期以及建設單位的財務跨年結算等情況，計劃金額投資較少，3月春節(jié)假期結束后陸續(xù)開始復工，計劃投資金額較為穩(wěn)定。

4 應用信息化系統(tǒng)起到的作用

準備階段的項目管理，需平衡眾多需求，涉及大量的工程建設信息。應用信息化系統(tǒng)的潛力巨大，作用從3個方面體現(xiàn)。

4.1 提高手續(xù)辦理前瞻性

目前，準備階段的手續(xù)辦理人員結合項目特點統(tǒng)籌規(guī)劃各項手續(xù)的編制和審批，雖然有的手續(xù)報建可以通過網上提交報審。但由于報建手續(xù)眾多，需要頻繁穿梭登錄報審網站查詢審批進度，十分不便。行政管理部門如果可以開放審批信息的數(shù)據(jù)接口，項目管理單位通過數(shù)據(jù)接口，將審批信息集成至信息化系統(tǒng)，并通過數(shù)據(jù)分析前瞻性地預測手續(xù)審批完成時間，項目管理人員只需登錄信息化系統(tǒng)就可以了解所有手續(xù)辦理進度，不但可以節(jié)約查詢頻次，還能提高管理工作效率。

4.2 增強合約管控潛力

工程建設準備階段對招標活動及合約管控有著天然的依賴，合約管控是促進落實工程建設項目策劃的重要手段，為營造以建設單位為中心協(xié)同工作創(chuàng)造良好局面。招標代理機構與項目管理單位通過應用信息化系統(tǒng)提高對招標環(huán)節(jié)的配合程度。應用信息化系統(tǒng)使招標活動更加規(guī)范，最大限度降低人為因素的干擾，彰顯招標投標活動遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。并且，信息化系統(tǒng)還能使合同全生命周期管理得以實現(xiàn)系統(tǒng)化、流程化、規(guī)范化。

4.3 大數(shù)據(jù)可視化

近年來，大數(shù)據(jù)技術已經發(fā)展地較為完善，已經被廣泛應用到電信、醫(yī)療、倉儲物流等多個領域。大數(shù)據(jù)具有大量、高速、多樣、價值、真實的特性，工程建設項目準備階段將產生大量離散的數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)技術不但可以使離散的數(shù)據(jù)得以存儲、傳輸、共享，保證其真實性，還可以通過以信息化系統(tǒng)為載體在電腦的Web、移動平板、移動手機、數(shù)字大屏等多個終端向建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等以動態(tài)數(shù)據(jù)可視化圖表，展現(xiàn)準備階段項目管理各項工作情況。

5 結語

近年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，逐漸使工程建設行業(yè)的信息化意識提升。筆者相信，工程建設準備階段的項目管理通過信息化系統(tǒng)的持續(xù)深入應用，必將提高項目管理單位為政府部門監(jiān)管的支撐能力，加速工程建設項目管理數(shù)字化轉型，促進項目管理單位高質量發(fā)展。