企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略研究

王欣藝,黃玉杰

(天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué) 國(guó)際商學(xué)院，天津 300204)

1 引言

隨著通信和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，便利的通信工具將人們連接起來(lái)，為遠(yuǎn)距離的數(shù)據(jù)傳輸和交換提供了基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程辦公方式應(yīng)運(yùn)而生。遠(yuǎn)程辦公指的是員工在常規(guī)工作時(shí)間運(yùn)用現(xiàn)代信息通信技術(shù)，如智能手機(jī)及電腦等,在工作場(chǎng)所之外的其他地方處理工作事務(wù)。與傳統(tǒng)辦公相比，遠(yuǎn)程在線辦公使得企業(yè)的很多運(yùn)營(yíng)工作突破了時(shí)間和空間的限制，而在公司以外的地點(diǎn)開(kāi)展，具有節(jié)約時(shí)間、節(jié)省成本等獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也面臨著員工的身心健康、組織管理效率等問(wèn)題。因此，管理者必須采取適當(dāng)?shù)牟呗砸蕴岣咂髽I(yè)運(yùn)作效率。

2 企業(yè)遠(yuǎn)程辦公面臨的挑戰(zhàn)

2.1 遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢(shì)

遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)的。其一，如果遠(yuǎn)程辦公得到推廣，辦公空間的租賃、辦公設(shè)備的購(gòu)買將減少，企業(yè)會(huì)節(jié)省很多成本；其二，遠(yuǎn)程辦公使得員工不用出行，減少了私家車的使用頻率，對(duì)交通堵塞有一定的疏解作用；其三，由于交通出行減少，遠(yuǎn)程辦公間接地降低了能源消耗，能夠在一定程度上減少大氣污染，緩解環(huán)境壓力；其四，遠(yuǎn)程辦公節(jié)省了大量的通勤時(shí)間，員工獲得了更多的休息時(shí)間，充足的休息有助于他們精神飽滿地進(jìn)入工作狀態(tài)，減少與同事在工作時(shí)間閑聊，從而盡可能提高工作效率；其五，遠(yuǎn)程辦公使得員工不必接受太多的監(jiān)管，在工作上還擁有更多的自主性和自我控制能力，因而可以激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性。

2.2 遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

2.2.1 工作—生活邊界模糊

第一，工作時(shí)間難以認(rèn)定。工作時(shí)間是測(cè)度勞動(dòng)關(guān)系存在狀態(tài)的時(shí)間標(biāo)尺，用人單位正是基于工作時(shí)間內(nèi)的勞動(dòng)付出給予勞動(dòng)者等量的勞動(dòng)報(bào)酬。遠(yuǎn)程辦公的員工由于每天不用在上下班時(shí)間進(jìn)出公司打卡，所以很難有自己在“上下班”的這種時(shí)間概念，企業(yè)對(duì)員工每天實(shí)際的工作時(shí)間很難認(rèn)定，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)以遠(yuǎn)程工作效率低下為由而要求員工提供工作時(shí)間之外的時(shí)間開(kāi)展工作時(shí)，勞動(dòng)者的休息權(quán)及獲得勞動(dòng)報(bào)酬權(quán)可能會(huì)得不到保障。

第二，工作與家庭活動(dòng)容易混淆。一方面，實(shí)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)，不管是在時(shí)間上還是在各種活動(dòng)上很容易和家庭生活混淆，遠(yuǎn)程辦公員工在工作時(shí)間開(kāi)展一些家庭活動(dòng)可能引發(fā)角色沖突。遠(yuǎn)程辦公會(huì)受到家庭成員的“干擾”而分散注意力，例如在正常的辦公時(shí)間內(nèi)需要照看孩子、接待突然造訪的親友、接打電話、收取快遞等，這些活動(dòng)不僅影響工作，而且降低工作效率；另一方面，遠(yuǎn)程辦公增加的工作壓力會(huì)影響到個(gè)人的身心健康。例如，如果在常規(guī)的辦公時(shí)間因效率降低而需要額外加班，就導(dǎo)致本該投入到家庭生活的時(shí)間與精力被工作干擾，例如與伴侶、孩子的相處時(shí)間會(huì)減少，從而間接的造成一些家庭矛盾；又如因無(wú)法有效兼顧家庭和工作有可能使員工身心健康受損，長(zhǎng)此以往不利于工作的進(jìn)行。

2.2.2 員工歸屬感下降

員工歸屬感是指員工對(duì)自己所在企業(yè)在思想上、感情上和心里上的認(rèn)同和投入, 愿意承擔(dān)作為企業(yè)一員所涉及的各項(xiàng)責(zé)任和義務(wù), 并以主人翁的責(zé)任感和事業(yè)心努力工作。當(dāng)員工遠(yuǎn)程辦公時(shí)，員工與組織之間傳統(tǒng)的“物理聯(lián)系”被打破，長(zhǎng)期居家?guī)?lái)的結(jié)果就是與組織被動(dòng)脫離，慢慢忽視集體觀念和公司紀(jì)律，對(duì)組織的各種活動(dòng)也缺少參與感，然后慢慢積聚不安全感?！懊鎸?duì)面”被認(rèn)為是社會(huì)性存在和豐富性水平最高的溝通方式，而遠(yuǎn)程辦公減少了和同事、領(lǐng)導(dǎo)之間的面對(duì)面溝通，容易導(dǎo)致即時(shí)信息反饋和情感信號(hào)難以發(fā)出、維持和接收，從而對(duì)人際關(guān)系產(chǎn)生負(fù)面影響。不在共同的區(qū)域辦公，與同事的日常分享和資訊交流就會(huì)越來(lái)越少，異地合作可能會(huì)讓員工與同事之間的關(guān)系開(kāi)始疏離，與上司的聯(lián)系也僅限于線上往來(lái)，可能會(huì)被上級(jí)忽視從而失去晉升機(jī)會(huì)。這些都會(huì)讓員工的歸屬感開(kāi)始下降，甚至提高離職傾向，進(jìn)而影響組織的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)。

2.2.3 不利于監(jiān)督和控制

第一，遠(yuǎn)程辦公員工的工作可能會(huì)受到家庭活動(dòng)干擾。相比于傳統(tǒng)的辦公室工作，公司管理者無(wú)法直接觀察和監(jiān)督遠(yuǎn)程辦公員工在家里是否努力工作、是否達(dá)到了規(guī)定的工作時(shí)間。例如，無(wú)法準(zhǔn)確觀察到員工是在努力工作還是做家務(wù)活動(dòng)、是在跟家人聊天還是在網(wǎng)上沖浪，由于缺乏上級(jí)和同事的監(jiān)督導(dǎo)致這些活動(dòng)難以知曉。因此，如何確保遠(yuǎn)程員工的工作效率和在傳統(tǒng)辦公場(chǎng)所時(shí)的效率一樣高，如何對(duì)每個(gè)工作成員開(kāi)展合理的績(jī)效考核成為管理者所面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。

第二，遠(yuǎn)程辦公員工即便在家正常地開(kāi)展各項(xiàng)工作，但是管理者心里可能存在先入為主的觀念，認(rèn)為員工在家里辦公可能會(huì)存在偷懶、磨洋工等行為，從而會(huì)相應(yīng)地提高員工績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能會(huì)導(dǎo)致員工在辦公室和家里同樣的工作狀態(tài)卻形成了不一樣的績(jī)效評(píng)定，跟以往在辦公室的工作相比，員工可能會(huì)產(chǎn)生一種不公平感。

2.2.4 難以形成知識(shí)共享的組織文化

知識(shí)共享指員工個(gè)人的知識(shí)通過(guò)各種交流方式為組織中其他成員所共同分享，從而轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的知識(shí)財(cái)富的過(guò)程。知識(shí)共享可以提高組織中很多員工的工作效率。使組織資源得到最大限度的利用，還可以在組織中形成良好的互相學(xué)習(xí)的氛圍，激發(fā)員工的創(chuàng)新意識(shí)和能力。因?yàn)檫h(yuǎn)程辦公員工不在同一地點(diǎn)，不會(huì)進(jìn)行太多的常規(guī)工作之外的信息交流、知識(shí)共享，而且間接溝通不如面對(duì)面高效，因此阻礙了員工之間深入合作。長(zhǎng)期依賴互聯(lián)網(wǎng)辦公，缺乏公司這樣一個(gè)固定的交流場(chǎng)所，工作過(guò)程中很難碰撞出有益的思想火花并形成經(jīng)驗(yàn)性的知識(shí)，員工在家沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)，也沒(méi)有和同事競(jìng)爭(zhēng)的氛圍，就會(huì)缺乏將自己的想法在額外的時(shí)間進(jìn)行分享或者添加到組織的知識(shí)庫(kù)中的積極性。知識(shí)共享可以為公司帶來(lái)潛在的巨大收益，而遠(yuǎn)程辦公時(shí)進(jìn)行知識(shí)共享的可能性減小，團(tuán)隊(duì)合作的效率可能會(huì)大打折扣。

2.2.5 信息安全問(wèn)題

崔旭(2013)指出，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境并不是絕對(duì)安全，員工在信息傳輸過(guò)程中還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)受到病毒的入侵或黑客攻擊。由于在遠(yuǎn)程辦公過(guò)程中，同事之間協(xié)同辦公需要利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行文件的傳輸和交換，而在這個(gè)信息交流的過(guò)程中存在的各種不確定性可能會(huì)成為工作中的障礙，比如網(wǎng)絡(luò)延遲、黑客攻擊等。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，薄弱的信息安全會(huì)成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的“軟肋”，如若出現(xiàn)機(jī)密數(shù)據(jù)被竊取的事件將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的傷害。不僅如此，員工個(gè)人私自泄密數(shù)據(jù)的可能性也是存在的，這將加大組織數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)。

3 企業(yè)遠(yuǎn)程辦公的管理對(duì)策

3.1 選擇合適的員工

不同的員工因性格、價(jià)值觀和作風(fēng)存在明顯差異，在組織內(nèi)進(jìn)行人才招聘的時(shí)候?qū)Ω鱾€(gè)員工做職業(yè)性格方面的測(cè)試(包括智力、態(tài)度、能力、性格測(cè)試等)并存檔，可以對(duì)他們今后的工作表現(xiàn)與崗位是否匹配做出合理的預(yù)測(cè)。在選擇適合遠(yuǎn)程辦公項(xiàng)目時(shí)，組織可以結(jié)合員工的自愿要求和平時(shí)工作表現(xiàn)選擇一些踏實(shí)肯干、有責(zé)任感的員工，因?yàn)檫@樣的員工不需要管理者進(jìn)行過(guò)多的監(jiān)督就可以按時(shí)按量地完成自己的工作，他們有自我的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并且可以更好地掌控自己的行為。在大部分時(shí)候，他們都會(huì)妥善處理好工作和家庭之間的平衡關(guān)系，不會(huì)在工作時(shí)間頻繁地被家庭瑣事所打擾，也不會(huì)在非工作時(shí)間忽略了與家人的溝通。當(dāng)管理者管理這樣的員工時(shí)，只需要遠(yuǎn)程溝通掌握員工大致的工作進(jìn)度，對(duì)主要工作進(jìn)行核查和反饋即可。

3.2 增強(qiáng)遠(yuǎn)程辦公的“紀(jì)律性”

遠(yuǎn)程辦公也需要一定的“儀式感”，讓員工在家工作也能有一定的組織氛圍，這樣可以提升員工的組織歸屬感。因此，在遠(yuǎn)程辦公過(guò)程中也要強(qiáng)調(diào)工作時(shí)間的規(guī)章制度，讓員工在家里也要明確工作時(shí)間、保證工作效率。具體策略包括：遠(yuǎn)程員工每天上下班時(shí)間進(jìn)行云打卡，例如疫情期間很多公司使用的“釘釘”“QQ打卡接龍”等應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程打卡；在公司群里實(shí)時(shí)交流工作進(jìn)度；工作圓滿完成進(jìn)行一些紅包互動(dòng)、線下聚餐等。這些策略均有助于員工感受到自己的工作角色，強(qiáng)化員工與組織的聯(lián)系，從而提升員工的歸屬感。

3.3 制定完備的工作流程和績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)

首先，針對(duì)遠(yuǎn)程辦公監(jiān)督困難問(wèn)題，管理者可從完善工作計(jì)劃入手制定專門流程從而提高遠(yuǎn)程管理效率。一是分時(shí)安排任務(wù)：管理者發(fā)布工作任務(wù)時(shí)根據(jù)任務(wù)難易程度規(guī)定提交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，員工按時(shí)上交以配合其他員工的工作，這樣可以提高員工的工作專注程度；二是團(tuán)隊(duì)工作協(xié)調(diào)：管理者在必要時(shí)組織召開(kāi)團(tuán)隊(duì)視頻會(huì)議，通過(guò)線上溝通提高溝通效率，溝通協(xié)調(diào)之后繼續(xù)整改直到完成工作任務(wù)；三是工作成果提交：?jiǎn)T工每天將當(dāng)天安排的工作結(jié)果匯總提交給上級(jí)，管理者只需要檢查員工是否完成了當(dāng)日的工作要求以及工作產(chǎn)出是否達(dá)標(biāo)，將更多的注意力放在工作成果上而不僅僅拘泥于把控工作時(shí)間。

其次，組織還可以建立專門的績(jī)效評(píng)估部門，每個(gè)月根據(jù)個(gè)人工作完成度合理評(píng)估遠(yuǎn)程辦公績(jī)效，將工作評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際表現(xiàn)整理之后傳送給員工個(gè)人，讓其感受到考評(píng)的公正性。薪酬設(shè)計(jì)可以采用浮動(dòng)薪酬體系，即員工個(gè)人薪資取決于其績(jī)效水平，這樣可以達(dá)到激勵(lì)員工的目的。

3.4 強(qiáng)化組織文化的作用

組織文化可以讓員工認(rèn)識(shí)到自己對(duì)組織的價(jià)值和意義，促進(jìn)員工之間相互信任、相互學(xué)習(xí)并不斷地成長(zhǎng)，員工可以在盡可能少的監(jiān)督下盡忠職守地完成分內(nèi)工作。因此，管理者必須注重企業(yè)文化的作用，通過(guò)一些特定的組織行為去強(qiáng)調(diào)和維持組織文化，從員工培訓(xùn)、正式工作、薪酬考評(píng)等多方面融入文化元素。一是學(xué)習(xí)組織文化：管理者應(yīng)在員工培訓(xùn)期間傳達(dá)組織文化，讓員工時(shí)刻感受到組織的價(jià)值觀，從而使員工明確并認(rèn)同公司的文化氛圍；二是踐行組織文化：開(kāi)展工作后管理者可以建立微信群或者公司論壇讓員工開(kāi)展線上交流，相互分享有益的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行知識(shí)共享；管理者也可以定期舉辦線下團(tuán)建讓員工之間面對(duì)面交流，從而促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的信任與合作；三是將組織文化融入個(gè)人績(jī)效考核：一旦組織文化深入人心，員工忠誠(chéng)度會(huì)提高，遠(yuǎn)程辦公的工作績(jī)效也相應(yīng)提高。

3.5 保障數(shù)據(jù)安全

由于公網(wǎng)以非加密的明文進(jìn)行傳輸，保密性和安全性很差，虛擬專用網(wǎng)(VPN)技術(shù)以其公網(wǎng)連接、加密傳輸?shù)膬?yōu)勢(shì)贏得了很多企業(yè)的青睞。它通過(guò)私有通道來(lái)創(chuàng)建一個(gè)安全的私有連接，將遠(yuǎn)程用戶、公司分支機(jī)構(gòu)、公司的業(yè)務(wù)伙伴等與企業(yè)網(wǎng)連接起來(lái)， 形成一個(gè)擴(kuò)展的公司企業(yè)網(wǎng)來(lái)保障信息安全。除此之外，近年又有其他新技術(shù)的發(fā)展可以進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)安全。軟件定義邊界(SDP)，其核心思想是構(gòu)建起一個(gè)虛擬的企業(yè)邊界，基于身份的訪問(wèn)控制對(duì)各類用戶做最小授權(quán)，來(lái)應(yīng)對(duì)邊界模糊化帶來(lái)的控制粒度粗、有效性差問(wèn)題，以此達(dá)到保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)安全的目的。有了這些技術(shù)的支持，公司還要安排專門的人員對(duì)這些網(wǎng)上防火墻定期進(jìn)行安全檢查，維持它們的正常運(yùn)行，讓信息安全得到更大的保障。

4 結(jié)論

本文分析線上遠(yuǎn)程辦公可能會(huì)產(chǎn)生的各種問(wèn)題以及對(duì)管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，進(jìn)而提出管理者需要選取合適的員工、成立專門的部門、強(qiáng)化企業(yè)文化、對(duì)信息安全進(jìn)行維護(hù)與支持等，通過(guò)這些具體對(duì)策來(lái)解決遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)，使得員工在平衡家庭和事業(yè)的同時(shí)，企業(yè)也可以保證工作效率和效果，以更低的成本去管理員工，為企業(yè)帶來(lái)更多的收益。

遠(yuǎn)程辦公時(shí)代企業(yè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，而高超的通信技術(shù)在一定程度上提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俾剩瑸檫h(yuǎn)程辦公管理創(chuàng)造了更多的可能性。因此，管理者應(yīng)該最大限度地發(fā)揮通信網(wǎng)絡(luò)的作用，讓遠(yuǎn)程辦公最大程度地節(jié)省企業(yè)成本，提升員工的效率和辦公積極性，獲得潛在的競(jìng)爭(zhēng)成本優(yōu)勢(shì)。