物資采購審計方式探究

姚彥如

(廣州醫(yī)科大學 審計處，廣東 廣州 511436)

1 A高校物資采購審計的發(fā)展

A高校的物資采購是指學校以合同方式有償取得貨物、工程和服務的經(jīng)濟行為。物資采購審計,是指學校內(nèi)部審計機構(gòu)依據(jù)國家有關法律法規(guī)對學校及所屬部門，單位物資采購的真實性、合法性和效益性進行的審查和評價。

1.1 探索階段

根據(jù)廣東省教育廳2006年發(fā)布的《廣東省教育系統(tǒng)物資(工程、服務)采購審計辦法》，學校2007年制定了物資采購審計辦法，這是開展物資采購審計工作的基本依據(jù)。

在此階段，A高校物資采購審計的范圍為單項(個、件)或同類批量采購預算金額在五萬元(含)以上且十萬元以下的具體某項物資采購的審計。具體包括建設工程材料、教學科研設備、各類辦公設備、圖書教材資料、后勤生活物資、各種用品用具及醫(yī)療器械藥品等物資的采購；各類基建、維修、網(wǎng)絡等工程和軟件開發(fā)、園林綠化、衛(wèi)生保潔、設施維護等服務的采購。由于十萬元以上的采購事項屬于校內(nèi)招標范圍，按學校招標有關程序或政府采購程序辦理，不屬于采購審計范圍。采購審計的開展，在保障學校非招標、大額采購方面發(fā)揮了一定積極作用，有利于加強支出監(jiān)管和提高資金使用效益。

1.2 完善與發(fā)展階段

1.2.1 加強制度建設

2020年，依據(jù)2016年實施的《廣東省教育系統(tǒng)物資采購審計辦法》等上級有關政策，學校對物資采購審計辦法進行了修訂,完善了審計程序和審計內(nèi)容，并且將學校的物資采購審計分為采購專項審計和采購常規(guī)審計兩種模式。

第一，采購專項審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計計劃，形成特定審計項目，并實施相應審計程序的審計模式。

第二，采購常規(guī)審計是指對單項(個、件)或同類批量采購預算金額在五萬元(含)以上的具體某項物資采購的審計，審計人員參與監(jiān)督采購的全過程或者部分重要過程，實現(xiàn)物資采購審計的日?；?/p>

新制度的實施，為未來開展物資采購專項審計提供了制度保障，為推進物資采購領域的審計全覆蓋提供了可能。但由于審計資源的限制，在此階段，A高校內(nèi)部審計部門未能開展采購專項審計，仍然只開展采購常規(guī)審計。

1.2.2 優(yōu)化工作流程

結(jié)合OA辦公系統(tǒng)，學校內(nèi)部審計部門上線了采購審計OA流程。具體程序如下。其一，業(yè)務承辦部門通過學校OA系統(tǒng)的“采購審計申請”提交申請，說明采購的理由、要求、配置、預算等情況，并上傳詢價函和3家(含)以上供應商蓋章確認的報價資料。經(jīng)過市場調(diào)研(貨比三家)，選擇質(zhì)優(yōu)價廉、服務好的供應商，提出擬選擇的供應商及理由后，交使用部門確認。其二，經(jīng)業(yè)務主管部門審核和經(jīng)費歸口管理部門落實資金來源后，送達內(nèi)部審計機構(gòu)進行審計。其三，內(nèi)部審計機構(gòu)核對相關資料是否齊全、有效。對資料不全的暫不受理，相關資料退回業(yè)務承辦部門，待資料補齊后再進行審計。其四，送審資料受理后，內(nèi)部審計機構(gòu)應及時進行審計，提出審計意見。經(jīng)分管業(yè)務校領導審批后，呈報校長審批。

1.2.3 物資采購審計完成情況

從表1中的近三年統(tǒng)計數(shù)據(jù)看出，A高校完成物資采購審計的數(shù)量無明顯增加，但隨著學校的不斷發(fā)展和高水平大學建設等資金規(guī)模擴大，金額逐步加大，審計發(fā)現(xiàn)問題和提出的建議相應增加，物資采購審計發(fā)揮著更加重要的作用。例如，2019年針對四份科研經(jīng)費采購的審計項目，經(jīng)向喀斯瑪電子商城了解情況，并從信息中心調(diào)取后臺數(shù)據(jù)進行分析后，指出了商城運行以來在科研經(jīng)費管理、商城外采購、結(jié)算環(huán)節(jié)三個方面存在的問題，提出審計建議并出具了專門的審計報告報送學校領導。根據(jù)審計建議，相關職能部門優(yōu)化了商城外采購的流程，提高了管理水平。

表1 物資采購審計完成情況

在此階段，物資采購審計一定程度上提高了工作效率，在加強支出監(jiān)管、提高資金使用效益、規(guī)范采購行為等方面發(fā)揮了更大的積極作用。同時也不難看出，與上級的新要求、新形勢存在差距，在采購常規(guī)審計工作中也存在不少問題和困難。

2 轉(zhuǎn)變物資采購審計工作方式的背景

2.1 上級關于內(nèi)部審計工作的要求與導向

2018年審計署頒布實施的《審計署關于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》中第五條指出“內(nèi)部審計機構(gòu)和內(nèi)部審計人員不得參與可能影響獨立、客觀履行審計職責的工作?！?/p>

2019年廣東省實施了《廣東省內(nèi)部審計工作規(guī)定》，在第十四條中對國家的這一要求進行了進一步細化和明確，指出可能影響獨立、客觀履行審計職責的工作包括“會計、出納等財務管理業(yè)務；資產(chǎn)、資源等分配、處置、管理；投資、基建管理；采購、招投標、合同管理；其他可能影響獨立、客觀履行審計職責的活動?！?/p>

在此基礎上，廣東省教育廳在2019年發(fā)出的《關于認真做好2019年教育審計工作的通知》中提出學校要“創(chuàng)新審計工作思路和方法，適應新形勢、新要求，調(diào)整工作思路……要聚焦主業(yè)主責，明確內(nèi)部審計的職能定位，清理、剝離與審計職能無關的財務審核、工程預算結(jié)算審核、采購與招投標審核、合同審核、詢價定價等日常各類業(yè)務審核工作，突出內(nèi)部審計的監(jiān)督、評價、建議主責，切實做好本職工作”，同時要求“加大專項審計工作力度，突出重點領域”，推動政策貫徹落實，提升辦學水平。

2021年10月23日，全國人民代表大會常務委員會通過了《中華人民共和國審計法》，新增加的第十四條要求“審計機關和審計人員不得參加可能影響其依法獨立履行審計監(jiān)督職責的活動，不得干預、插手被審計單位及其相關單位的正常生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動”，進一步強調(diào)了審計的獨立性。

此外，在上級審計機關每年開展的全國內(nèi)部審計統(tǒng)計工作中，采購、合同等日常審核類工作量不屬于統(tǒng)計范圍，國家統(tǒng)計口徑引導審計工作方式向?qū)ｍ棇徲嬣D(zhuǎn)變。

2.2 提升學校內(nèi)部管理的需要，提出待解決的問題

多年來，物資采購審計的開展，在保障A高校非招標、大額采購方面發(fā)揮了一定積極作用，有利于加強支出監(jiān)管和提高資金使用效益。但是在實踐中存在以下問題。

2.2.1 停留在審核把關職能

采購審計停留在采購前的審核把關職能，內(nèi)部審計部門通過審核詢價單、報價單、預算審批等資料出具審計意見，業(yè)務承辦部門根據(jù)審計意見執(zhí)行接下來的采購程序,一定程度上參與了采購事項的決策，影響了審計的獨立性。同時，業(yè)務部門形成了審計是采購審批的一部分，審計不通過就無法采購的印象。

2.2.2 對重要、重大采購事項監(jiān)督不足

其一，隨著學校采購規(guī)模的不斷擴大，采購審計金額在學校每年上億資金的采購規(guī)模中占比很少；其二，采購審計對學校采購活動的審計覆蓋和監(jiān)督力度不足，與上級關于重大采購事項進行全過程審計的要求差距較大。按照制度和內(nèi)部控制的要求，物資采購審計工作應從采購需求、采購過程(包括計劃、價格、招標、合同等)、采購驗收、采購經(jīng)費管理、采購效益、采購審計后續(xù)情況等方面進行全過程審計。學校目前對采購過程的評價和監(jiān)督只停留在采購前和采購中，沒有涉及采購后的驗收、效益等環(huán)節(jié)。隨著高水平大學建設等項目的推進，學校比較重視物資的采購，能否完成專項資金的支付率等硬性指標，而對于采購驗收完成后，物資設備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問題缺乏有效的評價標準和監(jiān)督管理，導致很多高精尖的科研儀器設備被閑置，未發(fā)揮出應有的價值。

2.2.3 采購審計流程執(zhí)行效果不佳

一是采購審計流程未能嵌入合同簽約流程，存在內(nèi)部控制漏洞，部分采購事項在支付費用時才補辦采購審計流程，耗費了審計時間和精力；二是無法跟蹤審計意見的執(zhí)行情況，審計程序往往流于形式，同類問題反復出現(xiàn)，影響了審計效果；三是采購審計流程與采購申請審批流程存在部分重疊，業(yè)務承辦部門和使用部門負面反饋較多；四是在學校新的采購辦法實施后，10萬元以下的采購申請將由使用部門各自提交，采購歸口管理部門的職責包括了采購項目的采購論證、采購需求審核、合同審核和項目執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，目前采購流程的功能與其重復，違背了精簡審批、優(yōu)化流程的總體要求。

2.3 拓展審計方法的需要

在采購常規(guī)審計時，由于屬于采購審批流程的一個環(huán)節(jié)，審計時間壓力較大，通常只是審核送審資料，加上所采購的物資具有一定專業(yè)性，對于采購的必要性、采購價格的合理性、供應商選擇的合理性等難以做出實質(zhì)性的準確判斷，只能在形式上檢查是否符合程序要求，缺少有效的信息化審計手段，難以發(fā)揮審計的實際作用。

3 轉(zhuǎn)變物資采購審計方式的預期效果

3.1 強化審計獨立性，聚焦審計職能

取消了采購常規(guī)審計后，A高校內(nèi)部審計部門可以避免參與到可能影響審計獨立性的審核工作中，更好地聚焦主業(yè)主責，進一步明確了內(nèi)部審計的職能定位，突出內(nèi)部審計的監(jiān)督、評價、建議主責，將有更多的時間和精力做好本職工作。

3.2 擴大采購審計覆蓋范圍和力度

轉(zhuǎn)變工作思路，將有限的審計資源集中在重點采購品種、采購環(huán)節(jié)或部門，探索創(chuàng)新審計形式和審計內(nèi)容，促使有關上級政策措施和學校制度得到有效貫徹落實，防止審計程序流于形式，消除采購過程中的監(jiān)督盲區(qū)，充分發(fā)揮審計“溫度計”“體檢表”的職能作用，更好地預防風險，提高學校的管理水平。

例如，未來可選取試劑耗材、科研設備等特定的采購品種，或者選取重點采購環(huán)節(jié)、采購部門開展專項審計，從采購前、采購中、采購后的全過程進行審計，起到全面的評價和監(jiān)督作用，同時注重審計結(jié)果運用，真正發(fā)揮審計效用。

再如，物資采購計劃審計是對采購計劃中所列的物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式的合理性，以及供貨商選擇的真實性、合理性和有效性等進行的審計。審計人員在進行采購專項審計時，除了審核程序是否合規(guī)、資料是否齊全，可以關注使用部門的需求是否合理，可以選擇將確實的需求作為物資采購審計的重點，關注采購需求的理由是否合理，采購計劃依據(jù)是否得當，采購申請所要求的技術(shù)指標是否明確，可有效增加采購審計的覆蓋面，提高審計監(jiān)督的有效性，從而從源頭避免所采購的物資閑置浪費。

3.3 通過落實整改，發(fā)揮審計實效

開展采購專項審計，使得內(nèi)部審計部門可以運用審計項目的管理方式，對審計發(fā)現(xiàn)問題實施對賬銷號清單管理，建立整改情況臺賬，可以持續(xù)跟進整改情況，對照問題清單逐一核實，細化整改工作。通過落實審計整改，真正發(fā)揮審計效果。

3.4 提高信息化水平，增強審計效率

在專項審計過程中，內(nèi)部審計人員可以有空間拓展審計方法和技術(shù)，對未來采購審計工作可以考慮從以下三個方面提高信息化水平：一是建立物資采購審計的信息管理系統(tǒng)，整合學校采購數(shù)據(jù)信息，以方便審計人員進行搜索和分析。有效利用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等新興技術(shù)排查潛在的風險和問題，提高物資采購審計的效率和效果；二是對接各相關職能部門的物資采購數(shù)據(jù)。梳理各物資采購相關部門的關系，確定各部門為審計工作提供的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)格式，將各部門的數(shù)據(jù)接口標準化；三是要努力提升內(nèi)部審計人員的信息化水平?？朔徲嬋藛T思維上的惰性和工作上的慣性，提高審計人員對信息化審計重要性的認識，定期組織審計人員參加有關信息化處理、計算機審計等方面的培訓，推動傳統(tǒng)的審計手段和方式向信息化審計方向轉(zhuǎn)變。