陸 毅 袁維春
1 重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 重慶 400010;2 重慶大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 重慶 400030
學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的永恒動力[1]。作為評價學(xué)科建設(shè)成效的重要方面,學(xué)術(shù)帶頭人影響力是學(xué)科建設(shè)評價體系的重要指標(biāo)[2]。因此,學(xué)術(shù)任職的登記和管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研管理的重要方面[3]。重要的學(xué)術(shù)任職不僅是臨床工作者個人學(xué)科領(lǐng)域活躍度和影響力的重要指標(biāo),也是彰顯醫(yī)療機(jī)構(gòu)學(xué)科影響力的重要元素[4-5]。不僅如此,各類學(xué)術(shù)團(tuán)體組織在承接政府職能中發(fā)揮著重要作用[6]。但在實(shí)際管理過程中,全國、省市各級各類專業(yè)社團(tuán),全球和國內(nèi)各種中英文期刊,各類學(xué)術(shù)頭銜繁多,給實(shí)際管理帶來了諸多不遍[7]。因此發(fā)展一套簡單易用、高效及時的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)動態(tài)掌握全院學(xué)術(shù)任職情況,科學(xué)統(tǒng)籌布局學(xué)科發(fā)展具有重要價值[8-9]。目前如何自主發(fā)展一套滿足以上條件的學(xué)術(shù)任職登記管理系統(tǒng)還未見報(bào)道,本文從登記管理的具體實(shí)踐出發(fā),借助問卷星平臺,論述了基于該平臺的學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)的構(gòu)建和使用情況。
在具體的學(xué)術(shù)任職管理中又分為學(xué)會任職管理和期刊任職管理。學(xué)會任職主要指各級各類學(xué)術(shù)團(tuán)體,如中華醫(yī)學(xué)會、中國醫(yī)師協(xié)會等任主任委員、副主任委員、委員等職務(wù)。全國各類專業(yè)學(xué)會數(shù)量繁多,僅截止2018年在國家民政部門登記備案的國家級一級學(xué)會多達(dá)450個。對應(yīng)在各省市又有數(shù)量龐大的地方學(xué)會,如在重慶市社會組織信用體系查詢系統(tǒng)中,查詢在重慶市民政局登記報(bào)備的社會團(tuán)體數(shù)量高達(dá)9 372個。各類學(xué)會下還可能下轄亞專業(yè)領(lǐng)域分會,分會下還設(shè)學(xué)組,各個學(xué)會、分會、學(xué)組內(nèi)部設(shè)立了委員、主委、副主委、常務(wù)委員、秘書長等等名目繁多的職務(wù)。
與學(xué)會任職情況類似,期刊任職也因?yàn)槠诳N類繁多,職務(wù)頭銜多樣,給日常科研管理帶來了挑戰(zhàn)。期刊任職主要指在國內(nèi)外各類學(xué)術(shù)期刊任主編、副主編、編委等職務(wù)。查閱Web of Science截止2019年底收錄的SCI期刊數(shù)量高達(dá)9 339種,國內(nèi)國家新聞出版署發(fā)布《2018年全國新聞出版業(yè)基本情況》全國出版期刊高達(dá)10 139種。期刊給予了如名譽(yù)主編、通訊編委、顧問委員等讓人眼花繚亂的職務(wù)。
針對以上情況,醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于這些任職的管理通常都是采取登記制,即定期發(fā)布通知,通過相關(guān)人員上報(bào)形成全院學(xué)術(shù)任職匯總。這種方法的缺點(diǎn)明顯,手工登記需要花費(fèi)大量的時間整理,以重醫(yī)附二院為例,上千條的各級各類學(xué)術(shù)任職,去冗余重復(fù)、核實(shí)是否在任,將花費(fèi)管理人員和科室秘書大量的時間和精力。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)在科研管理中引入了科研管理系統(tǒng)[10-11]??蒲泄芾硐到y(tǒng)通常整合了學(xué)術(shù)任職管理功能模塊,盡管提高了數(shù)據(jù)整合的效率,但是幾乎所有的科研管理系統(tǒng)都集成到了醫(yī)療機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)需要安裝專門的插件、手機(jī)支持不夠友好等特點(diǎn),限制了學(xué)術(shù)任職在大專家、教授們之間的推廣[12-13]。
所以,將數(shù)量繁雜的學(xué)術(shù)任職進(jìn)行分類整理,并發(fā)展簡單易用、界面友好的實(shí)時學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)將有利于提高學(xué)術(shù)任職的登記管理工作,為全院學(xué)科建設(shè)決策提供數(shù)據(jù)支撐[14-15]。
一個理想的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)應(yīng)該既方便登記人員實(shí)時快捷登記,又能讓管理人員高效匯總。問卷星是一個專業(yè)的在線問卷調(diào)查、測評、投票平臺,提供電腦端和手機(jī)微信端的填寫轉(zhuǎn)發(fā)功能[16]。借助問卷星平臺提供的在線設(shè)計(jì)問卷和上傳圖片服務(wù),可以實(shí)現(xiàn)登記人員學(xué)術(shù)任職快速登記和備案[17]。借助于問卷星平臺提供的自定義報(bào)表服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)登記數(shù)據(jù)的快速導(dǎo)出。借助于問卷星平臺提供的查詢服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)當(dāng)年填報(bào)數(shù)據(jù)的實(shí)時查詢。我們基于問卷星平臺構(gòu)建了機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)并將它應(yīng)用于醫(yī)院學(xué)術(shù)登記的實(shí)踐。
設(shè)立問卷星賬號,分別搭建學(xué)會任職登記系統(tǒng)和期刊任職登記系統(tǒng)。為了兼顧和平衡填報(bào)方式的便捷高效和填報(bào)信息的規(guī)范統(tǒng)一,登記系統(tǒng)設(shè)置5方面內(nèi)容(見圖1):基本信息、任職組織名稱、職務(wù)、任職起止年度和上傳證明材料?;拘畔彰?、科室、工號和手機(jī)號,覆蓋了填報(bào)專家的基本信息和聯(lián)系方式。任職組織名稱方面,在學(xué)會任職中分為了國際、全國和地區(qū)三個層次,后兩個層次又進(jìn)一步分為:一級學(xué)會、二級分會和三級學(xué)組任職;在期刊任職中根據(jù)期刊分為了國外和國內(nèi)期刊2個方面,都要求錄入期刊的名稱、ISSN號和收錄情況。職務(wù)方面,列舉了常見的職務(wù)類型供填報(bào)人員選擇。任職起止年度也是下拉選擇,主要是供管理部門匯總不同年度填報(bào)數(shù)據(jù)時,及時去除更新到期職務(wù)。借助問卷星平臺可以上傳不大于4M圖片的特點(diǎn),增加了證明材料上傳環(huán)節(jié),要求上傳任職的聘書或其他證明材料,以便管理部門核對和更正填報(bào)錯誤。
以重醫(yī)附二院為例,我們分別搭建好了學(xué)會登記系統(tǒng)(https://www.wjx.top/jq/87471594.aspx)和學(xué)術(shù)期刊登記系統(tǒng)(ttps://www.wjx.top/jq/87471223.aspx)。括號中的鏈接為我們專門制作的學(xué)術(shù)登記推廣示范案例,讀者點(diǎn)擊鏈接結(jié)合論文論述,會有感直觀的體驗(yàn)和感受。我們將登記系統(tǒng)鏈接發(fā)布在醫(yī)院的OA通知上,同時將生成的登記系統(tǒng)二維碼通過微信,在科室秘書群、醫(yī)院人事工作群上發(fā)布,使登記人員可以方便地在電腦或者手機(jī)微信端填報(bào)。
在登記系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中,為了讓登記人員,特別是科室秘書能夠查詢到已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)情況,避免重復(fù)填報(bào),我們利用問卷星平臺的對外查詢功能,制作了填報(bào)查詢功能鏈接。登記人員輸入姓名和工號,即可以查詢系統(tǒng)中該名人員已經(jīng)錄入的學(xué)術(shù)任職登記信息。
圖1 學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)內(nèi)容
利用問卷星平臺內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)&分析功能,可以實(shí)現(xiàn)填報(bào)的實(shí)時分析。除了基本的填報(bào)數(shù)量外,以重醫(yī)附二院為例,可以實(shí)時查詢到學(xué)會任職登記中國際組織、全國性和地區(qū)性學(xué)會任職占比分別為0.74%、45.35%和53.91%,也可以查詢到期刊任職中外文期刊和中文期刊任職占比分別為19.05%和80.95%。除此以外,還以通過“查看下載答案”功能,按“選項(xiàng)序號下載”,將所有填報(bào)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel表格文件進(jìn)行匯總處理;通過下載附件功能,打包下載上傳到系統(tǒng)中的任職證明照片。針對學(xué)術(shù)任職由于重復(fù)登記出現(xiàn)冗余,可以設(shè)置關(guān)鍵字查重,將重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。另外根據(jù)學(xué)術(shù)任職報(bào)備的起止時間,可對報(bào)送的每一條學(xué)術(shù)任職數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,對于超出有效期的數(shù)據(jù)及時刪除。
根據(jù)問卷星平臺學(xué)會任職登記系統(tǒng),來源渠道統(tǒng)計(jì)分析,55.39%填報(bào)來源于電腦鏈接,42.01%和2.60%分別來源于微信和手機(jī)鏈接。接近半數(shù)通過手機(jī)填報(bào),說明隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展,支持手機(jī)進(jìn)行進(jìn)行學(xué)術(shù)登記的必要性。分析填報(bào)時段(見圖2a),32.69%的填報(bào)完成于非工作時間段(工作時間8:00-12:00和14:00-18:00),反映數(shù)據(jù)填報(bào)除了傳統(tǒng)的科室秘書填報(bào)外,登記人自助填報(bào)也占有一定比例。89.12%的記錄(見圖2b)顯示都能在5 min的時間內(nèi)完成學(xué)會登記。院內(nèi)通知發(fā)布后1個月內(nèi),學(xué)會新增登記近300條,超過去年發(fā)布通知更新條目數(shù)約4倍,提高了工作效率。對于管理部門[18],往年的學(xué)術(shù)任職登記都需要專人來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)查重、數(shù)據(jù)比對和發(fā)布,整個過程持續(xù)近2個月,且與年底各種科研數(shù)據(jù)收集交織并行。采取問卷星系統(tǒng)的學(xué)術(shù)登記以后,數(shù)據(jù)收集實(shí)現(xiàn)了自動化,查重和比對在數(shù)據(jù)收集時已經(jīng)有措施預(yù)防,工作重點(diǎn)放置于收集數(shù)據(jù)的整理分析,不僅僅提高了工作效率,而且收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也得到了提高。
注:圖a.學(xué)術(shù)任職填報(bào)時段分布(h);b.學(xué)術(shù)任職填表花費(fèi)時間統(tǒng)計(jì)(min)
針對學(xué)術(shù)任職名稱和數(shù)量繁雜的特點(diǎn),本文第一步嘗試對學(xué)術(shù)任職進(jìn)行分門別類。將學(xué)術(shù)任職所履行的職責(zé)特點(diǎn)分為了學(xué)會任職和學(xué)術(shù)期刊任職2大類。①學(xué)會任職根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的名稱和地域特點(diǎn),分為了國際組織、全國性組織和地區(qū)性組織。進(jìn)一步根據(jù)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部組織架構(gòu)的具體形式,將職務(wù)分為一級學(xué)會任職、二級分會任職和三級學(xué)組任職。在具體的任職職務(wù)上,總結(jié)了絕對大部分學(xué)會職務(wù),歸納出代表性職務(wù):主任委員、副主任委員、常務(wù)委員、委員、青年委員會主任委員、青年委員會副主任委員、青年委員會常務(wù)委員、青年委員會委員、理事長、副理事長、常務(wù)理事、理事、秘書長、副秘書長、秘書、會長、副會長、組長、副組長19項(xiàng)職務(wù)。②學(xué)術(shù)期刊任職根據(jù)期刊發(fā)表論文的語言分為外文期刊和中文期刊,進(jìn)一步根據(jù)期刊的收錄情況進(jìn)行分類,填入期刊名稱、ISSN號等基本信息。期刊任職也歸納了主要代表性職務(wù):主編、副主編、編委、常務(wù)副主編、名譽(yù)主編、常務(wù)編委、顧問委員、總編輯。
在完成以上學(xué)術(shù)任職的分類以后,我們構(gòu)建基于問卷星平臺的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng)。總結(jié)分析該系統(tǒng)的優(yōu)勢包括:①搭建簡單,容易推廣。機(jī)構(gòu)不需要另立預(yù)算新建管理系統(tǒng)或者在現(xiàn)有系統(tǒng)中集成,熟悉問卷星平臺就可以輕松構(gòu)建。甚至于基于本文提供的訪問鏈接,即可快速建立自己機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)。②登記過程快捷友好。借助問卷星多平臺兼容的特點(diǎn),既可以使用電腦又可以在手機(jī)微信端僅僅5 min就可完成登記。③信息采集全面規(guī)范。通過下拉菜單選擇,規(guī)范了填報(bào)內(nèi)容;通過上傳證明材料,輔以人工審核,提高了采集信息的準(zhǔn)確性。④提高了管理效率。配合問卷星平臺導(dǎo)出功能,使用辦公軟件Excel處理,能快速匯總生成全院學(xué)術(shù)任職明細(xì)。
盡管我們借助問卷星平臺構(gòu)建了一套簡單快捷高效的學(xué)術(shù)任職登記系統(tǒng),但在實(shí)際使用過程中仍然暴露出一些問題。如:單次錄入僅能錄入一條任職信息,如果同一個人多個任職需要多次錄入。再如:存量任職信
息不能批量導(dǎo)入,導(dǎo)出任職證明文件有數(shù)量和大小限制等。還有問卷星系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù),還需要根據(jù)機(jī)構(gòu)的需求進(jìn)行進(jìn)一步處理,這給僅僅熟悉辦公軟件的行政管理人員設(shè)立了一定的技術(shù)門檻。雖然這些可以通過付費(fèi)升級成問卷星平臺高級用戶予以解決,但是我們還是建議,機(jī)構(gòu)在預(yù)算充足的情況下,可以參考問卷星系統(tǒng)構(gòu)建存儲于機(jī)構(gòu)自身服務(wù)器上的多平臺學(xué)術(shù)登記系統(tǒng)。