關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑探究

張金穎

（河北省保定水文勘測(cè)研究中心，河北 保定 071051）

0 引 言

人事檔案是企業(yè)對(duì)員工建立正確認(rèn)識(shí)以及客觀評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理需要注重結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，才能有效滿足新時(shí)代的檔案管理發(fā)展需求?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理需要基于現(xiàn)代信息技術(shù)與發(fā)展管理，全面開(kāi)發(fā)和利用信息資源，著重突出人事檔案管理價(jià)值，才能促進(jìn)人事檔案管理往科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

1 人事檔案管理信息化內(nèi)涵

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷以及資歷等方面的證據(jù)，與其工資待遇、組織關(guān)系等密切相關(guān)，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理信息化發(fā)展，是將諸多具有實(shí)際價(jià)值的信息資源通過(guò)信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)能夠識(shí)別的符號(hào)，進(jìn)行歸檔、整合以及信息提取等操作，逐漸轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息的過(guò)程?？傊?，積極推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展，能夠充分展示事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)實(shí)況、人員流動(dòng)現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)模變化等情況，方便事業(yè)單位針對(duì)性做好人事管理戰(zhàn)略規(guī)劃、人事培訓(xùn)、人才選拔等各項(xiàng)工作，加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源儲(chǔ)備，提高人力資源管理工作的有效性?，F(xiàn)階段，在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，能發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出解決措施，成為提高檔案管理效率與質(zhì)量的關(guān)鍵。

2 人事檔案管理信息化的作用

事業(yè)單位的人事檔案是個(gè)人信息的憑證，也是各部門開(kāi)展工作的依據(jù)。因此，要想選拔優(yōu)秀人才，就必須強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)代，我們可以利用其優(yōu)勢(shì)，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的難題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，雙向提升檔案工作的質(zhì)量與效率。相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化建設(shè)更有利于各個(gè)環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，在降低檔案管理成本的同時(shí)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，以此為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3 人事檔案管理信息化的意義

3.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都在進(jìn)行改革和創(chuàng)新。就目前情況而言，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展中已是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。只有事業(yè)單位重視人事檔案管理信息化建設(shè)，才能全面分析各項(xiàng)工作，打破傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端，有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人才培養(yǎng)與優(yōu)化。因此，只有與時(shí)俱進(jìn)更新管理觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，做好檔案管理創(chuàng)新工作，科學(xué)應(yīng)用新型技術(shù)，才能有效發(fā)揮人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的積極作用。

3.2 提升檔案管理效率

事業(yè)單位人事檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不然。該項(xiàng)工作涉及內(nèi)容較為繁雜，主要包括工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等多項(xiàng)信息。因此，事業(yè)單位人事檔案管理工作量大且較為瑣碎。如果僅是依靠管理人員進(jìn)行登記，不僅需要較長(zhǎng)時(shí)間和較高成本，可能還會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤的現(xiàn)象，從而影響事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，還為后期檔案提取工作增添了許多不必要的麻煩。另外，一旦有管理人員離職或者調(diào)任，其交接工作根本無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)順利完成，這對(duì)事業(yè)單位的影響是較為嚴(yán)重且不容忽視的。因此，只有持續(xù)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視程度，合理應(yīng)用新時(shí)代的信息技術(shù)，構(gòu)建信息化的人事檔案管理模式，才能在確保檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)單位服務(wù)質(zhì)量質(zhì)的飛躍，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3.3 降低行政成本

從傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)看，其管理類目相對(duì)較多，后續(xù)檔案查閱效率較低，修改流程也相對(duì)煩瑣，無(wú)法在短時(shí)間高效、高質(zhì)地處理大量信息。一旦上級(jí)單位或者事業(yè)單位本身對(duì)檔案整理工作有時(shí)間限制，就會(huì)進(jìn)一步加大檔案人員的工作量。通常情況下，他們會(huì)選擇申請(qǐng)?jiān)黾愚k公經(jīng)費(fèi)或者工作人員數(shù)量的方法，以此提高檔案管理效率。但此種處理方式導(dǎo)致行政成本大幅提升，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)大量的人事檔案信息進(jìn)行電子歸檔，既可以保障后續(xù)檔案查閱工作的便捷性，又可以有效降低行政管理成本，最大限度發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的積極作用，確保事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

4 人事檔案管理信息化現(xiàn)存的問(wèn)題

4.1 沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)重要性

就目前情況而言，大多數(shù)事業(yè)單位管理人員對(duì)人事檔案管理存在一定的誤區(qū)。他們片面地認(rèn)為人事檔案管理只是保存多項(xiàng)文件資料，只要確保不丟失即可，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的作用?；诖?，管理人員對(duì)人事檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致其信息化建設(shè)難以有序推進(jìn)。因此，檔案管理理念的落后，導(dǎo)致檔案管理方式難以與時(shí)俱進(jìn)，使人事檔案管理始終處于被動(dòng)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，多項(xiàng)檔案資料收集完整度不夠。

4.2 配套基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有與之配套的基礎(chǔ)設(shè)施，就會(huì)使檔案信息無(wú)法及時(shí)更新，信息傳遞效率不高，難以有效保障檔案資料管理的效率與質(zhì)量。另外，由于缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致人事檔案管理資料存在較大的安全隱患，很多不法分子會(huì)針對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞與薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行一些非法操作。例如，通過(guò)植入木馬病毒導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生更改與泄露等問(wèn)題，無(wú)法確保人事檔案資料管理的安全性與保密性。

4.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定了檔案管理的效率與質(zhì)量。但現(xiàn)階段，很多檔案管理人員受到傳統(tǒng)檔案管理理念的限制與影響，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的了解與操作存在一些問(wèn)題，限制了人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。雖然，人事檔案管理工作看起來(lái)非常容易，但實(shí)際操作過(guò)程中卻需要極強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與方法才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。同時(shí)，檔案管理行業(yè)整體待遇水平不高，工作環(huán)境有待改善等問(wèn)題，導(dǎo)致很多高素質(zhì)、高技術(shù)的人才并不愿意選擇人事檔案管理工作。因此，部分事業(yè)單位為了保持自身檔案管理工作順利進(jìn)行，對(duì)選擇內(nèi)部或者外部類似從業(yè)經(jīng)歷的人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，導(dǎo)致組建的檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性，不利于人事檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

4.4 檔案管理職責(zé)范圍不清晰

現(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位尚未對(duì)檔案管理人員具體應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)與管理范圍作出明確劃分，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，容易因職責(zé)交叉、權(quán)責(zé)不清而引發(fā)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，不利于人事檔案管理信息化高質(zhì)量發(fā)展。

5 人事檔案管理信息化解決對(duì)策

5.1 提高對(duì)人事檔案管理信息化的重視程度

要想有效發(fā)揮人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的積極作用，相關(guān)管理部門就要提高對(duì)其重要性的再認(rèn)識(shí)。第一，做好人事檔案管理監(jiān)督與檢查，督促管理人員做好人事檔案管理工作，為開(kāi)發(fā)和利用檔案資料打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，定期考察人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并針對(duì)性提出解決措施，以規(guī)避信息化建設(shè)過(guò)程中的矛盾與沖突。第三，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。同時(shí)，詳細(xì)記錄事業(yè)單位工作人員的基本信息、個(gè)人成就以及能力水平等方面，使人事檔案管理真實(shí)反映員工的個(gè)人綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位人才選拔提供實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)和幫助，全面發(fā)揮人事檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)?？傊?，事業(yè)單位應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，巧妙結(jié)合信息技術(shù)與人事檔案管理，強(qiáng)化對(duì)其各項(xiàng)工作的重視程度，落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和檢查，才能不斷提升人事檔案管理信息化水平。

5.2 完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

“工欲善其事，必先利其器”，人事檔案管理信息化建設(shè)也是如此。只有不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施配置，才能促進(jìn)人事檔案管理方式創(chuàng)新、優(yōu)化與完善，從而打造全新的人事檔案管理模式。第一，構(gòu)建人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，以電子化數(shù)據(jù)信息處理方式積極落實(shí)工作人員個(gè)人檔案信息的高效錄入，規(guī)避傳統(tǒng)人工整理檔案信息的耗時(shí)、費(fèi)力等弊端，保障人事檔案管理的實(shí)效性、快捷性，從而為使用者提供更加方便的查詢、檢索等幫助，確保人事檔案信息資源得到合理開(kāi)發(fā)與利用。第二，建立專門的網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)，主動(dòng)抵御非法入侵，確保進(jìn)出數(shù)據(jù)的安全性。第三，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)，阻斷病毒傳播路徑。同時(shí)，重視防火墻安全建設(shè)，必須具備獨(dú)立的硬件設(shè)施、軟件程序、全狀態(tài)監(jiān)測(cè)模塊以及權(quán)限劃分功能。當(dāng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，防火墻可實(shí)時(shí)發(fā)出警告，以便相關(guān)工作人員及時(shí)做出處理，保障人事檔案信息資源的安全性與可靠性。

5.3 提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量發(fā)展離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理人員加持。因此，要想有效保證人事檔案管理信息化發(fā)展的效率與質(zhì)量就必須重視對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。第一，可定期組織檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，提高專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)。第二，采用激勵(lì)機(jī)制，針對(duì)考核合格的管理人員適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，從而以飽滿的熱情投身到人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程之中。第三，邀請(qǐng)行業(yè)專家開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)專題講座或者實(shí)踐活動(dòng)，提升管理人員的實(shí)際操作能力。第四，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員更高層次的進(jìn)修機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)水平。第五，加大人事檔案管理崗位的福利待遇，采取“留住”核心人才，“引進(jìn)”專業(yè)人才等方式，組建專業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，全面提升人事檔案管理質(zhì)量與效率。

5.4 明確事業(yè)單位人事檔案管理信息化職責(zé)

為高效、高質(zhì)落實(shí)人事檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)，事業(yè)單位必須結(jié)合自身實(shí)際情況，打造個(gè)性化的人事檔案管理系統(tǒng)。利用新時(shí)代的大數(shù)據(jù)技術(shù)、電子掃描技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息資源的更新、歸檔與整合，充分落實(shí)人事檔案動(dòng)態(tài)化、信息化管理目標(biāo)?？偠灾?，人事檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅需要記錄人事檔案資料的日常使用，更要加強(qiáng)人事檔案的智能化、自動(dòng)化管理應(yīng)用。針對(duì)人事檔案管理信息資源中涉及員工個(gè)人隱私的資料，必須加強(qiáng)權(quán)限設(shè)置，在不損害他人合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，提升人事檔案信息資源的使用安全性。另外，事業(yè)單位要不斷完善人事檔案管理信息化機(jī)制，嚴(yán)格實(shí)施權(quán)責(zé)制度。首先，人事檔案管理部門要與人事檔案生成部門之間加強(qiáng)溝通和交流，確定人事檔案管理整體目標(biāo)和分解具體職責(zé)，將其落實(shí)到各個(gè)崗位之上，劃分具體責(zé)任到個(gè)人。一旦人事檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，就可直接追溯到個(gè)人，快速查找問(wèn)題根源，方便及時(shí)采取解決措施，規(guī)范化人事檔案管理工作，提升人事檔案管理效率。

6 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)正處于持續(xù)發(fā)展階段。因此，針對(duì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，我們應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理信息化的重視程度，完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置，提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，明確事業(yè)單位人事檔案管理信息化職責(zé)，才能有效促進(jìn)其人事檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾磉^(guò)程，真正發(fā)揮人事檔案資料對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的積極作用，推動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展，從而為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。