企業(yè)檔案數(shù)字化建設的實踐探索

文/中陜核工業(yè)集團監(jiān)理咨詢有限公司 王瑾

企業(yè)檔案主要包括行政檔案、生產(chǎn)技術檔案、基建設備檔案、會計人事檔案以及基金項目檔案等。企業(yè)采取傳統(tǒng)檔案管理模式，不僅浪費了大量資源、增加了管理成本，檔案的利用率也受到嚴重影響。針對這種情況，企業(yè)應將檔案數(shù)字化建設納入企業(yè)的長遠規(guī)劃當中，使企業(yè)檔案實現(xiàn)標準化、科學化、規(guī)范化、數(shù)字化管理。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設所遵循的基本原則

（一）實用性原則。即建立數(shù)字檔案時，首先需要考慮檔案的實際應用價值以及使用頻率，確保數(shù)字化檔案資源形成以后，能夠為各項工作的高效展開提供更加有力的參考依據(jù)。以“基金項目”檔案為例，其相關資料包括項目指南、立項申請書、項目評審意見、項目計劃書、委托合同、成果清單等。這些資料不僅對各類基金項目的決策與長遠規(guī)劃起到關鍵性作用，并且，該類型的檔案也具有較高的使用頻率。因此，在對基金項目檔案實施數(shù)字化管理時，應直接納入重點歸檔資料當中，進而給企業(yè)決策層的查閱與審定提供更多便利。

（二）完整性原則。在對原始紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時，受到硬件設備以及主觀人為因素的影響，檔案內(nèi)容極易出現(xiàn)模糊的情況，使檔案資源失去了應用價值。另外，完整性原則還涉及數(shù)字檔案的時間連續(xù)性與內(nèi)容完整性，如果檔案形成的時間跨度大，那么，每一個時間段所形成的資料都應當統(tǒng)一進行歸檔處理。比如對基金項目檔案來說，各種資料的形成具有階段性特點，在每一個階段，都將形成內(nèi)容不同、價值不同的資料，因此，為了確保項目檔案的完整性，在數(shù)字化處理過程中，應將各個階段形成的資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案。

（三）安全性原則。存儲與使用安全是檔案管理部門的基本職責，尤其在實施數(shù)字化管理以后，企業(yè)的檔案資源將被統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為圖片、圖像、音頻或者視頻資源，這就給檔案資源的存儲安全增加了難度。一旦計算機遭遇網(wǎng)絡病毒的侵蝕或者黑客攻擊，檔案資源則極易發(fā)生被盜或者丟失現(xiàn)象。為此，在建立數(shù)字檔案時，企業(yè)檔案管理人員應當做好檔案資源的保密工作，并通過技術性防范措施與管理性防范措施的雙重手段，增強數(shù)字檔案的安全性。

（四）追溯性原則。一些企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中，形成了大量具有參考價值的檔案資料，但是，隨著時間的不斷推進，一些塵封數(shù)十年的紙質(zhì)檔案資料，在進行數(shù)字化處理時，導致?lián)p壞，對企業(yè)決策、長遠發(fā)展都將產(chǎn)生不利影響。比如其基金項目檔案項目的知識產(chǎn)權的歸屬問題始終是爭議的焦點，如果知識產(chǎn)權歸屬對象無法確定，則極易出現(xiàn)產(chǎn)權糾紛事件，而該基金項目經(jīng)過核實和確認，距離現(xiàn)在已經(jīng)過去了整整15年的時間，在這種情況下，企業(yè)需要調(diào)閱15年前的檔案資料，以此來確認委托協(xié)議當中的權屬人，如果缺失15年前的檔案資料，企業(yè)所要承擔的經(jīng)濟風險將大幅上升。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設過程中存在的問題

檔案數(shù)字化建設是一項專業(yè)性強、實踐性強的系統(tǒng)工程，不僅需要龐大的數(shù)據(jù)庫作支撐，對檔案管理人員的專業(yè)技術水平也提出了更加嚴格的要求。尤其對一些基金項目較多的大型企業(yè)來說，在檔案數(shù)字化建設初期，資源分配不均衡、數(shù)據(jù)庫建設不完善、專業(yè)技術不精湛、管理機制不健全的問題與弊端會給檔案數(shù)字化建設進程帶來不利影響。

（一）資源分配不均衡。檔案數(shù)字化建設成效與人力資源、物力資源、財力資源的合理配置有著密不可分的關系。首先，配備的人力資源需要具備較高的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，對數(shù)字化建設所需的各種軟硬件設施的功能性了如指掌；同時，檔案管理人員應當具備愛崗敬業(yè)、務實奮進的精神，這樣才能擔當起檔案數(shù)字化建設重任。其次，在物力資源方面，企業(yè)所提供的軟硬件設施應當具備較高的性價比，尤其在應用功能方面，應當符合行業(yè)標準的要求。最后，在財力資源方面，企業(yè)應當在檔案數(shù)字化建設的決策期、實施期以及評價期保證充足的資金支持，比如人員的績效獎金、檔案數(shù)字化建設項目的評價資金、各種軟硬件設施的購置資金等。但是，就目前的部分企業(yè)來說，在分配這些資源時，常常出現(xiàn)人力資源力量跟不上、物力資源不匹配、財力資源不充足的情況，以至于企業(yè)檔案的數(shù)字化建設進程始終停滯不前。

（二）數(shù)據(jù)庫建設不完善。數(shù)據(jù)庫主要是借助于大數(shù)據(jù)技術，專門為企業(yè)的各種檔案資源建立一個獨立的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)具有海量化的存儲特點，可以容納海量信息資源。但是，在檔案資源數(shù)據(jù)庫建設過程中，專業(yè)技術人員常常忽略了檔案信息的存儲安全，以至于數(shù)據(jù)庫經(jīng)常受到計算機病毒以及網(wǎng)絡黑客的攻擊，在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部的一些機密材料也面臨著丟失和被盜的風險。以企業(yè)的基金項目檔案為例，這一類檔案資源最為顯著的特點是保密等級高，一旦泄漏，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失與名譽損失。比如由地方財政撥款的基金資助項目，這類項目涉及的機密信息較多，如果數(shù)據(jù)庫的安全防護功能弱，那么，這些項目的內(nèi)部資料將成為不法分子竊取的主要對象，如果與政府相關的基金項目資料泄漏，企業(yè)的知識產(chǎn)權受到侵害的可能性也將增大。

（三）專業(yè)技術不精湛。企業(yè)檔案數(shù)字化建設工作，需要檔案管理人員熟練掌握計算機操作技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術以及人工智能等先進的科學技術。但是，由于企業(yè)決策層領導忽略了檔案資源的重要性，進而在設置檔案管理崗位時，常常任用一些“門外漢”，或者將該崗位設置成為兼職崗。使得部分檔案管理人員無法正確操作和使用檔案數(shù)字系統(tǒng)。比如在構建基金項目檔案數(shù)字管理系統(tǒng)時，通常會利用人工智能技術來抓取各個電子文檔的信息，這種方法能夠大幅提升基金項目檔案的檢索效率。而檔案管理人員如果對人工智能技術一無所知，仍然使用過去的檢索方法來查找相關的檔案資源，就會嚴重影響檔案資源需求部門的正常工作。

（四）管理機制不健全。管理機制如果一成不變，始終沿用老一套的管理模式與方法，制度效力將與實際工作嚴重脫節(jié)。在檔案數(shù)字化建設的背景之下，管理思路、管理方法、管理流程均發(fā)生了實質(zhì)性變化，而一些企業(yè)在制訂管理制度時，只是對原有制度進行了簡單修改，結果在制度執(zhí)行過程中，仍漏洞頻出，導致數(shù)據(jù)庫當中的檔案資源更新不及時、檔案數(shù)字化建設的軟硬設施管理混亂、檔案借閱審批流程流于形式，無形當中使檔案利用價值大打折扣。比如在對基金項目檔案進行歸檔時，由于管理制度缺失執(zhí)行力，以至于檔案管理人員往往把同一基金來源的項目數(shù)據(jù)分離開來，不僅占用了大量的數(shù)據(jù)庫資源，在查閱和調(diào)取基金檔案時，無法快速獲取最真實的數(shù)據(jù)，給項目決策帶來了諸多困擾。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設的實踐應用策略

針對檔案數(shù)字化建設工作存在的問題，企業(yè)應當及時查找原因，并從檔案管理人員的思想意識源頭抓起，通過科學化、系統(tǒng)化、新穎化的措施改善當前的狀況，進而在推進檔案數(shù)字化建設進程的同時，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展注入源源不斷的驅(qū)動力。

（一）資源優(yōu)化配置，加大資金投入。首先，檔案數(shù)字化建設是提高工作效率、滿足企業(yè)決策需要、增強企業(yè)競爭軟實力的堅實保障。因此，企業(yè)在設置檔案管理崗位時，應對人力資源進行優(yōu)化配置，確保員工的個人價值都能夠充分體現(xiàn)出來。其次，在物力資源配置方面，企業(yè)應當根據(jù)行業(yè)標準要求，引進先進的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，配置具有較高性價比的硬件設施，并交由企業(yè)的專業(yè)技術人員進行測試與評估，當確定這些設施的各項性能參數(shù)滿足企業(yè)檔案數(shù)字化平臺的運行需求以后，方可投入使用。最后，在財力資源方面，企業(yè)應當建立檔案數(shù)字化建設的專項資金，并由企業(yè)審計部門負責對資金的使用情況進行全程監(jiān)督。以基金項目檔案為例，這種類型的檔案具有來源廣泛性、形成階段性、產(chǎn)權復雜性的特點，因此，在對基金項目檔案實施數(shù)字化管理時，企業(yè)應當從專用資金當中劃撥出一部分資金，專門用于檔案管理人員的培訓與教育，以此來提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平與信息素養(yǎng)。

（二）明確檔案類別，完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)。檔案管理人員在建立檔案數(shù)據(jù)時，應當事先對檔案資源進行細化分類，并在系統(tǒng)當中分別建立清晰的目錄，這樣更便于檔案需求部門的快速檢索與查閱。同時，在檔案信息錄入過程中，企業(yè)應當根據(jù)檔案類別，分批分次錄入，并隨時對檔案信息及相關數(shù)據(jù)進行核對。以基金項目檔案為例，這種特殊類型的檔案不僅具有經(jīng)濟功能，而且同時兼有社會功能，并且基金項目檔案的安全密級明顯高于其他類型的檔案。因此，在建立基金檔案數(shù)字平臺時，企業(yè)應當采取“專人專管”的方法，即由基金項目管理部門協(xié)同檔案管理人員進行統(tǒng)一建檔，在錄入數(shù)據(jù)過程中，應當隨時對檔案的編目、分卷號、檔案編號等基礎信息進行核實與校對，避免出現(xiàn)版本混亂問題。

（三）健全培訓機制，提升專業(yè)水準。檔案數(shù)字化建設工作專業(yè)技術含量高，涉及知識面廣，檔案管理人員在具備基本的檔案管理常識的同時，需要同時具備較高的信息素養(yǎng)，對數(shù)字化建設過程中所應用的云計算技術、大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術，都應當有所了解、有所掌握，便于獨立開展各項工作。因此，企業(yè)應對原有的培訓機制進行創(chuàng)新和完善，增設與數(shù)字技術相關的培訓內(nèi)容，采取集中培訓、專家講座、遠程線上互動、外派學習等方式，對檔案管理人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓。并通過實踐技能考核或者舉辦崗位技能大賽的方法，對檔案管理人員的專業(yè)技能進行綜合評價。評價內(nèi)容應當涵蓋數(shù)字化平臺的操作嫻熟程度、各種硬件設施的使用方法、平臺維護措施、檔案安全加密知識等，遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，為管理經(jīng)驗豐富、技術水平高、責任意識強的優(yōu)秀人才提供更加廣闊的發(fā)展空間。

（四）提升制度效力，增強保密意識。管理制度是企業(yè)檔案數(shù)字化建設工作有序開展的堅實保障，因此，企業(yè)應當對現(xiàn)有的各項管理機制持續(xù)創(chuàng)新和改進，不合時宜的制度內(nèi)容應當堅決剔除。為了進一步提升制度執(zhí)行力，企業(yè)應當指派專人負責對檔案管理部門的制度執(zhí)行效果進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應對直接責任人進行嚴肅處理。另外，檔案資源屬于企業(yè)的機密信息，在數(shù)字化建設過程中，企業(yè)應當提前做好安全防范工作，采取安裝防火墻、設置系統(tǒng)登錄權限以及數(shù)據(jù)加密等措施保障檔案資源安全，為檔案資源的高效利用提供一個安全、穩(wěn)定的環(huán)境。

四、結語

企業(yè)檔案實施數(shù)字化管理，一方面，為各項工作的開展提供了便捷高效的資源服務；另一方面，在提升企業(yè)綜合競爭實力上也發(fā)揮了關鍵性作用。基于此，企業(yè)應當始終秉持“與時俱進”的態(tài)度，積極借鑒和汲取成功經(jīng)驗，通過觀念創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新的方式，構建一個檔案資源豐富、共享機制完善、數(shù)據(jù)存儲安全、利用價值顯著的檔案數(shù)字化平臺，為企業(yè)的長遠穩(wěn)步發(fā)展做好鋪墊、打好基礎。