大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的困境及對(duì)策分析

文/廣元市蒼溪縣人才交流中心 王維

大數(shù)據(jù)時(shí)代的流動(dòng)人員人事檔案管理工作面臨著諸多層面的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而流動(dòng)人員人事檔案作為有效記錄個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷、綜合技能、榮譽(yù)、社會(huì)關(guān)系等重要信息的依據(jù)，既是國(guó)家檔案與社會(huì)信用體系的重要組成部分，也是流動(dòng)人員參加機(jī)關(guān)公務(wù)員考錄、國(guó)有企事業(yè)單位招聘、辦理政審考察、申報(bào)職稱評(píng)審、核定社保待遇等重大事項(xiàng)的基礎(chǔ)保障。所以，如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代先進(jìn)的技術(shù)手段，全面掌握有關(guān)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作的困境并尋找改善的有效對(duì)策，是檔案管理部門亟待解決的首要課題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)概述

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的概念。大數(shù)據(jù)主要指無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)用軟硬件進(jìn)行收集、管理、處理的數(shù)據(jù)整合，只有利用新型的處理模式，才能有效整合海量、多元化的信息資料。并且，大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用并不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)資料，而是在于對(duì)具有應(yīng)用價(jià)值的數(shù)據(jù)作出專業(yè)化的分析。就目前的情況來(lái)看，大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息存儲(chǔ)少則幾百GB，多則幾百TB，這就需要設(shè)置一個(gè)存儲(chǔ)空間相對(duì)較大的數(shù)據(jù)庫(kù)。一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)普遍具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度快、數(shù)據(jù)格式多樣、價(jià)值密度低等特點(diǎn)。若將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到流動(dòng)人員人事檔案管理領(lǐng)域，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高速傳輸和高效共享的同時(shí)，能讓人事檔案管理工作更加便捷、精準(zhǔn)，以便更好地發(fā)揮其本身的應(yīng)用價(jià)值，優(yōu)化流動(dòng)人員的管理成效，補(bǔ)齊當(dāng)前人事檔案管理中的短板，為后續(xù)有關(guān)流動(dòng)人員管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）落實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷滲透下，有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的落實(shí)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

第一，為用人單位培養(yǎng)、使用人才提供準(zhǔn)確、可靠的參考依據(jù)。從用人單位的角度來(lái)說(shuō)，人事檔案詳細(xì)記錄了一個(gè)人的職業(yè)生涯、學(xué)識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力等信息，通過(guò)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的利用，可以全面了解人才的個(gè)人情況，以便對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)、合理地管理。

第二，有利于拓展社會(huì)人力資源的管理范圍。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的加持下，關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案的管理工作發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變革。人事檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，可以不斷豐富人事檔案管理中的流動(dòng)人口信息，提升人事檔案管理的整體成效；還可以方便相關(guān)單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息的查詢和調(diào)取，有利于拓展社會(huì)人力資源的管理范圍，更好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人事管理需要。與此同時(shí)，通過(guò)落實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理工作，可以對(duì)轄區(qū)內(nèi)的流動(dòng)人才進(jìn)行分類，并按照其專業(yè)技術(shù)能力與企業(yè)建立溝通樞紐，在保證流動(dòng)人員合法權(quán)益的前提下，為流動(dòng)人員提供更加合適的就業(yè)平臺(tái)和創(chuàng)業(yè)渠道，從根源上緩解人事檔案管理無(wú)秩序以及資源配置不均衡、不充分等問(wèn)題，更好地滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)流動(dòng)人員的多樣性需求。

第三，有利于解決民生問(wèn)題和社會(huì)治安問(wèn)題。不同類別的人員流動(dòng)，一方面，可以帶動(dòng)區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展；另一方面，也會(huì)帶來(lái)就業(yè)、失業(yè)、社會(huì)治安、社會(huì)保障等影響民生的社會(huì)化管理問(wèn)題。流動(dòng)人員人事檔案管理工作的順利落實(shí)，可以幫助相關(guān)單位全面了解相關(guān)人員的實(shí)際情況和基礎(chǔ)信息，并為其合理安排崗位，有效解決不必要的社會(huì)治安問(wèn)題和民生問(wèn)題。

第四，有利于保障檔案信息的權(quán)威性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，無(wú)論何種流動(dòng)人員的人事檔案，都可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將其錄入到相應(yīng)的人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)之中，不僅可以有效打破傳統(tǒng)管理模式下的信息壁壘問(wèn)題，還可以保障檔案信息的權(quán)威性和完整性，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展創(chuàng)造強(qiáng)有力的先決條件。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理工作的發(fā)展方向

（一）無(wú)紙便捷化。流動(dòng)人員人事檔案管理，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加持下，逐漸摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化模式，不僅可以存儲(chǔ)大量的流動(dòng)人員檔案信息，還能節(jié)約檔案管理的資金投入和資源耗費(fèi)，有利于提升流動(dòng)人員人事檔案管理的便捷性，確保用戶可以及時(shí)獲取相關(guān)的信息資源。

（二）微縮數(shù)字化。在流動(dòng)人員人事檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)運(yùn)用微縮攝影和數(shù)碼影像等技術(shù)手段，可以將數(shù)量龐大的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資源進(jìn)行壓縮，并在數(shù)碼縮微技術(shù)的加持下，將其進(jìn)行高清晰度處理后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，從而推?dòng)檔案管理工作向著數(shù)字化方向發(fā)展。同時(shí)，信息技術(shù)的運(yùn)用，不僅可以對(duì)電子化文件資源進(jìn)行存儲(chǔ)、識(shí)別、處理和管理，還可以構(gòu)建完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的無(wú)線傳輸和共享，有利于提升用戶對(duì)數(shù)據(jù)資料查找的便捷性和循環(huán)利用效率。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息化。當(dāng)前，為了保障人事檔案和文件資料的安全，我國(guó)的政府部門、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)基本都已構(gòu)建了較為完善的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并明文規(guī)定本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)不可接入互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。此外，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件的簽署方式可以留下獨(dú)特的標(biāo)識(shí)，不僅能夠直接顯示簽署人的身份信息，還具備預(yù)防文件盜竊、篡改、丟失等功能，切實(shí)保障人事檔案的安全性和完整性。

（四）智能多元化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動(dòng)人員人事檔案管理的載體逐漸呈智能化和多元化的方向發(fā)展，即不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)版形式，而是向視頻、網(wǎng)站、磁盤、光盤、音頻等多樣化的形式轉(zhuǎn)變。并且，流動(dòng)人員人事檔案管理的檔案存儲(chǔ)空間，也開(kāi)始由傳統(tǒng)的檔案室、檔案館轉(zhuǎn)向檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在滿足新時(shí)代發(fā)展需求的同時(shí)，極大地促進(jìn)了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的多元化變革。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代使用流動(dòng)人員人事檔案管理所面臨的困境

（一）檔案信息太過(guò)分散。受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，大多數(shù)地區(qū)的戶籍管理方式比較固定，很少跟隨人員的流動(dòng)進(jìn)行遷徙，以至于人檔分離的狀態(tài)時(shí)有發(fā)生。并且，因人事檔案存放地、管理理念、管理方式以及管理平臺(tái)存在較大差異，使得人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)高效的傳輸和共享，不利于保障流動(dòng)人員檔案信息流通的便捷性與暢通性。同時(shí)，相關(guān)單位在辦理流動(dòng)人員的就業(yè)、失業(yè)等手續(xù)時(shí)，為審查相關(guān)人員信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，常會(huì)出現(xiàn)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)遞交接和保管的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致在進(jìn)行跨地區(qū)、跨行業(yè)存檔時(shí)，沒(méi)有充足的信息共享?xiàng)l件和統(tǒng)一的人事檔案查詢平臺(tái)，無(wú)形之中增加了檔案調(diào)取的程序和時(shí)間。

（二）檔案管理制度有待完善。在人事制度改革工作的不斷推進(jìn)下，流動(dòng)人員人事檔案管理的難度也在隨之增加，傳統(tǒng)檔案管理制度的弊端日漸凸顯。與此同時(shí)，由于流動(dòng)人員人事檔案管理缺乏完善的制度，工作質(zhì)量并不理想；加上某些部門對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，使得相應(yīng)的監(jiān)督指導(dǎo)和管理工作無(wú)法得到有效落實(shí)，極大地影響了流動(dòng)人員人事檔案管理的整體成效。另外，由于不同區(qū)域內(nèi)的管理制度存在較大差異，有些地區(qū)既沒(méi)有大規(guī)模普及電子簽章，也沒(méi)有建立完善的電子檔案信息系統(tǒng)，對(duì)流動(dòng)人員檔案信息的完整性和真實(shí)性造成了一定程度的影響。

（三）棄檔現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。就流動(dòng)人員人事管理的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分人的檔案管理意識(shí)較為薄弱，尤其是一些在私企的流動(dòng)人員，認(rèn)為只需要做好本職工作、正常參與相應(yīng)的績(jī)效考核即可，導(dǎo)致有些企業(yè)常采用扣留內(nèi)部人員人事檔案的方式來(lái)防止各崗位員工的流失。與此同時(shí)，有些流動(dòng)人員雖將本人檔案存入了專門的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)和人才市場(chǎng)，但沒(méi)有和檔案管理單位保持有效的溝通。長(zhǎng)此以往，使得棄檔現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，進(jìn)一步增加了各個(gè)區(qū)域人力資源公共服務(wù)中心的檔案無(wú)人認(rèn)領(lǐng)現(xiàn)象。

（四）檔案管理模式陳舊。由于檔案信息的保密性和安全性局限，很多人事檔案管理部門對(duì)于檔案信息的查閱、借檔、程序設(shè)置了較為嚴(yán)格的規(guī)定，如需要借閱本人到場(chǎng)或按照要求提供相應(yīng)的查閱證明，這種管理模式不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息的高效共享，還會(huì)增加信息查閱的流程和資金投入，難以保障人事檔案管理的整體效率和循環(huán)利用率。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）建立一體化的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)于分散的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，秉承集中統(tǒng)一管理的原則，積極構(gòu)建一體化的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，不斷提升流動(dòng)人員檔案信息的傳輸效率。同時(shí)，還需要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極創(chuàng)建流動(dòng)人口人事檔案管理和業(yè)務(wù)統(tǒng)一的經(jīng)辦平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員檔案的集成化管理。同時(shí)運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，建立統(tǒng)一的檔案信息查詢平臺(tái)，徹底突破檔案“信息孤島”現(xiàn)象和行業(yè)壁壘問(wèn)題，盡可能達(dá)到流動(dòng)人員人事檔案管理跨行業(yè)、跨層級(jí)的數(shù)據(jù)交換和共享，為后期人事檔案的規(guī)范存放和標(biāo)準(zhǔn)化管理創(chuàng)造有利條件。

（二）建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，為保證流動(dòng)人員人事檔案管理的有效性，必須建立科學(xué)、合理的人事檔案管理機(jī)制。首先，靈活運(yùn)用人事代理制度，有針對(duì)性地創(chuàng)新和優(yōu)化人事檔案社會(huì)公共服務(wù)管理模式，在依托單位委托或個(gè)人委托的基礎(chǔ)上，開(kāi)展科學(xué)的社會(huì)化服務(wù)模式，代為處理有關(guān)流動(dòng)人員的人事檔案業(yè)務(wù)，以便相應(yīng)的管理工作得到有效落實(shí)。其次，人力資源公共服務(wù)中心需針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案，建立有效的監(jiān)督管理機(jī)制，在保證各項(xiàng)規(guī)章政策有效落實(shí)的同時(shí)，不斷降低人事檔案管理工作的成本支出，促使流動(dòng)人員人事檔案的管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。

（三）多元化規(guī)避棄檔現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要保障流動(dòng)人員人事檔案管理的有效性，必須采用多元化的方式規(guī)避棄檔現(xiàn)象，具體可從以下的兩個(gè)方面入手：

第一，提升高校學(xué)生的人事檔案管理意識(shí)。高校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生有關(guān)人事檔案方面的宣傳、引導(dǎo)力度，采用線上與線下相結(jié)合的教育模式，讓校內(nèi)學(xué)生正確認(rèn)識(shí)人事檔案對(duì)自身發(fā)展的重要性。

第二，采用切實(shí)可行的制度政策，全面杜絕單位的扣檔行為。《企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定》明確指出，職工所屬單位針對(duì)內(nèi)部因合法原因解除勞動(dòng)合同的員工，需在1個(gè)月以內(nèi)為當(dāng)事人辦理相應(yīng)的人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)，并將其移交至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或新的單位。這就要求人力資源公共服務(wù)中心主動(dòng)協(xié)助被扣檔人員進(jìn)行協(xié)商或申請(qǐng)勞動(dòng)仲裁，最大限度地維護(hù)流動(dòng)人員的切身利益。

（四）優(yōu)化流動(dòng)人員檔案信息管理模式。大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，積極搭建有關(guān)流動(dòng)人員檔案信息的現(xiàn)代化管理平臺(tái)或數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷優(yōu)化人事檔案信息管理模式，拓展檔案信息管理的深度和廣度。同時(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加快流動(dòng)人員人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。此外，還需要做好與用人單位的對(duì)接工作，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，建立完善的流動(dòng)人員信用檔案，為后續(xù)的人才引進(jìn)、選拔提供有力的參考憑證。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理工作仍面臨著諸多困境。因此，流動(dòng)人員人事檔案管理工作的開(kāi)展，需結(jié)合人力資源市場(chǎng)的發(fā)展要求，通過(guò)建立健全人事檔案管理機(jī)制，優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理模式，不斷強(qiáng)化各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)效果，努力實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息的高效化、信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。