事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理探析

文/金華市中心醫(yī)院 石良亮

近年來，組織系統(tǒng)出臺了一系列的政策文件，對人事檔案的管理提出了進一步的要求。在此背景下，干部人事檔案數(shù)字化不能只停留在宣傳倡導(dǎo)和初步實踐階段，更應(yīng)在實踐中深入探究。本文圍繞“為什么要實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化”“什么是干部人事檔案管理數(shù)字化”和“如何實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化”這三個核心展開系統(tǒng)深入的分析研究。

一、干部人事檔案管理數(shù)字化的意義

（一）必要性。目前，事業(yè)單位干部人事檔案載體主要以紙質(zhì)檔案為主，雖然紙質(zhì)檔案在工作人員的習(xí)慣性、閱讀的直觀性和內(nèi)容的保密性等方面有固有的優(yōu)勢，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作方式的更新，紙質(zhì)檔案的缺點也日漸顯現(xiàn)：占用極大的存儲空間、易破損、利用率低、管理和查閱費時費力等等。在數(shù)字化改革背景下，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作唯有突破紙質(zhì)材料的局限，才能真正實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的實時采集、及時更新和有效利用。

（二）重要性。干部人事檔案價值的發(fā)揮不僅可以通過對人事檔案的查詢實現(xiàn)，也可通過持續(xù)性地跟蹤、挖掘、分析利用檔案數(shù)據(jù)來體現(xiàn)。干部人事檔案記錄了干部個人從初高中時期開始的學(xué)習(xí)情況及工作以來的詳細(xì)內(nèi)容，包括干部履歷表、職稱晉升、進修學(xué)習(xí)、黨團材料、獎懲情況等，是單位組織人事部門選用、任免和獎懲干部的重要支撐。但目前檔案仍存在信息封閉，信息不對稱，檔案管理（往往指各地的人才市場）和具體管理部門之間檔案數(shù)據(jù)傳遞不通暢的問題，容易形成“數(shù)據(jù)孤島”。數(shù)字化的實踐正是解決這一困境的有效舉措。

（三）可行性。只有建立在可操作性和可實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，干部人事檔案管理數(shù)字化才有進一步研究的價值。近年來，我國出臺的各項政策不僅為干部人事檔案的管理提供了方向，也正是對干部人事檔案數(shù)字化的呼吁。此外，干部人事檔案數(shù)字化具有技術(shù)上的可行性，信息技術(shù)和設(shè)備的突破性發(fā)展，綜合性信息人才的涌現(xiàn)，為更好地開發(fā)和利用人事檔案信息提供了技術(shù)方面的支持。

二、干部人事檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵

干部人事檔案管理數(shù)字化是什么？要達到怎樣的程度，發(fā)揮怎樣的作用？這正是我們研究必須把握的內(nèi)涵。

（一）以動態(tài)管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性。人事檔案的形成是一個持續(xù)動態(tài)的過程。檔案完整記錄了個人人生的重要轉(zhuǎn)折點，檔案管理必須保證個人檔案的時效性。根據(jù)“檔案跟人走”的原則，一旦個人的人事關(guān)系發(fā)生變化，檔案就應(yīng)及時轉(zhuǎn)移。

借助先進的電子設(shè)備、信息技術(shù)，把紙質(zhì)的信息轉(zhuǎn)化成電子形式，并具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于后續(xù)對人事檔案的查閱。工作人員不再需要一遍遍地翻閱，既提高工作效率，也有效降低對紙質(zhì)材料的損壞，避免檔案材料被篡改的風(fēng)險。通過對電子檔案動態(tài)持續(xù)的維護，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的規(guī)范、完整、準(zhǔn)確。

（二）以滿足需求為導(dǎo)向，保障人事檔案的公共服務(wù)型功能。從公共服務(wù)理論視角來看，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是檔案的重要職責(zé)之一，面對不同的服務(wù)對象，服務(wù)的形式、內(nèi)容都有所區(qū)分。單位通過完善人事檔案管理，使人事檔案成為重要的資源，滿足單位選人用人的考察需要。對于個人而言，要對檔案的組成內(nèi)容和形成過程有充分的認(rèn)識，并在此基礎(chǔ)上挖掘檔案對個人的服務(wù)功能。目前，如果個人有查檔需求，只能通過申請后經(jīng)單位進行間接查閱。那么，如何在不違反檔案管理政策的前提下，保障本人有足夠的知情權(quán)？干部人事檔案通過數(shù)據(jù)庫的方式呈現(xiàn)出來，個人可以在申請后通過局域網(wǎng)查閱自己的部分檔案，進而充分體現(xiàn)干部人事檔案的公共服務(wù)功能。

（三）以便捷高效為目標(biāo)，充分發(fā)揮人事檔案的價值。干部人事檔案管理信息系統(tǒng)可以幫助干部管理部門節(jié)省大量的時間和精力。在干部任免、提拔、退休等節(jié)點上提高工作效率。共享查閱的功能為人才招聘過程中的檔案審核工作提供便利。在信息安全的前提下，實現(xiàn)不同地區(qū)、不同單位之間干部人事檔案數(shù)據(jù)的有限共享。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）干部人事檔案管理缺乏扎實有效的組織推動。長期以來，許多單位對人事檔案的管理工作普遍缺乏關(guān)注和重視，單位領(lǐng)導(dǎo)和部門缺乏有關(guān)人事檔案管理工作的培訓(xùn)，組織人事部門只能在實踐中不斷摸索。在此背景下，相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力有限，崗位人數(shù)的設(shè)置也往往達不到檔案管理的配比要求。

近年來，隨著組織部門關(guān)于干部人事檔案管理工作文件的出臺，“凡進必審”“凡提必審”“干部人事檔案專項審核全覆蓋”等要求的執(zhí)行，干部人事檔案的管理日漸規(guī)范，目前正處于一個重要的發(fā)展階段。

（二）紙質(zhì)檔案電子化不足，數(shù)字化進程緩慢。目前，事業(yè)單位干部人事檔案主要以紙質(zhì)的方式保管和呈現(xiàn)，依靠人工對檔案進行日常的整理維護，對材料進行裝訂、編號和目錄的更新。

雖然現(xiàn)行的政策文件已經(jīng)要求對所有在職干部的人事檔案進行掃描，建立基本的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，暫時還不具備對檔案數(shù)據(jù)信息的真實性進行鑒定、查驗的功能。紙質(zhì)檔案尚且還不能完全以電子化的形式呈現(xiàn)，無法滿足基本的查閱需求。

（三）檔案數(shù)據(jù)利用率低，共享困難。在實際工作中，干部人事檔案管理權(quán)限僅對干部管理部門開放，沒有實現(xiàn)在線查閱的功能。目前，干部人事檔案基本統(tǒng)一存放在當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?，單位需派兩名以上人員前往查閱，耗時耗力。同時，因干部人事檔案中的信息數(shù)據(jù)只是被查閱，部門間交流困難，信息封閉，檔案數(shù)據(jù)的有效價值利用率低。

“凡提必審”“凡進必審”對于人員數(shù)量龐大的公立醫(yī)院是不小的挑戰(zhàn)。提拔干部時的檔案審核可以通過成立提拔小組按要求完成，而人員招錄、引進時的檔案審核就顯得困難重重，因此，人事檔案的數(shù)字化管理迫在眉睫。

四、事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理的制約要素及實現(xiàn)路徑

事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)性的工程，既需要管理主體和服務(wù)主體理念的更新，也離不開相關(guān)技術(shù)的支持，同時人事檔案的特殊性使得數(shù)字化過程中的安全性和保密性也不可忽視。

（一）受限于管理主體的理念，應(yīng)著力于數(shù)字化理念的培育。事業(yè)單位人事檔案管理工作的首要問題就是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識比較薄弱。目前各單位組織人事部門一般就是干部人事檔案的管理部門、工作內(nèi)容繁重，包括黨建、人才、工資、招聘、合同、檔案和離退休等。很多時候會因為要完成其他更具時效性的工作而放緩檔案管理工作。除此之外，事業(yè)單位特別是高校和公立醫(yī)院沒有加強對職工本人檔案意識的培養(yǎng)，使得本人對自己的人事檔案不夠重視，不清楚人事檔案包含哪些內(nèi)容，也不知道應(yīng)該向單位人事部門上交哪些材料，造成學(xué)歷、進修經(jīng)歷、獎懲情況、民主黨派的相關(guān)內(nèi)容等不夠完整。同時因為不明白檔案管理的相關(guān)要求，個人在填寫需存檔的材料時不夠慎重，不注重所填資料的完整性和準(zhǔn)確性。

對社會而言，是政策的倡導(dǎo)和要求；對單位而言，對改進組織人事部門的工作方式、提升工作效率具有積極意義；對職工而言，可以充分發(fā)揮出個人檔案的價值，滿足個體需要。把干部人事檔案管理數(shù)字化作為一項重點工作，在資金預(yù)算、人員配備等方面提供支持。在此基礎(chǔ)上，注重培養(yǎng)單位職工的個人檔案意識，使個人對人事檔案的規(guī)范性、完整性有基本的認(rèn)識，方便管理部門對檔案的日常更新和維護，同時充分發(fā)揮出檔案的價值。

（二）受限于信息技術(shù)的挖掘與應(yīng)用，應(yīng)著力于先進技術(shù)的投入。信息技術(shù)是實現(xiàn)數(shù)字化的重要支撐，軟硬件設(shè)施不健全，就會大大限制干部人事檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)。因此應(yīng)加大資金投入，開發(fā)、引進先進技術(shù)，建立干部人事檔案管理平臺。此外，事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理離不開一支政治素質(zhì)、文化水平、業(yè)務(wù)能力突出的管理人才隊伍。一方面，在檔案管理的崗位上引進經(jīng)驗豐富的人才；另一方面，對現(xiàn)有檔案管理部門的工作人員進行數(shù)字化、信息化方面的培訓(xùn)，保證干部人事檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)，有效發(fā)揮大數(shù)據(jù)功能和優(yōu)勢。

檔案信息的有效利用不只是紙質(zhì)材料的掃描記錄，更是檔案的更新和信息提取。目前各地的人才市場已經(jīng)著手掃描個人檔案，但是其檔案信息僅僅局限于內(nèi)部端口。如果檔案數(shù)據(jù)不能被各個單位有效的獲取和利用，海量的數(shù)據(jù)一直處于靜止?fàn)顟B(tài)，那么其價值的發(fā)揮就極為有限。鑒于此，在更新干部人事檔案載體的前提下，要加強數(shù)據(jù)之間的連接，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可用的信息，滿足單位和個人的使用需求。

（三）受限于人事檔案的自身特性，應(yīng)著力于隱私、保密數(shù)據(jù)的妥善使用。維護干部人事信息的保密性，是檔案共享平臺在實際應(yīng)用中的重要內(nèi)容。必須嚴(yán)格規(guī)定干部人事檔案管理部門的權(quán)限，其他部門和個人在審批的前提下也只具備查閱權(quán)限。同時，通過分級管理、規(guī)范查閱程序、限制操作權(quán)限、內(nèi)外網(wǎng)隔離、漏洞掃描、入侵檢測系統(tǒng)、來訪者識別等方式，不越級查閱，不設(shè)置超級權(quán)限，有效避免職工個人檔案信息泄露事件的發(fā)生。

數(shù)字化為干部人事檔案管理工作提供了新的機遇，作為人事部門的工作人員，應(yīng)注重將人事檔案工作回歸人才服務(wù)的本質(zhì)，用新的理念、技術(shù)去充實服務(wù)。準(zhǔn)確理解技術(shù)的應(yīng)用過程，有效利用技術(shù)服務(wù)于檔案管理，真正做到智慧管理。推動事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，探索滿足社會需求下的檔案管理模式，進一步提升干部人事檔案的利用效能，是新時代事業(yè)單位干部人事檔案工作的必然要求。