加強(qiáng)人事檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院人才庫(kù)建立

文/東營(yíng)市第二人民醫(yī)院 李燕麗

對(duì)比傳統(tǒng)的人事管理，人力資源管理模式的系統(tǒng)性和科學(xué)性更強(qiáng)，同時(shí)具備前瞻性的特點(diǎn)，可以將員工的個(gè)人價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院和個(gè)人的良性發(fā)展。從醫(yī)院的角度來(lái)看，人才是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，借助人事檔案管理以及人才庫(kù)建設(shè)的方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各級(jí)人員檔案信息的整理，也可以對(duì)各種科研信息進(jìn)行記錄、保存，為醫(yī)院職稱晉升、薪酬調(diào)整等提供參考依據(jù)。

一、醫(yī)院人事檔案的作用

（一）是人事管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案中記錄了個(gè)人的身份、教育、工作歷程以及取得的成就。通過(guò)建立人事檔案管理系統(tǒng)和人才庫(kù)，醫(yī)院可以將自身的醫(yī)療水平和科研技術(shù)成果系統(tǒng)地進(jìn)行反映與展示，爭(zhēng)取到更多的科研項(xiàng)目。另外，人事檔案對(duì)于醫(yī)院各個(gè)崗位的調(diào)配以及醫(yī)務(wù)人員的外部招聘影響巨大。對(duì)于人事部門而言，在制定人才調(diào)配方案的過(guò)程中，需要以人事檔案作為參考，確保各個(gè)崗位的人才都能夠?qū)⒆陨淼膬?yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，以此來(lái)推進(jìn)醫(yī)院綜合水平的提高。

（二）是醫(yī)院進(jìn)行薪資調(diào)整和職工評(píng)聘的依據(jù)。一方面，醫(yī)務(wù)人員的薪資待遇關(guān)系著其日常生活，也是醫(yī)院吸引、留住人才的重要手段。醫(yī)院人事檔案能夠?qū)T工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷和職稱等情況直觀地反映出來(lái)。以檔案信息為參考，醫(yī)院在對(duì)員工薪資待遇進(jìn)行調(diào)整的過(guò)程中，基本可以做到公平公正，有效調(diào)動(dòng)各個(gè)崗位工作人員的積極性，使其能夠更好地為患者提供服務(wù)。另一方面，對(duì)比其他單位，醫(yī)院專業(yè)性更強(qiáng)，在實(shí)施專業(yè)職稱申報(bào)和評(píng)定的過(guò)程中，要求相關(guān)部門必須對(duì)員工的學(xué)歷、工齡、年度考核情況、學(xué)術(shù)研究成果等進(jìn)行全面考證，而這些信息都會(huì)被記錄在人事檔案中。通過(guò)分析人事檔案，充分了解評(píng)聘人員各方面能力的基礎(chǔ)上，開(kāi)展相應(yīng)的職稱評(píng)聘工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏足夠重視。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，醫(yī)院內(nèi)部不少管理制度都表現(xiàn)出缺乏針對(duì)性的問(wèn)題，在管理過(guò)程中采用了簡(jiǎn)單粗暴的“一刀切”模式，人事檔案管理亦是如此。人事檔案管理部門沒(méi)有履行好自身的工作職責(zé)，在工作中僅僅重視檔案的收集和保存，缺乏對(duì)檔案的有效利用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案管理不夠重視，缺乏對(duì)其功能意義的清晰認(rèn)知，在實(shí)施人事檔案維護(hù)的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)崗位人員的職業(yè)變化情況進(jìn)行記錄，人事檔案信息資料參考價(jià)值不高，在考察和任用干部時(shí)缺乏最新的信息支撐，導(dǎo)致在干部選拔和職位晉升上存在一定偏差。

（二）管理方式落后。新時(shí)代背景下，信息化技術(shù)對(duì)檔案資料有著先天性的優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)資料的快速收集和分類存儲(chǔ)。醫(yī)療行業(yè)是最早實(shí)施信息化建設(shè)的行業(yè)之一，但是直至今日，不少醫(yī)院的信息化建設(shè)僅僅停留在就診系統(tǒng)和住院系統(tǒng)方面，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案的有效覆蓋。部分醫(yī)院的人事檔案管理工作依然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，管理方式落后。紙質(zhì)檔案本身相對(duì)脆弱，在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中，容易出現(xiàn)缺失和破損，而且想要在檔案中增加內(nèi)容非常繁瑣，需要檔案管理人員從數(shù)量龐大的紙質(zhì)系統(tǒng)中尋找目標(biāo)檔案，然后添加內(nèi)容，工作效率極其低下。

（三）人員素質(zhì)不高。因人事檔案管理工作不受單位重視，導(dǎo)致部分醫(yī)院存在檔案管理工作人員素質(zhì)不高的問(wèn)題。某些醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理隊(duì)伍，而是從其他部門調(diào)配兼職人員，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作欠缺專業(yè)性，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，甚至存在檔案已經(jīng)完成提交卻能及時(shí)建檔與分類等重大問(wèn)題。同時(shí)，相當(dāng)一部分工作人員依然抱著“鐵飯碗”的心態(tài)，認(rèn)為檔案管理部門本身并不存在與其他部門之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，沒(méi)有業(yè)績(jī)要求，工作內(nèi)容不多，努力與否并不會(huì)對(duì)自身的收入情況產(chǎn)生影響，因此在工作中抱著一定的應(yīng)付心理。

（四）檔案內(nèi)容缺失。一是檔案資料內(nèi)容不夠完整。部分醫(yī)院在以往的人事檔案管理中，因?yàn)楣芾砹Χ炔蛔悖瑱n案管理人員在對(duì)人事檔案資料進(jìn)行收集的過(guò)程中，容易出現(xiàn)遺漏；檔案持有者在對(duì)自身的檔案資料進(jìn)行提交時(shí)，可能存在檔案內(nèi)容不完整的情況，管理人員也沒(méi)有能夠認(rèn)真做好歸檔工作。某些人事檔案僅僅是對(duì)個(gè)人基本信息的記錄，缺乏個(gè)人能力和專業(yè)水平等的記錄。二是檔案內(nèi)容空洞，很多僅涉及檔案所有者的個(gè)人履歷及獲獎(jiǎng)情況等，缺乏詳細(xì)的介紹和證明材料，一些體現(xiàn)突出貢獻(xiàn)的工作表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)沒(méi)有被收錄到檔案中。同時(shí)，人事檔案中評(píng)價(jià)性的內(nèi)容很多，但缺乏具體描述，存在著形式化和模板化的問(wèn)題。

三、加強(qiáng)人事檔案管理策略分析

從醫(yī)院發(fā)展的角度來(lái)看，面對(duì)新的社會(huì)環(huán)境和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，亟須高素質(zhì)專業(yè)化的人才隊(duì)伍作為支撐。因此，人才庫(kù)檔案信息的建設(shè)為當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)建設(shè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)，醫(yī)院可以不斷豐富和整合貯備人才數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)自身醫(yī)療水平、服務(wù)水平、科研水平以及管理水平的提高。結(jié)合實(shí)際情況，醫(yī)院促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，科學(xué)建設(shè)與高效利用人才數(shù)據(jù)庫(kù)，可以從以下幾個(gè)方面著手：

（一）完善管理制度。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展情況，對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善。人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，需要得到醫(yī)院管理層和相關(guān)部門的高度重視。醫(yī)院管理層首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊觀念，更新管理理念，深刻意識(shí)人事檔案管理的重要性，提供檔案管理工作各方面的資源支持，建立完善的規(guī)章制度體系。在設(shè)置專門的檔案管理部門時(shí)，可以引入相應(yīng)的末位淘汰機(jī)制，督促檔案管理人員不斷提高自身的職業(yè)能力水平。還可以通過(guò)社會(huì)招聘的方式，向檔案管理部門引入一批具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人才，充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍。通過(guò)管理制度的完善，不斷提高檔案管理人員職業(yè)技能，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，從而對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的整體效果。

（二）優(yōu)化管理模式。新時(shí)代背景下，醫(yī)院在實(shí)施人事檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該借助專業(yè)化的人事檔案管理軟件來(lái)提高管理效率，對(duì)檔案中收錄的信息進(jìn)行分析和研究，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的挖掘和利用。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，信息化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)在于內(nèi)容錄入方便、工作效率高。只需要在初期做好相應(yīng)的分類設(shè)置，檔案就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸類，檔案信息的檢索可以通過(guò)多樣化的方式實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，數(shù)字檔案本身可以實(shí)現(xiàn)快速備份，不容易出現(xiàn)損壞和丟失的問(wèn)題。基于此，東營(yíng)市第二人民醫(yī)院近年來(lái)為建立基于信息技術(shù)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)來(lái)推動(dòng)檔案和醫(yī)院其他部門之間的整合，推動(dòng)人事信息共享，利用醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案信息完善了數(shù)字化干部人事管理系統(tǒng)。當(dāng)職工辦理入職、工資審批時(shí)，不需要再去各個(gè)部門辦理相關(guān)手續(xù)，只需要借助系統(tǒng)功能，就可以完成各種信息的查詢以及手續(xù)審批等，工作效率得到了極大提升。

（三）提高檔案利用效率。人事檔案是醫(yī)院人力資源的重要組成部分，能夠?qū)︶t(yī)院內(nèi)部的人才信息進(jìn)行采集和整理，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支撐?；诖?，醫(yī)院需要高度重視人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，為人才選拔與培養(yǎng)提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，醫(yī)院要對(duì)人才檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)照分析結(jié)果察看當(dāng)前的人力資源狀況是否滿足醫(yī)院改革發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，如果不能滿足，則需要對(duì)人力資源管理模式和方法進(jìn)行改革，制定出切實(shí)可行的人才計(jì)劃和人力資源規(guī)劃。不僅如此，醫(yī)院還應(yīng)該對(duì)照人事檔案的信息，制定出符合醫(yī)院運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，促進(jìn)內(nèi)部員工業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的提高。

（四）改革管理機(jī)制。醫(yī)院可以借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段來(lái)對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行改革完善。通常來(lái)講，人事檔案的建立需要經(jīng)過(guò)兩個(gè)核心環(huán)節(jié)：一是檔案信息采集。在這一過(guò)程中，必須保證信息的真實(shí)性和完整性，確保其能夠?qū)⑷藛T的資料信息全面反映出來(lái)。二是信息分類，采集到的檔案信息需要做好分類工作，為后續(xù)的歸檔和使用提供便利。醫(yī)院可以結(jié)合人事檔案管理的流程來(lái)對(duì)檔案管理相關(guān)的崗位進(jìn)行合理分配，將專業(yè)型人才和經(jīng)驗(yàn)型人才分配到適合的崗位，以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理。同時(shí)，還需要加強(qiáng)人事方案專項(xiàng)審核。東營(yíng)市第二人民醫(yī)院依據(jù)全市統(tǒng)一部署和要求，在2021年6月到10月期間積極開(kāi)展干部檔案的專項(xiàng)審核工作，完成時(shí)間確定后醫(yī)院迅速進(jìn)行審核方案的制定及具體工作的落實(shí)，成立了醫(yī)院干部人事檔案的專項(xiàng)審核領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)審核的內(nèi)容、范圍、方法和步驟等進(jìn)行明確和細(xì)化，對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)匯總和分析，并研究提出了初步的處理意見(jiàn)。通過(guò)此項(xiàng)工作的開(kāi)展，審核完成科級(jí)及副高以上、新入職員工檔案210余份，審核出存在問(wèn)題人員28人，并對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了調(diào)查認(rèn)定。醫(yī)院借助檔案審核的結(jié)果，將專項(xiàng)審核的結(jié)果當(dāng)作依據(jù)，及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)的管理、維護(hù)和更新。

（五）加快信息更新。一是應(yīng)該對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。醫(yī)院人事檔案信息需要根據(jù)人員變動(dòng)情況和履職變化及時(shí)進(jìn)行更新，如果信息更新不及時(shí)，會(huì)影響人事檔案的應(yīng)用效果。新時(shí)代背景下，醫(yī)院在實(shí)施人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該從完善基礎(chǔ)設(shè)施的角度，做好人事檔案管理系統(tǒng)的整改工作，進(jìn)一步提高其對(duì)于信息變化的靈敏度。在部門之間信息互通的前提下，應(yīng)該對(duì)人事檔案進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，滿足動(dòng)態(tài)化的管理需求。醫(yī)院要適當(dāng)增加人事檔案管理相關(guān)的資金和技術(shù)投入，保證檔案室內(nèi)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備充足。檔案室的布置需要將檔案材料的存儲(chǔ)需求考慮在內(nèi)，做好防塵和防潮工作，設(shè)置好分類存儲(chǔ)空間，對(duì)不同類型和不同介質(zhì)的檔案材料進(jìn)行分類存放，保證檔案資料的完整性和安全。二是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息管理。醫(yī)院要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，在遇到人事變動(dòng)的情況下，檔案管理人員需要及時(shí)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行更新，要求檔案信息和人員變動(dòng)信息保持一致。在針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理人員需要定期做好工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，完善相應(yīng)的電子檔案管理制度，對(duì)照醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，逐步改進(jìn)人事檔案信息化管理模式，提升檔案管理工作的專業(yè)性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案能夠?qū)n案持有人的專業(yè)能力、科研水平等客觀全面地反映出來(lái)，為醫(yī)院實(shí)施人力資源高效管理提供良好支撐。新的發(fā)展環(huán)境下，我國(guó)的醫(yī)療系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化，醫(yī)院人力資源管理取得了巨大的進(jìn)步。由于人事檔案管理本身并不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接利益，一直以來(lái)都處于不受重視的狀態(tài)。在未來(lái)醫(yī)療系統(tǒng)改革中，醫(yī)院必須切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作，將人事檔案的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于人才的深入挖掘及合理分配。