智慧會(huì)議應(yīng)用賦能企業(yè)數(shù)字融合業(yè)務(wù)

文/上海明華電力科技有限公司 毛佳敏 蔣逍遙

一、實(shí)施背景

上海明華電力科技有限公司（以下簡稱“明華電力”）綜合部為企業(yè)會(huì)議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)企業(yè)會(huì)議的統(tǒng)籌安排和協(xié)調(diào)工作，并配合相關(guān)會(huì)議主辦部門做好會(huì)務(wù)服務(wù)和相關(guān)后勤保障工作。會(huì)議管理工作包括大量的事務(wù)性內(nèi)容，例如：會(huì)議預(yù)約、會(huì)議通知、會(huì)場布置等。明華電力雖已將會(huì)議申請固化在信息系統(tǒng)上，但由于其審批流程設(shè)計(jì)煩瑣、模塊功能單一、不具備延展性等缺點(diǎn)，導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議管理人員仍通過線下方式管理會(huì)議室資源，不僅耗費(fèi)會(huì)議管理人員的大量時(shí)間精力，甚至由于執(zhí)行差錯(cuò)帶來企業(yè)內(nèi)部矛盾或返工等問題。

目前，各類信息技術(shù)高速發(fā)展，新一輪的科技革命和產(chǎn)業(yè)變革正在蓬勃興起。2020年，習(xí)近平總書記在《國家中長期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略若干重大問題》中強(qiáng)調(diào)：“我們要乘勢而上，加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，推動(dòng)各領(lǐng)域數(shù)字化優(yōu)化升級”。國家電力投資集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)公司”）在“2035一流戰(zhàn)略”中提出，要著力打好“存量牌”“增量牌”與“未來牌”，切實(shí)推動(dòng)集團(tuán)公司加快向清潔化、智慧化、市場化、集成化、國際化方向轉(zhuǎn)型。其中，全面推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加快建設(shè)“數(shù)字國家電投”是“未來牌”的重要一環(huán)。明華電力面對能源行業(yè)向數(shù)字化、智慧化、集成化發(fā)展的新趨勢，積極響應(yīng)集團(tuán)公司“2035一流戰(zhàn)略”，構(gòu)建適應(yīng)科技型企業(yè)發(fā)展的新機(jī)制，營造充滿活力的科技企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新氛圍，構(gòu)筑“低碳·智慧·共贏”的能源技術(shù)服務(wù)新業(yè)態(tài)，助力集團(tuán)公司打好“三副牌”。

二、主要做法

（一）打破部門壁壘，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同。明華電力綜合部主動(dòng)打破部門壁壘，與公司負(fù)責(zé)智能樓宇項(xiàng)目開發(fā)和PRO平臺(tái)開發(fā)的兩個(gè)業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商，牽頭組建了“智慧會(huì)議提升工作小組”，并以該工作小組為依托，分析挖掘各部門資源優(yōu)勢，形成“共同打造企業(yè)低碳、智慧、共贏的會(huì)議管理系統(tǒng)”的團(tuán)隊(duì)共識，通過塑造共享意識、打造互信團(tuán)隊(duì)文化，為工作小組應(yīng)對各種阻力挑戰(zhàn)打下基礎(chǔ)。

（二）堅(jiān)持問題導(dǎo)向，優(yōu)化改進(jìn)方案。工作小組圍繞公司現(xiàn)有會(huì)議管理過程中的痛點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行分析，利用5W2H作為思考框架，采用頭腦風(fēng)暴的方式進(jìn)行討論，充分挖掘會(huì)議過程中不同角色、不同會(huì)議場景、不同時(shí)間狀態(tài)、不同會(huì)議室等條件下的信息、服務(wù)和管理需求（如表1所示）。

表1 5W2H思考框架

經(jīng)充分討論，形成的智慧會(huì)議管理提升工作總體方案如下：

1.建設(shè)會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)與公司數(shù)字平臺(tái)聯(lián)動(dòng)。建設(shè)具備高效便捷、有擴(kuò)展性功能的會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)。員工可通過PC端、手機(jī)端、會(huì)議室交互門牌發(fā)起會(huì)議申請；該系統(tǒng)具有臨時(shí)延長會(huì)議、提前結(jié)束會(huì)議、周期預(yù)訂、短信通知、可視化分析的功能；通過該系統(tǒng)與公司PRO平臺(tái)鏈接，實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)單點(diǎn)登錄，用戶只需登錄PRO系統(tǒng)即可通過快速入口進(jìn)入會(huì)議預(yù)約界面；通過與智能樓宇中控平臺(tái)聯(lián)動(dòng)，會(huì)議開始前后可自動(dòng)開/關(guān)會(huì)議室燈光、窗簾、空調(diào)等設(shè)備，打造智能會(huì)議空間。

2.打造沉浸式數(shù)字融合業(yè)務(wù)營銷模式，協(xié)同聚力、賦能企業(yè)數(shù)字融合業(yè)務(wù)開發(fā)。以明華電力綜合部牽頭，聯(lián)合兩大業(yè)務(wù)部門，利用外部客戶來訪接待、會(huì)議活動(dòng)等契機(jī)，以智慧會(huì)議服務(wù)為紐帶，將公司PRO平臺(tái)、智能樓宇服務(wù)產(chǎn)品串聯(lián)在公司介紹、會(huì)務(wù)服務(wù)等過程中，為客戶帶來沉浸式數(shù)字業(yè)務(wù)體驗(yàn)，潛移默化地達(dá)到企業(yè)宣傳、業(yè)務(wù)營銷的目的，助力企業(yè)開拓?cái)?shù)字融合業(yè)務(wù)市場。

（三）樹立工程思維，推進(jìn)方案落地。明華電力智慧會(huì)議提升工作小組在推進(jìn)方案落實(shí)過程中曾遇到一些阻礙，例如：如何平衡需求沖突，在有限條件下如何保證系統(tǒng)開發(fā)結(jié)果滿足需要等。為此，工作小組引入了“工程思維”這一方法，有效確保智慧會(huì)議管理提升工作總方案按時(shí)完成。工程思維即永遠(yuǎn)以“資源有限，條件不足”為前提，去實(shí)現(xiàn)“現(xiàn)實(shí)世界”的目標(biāo)的一種思維模式。能夠快速幫助團(tuán)隊(duì)從思維困局中走出來，及時(shí)作出決斷，快速推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行。思維工具使用說明列示（如表2所示）。

表2 思維工具使用說明

三、實(shí)施效果

（一）極大提升了會(huì)議管理效率、管理質(zhì)量。通過建設(shè)優(yōu)化明華電力會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)、關(guān)聯(lián)配置管理設(shè)備、鏈接企業(yè)現(xiàn)有數(shù)字融合業(yè)務(wù)產(chǎn)品（PRO及智能樓宇系統(tǒng)），極大提升了明華電力會(huì)議管理各環(huán)節(jié)的可視化程度和使用便捷度（如表3所示）。

表3 針對會(huì)議管理痛點(diǎn)的改進(jìn)前后對比

（二）賦能明華電力數(shù)字融合業(yè)務(wù)開發(fā)。明華電力綜合部主動(dòng)“跨界”“出圈”，針對會(huì)議中的管理痛點(diǎn)，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門搭建智慧會(huì)議應(yīng)用模塊，與原公司業(yè)務(wù)平臺(tái)聯(lián)結(jié)形成新產(chǎn)品，并利用自身宣傳資源優(yōu)勢，協(xié)同業(yè)務(wù)部門打造沉浸式數(shù)字融合業(yè)務(wù)營銷模式，利用公司承辦重大會(huì)議活動(dòng)的契機(jī)，以會(huì)務(wù)服務(wù)過程為引線，向外部參會(huì)單位多方位展示智能樓宇、PRO系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，使參會(huì)人員沉浸式體驗(yàn)明華電力數(shù)字融合業(yè)務(wù)產(chǎn)品，從而形成一種新型的數(shù)字融合業(yè)務(wù)營銷模式，助力開拓明華電力數(shù)字融合業(yè)務(wù)市場工作。

四、評價(jià)與改進(jìn)

（一）評價(jià)方法。明華電力通過問卷調(diào)查的方式對此次智慧會(huì)議管理提升工作成效進(jìn)行了評價(jià)。綜合部分別從使用的便捷性、可視化功能、資源節(jié)約效果3個(gè)方面收集意見，總體滿意度達(dá)90%以上。

（二）存在的問題。由于平衡考慮運(yùn)營成本等因素，當(dāng)前明華電力將會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)后臺(tái)架設(shè)在公司內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器上，導(dǎo)致手機(jī)用戶需在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下才能登錄會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)，使用便捷度方面還有待進(jìn)一步提升；在資源節(jié)約方面，由于當(dāng)前運(yùn)行時(shí)間較短，空間資源、能源資源等利用數(shù)據(jù)較少，資源節(jié)約成效顯著性不夠。

（三）改進(jìn)的方向或設(shè)想。未來明華電力將通過信息系統(tǒng)不斷累積會(huì)議使用數(shù)據(jù)，針對利用率較低的會(huì)議室進(jìn)行原因剖析，設(shè)計(jì)改進(jìn)方案，提高利用率；觀察總結(jié)會(huì)議使用規(guī)律并進(jìn)行分析預(yù)測，合理規(guī)劃會(huì)前資源準(zhǔn)備工作。