醫(yī)院綜合檔案信息化管理路徑探討

文/山東濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 李莉莉 陳慶勇（通訊作者） 楊淑野 陳娜

醫(yī)院綜合檔案，是醫(yī)院發(fā)展中形成的、具有保存與利用價值的原始記錄，主要包括文字、圖表、聲像等資料，涉及黨政、人事、科研、教學(xué)、醫(yī)療服務(wù)等領(lǐng)域。如今，我國已進(jìn)入信息化時代，要想更好地在信息技術(shù)的支持下開展新興醫(yī)療服務(wù)，就必須對檔案資料進(jìn)行更準(zhǔn)確、更全面、更高效的管理。

一、信息技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的作用

（一）提高管理規(guī)范化。傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工管理為主，檔案信息的載體是紙質(zhì)，隨著保管時間的延長，易出現(xiàn)損壞、缺漏的情況，影響了檔案管理工作的開展；將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，解決了存儲空間緊缺的問題，有利于檔案資料長期保管，提高了檔案管理工作的規(guī)范化程度。

（二）方便信息查詢檢索。信息化時代，時間成本提高，人們非常重視效率。綜合檔案管理中，人們對檔案的使用需求增加，為縮短服務(wù)時間，必須對查詢檢索服務(wù)進(jìn)行改進(jìn)。在過去，檔案查找由人工完成，消耗的時間長，容易出現(xiàn)差錯，對紙質(zhì)檔案的反復(fù)查閱提高了損壞風(fēng)險；將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，管理人員提前對檔案進(jìn)行整理、分類和編目，查找時只需要輸入關(guān)鍵詞，就能明確目標(biāo)檔案的位置。相比之下，檔案信息的查詢檢索效率提高，縮短了檔案使用者的等待時間。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)、經(jīng)濟(jì)活動、項(xiàng)目建設(shè)中，需要查詢大量資料，其中就包括各種檔案。將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和軟件，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息的傳輸效率，在不同部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，能為實(shí)際工作提供便利。另外，得益于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的應(yīng)用，對檔案信息進(jìn)行深入挖掘，能進(jìn)一步提高利用價值，為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案信息化管理存在的問題

目前醫(yī)院雖然將信息技術(shù)引入檔案管理中，但實(shí)際工作中依然存在不少問題，主要表現(xiàn)在制度標(biāo)準(zhǔn)、人員素質(zhì)、系統(tǒng)開發(fā)、安全風(fēng)險等方面。

（一）制度標(biāo)準(zhǔn)不完善。醫(yī)院綜合檔案的信息化管理中需要完善的制度標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)和支撐。然而，醫(yī)院在信息化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理制度多是基于傳統(tǒng)制度體系改進(jìn)而來，導(dǎo)致存在不少漏洞，尤其是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不滿足要求。例如：檔案資料在收集和歸檔時，其保存格式不統(tǒng)一，影響后續(xù)查詢使用；紙質(zhì)檔案和電子檔案顧此失彼，管理制度和實(shí)際需求不吻合等。

（二）人員素質(zhì)待提升。醫(yī)院綜合檔案的管理，離不開專業(yè)的管理人員，信息化管理對人員的素質(zhì)提出更高要求。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在一些中小型醫(yī)院，尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高的地區(qū)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。例如：部分管理人員習(xí)慣紙質(zhì)檔案的管理模式，沒有接受信息化管理培訓(xùn)；對信息安全問題的認(rèn)識不足，安全防護(hù)意識薄弱，檔案利用時可能造成數(shù)據(jù)泄露、丟失等。

（三）系統(tǒng)開發(fā)不足。檔案的價值之一就體現(xiàn)在開發(fā)利用上，醫(yī)院在引入信息化設(shè)施的過程中，將各種檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)。但是，信息化管理并不是簡單地錄入信息進(jìn)行保存，更重要的是篩選有價值的信息并加以運(yùn)用。要想做到這一點(diǎn)，就必須配備功能完善的軟硬件系統(tǒng)支持。然而目前醫(yī)院在檔案信息管理平臺上的研發(fā)投入不足，限制了信息化管理的發(fā)展進(jìn)程，檔案信息的價值沒有得到充分利用。

（四）存在安全風(fēng)險。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，從人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚瑱n案資源的查詢和使用更加方便快捷，安全風(fēng)險也隨之提高。一方面，因檔案信息化建設(shè)不完善、安全管理機(jī)制不健全、管理人員的安全意識薄弱，會產(chǎn)生安全隱患；另一方面，病毒入侵、黑客攻擊時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測能力低，未采用安全防護(hù)技術(shù)，或沒有及時進(jìn)行升級更新，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、丟失、擅自刪改等情況。

三、醫(yī)院綜合檔案信息化管理路徑分析

基于檔案信息化管理存在的問題，以及檔案管理工作的實(shí)際需求，筆者從思想、制度、技術(shù)、智力、安全5個路徑，詳細(xì)闡述檔案信息化管理措施，以加快信息化建設(shè)速度，切實(shí)提高檔案管理水平。

（一）思想路徑。積極轉(zhuǎn)變思想理念，加大對信息化管理的正確認(rèn)知，是醫(yī)院綜合檔案信息化管理的前提。第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和所有職工，要認(rèn)識到檔案信息化管理的重要意義。通過信息化建設(shè)，加快醫(yī)院改革進(jìn)程，提高現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新。要加強(qiáng)相關(guān)宣傳工作，明確檔案信息化管理的必要性和緊迫性，提供人力、物力和資金支持，促使檔案管理人員更新理念。第二，樹立敢于創(chuàng)新探索的精神，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和未來需求，擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，除了檔案管理以外，逐步覆蓋醫(yī)務(wù)、政務(wù)、人事管理等領(lǐng)域，為信息化管理創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。第三，堅(jiān)持“以人為本”的原則，檔案信息化管理要服務(wù)患者、服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)檔案使用者，檔案管理部門要有正確的定位，從管理型轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

（二）制度路徑。應(yīng)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、完善的管理制度，確保醫(yī)院綜合檔案信息化管理工作順利推進(jìn)。第一，以《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等為標(biāo)準(zhǔn)，從檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六大環(huán)節(jié)入手，建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，助力日常管理工作的開展。第二，結(jié)合如《綜合檔案信息化安全保密制度》《檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度》《數(shù)字檔案鑒定銷毀制度》等，制定管理制度細(xì)則，部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督制度落實(shí)到位，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)定期開展檢查工作。第三，將綜合檔案的信息化管理工作，納入日常考核范疇，制定針對性的考核體系和評價指標(biāo)，發(fā)揮出剛性約束作用。同時，設(shè)置合理的獎懲措施，和考核結(jié)果直接掛鉤，用來激發(fā)檔案管理人員的積極性，發(fā)揮出柔性激勵作用。

（三）技術(shù)路徑。應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新型信息技術(shù)，加快信息化系統(tǒng)建設(shè)，形成精簡實(shí)用、高效便捷的信息化管理流程，加大檔案資源的開發(fā)利用程度。第一，建設(shè)綜合檔案資源庫。SQL Server數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，和醫(yī)院其他管理系統(tǒng)具有良好的相容性，便于檔案數(shù)據(jù)在不同部門之間高效交換和遷移，打破部門壁壘，實(shí)現(xiàn)資源共享。第二，建設(shè)綜合檔案信息化管理系統(tǒng)。結(jié)合新醫(yī)改的相關(guān)需求，采用C/S或B/S架構(gòu)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，利用關(guān)系數(shù)據(jù)庫查詢語言對檔案進(jìn)行檢索。在此過程中，XML、Web Services技術(shù)的應(yīng)用，可解決環(huán)境易構(gòu)、技術(shù)異構(gòu)等問題，避免出現(xiàn)“信息孤島”。第三，建設(shè)綜合檔案信息化服務(wù)網(wǎng)站。在局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，將檔案資源傳輸至網(wǎng)站上，進(jìn)一步提高檔案的利用效率，打破時間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的實(shí)時性，更好地滿足檔案使用者的個性化需求。

（四）智力路徑。醫(yī)院應(yīng)建立一支有知識、懂技術(shù)、會管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍，在招聘、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等環(huán)節(jié)發(fā)力，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，醫(yī)院綜合檔案管理的范圍廣、設(shè)施全，應(yīng)利用好這個優(yōu)勢，在醫(yī)院內(nèi)部培養(yǎng)檔案信息化人才，采用進(jìn)修、委培、上掛下派等方式，實(shí)現(xiàn)自覺培養(yǎng)。第二，信息技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行在崗培訓(xùn)，制定長期培訓(xùn)規(guī)劃，提供充足的資金支持，采用多樣化的培訓(xùn)方式，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。第三，根據(jù)綜合檔案信息化建設(shè)需要，組織開展交流研討活動，邀請?jiān)擃I(lǐng)域的專家、學(xué)者進(jìn)行授課，打造濃厚的檔案信息化管理氛圍，提高檔案管理人員的信息化能力。

（五）安全路徑。醫(yī)院綜合檔案信息化管理中，應(yīng)利用技術(shù)保障檔案信息安全，為檔案的使用創(chuàng)造安全環(huán)境。第一，電子檔案的內(nèi)容易修改，應(yīng)保護(hù)好檔案原件，采用信息錄入、拍照、掃描傳真等方式形成電子文件。對電子文件進(jìn)行整理時，將文件修改為“只讀”模式，防止隨意刪改。第二，注重醫(yī)院印章管理、文件簽署等環(huán)節(jié)，為保證檔案的憑證作用，發(fā)揮出檔案的法律效力，應(yīng)制定完善的印章使用管理制度，規(guī)范執(zhí)行文件簽署流程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)完整。第三，合理選用安全防護(hù)技術(shù)，例如電子印章、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等。檔案管理人員應(yīng)熟練使用防火墻、認(rèn)證、入侵檢測、安全審計(jì)等技術(shù)，拒絕非法訪問，防止病毒入侵和黑客攻擊。

四、醫(yī)院綜合檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

結(jié)合醫(yī)院綜合檔案的管理需求和醫(yī)院OA系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，基于B/S技術(shù)架構(gòu)，介紹綜合檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用情況。

（一）需求分析。1.部門需求。設(shè)計(jì)綜合檔案信息化管理系統(tǒng)，除了滿足普通管理需求外，還要滿足部門的特殊需求：（1）評聘需求。醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、人力資源部，需要對職工的論文、著作、專利進(jìn)行審核，結(jié)合檔案信息，為職稱評定、職務(wù)晉升提供支持。（2）評優(yōu)評先需求。醫(yī)院選擇進(jìn)修人才、選拔業(yè)務(wù)骨干、進(jìn)行榮譽(yù)評審時，需要查詢檔案信息，為評優(yōu)評先提供支持。（3）課題申報(bào)需求。醫(yī)技、臨床和后勤管理等部門，每年會進(jìn)行課題申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng)，需查詢檔案中已有的科研成果，來評估課題申報(bào)人的科研能力。2.個人需求。不同用戶對檔案的使用需求有差異，主要分為以下幾類：（1）文書檔案。行政、醫(yī)務(wù)、科研工作者對文書檔案的使用需求較高，日常工作中會產(chǎn)生大量的文書檔案資料。（2）科技檔案?；ㄞk、護(hù)理部、藥劑科室等，對科技檔案的使用需求較高，需要查詢醫(yī)保、藥品使用、醫(yī)療物資供應(yīng)情況。（3）專屬檔案。以財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案為主，主要服務(wù)于財(cái)務(wù)部門和帶教工作。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)。1.總體架構(gòu)。本系統(tǒng)采用B/S技術(shù)架構(gòu)，充分利用新型信息技術(shù)，用戶可在任意時間和地點(diǎn)，完成登錄、查詢、下載、打印檔案等活動?；贐/S架構(gòu)下，該系統(tǒng)的安全性、時效性和實(shí)用性較強(qiáng)。2.系統(tǒng)分層。如圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分為三層：（1）用戶層面對應(yīng)客戶端，分為檔案查詢錄入界面、檔案應(yīng)用界面和管理員界面。（2）應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層面對應(yīng)服務(wù)器端，其中應(yīng)用層包括文書檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等，可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱、歸還等任務(wù)。（3）數(shù)據(jù)層是利用MySQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將各種檔案資源歸入對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。3.技術(shù)路線。（1）分析用戶對綜合檔案的使用需求，建立MySQL數(shù)據(jù)庫，對不同類型的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)構(gòu)建。（2）使用腳本語言超文本預(yù)處理器完成網(wǎng)頁設(shè)計(jì)，建立用戶端界面，實(shí)現(xiàn)檔案錄入、查詢、管理等功能；采用Post方式，將用戶錄入的信息傳輸至Web服務(wù)器；利用PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言，將用戶需要的檔案信息，以Txt、Excel等格式呈現(xiàn)出來。（3）用戶端的檔案查詢信息、檔案應(yīng)用信息、管理員界面信息，經(jīng)服務(wù)器解析獲取關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索和管理，并及時反饋給客戶端。

圖1 綜合檔案信息化管理系統(tǒng)的分層結(jié)構(gòu)

（三）系統(tǒng)應(yīng)用。1.構(gòu)建友好界面。包括用戶界面和管理員界面。其中，用戶界面服務(wù)于醫(yī)院綜合檔案的查詢、檢索、利用群體；管理員界面服務(wù)于綜合檔案的管理者，可對檔案進(jìn)行增刪、調(diào)整。界面操作簡單，具有容錯功能，可優(yōu)化用戶體驗(yàn)。2.設(shè)置功能模塊。在用戶界面，設(shè)置檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、管理等模塊，進(jìn)一步細(xì)化數(shù)據(jù)錄入菜單、查詢菜單、批量管理菜單，使設(shè)置功能模塊較為全面。其中，功能管理模塊有打印、管理、借閱查看等功能；系統(tǒng)管理模塊有留言管理、日志查看、密碼管理等功能，并且預(yù)留了擴(kuò)展功能。

（四）應(yīng)用優(yōu)勢。該系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢包括：1.安全性。為不同用戶賦予不同權(quán)限，普通用戶只能查閱檔案信息，沒有修改權(quán)限。2.時效性。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，檔案信息可隨時隨地查詢，打破時空限制，縮短等待時間。3.實(shí)用性。系統(tǒng)預(yù)留了功能模塊，以滿足醫(yī)院發(fā)展過程中新增加的檔案類型，系統(tǒng)應(yīng)用更加靈活高效。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案信息化管理，能提高管理規(guī)范化，方便信息查詢檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。針對目前管理中的問題，文章從思想、制度、技術(shù)、智力、安全5個路徑闡述了檔案信息化管理措施，并介紹了該管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用情況，能為醫(yī)院綜合檔案管理工作提供參考。