公路工程檔案管理分析研究

王軍平

（漢中市公路局寧強(qiáng)公路段，陜西漢中 723000）

0 引言

隨著公路工程事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸被社會(huì)所重視。檔案管理工作可以為公路工程建設(shè)的質(zhì)量評(píng)價(jià)，后期維修運(yùn)營(yíng)和今后的施工建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持，對(duì)公路工程具有較為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。因此，對(duì)公路工程檔案管理工作的要求不斷提高，需要進(jìn)一步深化公路工程檔案管理工作的分析研究，在不斷研究、討論、實(shí)踐中發(fā)展公路工程檔案管理工作。

1 公路工程檔案管理工作概述

公路工程中檔案管理工作主要包含立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、檔案歸檔保存等方面的內(nèi)容。針對(duì)逐漸嚴(yán)格的要求，檔案管理工作崗位需要工作人員實(shí)事求是，獲取第一手公路工程建設(shè)資料，為后期公路運(yùn)營(yíng)和維護(hù)提供資料支持。在歷史發(fā)展過(guò)程中，確保公路工程建設(shè)資料的真實(shí)性，為以后公路工程規(guī)劃建設(shè)提供指導(dǎo)。完整的公路工程檔案可以在后期的修理、建設(shè)，道路規(guī)劃、擴(kuò)建、改建等方面提供科學(xué)合理的依據(jù)。因此，要建設(shè)健全完善的公路工程項(xiàng)目，檔案管理工作是必不可少的一環(huán)。但我國(guó)公路工程建設(shè)行業(yè)一直以來(lái)對(duì)檔案管理工作不夠重視。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)形勢(shì)的轉(zhuǎn)變，國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合發(fā)布了幾項(xiàng)檔案管理驗(yàn)收方法規(guī)定，公路工程建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作逐漸得到重視，成為較為重要的研究課題。

在建設(shè)檔案驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，必須嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展改革委所發(fā)布的相關(guān)規(guī)定完成。首先，所有項(xiàng)目的檔案是工程竣工驗(yàn)收時(shí)必須提交到相關(guān)部門(mén)的重要資料，應(yīng)由檔案管理部門(mén)獲取第一手真實(shí)且有效的工程資料。未經(jīng)批準(zhǔn)或沒(méi)有驗(yàn)收合格的公路工程建設(shè)項(xiàng)目不能夠完成竣工驗(yàn)收，不能夠進(jìn)入下一步環(huán)節(jié)。其次，檔案管理工作在公路工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中非常重要，需要工程施工團(tuán)隊(duì)的管理人員及檔案部門(mén)重視檔案的真實(shí)性和有效性。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，團(tuán)隊(duì)若沒(méi)有完整的檔案資料，可被一票拒絕竣工。除此之外，公路工程建設(shè)項(xiàng)目的前期施工、后期管理、維護(hù)、使用、改建、擴(kuò)建都需要檔案作為資料支持。若檔案收集不齊全，部分規(guī)范不真實(shí)，檔案存在虛假信息或檔案信息不完整都會(huì)導(dǎo)致后期的工作受到直接影響，公路工程也無(wú)法發(fā)揮最大效益。最后，對(duì)于公路工程而言，檔案管理工作及檔案管理工作人員是非常重要的一環(huán)，需要各方領(lǐng)導(dǎo)及從業(yè)人員了解檔案管理工作的重要性，并做好相應(yīng)的檔案收集、管理、分析工作，根據(jù)國(guó)家檔案局及國(guó)家發(fā)展改革委的相關(guān)規(guī)定，完成公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。

2 公路工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)較為薄弱

檔案管理工作需要管理工作人員有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，能夠面對(duì)較大的工作量。然而，一直以來(lái)，國(guó)內(nèi)公路工程建設(shè)項(xiàng)目中對(duì)檔案管理工作的意識(shí)極其薄弱。檔案管理工作人員通常無(wú)法滿足嚴(yán)格的檔案管理工作要求，不管是工程承包方、發(fā)包方還是監(jiān)理部門(mén)往往不會(huì)配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，通常由其他部門(mén)的工作人員兼職完成檔案管理工作。因此，部分公路工程建設(shè)項(xiàng)目在后期沒(méi)有完善、真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案資料。公路工程建設(shè)單位的發(fā)包人通常不會(huì)按照檔案管理規(guī)章制度措施完成信息的歸檔整理，監(jiān)理單位也會(huì)忽視工程團(tuán)隊(duì)的檔案管理工作監(jiān)督，許多公路工程監(jiān)理單位僅關(guān)注工程的質(zhì)量、安全等外業(yè)監(jiān)管。因此，國(guó)內(nèi)的公路工程檔案管理存在較大的問(wèn)題，主要來(lái)源于公路工程各個(gè)單位檔案管理意識(shí)較為薄弱，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目的重要性，直接影響了后期維修、擴(kuò)建、改建、運(yùn)營(yíng)的順利實(shí)施。

2.2 檔案管理力度不足

由于公路工程建設(shè)單位各個(gè)部門(mén)的管理人員對(duì)檔案管理工作的意識(shí)薄弱，因此沒(méi)有較強(qiáng)的監(jiān)管力度。首先，公路工程的檔案管理工作沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督管理部門(mén)或指導(dǎo)人員監(jiān)督指導(dǎo)，檔案管理部門(mén)得不到一手資料。其次，在工程施工過(guò)程中，通常只追求片面的工程進(jìn)度，不考慮檔案管理工作的監(jiān)理監(jiān)管力度，通常無(wú)法獲取工程施工的實(shí)時(shí)進(jìn)度情況等方面的完整檔案。再次，公路工程的各個(gè)部門(mén)沒(méi)有要求檔案管理工作人員深入施工現(xiàn)場(chǎng)第一線。很多檔案管理工作人員從開(kāi)始施工到竣工驗(yàn)收都沒(méi)有機(jī)會(huì)深入施工現(xiàn)場(chǎng)了解一手資料。許多施工單位沒(méi)有做好檔案管理工作的必要性宣傳，使得工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。最后，監(jiān)理工程師沒(méi)有嚴(yán)格履行檔案管理工作的規(guī)章制度，對(duì)檔案材料的審核較為敷衍。通常對(duì)檔案信息資料審核僅流于表面，簽字即認(rèn)為審核完成。因此在后期施工階段及竣工驗(yàn)收階段，都存在監(jiān)管力度不足的問(wèn)題，無(wú)法保證公路工程的檔案資料的準(zhǔn)確且完整。

2.3 檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的意識(shí)薄弱，沒(méi)有做好檔案管理工作的必要性宣傳，因此許多單位的檔案管理工作人員均為臨時(shí)人員或兼職人員，身兼數(shù)職，無(wú)法保證在整個(gè)施工階段有效地獲取信息，保證檔案的完整性。檔案管理工作人員缺乏完善的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此也不會(huì)根據(jù)一定的規(guī)范性和及時(shí)性，嚴(yán)格把握公路工程管理工作的質(zhì)量。其次，許多公路工程施工單位的檔案管理工作并沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的規(guī)范條例，導(dǎo)致所有的檔案信息都是被動(dòng)獲取，只有技術(shù)單位、施工單位主動(dòng)移交檔案才能夠獲取檔案。有許多單位甚至不會(huì)采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)獲取檔案信息，導(dǎo)致許多公路工程建設(shè)單位的檔案歸檔不規(guī)范，檔案質(zhì)量參差不齊，不能保證檔案的完整性和及時(shí)性。

2.4 檔案管理工作制度不夠完善

公路工程建設(shè)項(xiàng)目通常周期較長(zhǎng)，參與單位眾多，設(shè)計(jì)領(lǐng)域廣泛，需要的資金較大，材料、人工、設(shè)備等數(shù)據(jù)較為復(fù)雜。然而部分公路工程建設(shè)單位對(duì)上述內(nèi)容的檔案管理工作流于表面，沒(méi)有做到貫徹落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，不能按照工程檔案監(jiān)督管理機(jī)制完成工作，甚至有部分公路工程建設(shè)單位沒(méi)有完整的工程檔案管理監(jiān)督機(jī)制和檔案管理制度，也沒(méi)有做好宣傳及培訓(xùn)。

在公路工程建設(shè)過(guò)程中，人員的流動(dòng)性較大，需要各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)完善的規(guī)章制度和考核機(jī)制約束工作人員。然而檔案管理工作通常缺乏完善的管理機(jī)制，許多單位沒(méi)有將檔案管理工作納入考核機(jī)制，導(dǎo)致工作過(guò)于隨性。部分工作人員不重視檔案管理工作，檔案信息出現(xiàn)疏漏、流失等現(xiàn)象也不會(huì)有相應(yīng)的懲罰。因此，許多工作人員不注意檔案信息的完整性和及時(shí)性，導(dǎo)致整個(gè)公路工程的檔案信息不準(zhǔn)確，不完整，嚴(yán)重?fù)p害了公路工程檔案對(duì)后期維護(hù)、擴(kuò)建、改建、運(yùn)營(yíng)工作的作用。

3 公路工程檔案管理工作對(duì)策分析

3.1 加強(qiáng)工程檔案管理的意識(shí)

我國(guó)地方公路工程建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合公路工程檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，讓公路工程建設(shè)單位中的所有工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提高監(jiān)管單位對(duì)檔案管理部門(mén)的約束，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)對(duì)自身工作的要求。通過(guò)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，按照分級(jí)管理原則提高各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理部門(mén)的重視程度。按照總體要求，明確由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)，將檔案管理工作完全融入公路工程建設(shè)單位的日常管理工作，使監(jiān)管單位重視檔案管理工作，檔案管理工作人員在統(tǒng)一的監(jiān)督管理下更好地完成工作。

除此之外，檔案管理工作人員的工作意識(shí)需要逐漸強(qiáng)化，提高整體的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理工作人員不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，積極參與檔案管理工作和檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面掌握檔案管理工作技巧，確保每一項(xiàng)公路工程的檔案齊全、完整、系統(tǒng)、精確且及時(shí)。檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)與工程技術(shù)人員取得聯(lián)系，加強(qiáng)自身的服務(wù)能力，與公路工程建設(shè)單位的所有工作人員通力合作，做好公路工程中的檔案管理工作。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)管力度

首先，應(yīng)該將公路工程檔案管理部門(mén)作為公路工程建設(shè)單位重要的組成部分，使各個(gè)主要的管理部門(mén)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。所有的檔案管理工作內(nèi)容應(yīng)有明確的主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，將檔案管理工作合理劃分，成為公路工程建設(shè)管理工作的一部分。其次，做好檔案管理工作重要性，嚴(yán)肅性的宣傳工作，準(zhǔn)許檔案管理工作人員深入施工現(xiàn)場(chǎng)第一線，及時(shí)有效地獲取第一手檔案數(shù)據(jù)，以較為嚴(yán)肅的工作態(tài)度完成檔案收集、管理、分析工作。強(qiáng)化公路工程建設(shè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)管力度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，使用現(xiàn)代化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為檔案管理工作的輔助工具，應(yīng)用適合的軟件和系統(tǒng)輔助工作人員完成檔案管理工作，使檔案管理工作逐漸現(xiàn)代化、信息化。再次，監(jiān)理工程師應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度審核檔案信息材料，加強(qiáng)對(duì)每一份重要信息的監(jiān)管和審查力度，確保在施工過(guò)程及竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)都能夠保證每一份檔案信息資料準(zhǔn)確且完整。將檔案管理工作的質(zhì)量納入工程建設(shè)質(zhì)量，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)依法執(zhí)行，依規(guī)完成。最后，項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該嚴(yán)格審核檔案管理部門(mén)上交的審核報(bào)告，保證所有檔案的完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案工作的質(zhì)量。

檔案管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)監(jiān)督檢查并指導(dǎo)檔案管理工作人員的工作進(jìn)展，深入基層，了解工作人員的服務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度，積極指導(dǎo)工作人員嚴(yán)格貫徹我國(guó)公路建設(shè)工程的工作條例，及時(shí)糾正工作人員在檔案收集、管理、分析工作中存在的問(wèn)題。一旦發(fā)現(xiàn)資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，系統(tǒng)應(yīng)用不熟練，信息收集不齊全，質(zhì)量不過(guò)關(guān)等問(wèn)題，及時(shí)糾正，有效地提高公路工程檔案的歸檔質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力

公路工程檔案管理基層人員應(yīng)該提高檔案管理服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、終身學(xué)習(xí)意識(shí)、安全意識(shí)。充分發(fā)揮自身的學(xué)習(xí)能力，認(rèn)真完成工作，在不斷發(fā)展的公路工程行業(yè)及檔案管理行業(yè)中，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。在現(xiàn)代化，多樣化的時(shí)代背景下，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)和方法，提高檔案管理工作能力。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案立卷、標(biāo)引編目、保管統(tǒng)計(jì)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案管理工作能力和信息化技術(shù)的操作水平。對(duì)于非專(zhuān)職的檔案工作人員，應(yīng)該定期開(kāi)展進(jìn)修培訓(xùn)，幫助其提高專(zhuān)業(yè)能力。所有入職檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)該具有相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)證書(shū)和相關(guān)院校畢業(yè)證明，嚴(yán)格把關(guān)入職人員的各項(xiàng)能力，確保檔案管理人員具有較強(qiáng)的檔案管理綜合工作能力，掌握足夠的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能。

檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合能力會(huì)直接影響公路工程檔案管理工作的質(zhì)量。因此，公路工程建設(shè)單位應(yīng)該定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，從基礎(chǔ)知識(shí)、工程管理業(yè)務(wù)、信息化檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)到公路工程檔案收集整理的基礎(chǔ)能力都需要不斷地培訓(xùn)。在實(shí)際的操作中，不斷地強(qiáng)化知識(shí)，通過(guò)探討、交流、研究，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而提高自身的綜合能力。

3.4 完善檔案管理工作機(jī)制

構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制，需要公路工程建設(shè)主管部門(mén)及所有與檔案管理工作相關(guān)的單位根據(jù)實(shí)際情況，定期學(xué)習(xí)國(guó)家工程檔案管理法規(guī)和制度，不斷探索檔案管理工作的規(guī)章制度，完善公路工程建設(shè)單位的檔案管理工作機(jī)制。完整且長(zhǎng)效的工作機(jī)制能夠激勵(lì)檔案管理工作人員在不斷改革的新形勢(shì)下，一直保持較為積極的工作態(tài)度，有終身學(xué)習(xí)的工作理念，不斷地強(qiáng)化自身工作能力，為檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。公路工程建設(shè)單位應(yīng)該實(shí)時(shí)掌握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化，不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，針對(duì)自身存在的問(wèn)題查漏補(bǔ)缺，保障公路工程檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》以及公路工程建設(shè)單位的實(shí)際情況，做好檔案管理工作，切實(shí)了解管理人員的工作進(jìn)展。通過(guò)績(jī)效考核和合理的獎(jiǎng)罰機(jī)制，有效地提高檔案管理工作人員的工作效率，確保檔案管理工作按照公路工程既定的計(jì)劃實(shí)施。所有工作人員在自己的崗位上完成工作內(nèi)容，與公路工程同步檢查，與檔案資料同步竣工驗(yàn)收，建立及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，逐漸完善公路工程的檔案管理工作監(jiān)督體系。

4 結(jié)語(yǔ)

由于現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理工作應(yīng)該增加信息化處理手段和設(shè)備，逐漸規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)公路工程的檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步，解決檔案管理工作目前所面臨的問(wèn)題，構(gòu)建長(zhǎng)效的工作機(jī)制等措施，不斷提升公路工程檔案管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)。通過(guò)有效的手段加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)水平，提高工作能力，強(qiáng)化綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于公路工程，服務(wù)于社會(huì)。