ERP 系統(tǒng)下企業(yè)財(cái)務(wù)成本管控策略研究

朱 麟

（資陽(yáng)中車電力機(jī)車有限公司，四川 資陽(yáng) 641300）

0 引 言

進(jìn)入信息時(shí)代，很多企業(yè)開始關(guān)注ERP 系統(tǒng)，思考如何利用ERP 系統(tǒng)提高企業(yè)管理效率，為企業(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)成本管理屬于企業(yè)內(nèi)部控制的有效手段，將ERP 系統(tǒng)引入財(cái)務(wù)成本管理工作中有助于提高財(cái)務(wù)成本管理效率，優(yōu)化財(cái)務(wù)成本管控機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

1 ERP 系統(tǒng)概述

企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）是指根據(jù)系統(tǒng)化管理理念，運(yùn)用信息技術(shù)為企業(yè)決策層以及職員提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP 系統(tǒng)通過軟件將企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，并整合企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提升經(jīng)營(yíng)效率。伴隨ERP 理論的日漸完善，已有眾多優(yōu)秀的ERP 系統(tǒng)與集成解決方案問世，常見的ERP 系統(tǒng)方案供應(yīng)商包括Oracle、SAP、用友、金蝶等，所提供的管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大，集成性好。其中，集成性屬于ERP系統(tǒng)最典型的特點(diǎn)，也是其最大的優(yōu)勢(shì)。該系統(tǒng)在后臺(tái)集成了多個(gè)功能模塊，包括項(xiàng)目管理、生產(chǎn)管理、銷售管理、物料管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)成本管理等模塊。在系統(tǒng)中數(shù)據(jù)模型是集成的，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義與標(biāo)準(zhǔn)，保證所保存數(shù)據(jù)的唯一性與共享性。不同模塊可根據(jù)相關(guān)規(guī)則直接引用或共享相關(guān)源頭數(shù)據(jù)，無(wú)須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換與翻譯，無(wú)須重復(fù)存儲(chǔ)，從而確保了數(shù)據(jù)的一致性、實(shí)時(shí)性和共享性。因此，ERP 系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)反映企業(yè)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)管理信息。

2 ERP 系統(tǒng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理的意義

2.1 促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理與運(yùn)營(yíng)管理的統(tǒng)一

將ERP 系統(tǒng)引入企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理工作中能使管理形式得到優(yōu)化與改進(jìn)?；趥鹘y(tǒng)層面來(lái)看，ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)成本管理概念得到進(jìn)一步拓展。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)成本管理只是針對(duì)財(cái)務(wù)工作，而極少涉及管理方面的內(nèi)容。而引入ERP 系統(tǒng)后，企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理工作可將企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷等不同環(huán)節(jié)加以整合，并將企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中涉及的全部?jī)?nèi)容納入財(cái)務(wù)成本管控范疇。這樣使企業(yè)各管理環(huán)節(jié)的內(nèi)容與財(cái)務(wù)成本管理形成了一定的聯(lián)系?；诰C合理論體系的視角全面分析企業(yè)運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，可促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理的一體化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的企業(yè)全面管理。

2.2 對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)反映

將ERP 系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)財(cái)務(wù)成本管控中有助于突出財(cái)務(wù)管理的中心地位。系統(tǒng)能將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相區(qū)別，根據(jù)相關(guān)規(guī)定將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在此過程中規(guī)則是提前定義的，傳遞時(shí)間是及時(shí)的，在平日業(yè)務(wù)管理中并無(wú)過多干預(yù)，充分體現(xiàn)出業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的高度一致性。相較于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一般更清晰、明細(xì)，含有更豐富的信息量。在進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí)可利用系統(tǒng)的集成功能連接到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的前端，仔細(xì)分析這些數(shù)據(jù)，確定原因，預(yù)測(cè)趨勢(shì)，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提升。同時(shí)，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更科學(xué)的核算，獲得更加準(zhǔn)確、全面的信息，讓企業(yè)決策者能夠了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)動(dòng)態(tài)。如果發(fā)現(xiàn)超預(yù)算或超出計(jì)劃成本的問題，ERP 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)鎖死或發(fā)出警報(bào)，及時(shí)向企業(yè)預(yù)警，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。另外，ERP 系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置也能夠防止人為舞弊行為給企業(yè)造成的損失。

2.3 對(duì)成本流程加以優(yōu)化，提高成本管理質(zhì)量

為提高成本管控效率，需優(yōu)化現(xiàn)有的成本管理流程。綜合考慮成本管理流程與企業(yè)內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等要求，對(duì)ERP 系統(tǒng)進(jìn)行流程優(yōu)化，使管理流程更加科學(xué)合理，并滿足企業(yè)風(fēng)控與內(nèi)控的要求。將傳統(tǒng)的人工審核改為ERP 系統(tǒng)審核，通過對(duì)流程的優(yōu)化與固定，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的優(yōu)化控制。

3 ERP 系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理中的應(yīng)用

3.1 ERP系統(tǒng)下材料采購(gòu)成本的管控

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)類型不同，其成本分配也存在不小的差異。以生產(chǎn)制造類企業(yè)為例，對(duì)原材料的消耗量大，需要投入大量資金，原材料就占用了企業(yè)大量的流動(dòng)資金。為此，必須重視這類成本的管控。原料成本的管控流程如圖1 所示。管理層需確定好目標(biāo)成本，結(jié)合具體需求制訂計(jì)劃成本，再根據(jù)計(jì)劃成本確定合理的采購(gòu)數(shù)量。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃開展原材料采購(gòu)工作，之后進(jìn)行庫(kù)存管理。根據(jù)出庫(kù)單與現(xiàn)場(chǎng)的核銷盤點(diǎn)掌握原材料的用量，從而形成領(lǐng)料出庫(kù)單自動(dòng)匯總材料成本。單價(jià)、材料損耗、倉(cāng)儲(chǔ)成本是影響采購(gòu)成本的主要因素。利用ERP 系統(tǒng)的期間計(jì)劃就可以對(duì)該期間預(yù)計(jì)完成的生產(chǎn)目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)定量計(jì)算，得出理論材料需求量，進(jìn)而達(dá)到真實(shí)核算成本的目的。另外，采購(gòu)人員與成本控制人員要密切關(guān)注市場(chǎng)原材料的價(jià)格信息，一旦原材料價(jià)格下跌應(yīng)盡快開展預(yù)算，及時(shí)存貨，以較低價(jià)格購(gòu)入材料。存貨實(shí)行ABC 分類管理，采用循環(huán)盤點(diǎn)方式，以減少倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)的損失，并盡量縮短存貨周轉(zhuǎn)周期，以減少資金占用。出庫(kù)實(shí)行先進(jìn)先出，防止存放時(shí)間太久造成過期。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成庫(kù)齡表，方便工作人員管理，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期積壓庫(kù)存，及時(shí)進(jìn)行處理。

圖1 原料成本的管控流程

3.2 ERP系統(tǒng)下的人工成本管控

企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)本質(zhì)上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。若企業(yè)擁有更多技術(shù)型、專業(yè)型的人才，就可能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的位置。人才作為企業(yè)的重要資源，自然對(duì)薪資的追求也較高。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人工成本支出在總成本支出中的占比較大。在人工成本管理中主要實(shí)行合同管理，按照企業(yè)的招聘計(jì)劃與期間計(jì)劃開展勞務(wù)招標(biāo)工作。當(dāng)招聘員工結(jié)束后應(yīng)盡快把合同內(nèi)容輸入管理系統(tǒng)，同時(shí)，圍繞工作類型、工作內(nèi)容等信息開展預(yù)結(jié)算，獲取第一手的成本數(shù)據(jù)，便于對(duì)成本的有效控制。

3.3 ERP系統(tǒng)下固定資產(chǎn)成本管控

生產(chǎn)設(shè)備、廠房等固定資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)中的占比約為15%。若能對(duì)固定資產(chǎn)成本進(jìn)行有效控制能大幅提高企業(yè)的財(cái)務(wù)成本管理水平。關(guān)于固定資產(chǎn)的管理是以總體計(jì)劃與期間計(jì)劃為依據(jù)制訂采購(gòu)計(jì)劃，然后圍繞系統(tǒng)的固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)臺(tái)賬分析設(shè)備、自有資產(chǎn)等資源，從而確定租賃或調(diào)撥方式，構(gòu)建項(xiàng)目的設(shè)備臺(tái)賬，完成對(duì)固定資產(chǎn)的核算。薪資、設(shè)備的維修保養(yǎng)屬于固定資產(chǎn)的兩大成本構(gòu)成要素。利用ERP 系統(tǒng)對(duì)上述資源進(jìn)行有效配置，能大幅提升設(shè)備的利用率，并盡量避免出現(xiàn)設(shè)備閑置現(xiàn)象。

3.4 利用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理

將ERP 系統(tǒng)引入企業(yè)管理中讓企業(yè)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理具有信息化、集成化的典型特征。在具體應(yīng)用過程中業(yè)務(wù)成本與財(cái)務(wù)成本在統(tǒng)計(jì)規(guī)則與業(yè)務(wù)處理流程方面存在不小的差異。而這種差異性導(dǎo)致兩個(gè)模塊間的信息傳輸面臨較大的困難。利用ERP 系統(tǒng)構(gòu)建成本科目就能讓兩個(gè)模塊間的數(shù)據(jù)信息有了溝通橋梁，讓成本數(shù)據(jù)具備財(cái)務(wù)科目的相關(guān)屬性，方便從不同維度反映項(xiàng)目成本。這有利于避免出現(xiàn)重復(fù)統(tǒng)計(jì)。在系統(tǒng)中項(xiàng)目管理模塊與財(cái)務(wù)管理模塊間的映射關(guān)系實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的通用與共享，而通過映射關(guān)系與BOTP 轉(zhuǎn)換函數(shù)可以將業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集成處理，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)模塊與業(yè)務(wù)模塊的一體化，使管理流程得到大幅度簡(jiǎn)化。各部門工作人員利用ERP 系統(tǒng)能完成財(cái)務(wù)單據(jù)的推送，節(jié)省人工傳輸?shù)臅r(shí)間，并提高了信息的準(zhǔn)確性。

4 ERP 環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理存在的不足

4.1 企業(yè)缺乏完善的ERP系統(tǒng)

導(dǎo)致ERP 系統(tǒng)尚不夠完善的因素主要包括外部因素與內(nèi)部因素。就外部因素而言，國(guó)內(nèi)從事ERP 軟件研發(fā)的公司大多不重視對(duì)用戶企業(yè)后期系統(tǒng)的優(yōu)化，將精力重點(diǎn)放在軟件開發(fā)的前期營(yíng)銷上，以獲取更多經(jīng)濟(jì)利益。新研發(fā)的ERP 系統(tǒng)讓企業(yè)用戶在實(shí)際應(yīng)用的過程中覺得與企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際或內(nèi)部管理的需求還存在一定的差距。由于任何新模式都需要較長(zhǎng)的時(shí)間去磨合，而軟件公司極少跟進(jìn)為用戶企業(yè)提供專門的維護(hù)服務(wù)。就內(nèi)部因素而言，部分企業(yè)用戶利用ERP 進(jìn)行投資決策時(shí)，過于相信ERP 軟件公司所宣傳的內(nèi)容，并未結(jié)合自身需求進(jìn)行充分的調(diào)研，沒有充分考慮企業(yè)的組織架構(gòu)、管理理念與ERP 系統(tǒng)的流程化管理模式是否相適應(yīng)，因此，導(dǎo)致ERP 中各子模塊間不能有效連接協(xié)調(diào)，不僅影響到管理效率，也增加了應(yīng)用成本。

4.2 財(cái)務(wù)信息安全管理水平有待提高

采用ERP 系統(tǒng)實(shí)施財(cái)務(wù)成本管理后，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的種類、風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)、表現(xiàn)形式都有了顯著的改變。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)成本管理風(fēng)險(xiǎn)主要集中在工作人員操作失誤、串通舞弊上，而現(xiàn)在則轉(zhuǎn)變?yōu)镋RP 系統(tǒng)的信息化安全管控風(fēng)險(xiǎn)。這要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)除了要掌握專業(yè)技能，還需了解與信息技術(shù)安全有關(guān)的常識(shí)。引入ERP系統(tǒng)后，企業(yè)長(zhǎng)期積累的關(guān)于內(nèi)控管理的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值被抵消，在新模式下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)將從零開始，傳統(tǒng)的內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)并不適用于ERP 系統(tǒng)。

4.3 企業(yè)財(cái)務(wù)工作者的業(yè)務(wù)能力有待提升

盡管很多企業(yè)引入了ERP 系統(tǒng)，但該系統(tǒng)多處于半自動(dòng)化狀態(tài)。在進(jìn)行財(cái)務(wù)成本管控工作時(shí)，仍離不開財(cái)務(wù)人員的人工操作，這對(duì)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理能力提出了新的要求。為高效利用ERP 系統(tǒng)，收集企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)管理人員不僅要熟悉財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，還需了解企業(yè)其他部門的業(yè)務(wù)。然而現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)技能一般，信息化能力有待提升，對(duì)其他部門的業(yè)務(wù)也不熟悉。這制約了ERP 系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理中的作用發(fā)揮。

5 應(yīng)用ERP 系統(tǒng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)成本管控的保障措施

5.1 強(qiáng)化安全防范意識(shí)，重視數(shù)據(jù)安全管理

為確保ERP 系統(tǒng)在財(cái)務(wù)成本管理中發(fā)揮積極作用，必須重視對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的保護(hù)，確保企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全，防止數(shù)據(jù)被篡改，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)主要有數(shù)據(jù)備份異常、數(shù)據(jù)被盜取、數(shù)據(jù)無(wú)法讀取等。在ERP 系統(tǒng)下企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全管理面臨更多挑戰(zhàn)。為此，要打造標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房，這屬于最基本的標(biāo)準(zhǔn)化硬件設(shè)施，能夠確保硬件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)機(jī)房數(shù)據(jù)采取標(biāo)準(zhǔn)化安全管理措施，需做好數(shù)據(jù)備份工作，完善自動(dòng)備份制度，設(shè)置安全系數(shù)更高的身份認(rèn)證門檻，合理設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，保障操作的合法性與合規(guī)性。另外，可運(yùn)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，確保數(shù)據(jù)安全。最后，要制定一套完善的系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)控與安全保密制度，對(duì)ERP系統(tǒng)人員操作權(quán)限授權(quán)必須嚴(yán)格控制，最大限度避免人為泄露風(fēng)險(xiǎn)。如果條件允許可聘請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)安全管理，嚴(yán)禁使用外帶的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，預(yù)防病毒入侵，從而保障企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

5.2 形成科學(xué)的溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息共享

ERP 系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部各部門及人員創(chuàng)設(shè)了良好的信息共享環(huán)境。部門之間要想充分交流，有效溝通，需構(gòu)建科學(xué)的溝通機(jī)制，為部門間的協(xié)作打好基礎(chǔ)。構(gòu)建健全的信息溝通機(jī)制，也屬于財(cái)務(wù)成本內(nèi)控管理的重要前提條件。這能促使各部門間有效傳遞、交換信息，利于部門間的數(shù)據(jù)共享，并對(duì)深化財(cái)務(wù)成本內(nèi)控管理有積極的作用。

5.3 加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)

不同于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)成本管理，ERP 系統(tǒng)下財(cái)務(wù)成本管理更關(guān)注對(duì)市場(chǎng)狀況的預(yù)測(cè)以及對(duì)歷史數(shù)據(jù)的研究，要求企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃與充分研究，及時(shí)修正目標(biāo)成本，使其符合企業(yè)的實(shí)際狀況。為此，企業(yè)需重視對(duì)ERP 專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。在人員招聘環(huán)節(jié)注意挑選出更多專業(yè)能力強(qiáng)的人才，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)在職財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)ERP 系統(tǒng)的使用方法、ERP 財(cái)務(wù)成本管理方法等，掌握目標(biāo)成本法等內(nèi)容，不斷提高企業(yè)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平，使其更好地適應(yīng)ERP 模式下的財(cái)務(wù)成本管理工作。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)法律、政策、企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)章制度等，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的法律意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，用道德這把尺子自覺規(guī)范自己的財(cái)務(wù)行為，杜絕違規(guī)操作引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，企業(yè)可與一些高校合作，構(gòu)建人才培養(yǎng)與輸送計(jì)劃，高校開設(shè)專門的ERP 財(cái)務(wù)管理專業(yè)，為企業(yè)輸送更多專業(yè)性人才。

6 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用為企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理提供了一種新模式，有助于理清成本的來(lái)龍去脈，精準(zhǔn)分析相關(guān)成本，從而為管理層決策提供有效的依據(jù)。為此，企業(yè)應(yīng)注重ERP 系統(tǒng)的運(yùn)用，充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)在財(cái)務(wù)成本管控中的作用，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。