工程檔案管理與建設(shè)工程質(zhì)量的關(guān)系論述

文／高培春 撫順市城市建設(shè)發(fā)展促進(jìn)中心 遼寧撫順 113000

引言：

建設(shè)工程和人們的生存、發(fā)展聯(lián)系緊密，工程質(zhì)量關(guān)乎人們的生命、財(cái)產(chǎn)安全，而工程檔案屬于建設(shè)工程的一部分，是開展工程驗(yàn)收工作、提升工作質(zhì)量的重要依據(jù)，即工程檔案和建設(shè)工程質(zhì)量二者關(guān)系密切，通過加強(qiáng)工程檔案管理工作，可以使建設(shè)工程在質(zhì)量上獲得比較充分的保證。

1、工程檔案管理的重點(diǎn)

工程檔案管理是根據(jù)建設(shè)活動(dòng)的進(jìn)展情況，通過圖紙、文字、聲像、圖表形式記錄的各項(xiàng)工作內(nèi)容，繼而開展收集、歸檔以及整理工作。一般情況下，工程建設(shè)時(shí)需將準(zhǔn)備工作做好，合理開展決策、設(shè)計(jì)、審批及確立工作，進(jìn)而完成驗(yàn)收工作，各項(xiàng)工作在實(shí)施時(shí)需保證準(zhǔn)確性，使后續(xù)工作順利推進(jìn)獲得比較充分的保證。如開展工程設(shè)計(jì)過程中，不僅需要將設(shè)計(jì)過程記錄下來，也需將設(shè)計(jì)結(jié)果記錄下來，保證項(xiàng)目造價(jià)的有效實(shí)施。同時(shí)工程開展時(shí)需做好施工物資整理、施工檢測(cè)記錄、施工試驗(yàn)記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)做出調(diào)整與優(yōu)化，進(jìn)而使工程整體效果獲得比較充分的保證。在開展工程檔案管理時(shí)，應(yīng)做好以下工作：首先，管理工作需體現(xiàn)出系統(tǒng)性。社會(huì)迅速發(fā)展過程中，建設(shè)管理也獲得了進(jìn)一步發(fā)展，逐漸形成了較為完善的體系。在實(shí)施建設(shè)工程檔案管理過程中，應(yīng)注重系統(tǒng)性的體現(xiàn)，推動(dòng)管理制度的完善，落實(shí)責(zé)任制度，嚴(yán)格執(zhí)行工作流程，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理整體水平的不斷提升。其次，檔案管理工作需保證有效性。我國(guó)在最初進(jìn)行工程檔案管理時(shí)，認(rèn)識(shí)并不是十分到位，項(xiàng)目可行性評(píng)估和項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)節(jié)往往存在一定問題，實(shí)施招投標(biāo)工作過程中存在不透明問題，未能嚴(yán)格根據(jù)要求施工，這對(duì)于檔案的完整性會(huì)產(chǎn)生較大不良影響。在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，各環(huán)節(jié)得到了極大程度的完善，推動(dòng)了檔案管理工作的不斷發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲得廣泛普及背景下，管理信息化水平明顯提高，管理工作發(fā)生了改變，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使工程檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)整理時(shí)更具合理性，在此過程中，需注重檔案管理工作有效性的體現(xiàn)。

2、工程檔案管理與建設(shè)工程質(zhì)量的關(guān)系

2.1 工程檔案成為業(yè)映工程實(shí)際建設(shè)過程的重要載體

一般情況下，在建設(shè)工程正式開始施工之前，便開始進(jìn)行工程檔案的積累，建設(shè)工程中的立項(xiàng)文件成為工程項(xiàng)目具體審批過程、決策過程以及確立過程的記錄，也是項(xiàng)目實(shí)施、經(jīng)費(fèi)落實(shí)的依據(jù)。工程項(xiàng)目在進(jìn)行概要設(shè)計(jì)、預(yù)算編制以及招投標(biāo)過程中均需將立項(xiàng)文件作為主要依據(jù)。同時(shí)項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、預(yù)算招投標(biāo)形成的文件材料成為詳細(xì)設(shè)計(jì)以及勘察測(cè)量時(shí)的主要依據(jù)，工程施工過程如果缺少文件積累，則難以保證工程順利進(jìn)行。實(shí)際施工時(shí)，文件材料和施工進(jìn)程之間聯(lián)系緊密，水泥、鋼筋等建筑材料在施工之前需開展送檢工作，在檢測(cè)合格的情況下才能在工程中使用，檢測(cè)材料為工程施工的重要依據(jù)，出現(xiàn)問題時(shí)需使用變更說明與調(diào)整指令。建設(shè)工程檔案可以將建筑工程質(zhì)量比較直接的業(yè)映出來。工程建設(shè)時(shí)，較多工序會(huì)受到下一道工序的掩蓋，工程在竣工以后檢測(cè)困難，同時(shí)也看不到，僅能通過錄像、照片、現(xiàn)場(chǎng)記錄以及圖紙等評(píng)價(jià)工程內(nèi)容。

2.2 工程檔案管理屬于控制工程建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

建設(shè)工程檔案這一概念具有靜態(tài)性，但是工程檔案管理卻具有動(dòng)態(tài)性，管理過程中，目的、結(jié)果均為構(gòu)建完整、真實(shí)且系統(tǒng)的工程檔案。針對(duì)這一過程開展深入分析可以發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理屬于項(xiàng)目管理的重要組成部分，并不是孤立、單獨(dú)的行為，進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中，在開展質(zhì)量控制時(shí)，將施工現(xiàn)場(chǎng)、施工組織作為切入點(diǎn)，工程質(zhì)量影響因素主要為材料、人員、機(jī)械、環(huán)境以及方法。從人員角度進(jìn)行分析，工作人員主要為建設(shè)工程中的技術(shù)人員，在進(jìn)行專門培訓(xùn)以后需要持證上崗，并且需保證人員的穩(wěn)定性。從材料角度進(jìn)行分析，建筑材料出廠合格證、檢測(cè)報(bào)告、使用說明等均關(guān)系到工程質(zhì)量，材料為工程主體。從機(jī)械角度進(jìn)行分析，機(jī)械設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度與使用屬于組織設(shè)計(jì)當(dāng)中的重要內(nèi)容。從方法角度進(jìn)行分析，對(duì)于施工工藝流程與施工方法的記錄變?yōu)槭┕と罩?。從環(huán)境角度進(jìn)行分析，施工前、施工中以及竣工以后需對(duì)環(huán)境進(jìn)行錄像與拍照，進(jìn)而將場(chǎng)地環(huán)境發(fā)生的變化比較充分的業(yè)映出來，這幾方面均在建設(shè)工程檔案編制內(nèi)容范圍內(nèi)。在一定程度上表明要想獲得工程質(zhì)量的有效控制，就需要科學(xué)開展工程檔案管理工作。

2.3 工程檔案管理成為提升工程建設(shè)質(zhì)量的有效手段

工程檔案管理從行政角度來講，具有一定強(qiáng)制性，強(qiáng)制性和建設(shè)行政職能之間可以進(jìn)行高度融合，可以將其作為行政許可獲取的前置條件，也可以將其作為進(jìn)行工程竣工審查的一部分。同時(shí)可以作為實(shí)施行政執(zhí)法檢查時(shí)的內(nèi)容，通過行政行為的實(shí)施，能夠促進(jìn)工程檔案管理工作的有效實(shí)施，提升工程整體建設(shè)質(zhì)量。利用工程檔案管理，可以促進(jìn)工程建設(shè)遵循施工標(biāo)準(zhǔn)展開施工，避免工程施工過程中出現(xiàn)敷衍、糊弄問題。也可以作為監(jiān)控手段實(shí)時(shí)控制建設(shè)管理工作，進(jìn)而使建設(shè)工程整體質(zhì)量獲得比較充分的保證。

2.4 工程檔案管理可以為建設(shè)工程驗(yàn)收提供參考依據(jù)

建設(shè)工程施工具有一定長(zhǎng)期性，為了使工程有序進(jìn)行，會(huì)記錄施工各環(huán)節(jié)，結(jié)合施工資料，形成施工詳細(xì)檔案，工程在竣工以后，需展開驗(yàn)收工作，驗(yàn)收需具有一定參考依據(jù)。通過工程檔案管理的實(shí)施，能夠詳細(xì)記錄工程各項(xiàng)信息，充分了解重要指標(biāo)，進(jìn)而使建設(shè)共成長(zhǎng)質(zhì)量驗(yàn)收獲得良好基礎(chǔ)。同時(shí)也能運(yùn)用分析工程檔案方式，了解工程在處理時(shí)是否存在問題，結(jié)合實(shí)際問題實(shí)施對(duì)應(yīng)有效解決措施，保證建設(shè)工程質(zhì)量。

3、影響建設(shè)工程質(zhì)量的工程檔案管理弊端問題

3.1 管理重視程度不夠

建設(shè)工程管理工作需要較多人員參與，但是往往存在片面強(qiáng)調(diào)質(zhì)量管理及安全管理，以致忽視了檔案資料方面的管理工作，未設(shè)置專門人員開展檔案管理工作，也未設(shè)立獨(dú)立部門，進(jìn)而對(duì)檔案管理整體工作的落實(shí)產(chǎn)生了一定不良影響。檔案需要進(jìn)行整理時(shí)，往往會(huì)運(yùn)用臨時(shí)整理方式，不僅難以保證檔案資料的齊全性，也會(huì)影響檔案收集，不能將建設(shè)工程整個(gè)施工過程充分業(yè)映出來，進(jìn)而對(duì)建筑工程驗(yàn)收工作產(chǎn)生不良影響。

3.2 隊(duì)伍專業(yè)水平較低

在開展建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，很多檔案管理工作人員并不是專業(yè)人員，在檔案管理方面缺少較高認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作比較簡(jiǎn)單，工作量也比較小，主要是進(jìn)行信息記錄、文件整理工作。進(jìn)行檔案管理的工作人員很多為年輕人，沒有深入生產(chǎn)一線工作的經(jīng)歷，在工程資料方面的認(rèn)識(shí)上存在一定缺陷，在開展檔案管理工作時(shí)，雖然可以根據(jù)具體的規(guī)章制度開展工作，但是難以及時(shí)解決資料問題，在資料退回以后不能做出合理修改。

3.3 檔案管理制度不全

建設(shè)工程進(jìn)行施工時(shí)，檔案管理工作往往會(huì)運(yùn)用傳統(tǒng)制度，雖然這種方式可以發(fā)揮作用，但是與當(dāng)前企業(yè)發(fā)展并不適應(yīng)。就當(dāng)前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀來講，建筑工程施工過程中，工程類型比較多，工程任務(wù)量比較大，并且施工周期較長(zhǎng)。在管理制度缺少健全性的情況下，管理工作可能會(huì)出現(xiàn)漏洞，對(duì)于工程的順利實(shí)施會(huì)產(chǎn)生較大的影響，也會(huì)降低工程質(zhì)量。

3.4 檔案管理質(zhì)量欠佳

當(dāng)前的建設(shè)工程檔案管理比較關(guān)注檔案收集工作，對(duì)于檔案資料檢定有所忽視，因此工程檔案中會(huì)存在保存價(jià)值欠缺的資料，這實(shí)際上對(duì)于檔案管理的優(yōu)化以及檔案的長(zhǎng)期存放會(huì)產(chǎn)生一定的不良影響。

3.5 檔案管理技術(shù)不高

檔案管理工作人員需具有較高的專業(yè)水平，不僅要有良好的專業(yè)知識(shí)，也需具備一定的技術(shù)水平，否則檔案難以實(shí)現(xiàn)正確分類，且文件材料也會(huì)出現(xiàn)漏存。但是當(dāng)前工作人員存在著技術(shù)水平較低的現(xiàn)象，檔案管理工作難以有效進(jìn)行。部分建設(shè)工程進(jìn)行施工時(shí)，檔案管理工作使用的軟件不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理基本要求，信息化管理存在相對(duì)落后的情況。

3.6 管理職責(zé)未能明確劃分

工程檔案展開的管理工作具有一定系統(tǒng)性，要想使管理工作充分發(fā)揮自身作用與價(jià)值，就需保證各項(xiàng)內(nèi)容分工明確且條理分明，進(jìn)而人員在工作中各司其職。在管理分工不夠明確的影響下，常常會(huì)發(fā)生職責(zé)不清問題，一旦出現(xiàn)問題便相互推諉。

3.7 檔案整理缺少規(guī)范性

展開檔案整理工作時(shí)，需針對(duì)資料展開分類、排列、組合，進(jìn)而體現(xiàn)出資料的有序化、系統(tǒng)化。這主要是由于檔案整理工作質(zhì)量會(huì)對(duì)檔案利用產(chǎn)生直接影響，在實(shí)施工程檔案管理中意義重大，但是在開展整理工作時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范整理現(xiàn)象，其中包括未能結(jié)合專業(yè)組卷、編目缺少規(guī)范性、次序較為混亂、排列不夠正確等，這就需要加強(qiáng)檔案整理工作的實(shí)施。

4、基于工程檔案管理提高建設(shè)工程質(zhì)量的有效策略

4.1 注重管理人員的認(rèn)識(shí)提升

在開展工程檔案管理過程中，為保證工作完善性，需要檔案管理工作人員從思想上充分認(rèn)識(shí)開展檔案管理這一工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理宣傳，定期參加相關(guān)培訓(xùn)，提升管理工作人員思想認(rèn)識(shí)。具體實(shí)施時(shí)可以結(jié)合實(shí)際情況每周設(shè)置兩節(jié)課程，制定課程過程中需和工程具體情況相結(jié)合，保證培訓(xùn)和正常工作的有序進(jìn)行，在檔案管理正常進(jìn)行、發(fā)揮較好作用的情況下，可以適當(dāng)將培訓(xùn)課程減少。開展宣傳工作時(shí)，需注重互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，通過互聯(lián)網(wǎng)開展宣傳，可以通過企業(yè)管網(wǎng)或者內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)，內(nèi)容上可以利用視頻形式，工作人員可以隨時(shí)進(jìn)行瀏覽，避免學(xué)習(xí)受到時(shí)空限制。進(jìn)而使檔案管理工作可以更具有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，工作人員可以結(jié)合檔案管理具體要求落實(shí)管理工作，提升檔案管理工作整體效果。

4.2 推動(dòng)管理人員的配置優(yōu)化

對(duì)建設(shè)工程而言，檔案資料管理這項(xiàng)工作具有一定的特殊性。建設(shè)工程中涉及的工作內(nèi)容比較多，也比較分散，整體周期較長(zhǎng)，施工內(nèi)容十分復(fù)雜，進(jìn)行工程檔案管理時(shí)，文本資料和數(shù)據(jù)較為龐大，因此需要管理人員能夠形成良好的責(zé)任心，管理諸多資料時(shí)，細(xì)致進(jìn)行分類、錄入以及整合工作。在選拔檔案管理工作人員時(shí)，可以在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施，這主要是由于內(nèi)部人員具有施工經(jīng)驗(yàn)，可以了解施工現(xiàn)場(chǎng)情況，開展檔案管理工作時(shí)能夠做到得心應(yīng)手。同時(shí)可以運(yùn)用外聘來完善要求，讓專業(yè)檔案管理人員參與進(jìn)來，使管理隊(duì)伍整體更具活力。為保證人員管理效果，可以運(yùn)用定期方式對(duì)管理人員進(jìn)行考核，考核不僅單純停留在技能層面，也需要將管理人員的工作態(tài)度納入其中。

4.3 重視管理制度的不斷完善

為了使檔案管理在實(shí)施時(shí)的質(zhì)量和效率獲得比較充分的保證，需構(gòu)建完整、合理的檔案管理制度，進(jìn)而使檔案管理可以順利正常進(jìn)行。具體實(shí)施時(shí)，可以從這幾方面考慮：首先，工程檔案管理需明確范圍。明確范圍的方式可以防止管理時(shí)由于漏記對(duì)工程施工進(jìn)度產(chǎn)生影響，避免重復(fù)記錄情況下將管理任務(wù)量增加。其次，需保證檔案管理工作部門在職能上的明確性，由職能部門針對(duì)管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，做好各項(xiàng)資料收集工作，重視資料保護(hù)與整理。同時(shí)工程建設(shè)過程中需設(shè)置專門人員進(jìn)行管理，通過定期方式將工程資料移交。最后，結(jié)合檔案分類方法中的內(nèi)容，針對(duì)檔案開展分類管理，歸檔文件在內(nèi)容方面需確保準(zhǔn)確性、完整性及系統(tǒng)性，文件應(yīng)保證為資料原件，傳真件和復(fù)印件也要一同進(jìn)行歸檔，然后進(jìn)行詳細(xì)說明。

4.4 提升檔案管理的整體質(zhì)量

在開展檔案管理工作時(shí)，首先需運(yùn)用逐級(jí)劃分方式開展統(tǒng)籌規(guī)劃，針對(duì)施工情況做出嚴(yán)格記錄，結(jié)合記錄規(guī)范實(shí)施資料填寫。在記錄當(dāng)中需使用黑色簽字筆，并且表格基于規(guī)范繪制，資料照片不能文本和原件一同裝訂，在復(fù)印情況下才能進(jìn)行裝訂。其次，記錄資料須經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后由相關(guān)負(fù)責(zé)人做出初次審核，資料在存在問題情況下應(yīng)重新進(jìn)行記錄，資料在不合格情況下，需經(jīng)過檔案管理部門實(shí)施第二次審核，存在問題的資料需向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人返回，將錯(cuò)誤內(nèi)容全部標(biāo)注出來，給出相關(guān)意見，使資料進(jìn)行重新整合。最后將合格資料進(jìn)行統(tǒng)一回收，結(jié)合工程名稱和工程類型將其記錄在案，及時(shí)錄入電腦。

4.5 增強(qiáng)檔案管理的科技水平

電子文檔具有易于傳閱、便于保存、精準(zhǔn)、清晰及自動(dòng)化生成的優(yōu)勢(shì)，管理較為便利。因此需注重檔案材料以電子文檔這一形式的呈現(xiàn)，針對(duì)已形成的文字版檔案實(shí)施資料掃描，這種方式可以使技術(shù)人員在進(jìn)行圖紙對(duì)照過程中更為便捷，便于備份，減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，也能防止紙質(zhì)文檔占用較多空間。同時(shí)在查找資料過程中，可以運(yùn)用一鍵查詢方式，使工作量極大程度的減少，保證整體工作效率，也能使后續(xù)工作更為便捷。在開展現(xiàn)代化工程檔案管理過程中，也需注重風(fēng)險(xiǎn)防范，加強(qiáng)安全保護(hù)。首先要注重檔案整理，對(duì)于已經(jīng)完工的檔案開展綜合整理，制作檔案清單，開展分類編目，將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來。其次，要做好信息備份，運(yùn)用不同方式開展保管工作，避免在意外情況下發(fā)生資料丟失。同時(shí)要推動(dòng)檔案編制創(chuàng)新改進(jìn)，提升工程檔案管理工作水平，進(jìn)而促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高。

4.6 保證各項(xiàng)職責(zé)明確劃分

管理人員應(yīng)了解工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)，積極履行自身在各方面的職責(zé)，高效開展各項(xiàng)工作。劃分工作內(nèi)容時(shí)，需結(jié)合工作流程和個(gè)人專業(yè)知識(shí)、專業(yè)特長(zhǎng)展開合理分工，詳細(xì)理清各項(xiàng)職責(zé)，在清明分工的基礎(chǔ)上可以做好配合工作，做好工作的細(xì)化與統(tǒng)籌。同時(shí)做好監(jiān)督檢查工作，進(jìn)行監(jiān)督檢查過程中，對(duì)于，對(duì)于管理不夠規(guī)范的工作人員提出意見和建議，并要求其及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而將檢查作用、監(jiān)督作用比較充分的發(fā)揮出來。除此之外，檔案管理工作部門應(yīng)加強(qiáng)和各單位之間的配合與寫作，使工作獲得各部門的幫助和支持，進(jìn)而在有效落實(shí)管理工作的情況下保證管理質(zhì)量，將檔案管理作用域價(jià)值充分發(fā)揮出來。

4.7 保證檔案整理規(guī)范性

進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，應(yīng)做好排序、歸類、組成、創(chuàng)建全宗、定編文件目錄等工作，促進(jìn)管理工作在井然有序狀態(tài)下開展。工作應(yīng)遵循檔案特性以及規(guī)律，針對(duì)材料使用價(jià)值做好區(qū)分，并且體現(xiàn)出檔案存放時(shí)期限的明確。同時(shí)整理工作應(yīng)結(jié)合基本要求，做好文件范圍劃分，整理時(shí)運(yùn)用的方法主要是將案卷視為單位進(jìn)行整理和將件視為單位進(jìn)行整理。除此之外，做好檔案分類與編制工作，進(jìn)而使檔案整理工作在開展過程中體現(xiàn)出規(guī)范性、系統(tǒng)性，推動(dòng)檔案管理的有效實(shí)施。

結(jié)語：

總之，建設(shè)工程項(xiàng)目管理對(duì)于工作人員的整體素質(zhì)要求較高。尤其是大型項(xiàng)目，工程中會(huì)涉及較多環(huán)節(jié)，工程量比較大，也十分復(fù)雜，檔案管理工作的有效實(shí)施關(guān)系著工程質(zhì)量的有效保證。開展工程檔案管理工作，需要管理人員細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，把握施工進(jìn)度，進(jìn)而使管理工作在有序狀態(tài)下進(jìn)行，將工程各項(xiàng)內(nèi)容真實(shí)、完整地記錄下來，將整個(gè)過程完整聯(lián)系在一起，進(jìn)而推動(dòng)建設(shè)工程的順利進(jìn)行，提升建設(shè)工程整體質(zhì)量。