大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理一體化研究

文/邵瑞萍

大數(shù)據(jù)特點(diǎn)主要包括大量、高速、多樣、真實(shí)、有效，在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，信息內(nèi)容變得智能化、可用性強(qiáng)，作為一種可以高效進(jìn)行數(shù)據(jù)整合的技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?yàn)槲臅鴻n案管理一體化提供充分的技術(shù)支持，能夠在檔案管理中創(chuàng)建信息化的技術(shù)平臺(tái)，優(yōu)化文書檔案的一體化建設(shè)和管理。下面就文書檔案管理一體化的發(fā)展情況以及發(fā)展趨勢，還有未來的相應(yīng)發(fā)展策略展開相關(guān)討論和說明。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理一體化發(fā)展趨勢

文書檔案管理一體化是指將文件通過處理生成檔案的形式加以保管，再利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文書檔案電子化，在電子化的管理方式下，實(shí)現(xiàn)對信息內(nèi)容的智能化篩選與智能化查找。文檔管理一體化強(qiáng)調(diào)了文書檔案管理的整體性，要將文書檔案中一些重要的檔案內(nèi)容做好檔案存儲(chǔ)與管理的整體考量，簡單來說，就是實(shí)現(xiàn)文書內(nèi)容生成到歸檔管理的一系列管理過程，由此強(qiáng)化文書檔案中的整體管理內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對文書資料與檔案資料的統(tǒng)一管理。隨著社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程加快，未來檔案的一體化管理將更加凸顯，只有整合信息，才能發(fā)揮信息優(yōu)勢，最大化地體現(xiàn)信息價(jià)值。而文書檔案的管理一體化就是必經(jīng)項(xiàng)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理一體化的必要性

2.1 提高文書檔案管理效率

結(jié)合文書檔案管理一體化的出發(fā)點(diǎn)和要求來看，展開一體化管理最為重要的是能夠提高文書檔案管理效率。在文書檔案管理中，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，打通文書工作階段和檔案工作階段兩個(gè)階段的對接性。同時(shí)，增進(jìn)檔案管理的信息技術(shù)，強(qiáng)化文書檔案的一體化管理。進(jìn)行文檔一體化的管理工作能夠統(tǒng)一文件管理，將文檔資源做到合理整合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，在進(jìn)行相關(guān)信息查找時(shí)就能獲取更多有用資料，從而體現(xiàn)文書檔案管理的實(shí)用性以及文書檔案管理的信息智能化。還有，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷提升，信息技術(shù)的使用也能夠加強(qiáng)文書檔案管理一體化的信息使用效率，讓文書檔案管理的資源信息能夠進(jìn)行智能化篩選，提升信息的使用價(jià)值和信息使用的效率。

2.2 有利于文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化和智能化管理

如果文書檔案管理未形成一體化，那么在文書與檔案的信息使用中就不能夠?qū)崿F(xiàn)對資源搜索的智能化管理，反而會(huì)帶來更多的數(shù)據(jù)冗余，讓搜索變得更加復(fù)雜，搜索的信息往往要經(jīng)過多次、反復(fù)才確認(rèn)可以確保其真實(shí)性。只有將資源做好整合，展開對檔案管理的一體化，在其中融入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，才能進(jìn)一步保障信息技術(shù)的使用效果，體現(xiàn)并提高文書檔案的信息化和智能化管理。

2.3 有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息高度共享和高利用率

在創(chuàng)建后的文書檔案管理一體化的結(jié)構(gòu)中，通過加強(qiáng)信息技術(shù)的引進(jìn)，可為文書檔案的信息使用提供信息的高度共享，從而充分展示文書檔案的信息技術(shù)，提高信息技術(shù)在文書檔案中的使用效率。另外，文書檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化也意味著原有的文書信息資源開始得到整合，在融合了信息技術(shù)后，兩者可以實(shí)現(xiàn)對資源信息的共享和利用。在一體化后的文檔管理中融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，開創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)共享的信息化平臺(tái)，由此創(chuàng)建信息技術(shù)下檔案文書管理的一體化新格局，在信息化的檔案管理中還能加強(qiáng)文書檔案信息資源的使用效率，最大化地發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

2.4 有利于文書檔案管理的信息化管理體系建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，未來信息技術(shù)勢必會(huì)融入進(jìn)檔案管理的操作技術(shù)中，實(shí)現(xiàn)文書檔案的一體化管理能夠加快文書檔案的技術(shù)轉(zhuǎn)型，有利于之后的信息化管理體系建設(shè)，能夠在信息化管理體系中提供大量的數(shù)據(jù)信息。另外，在搭建的檔案信息平臺(tái)上，文書檔案管理的一體化實(shí)現(xiàn)了檔案的信息整合，為開創(chuàng)信息共享平臺(tái)也提供了一定的技術(shù)保障，可以說是為今后信息化管理體系的建設(shè)奠定基礎(chǔ)，提供技術(shù)平臺(tái)和資源渠道。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理一體化制約因素

3.1 文檔實(shí)體生成部門出現(xiàn)斷口

在文檔實(shí)體生成中離不開文書檔案做主要輸出，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)一體化的要求越來越高，如何加快文書檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型也成為了一大難題。一般規(guī)模較小、檔案內(nèi)容較少的事業(yè)單位都不會(huì)單獨(dú)設(shè)立文書檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的單獨(dú)部門，而檔案資料稍多的單位會(huì)設(shè)置專門的信息轉(zhuǎn)化管理人員。但各管理部門的文件草擬以及文件流轉(zhuǎn)過程涉及的工作人員較多，存在一定的溝通難度。這也就導(dǎo)致了文檔實(shí)體生成不夠統(tǒng)一，出現(xiàn)工作上的斷口。溝通上的缺乏，讓很多檔案材料在格式、用紙、附件、審批等方面難以統(tǒng)一。因此，也制約了文書檔案管理一體化的整體執(zhí)行。

3.2 文檔管理前緊后松

文書工作與檔案管理工作作為檔案信息管理的前后兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)前緊后松的情況，尤其是文書工作作為一個(gè)單位的“門面”，單位的相關(guān)人員都會(huì)更加重視該部分的工作情況，會(huì)更加細(xì)致、用心。能夠進(jìn)行大量的財(cái)力、人力上的投入。而檔案管理工作更偏向于幕后，在事業(yè)單位的表現(xiàn)往往不夠突出。因此相對地人們會(huì)忽視檔案管理所產(chǎn)生的價(jià)值，在檔案管理工作中投入的資金與人力也就比較缺乏。這導(dǎo)致了對這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的差別對待，使得其難以保持統(tǒng)一，難以保證文書檔案管理一體化的最終成效。

3.3 文檔信息利用率不夠

在文檔信息利用上面，文書工作階段和檔案工作階段兩部分環(huán)節(jié)還無法完整銜接在一起，進(jìn)而也出現(xiàn)了文檔數(shù)據(jù)使用上的局限，導(dǎo)致文檔信息的利用率不夠。應(yīng)充分利用電子信息技術(shù)，利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換和使用，讓公文與檔案信息的使用和管理成為一個(gè)有序的整體，實(shí)現(xiàn)對檔案信息查詢的智能化、自動(dòng)化，防止兩個(gè)關(guān)鍵工作階段之間的信息傳遞斷層，加強(qiáng)對每個(gè)環(huán)節(jié)資源的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而塑造出文件精練化、文檔生成標(biāo)準(zhǔn)化、文檔信息查詢自動(dòng)化的文檔信息使用環(huán)境，加強(qiáng)文書檔案的一體化管理。

3.4 文檔規(guī)范化的雙重標(biāo)準(zhǔn)

文書與文檔管理兩部分工作階段相互獨(dú)立又互相影響，有著緊密的聯(lián)系，但又有各自的管理體制。因此在文檔規(guī)范化的管理上，有雙重標(biāo)準(zhǔn)。而雙重標(biāo)準(zhǔn)會(huì)導(dǎo)致兩者的檔案信息管理內(nèi)容不夠一致，導(dǎo)致檔案管理工作規(guī)范不夠一致。在該情況下，往往需要人為進(jìn)行第二次的信息資源再整理，無形中就耗費(fèi)了大量的人力物力以及時(shí)間成本。因此，在形成文書檔案管理一體化的研究過程中，應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體制，強(qiáng)調(diào)一體化進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)兩部分工作階段的統(tǒng)一性，打通兩部分工作階段的銜接，由此保證后續(xù)工作的連續(xù)性，減少人力物力的再次浪費(fèi)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理一體化實(shí)施策略

4.1 樹立正確的管理理念，強(qiáng)化“一體化”意識(shí)

首先，為了維護(hù)好文書檔案管理一體化的整體效果，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要樹立清楚正確的管理理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠在文書工作階段和檔案工作階段中做到兩者的平衡。同時(shí)，要注意對檔案管理相關(guān)人員的工作能力提升，要求檔案管理者能有較強(qiáng)的一體化意識(shí)，能夠在日常工作中做到對兩個(gè)工作階段的銜接和融合。還要注意檔案管理的細(xì)節(jié)質(zhì)量，注意紙張、格式等多個(gè)方面的管理。在文檔內(nèi)容制作前做好檢查，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，最終確保檔案信息內(nèi)容的整體性和一致性，以便優(yōu)化檔案管理一體化的信息建設(shè)，為一體化的檔案內(nèi)容提供有效的技術(shù)支持。

4.2 采用先進(jìn)的管理方式，制定“一體化”制度

為了加強(qiáng)檔案管理一體化的科學(xué)性和有效性，在管理方式中要注意將雙重制度轉(zhuǎn)化為適應(yīng)性的先進(jìn)管理方式，通過“一體化”的制度建設(shè)，確保檔案管理工作的持久發(fā)展。比如可以從各個(gè)部門的職責(zé)分工開始，對每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)都職責(zé)分工到人，防止有工作程序重復(fù)或者人員工作矛盾的情況。另外，建立統(tǒng)一的管理體制，用統(tǒng)一的工作流程以及規(guī)章制度保證工作的穩(wěn)定性和及時(shí)性。只有簡化制度內(nèi)容，才能讓更多人更好地按照制度執(zhí)行任務(wù)。同樣，在員工的制度化中可以加進(jìn)獎(jiǎng)懲模式，多組建培訓(xùn)活動(dòng)，從而營造良好的組員培訓(xùn)氛圍，激發(fā)各個(gè)組員的工作主動(dòng)性。

4.3 建立健全的信息化平臺(tái)，建立“一體化”流程

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息技術(shù)能夠讓文書檔案管理一體化變得更加簡便、直觀，因此，可以充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，建立健全的信息化平臺(tái)，在線上線下實(shí)現(xiàn)對檔案管理信息的對接，通過一體化的流程設(shè)立，讓更多人能夠更加方便、簡單地利用檔案信息。同時(shí)，要注意信息化平臺(tái)工作中的流程科學(xué)化。相關(guān)人員要注意做好檔案信息的錄入、編輯、整理。能夠根據(jù)體制內(nèi)容進(jìn)行文檔的轉(zhuǎn)入，也能夠結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行文檔輸入輸出的兩部分監(jiān)督。

4.4 提升員工的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)“一體化”人才

對于在文書檔案管理一體化的工作研究中，如何運(yùn)用好大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，提高數(shù)據(jù)一體化，促進(jìn)文書工作階段和檔案工作階段的數(shù)據(jù)技術(shù)銜接，提高文件流轉(zhuǎn)過程的各個(gè)工作銜接性的問題，這需要在技術(shù)人才的培養(yǎng)上下功夫。為了提高各個(gè)工作階段信息之間的互通性，可以培養(yǎng)“一體化”人才，在文書內(nèi)容與檔案管理中組建復(fù)合型人才，從而打破原始技術(shù)和信息技術(shù)之間的隔閡，加強(qiáng)技術(shù)轉(zhuǎn)型后的緊密性。在一體化人才培養(yǎng)中，也能夠減少事業(yè)單位在工作流程中存在的溝通無效性，提高相關(guān)人員的工作水平，從而增強(qiáng)工作的整體質(zhì)量，更加有利于檔案管理的一體化體現(xiàn)，也有利于檔案管理工作的綜合水平凸顯，能夠讓檔案管理人員得到更多鍛煉和提升，有更多發(fā)展和進(jìn)步的空間。

總結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代開展文書檔案管理一體化能夠有利于文書檔案管理效果的提高，同時(shí)對文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化和智能化以及信息系統(tǒng)建設(shè)都有著十分重要的助推作用。從目前文書檔案一體化管理中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)量龐大、途徑多樣化的情況可以看出實(shí)現(xiàn)一體化管理不可缺少的就是大數(shù)據(jù)的信息化技術(shù)。在目前制約文書檔案一體化發(fā)展的因素里，主要包括有文書管理上的缺陷、文檔信息利用率問題以及文檔生成部門出現(xiàn)的斷層，還有管理體制中的雙重標(biāo)準(zhǔn)。這些都導(dǎo)致了文書檔案的一體化難以實(shí)現(xiàn)完整性和有效性。針對這些問題，本文提出了管理理念強(qiáng)化、管理方式優(yōu)化、管理流程信息化等策略，期望能從體制等多個(gè)方面簡化文書檔案管理一體化的工作任務(wù)，從而能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一體化的有效管理。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)的優(yōu)勢也會(huì)逐漸得到顯露，如何將該優(yōu)勢融入文檔一體化管理中，加強(qiáng)管理的信息化，這也是我們今后致力的研究方向。為了突出文書檔案在信息化研究中的智能化，在一體化的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)構(gòu)建上也需要我們進(jìn)一步做技術(shù)研究。今后針對這些方面的研究也會(huì)越來越深入，會(huì)提出更加科學(xué)有效的可行措施，從而做好大數(shù)據(jù)時(shí)代里文書檔案管理一體化的整體工作，實(shí)現(xiàn)我國檔案事業(yè)的再上一層樓。