信息化背景下人事檔案管理問題探析
——基于生命周期理論視角

秦芳彧，高傳君

（1.北京航空航天大學(xué) 科學(xué)技術(shù)研究院，北京 100191；2.遼寧大學(xué) 經(jīng)濟(jì)學(xué)院，遼寧 沈陽 110036）

一、引言

信息化與大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展為檔案管理帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。2021 年修訂通過的《中華人民共和國檔案法》中，分章單獨(dú)論述檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，其重要程度不言而喻。因此，在信息化背景下研究人事檔案管理問題具有重要的理論價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義[1]。

人事檔案是選任領(lǐng)導(dǎo)干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，對于事業(yè)單位發(fā)展具有重要意義。早在2018 年11 月中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，首先，明確其為黨的重要執(zhí)政資源的重要意義，對管理者的專業(yè)性、政治站位和責(zé)任意識(shí)提出了更高的要求；其次，對人事檔案的日常管理工作提出規(guī)范性要求[2]。同時(shí)，突出了檔案審核及相應(yīng)處理辦法，審核工作全面從嚴(yán)。值得注意的是，條例特別提出要提升檔案信息化建設(shè)水平，以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步要求[3]。另外，人事檔案的管理工作目前存在很多不足，比如，人事檔案日常管理程序不夠規(guī)范，管理制度不健全，無法時(shí)刻做到“有據(jù)可循”；審核工作仍然做的不徹底，檔案材料缺失嚴(yán)重；檔案信息化程度不足，電子化檔案覆蓋率低，無法滿足人事檔案管理工作的實(shí)際需要等[4]。因此，改進(jìn)人事檔案的管理工作、提升人事檔案管理效率并提高其服務(wù)水平具有很大的必要性和迫切性[5]。

本文基于信息化背景，利用生命周期理論在對事業(yè)單位人事檔案特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，通過對檔案管理現(xiàn)狀的研究，找出其存在的關(guān)鍵問題和不足，進(jìn)而針對具體問題提出一些方向性的對策建議及優(yōu)化措施，這有助于完善和改進(jìn)人事檔案管理模式，提高人事檔案的利用率，并促進(jìn)其科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展。

二、人事檔案的生命周期管理體系及其管理特點(diǎn)

（一）檔案的生命周期管理體系

檔案管理的理論基礎(chǔ)可以由“生命周期理論”[6]258闡釋。檔案的采集與形成，錄入與存儲(chǔ)，到利用、共享與開發(fā)，直至永久保存或銷毀，就是從萌芽期到成長期，再到成熟期，直至衰退期的生命周期管理過程，如圖1 所示。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔模式，由單位各部門形成各種原始檔案材料為萌芽期；后組織人事部門收集檔案材料并移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，即成長期；接著供組織、人事部門及其他各部門和外單位利用、共享和進(jìn)行信息開發(fā)，即進(jìn)入成熟期；最后按時(shí)按規(guī)定進(jìn)行永久保存或做銷毀處理，即進(jìn)入衰退期。也就是說，人事檔案的管理進(jìn)程是一個(gè)完整的生命周期管理過程。

圖1 檔案的生命周期管理體系

人事檔案的生命周期概念不僅適用于紙質(zhì)檔案，也適用于電子人事檔案管理進(jìn)程[7]，二者是一脈相承的，如圖2 所示。對于電子檔案，首先電子檔案的萌芽期出現(xiàn)在紙質(zhì)檔案的形成、收集與轉(zhuǎn)入檔案管理部門存儲(chǔ)之后的階段，即紙質(zhì)檔案的成長期，主要包括在信息管理系統(tǒng)上完成基本信息如人員類別、部門、身份證號(hào)等信息采集，也就是建立電子檔案信息基礎(chǔ)庫；電子檔案的成長期指數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存階段，即將收集到的各類檔案進(jìn)行分類、整理后錄入信息化檔案管理系統(tǒng)，從而利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有序化管理，并由檔案保管部門指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理工作；其次為成熟期，即電子檔案的利用、共享與開發(fā)階段，可以通過信息化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上實(shí)時(shí)地與其他各部門進(jìn)行檔案的利用與共享；最后為衰退期，即按規(guī)定在信息化系統(tǒng)中歸檔或刪除記錄等。

圖2 檔案發(fā)展生命周期理論

（二）人事檔案管理的特點(diǎn)分析

圖3 檔案管理的生命周期特點(diǎn)

面對信息化及大數(shù)據(jù)背景，人事檔案管理除了要求工作內(nèi)容更加完善，管理實(shí)操程序更加精簡，同時(shí)也對檔案信息資源的開發(fā)利用提出了更高的要求?；谏芷诶碚摽蚣?，具體分析人事檔案管理在每個(gè)生命階段所呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)（見圖3），揭示管理問題并提出相應(yīng)對策建議，具有重要的價(jià)值。

1.動(dòng)態(tài)性

人事檔案管理發(fā)展的萌芽期和成長期，具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。對于高校，主要原因包括人才流動(dòng)性較大，除新員工入職、老員工調(diào)出、退休離休導(dǎo)致的檔案變動(dòng)外，近年在博士后人才支持政策影響下，出現(xiàn)博士后檔案數(shù)量有所增加的情況，導(dǎo)致人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出數(shù)目激增。另外，人員職務(wù)變動(dòng)和履歷豐富等原因也會(huì)導(dǎo)致檔案材料流動(dòng)性驟增，而檔案流轉(zhuǎn)信息目前大部分單位都還只有紙質(zhì)記錄，這為人事檔案的管理收集、查閱、利用帶來難度。

2 分散性

在人事檔案管理初始的萌芽期，因檔案材料種類不同，可能由組織、人事部、其他各部門等各單位收集，另外在人事管理制度改革下還有部分檔案由第三方企業(yè)代管[8]，因而表現(xiàn)出相對分散的特點(diǎn)。另外，在檔案管理成熟期，檔案信息數(shù)據(jù)庫不夠完善且無法做到實(shí)時(shí)同步，組織部門、人事部門和檔案管理部門的協(xié)調(diào)配合機(jī)制有待完善，檔案材料信息較為分散。

3.服務(wù)性

服務(wù)需求主要涉及檔案管理的成長期和成熟期。隨著各單位對人事檔案重視程度的增加，人事檔案的查閱及提審需求量明顯加大。比如，對于組織部門，檔案的審核利用過程中，應(yīng)堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，嚴(yán)格完成檔案審核工作；對于人事部門，檔案材料的收集階段，所有領(lǐng)導(dǎo)干部與基層教職工的年度考核材料和工資材料需及時(shí)歸檔，工作量很大；對于單位其他各部門和外單位，除政審、鑒定等原因需對人事檔案查閱外，還需對獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、職稱（職務(wù)）評審填寫必要信息時(shí)對人事檔案的查閱要求，這同樣出現(xiàn)在檔案管理的成熟期。

4.風(fēng)險(xiǎn)性

人事檔案管理工作具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性[9]，風(fēng)險(xiǎn)性可能出現(xiàn)在萌芽期、發(fā)展期、成熟期直至衰退期的全生命過程中。主要的安全風(fēng)險(xiǎn)因素包括實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)，如檔案保管場所穩(wěn)定性、安全性等；信息風(fēng)險(xiǎn)，如紙質(zhì)檔案信息傳遞風(fēng)險(xiǎn)，以及信息化背景下電子檔案在共享利用過程中的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定性帶來的風(fēng)險(xiǎn)等；環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)，如溫度、濕度、光線、有害氣體等環(huán)境因素對紙質(zhì)檔案的侵害風(fēng)險(xiǎn)等；組織機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)，如制度不健全、流程不完善等造成的管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、人事檔案管理的問題分析

檔案管理工作在眾多管理工作中占有非常重要的比重，而人事檔案管理工作的效率，直接影響事業(yè)單位整體管理工作的大局。檔案管理工作從先前管理的混亂和無序到信息化、現(xiàn)代化管理走過了幾十年的時(shí)間，在當(dāng)今信息化背景下，檔案信息化管理是人事檔案管理模式發(fā)展與機(jī)制創(chuàng)新的重要方向，事業(yè)單位在生命周期的每個(gè)發(fā)展階段，開展了不同程度地實(shí)踐探索，在取得了一定發(fā)展成效的同時(shí)，又面臨著突出的現(xiàn)實(shí)問題。

（一）管理制度不夠完善

人事檔案日常管理和檔案利用涉及的程序及內(nèi)容較多且繁瑣，包括檔案查借閱、收集、整理、審核、轉(zhuǎn)遞等方方面面，但目前缺乏針對不同服務(wù)對象的科學(xué)、規(guī)范和與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，管理程序也不夠規(guī)范，管理過程無法時(shí)刻做到“有據(jù)可循”[5]?？v觀歷史，檔案管理每個(gè)發(fā)展階段，萌芽期、成長期、成熟期甚至衰退期都普遍存在組織機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，比如，查借閱檔案流程不規(guī)范、檔案散材料收集不齊全、散材料入檔不及時(shí)、檔案材料整理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、干部檔案審核不細(xì)致等問題[6]，這些問題往往導(dǎo)致人事檔案的完整性、可用性降低，不能很好的被利用，影響檔案發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。

（二）審核查缺工作不徹底

盡管有中組部全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)，但人事檔案的審核工作仍然做的不徹底，這一問題特別容易出現(xiàn)在發(fā)展期與成熟期。由于人才具有流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這就導(dǎo)致引進(jìn)人才檔案材料經(jīng)常存在缺失、檔案材料不完整等現(xiàn)象，檔案審核工作缺乏前瞻性和全面性[10]。例如，對于高校干部人事檔案，近年來為深入貫徹落實(shí)中央領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于做好干部人事檔案工作的重要指示精神及有關(guān)要求，鞏固中組部全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作成果，多所高校擬對領(lǐng)導(dǎo)干部及在職教職工開展檔案全面整理和審核工作。在工作開展過程中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料不全等現(xiàn)象，主要包括國內(nèi)學(xué)籍材料、國外學(xué)歷材料、科研經(jīng)歷材料（博士后、訪問學(xué)者）、獎(jiǎng)勵(lì)材料、年度考核表、工資表等材料缺失問題，部分證書復(fù)印件出現(xiàn)缺少審核章的問題，參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間和出生日期填寫不一致的現(xiàn)象也時(shí)有出現(xiàn)。

（三）信息化建設(shè)相對落后

隨著現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步，有些單位雖然已經(jīng)利用數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行部分檔案管理，但是與大數(shù)據(jù)匹配的信息化檔案管理要求相比，依然存在著很大差距[11]，即使在成熟階段仍然存在電子化覆蓋率不足的問題。人事檔案管理工作發(fā)展初期屬于“紙質(zhì)檔案”時(shí)期，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案普遍存在易損毀、利用手段落后等問題，且無法實(shí)現(xiàn)異地、實(shí)時(shí)和快速利用，這使檔案館及組織人事部門在轉(zhuǎn)遞和查閱等工作過程中浪費(fèi)了一定的時(shí)間和人力，產(chǎn)生了不必要的管理成本[12]3277。隨著信息化的普及和科技的進(jìn)步，檔案管理工作也隨之進(jìn)入“電子時(shí)代”，由此產(chǎn)生“電子檔案”，而“電子檔案”對于信息化程度要求較高，而目前信息化的硬件及軟件建設(shè)都嚴(yán)重欠缺。

（四）服務(wù)利用效率不高

在人事檔案管理的成熟期存在未能具體落實(shí)好服務(wù)利用效率的問題，仍有很多單位在利用檔案時(shí)，需多部門線下審批，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響服務(wù)效率和質(zhì)量，使得人事檔案利用率較低。另外，人事檔案資源在服務(wù)單位選人工作過程中缺乏主動(dòng)性，未能利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行有效提取和科學(xué)分析，因而無法為人才工作提供有力支撐。

四、提升人事檔案管理服務(wù)績效的對策

領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍建設(shè)是提升單位發(fā)展境界和格局、提高管理水平的關(guān)鍵。人事檔案是遴選領(lǐng)導(dǎo)、教育培訓(xùn)、評鑒人才的重要基礎(chǔ)，因而建立高效健全的人事檔案日常管理模式、推進(jìn)信息化平臺(tái)建設(shè)、提升服務(wù)質(zhì)量等，對于各單位的發(fā)展建設(shè)具有十分重要的意義，需要將其貫穿檔案管理的全生命周期過程。

（一）建立健全日常管理制度，規(guī)范管理程序

人事檔案管理作為非常重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)在總結(jié)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上理順工作機(jī)制，完善各項(xiàng)管理制度，形成相關(guān)管理辦法及工作細(xì)則，并落實(shí)各項(xiàng)管理責(zé)任，為提升人事檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化提供保障。推進(jìn)檔案管理發(fā)展應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，應(yīng)著力建立健全人事檔案管理制度建設(shè)，對檔案的管理和利用程序做出明確規(guī)范。

1.細(xì)化檔案散材的接收和歸檔管理

根據(jù)各單位歸檔檔案材料情況，協(xié)同組織部門建立人事檔案的收集、歸檔、索取、檢查、催要、收集的等級制度。對散材收集、歸檔時(shí)效提出明確規(guī)定，對不合規(guī)定不能入檔散材提出處理規(guī)范措施。

2.加強(qiáng)檔案的整理和審核工作

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法規(guī)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類整理和標(biāo)號(hào)，制作電子目錄，按標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊。以《條例》為主要依據(jù)，進(jìn)行擬提任領(lǐng)導(dǎo)干部的審核工作，對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格處理。

3.明確檔案的查閱與借閱手續(xù)

結(jié)合檔案管理信息化最新成果，豐富和規(guī)范查檔人預(yù)約手續(xù)和工作人員操作流程、接待規(guī)程、注意事項(xiàng)等，為查檔者提供便利。

4.重視檔案的轉(zhuǎn)遞工作流程

針對自提和機(jī)要寄出這兩種檔案轉(zhuǎn)出方式都應(yīng)明確工作流程，留存人事檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)紙質(zhì)憑據(jù)，同時(shí)利用檔案信息化管理軟件進(jìn)行電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的快速查詢。

5.重視檔案的保密與安全

建立檔案管理責(zé)任追究制度，對工作中的違規(guī)、違紀(jì)、違法行為，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，明確責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

（二）強(qiáng)化人事檔案完整性，全面審核查缺

在全面審核工作中，應(yīng)以中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》以及《全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》的通知等有關(guān)文件為依據(jù)，明確審核工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范審核操作，保證審核工作人員明確審核工作中的各項(xiàng)內(nèi)容、流程、規(guī)范、紀(jì)律，保證初審和復(fù)審高質(zhì)量完成[8]。

1.注重檔案的審核查缺

要在對人事檔案進(jìn)行全面審核基礎(chǔ)上，開展有針對性的重點(diǎn)審核工作，并且進(jìn)行規(guī)范的必要審核登記。重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息。在人事檔案中，對職稱認(rèn)定、資格認(rèn)定、獎(jiǎng)勵(lì)認(rèn)定等內(nèi)容的審核也應(yīng)嚴(yán)格要求，比如，高校人事檔案中，博士后經(jīng)歷應(yīng)具有博士后申請材料及博士后出站或退站材料等；訪問學(xué)者科研經(jīng)歷應(yīng)有相應(yīng)留學(xué)回國證明。

2.強(qiáng)化檔案的補(bǔ)缺完善

對檔案中人員信息存在不一致的情況進(jìn)行認(rèn)定，對人員信息已有認(rèn)定但不符合政策規(guī)定的，交由組織部門重新認(rèn)定。對檔案材料不齊全、不完整、不規(guī)范的情況，根據(jù)材料種類不同，通過回原責(zé)任單位找回、復(fù)制后組織人事部門審核、提交經(jīng)審核的輔助證明等方式進(jìn)行完善。必要時(shí)需本人作出書面說明后，交由組織部門認(rèn)定。審核完成后，對發(fā)現(xiàn)的問題分情況匯總分析，按照有關(guān)規(guī)定處理。特別是要對審核過程中發(fā)現(xiàn)的疑難問題和常見問題進(jìn)行總結(jié)，提出合理的解決措施，明確材料缺失的補(bǔ)充方法，以及材料不規(guī)范的完善方法，不斷健全檔案審核工作制度，建立審核常態(tài)化管理機(jī)制。

（三）全面推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子化廣覆蓋

隨著大數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，人事管理應(yīng)發(fā)生根本性和結(jié)構(gòu)性變化，以滿足其實(shí)際的發(fā)展需求。應(yīng)利用成熟信息化系統(tǒng)，全面覆蓋電子化檔案，做到日常管理信息化和利用審核信息化。各單位要重點(diǎn)關(guān)注信息化帶來的先進(jìn)技術(shù)情況，借助大數(shù)據(jù)等技術(shù)優(yōu)化人事檔案管理工作，使人事檔案數(shù)據(jù)信息變得更加全面、準(zhǔn)確，帶動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)飛速發(fā)展[13]。

1.實(shí)現(xiàn)信息化管理的制度化與日?；?/p>

將檔案信息化加入人事檔案管理制度建設(shè)內(nèi)容，按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成電子化檔案，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，完善數(shù)字檔案在檔案利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面的管理規(guī)定?！稐l例》已將人事檔案的信息化納入日常管理工作內(nèi)容，因而推進(jìn)干部人事檔案實(shí)施刻不容緩。實(shí)施人事檔案的整理、數(shù)字化和線上利用有利于對檔案信息進(jìn)行快速的查閱、傳遞、接收、審核和自動(dòng)編目及統(tǒng)計(jì)，既可以提高辦公的效率，也有利于實(shí)現(xiàn)多部門實(shí)時(shí)、異地且安全的利用檔案，促進(jìn)干部人事檔案一體化，提升資源的共享利用程度，既能降低管理成本，也能提高服務(wù)水平。同時(shí)，能夠精確檢索干部檔案信息，使組織人事部門快速高效地獲得選拔任用、管理干部的信息依據(jù)，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，并且對于保護(hù)原始紙質(zhì)檔案具有重要意義。

2.嚴(yán)格過程把控與規(guī)范數(shù)字化流程

由于實(shí)施人事檔案數(shù)字化工作量巨大，現(xiàn)多家高校采用具有涉密資質(zhì)的專業(yè)外包工作實(shí)施這項(xiàng)工作[8]。隨著技術(shù)規(guī)范的出臺(tái)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，目前檔案數(shù)字化工作已較為規(guī)范成熟。在具體實(shí)施過程中，應(yīng)做好過程管理，人事檔案管理人員全程介入，監(jiān)督把控，保證檔案電子化的質(zhì)量，規(guī)范整理編碼、目錄錄入、材料掃描、高清圖像制作、數(shù)據(jù)查校、數(shù)據(jù)備份和安全管理等環(huán)節(jié)。人事檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量把控和技術(shù)指導(dǎo)，保證抽檢率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)問題，保證數(shù)字化檔案規(guī)范統(tǒng)一，做好質(zhì)量保證，并強(qiáng)化安全意識(shí)，規(guī)范現(xiàn)場管理規(guī)章制度，做好現(xiàn)場監(jiān)控和巡查工作。

3.完善軟件配套管理并實(shí)現(xiàn)服務(wù)對接

人事檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案日常管理的電子化與數(shù)字化。應(yīng)用成熟的檔案資源管理軟件，建立全體職工數(shù)字化人事檔案資源庫，在管理軟件中實(shí)施對電子化檔案進(jìn)行查閱、審核、管理和利用。實(shí)現(xiàn)檔案資源共享化，即與組織人事部門通用網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、異地的人事檔案查閱利用等，真正做到線上辦公，從而節(jié)省人力，同時(shí)提高辦公效率。另外，應(yīng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，健全人事檔案的共享利用機(jī)制，為組織人事工作提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。為此，可利用數(shù)字化檔案對人事檔案進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)、分析、研判，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化分析，從而促進(jìn)組織人事部門改進(jìn)工作，提高工作水平，整合人才資源，使人事檔案更好地服務(wù)于組織人事部門進(jìn)行選人用人工作。

4.重視AI 技術(shù)的推廣應(yīng)用

人工智能具有存儲(chǔ)和收集信息的能力，在信息化時(shí)代，利用人工智能技術(shù)是顯著提高檔案管理效率的有效途徑之一。隨著人工智能的飛速發(fā)展，文件管理的任務(wù)已經(jīng)從無紙化向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，因此在檔案管理、分類，紙質(zhì)檔案的重新嵌入和最終生成電子檔案方面有著廣泛的應(yīng)用[14]?？梢允褂靡恍┫冗M(jìn)的儀器設(shè)備，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)、快速的掃描和讀取，既提高效率，又減少出錯(cuò)率；使用智能檔案存儲(chǔ)柜，實(shí)時(shí)監(jiān)測、更新檔案資料數(shù)據(jù)，還能確保檔案的安全性和保密性。

（四）加強(qiáng)信息資源深度挖掘，提升檔案利用效率

對人事檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，加強(qiáng)開發(fā)和管理，有利于提升檔案信息資源的傳輸，并提高干部人事檔案資源的利用率。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給人事檔案管理實(shí)踐帶來檔案數(shù)量激增、檔案來源多元化、檔案信息異構(gòu)化、檔案管理信息化等一系列變化[13]。人事檔案信息資源的挖掘與利用，也必將成為今后的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。

人事檔案對于人物檔案編研具有重要意義。一個(gè)單位的精英人才可能影響其他職工，同時(shí)也映射了一個(gè)單位的文化和靈魂。而對人物檔案的開發(fā)和利用，可進(jìn)一步豐富事業(yè)單位文化的內(nèi)涵，發(fā)揮檔案文化的重要價(jià)值。比如，在高校人事檔案中，自傳、證書、榮譽(yù)稱號(hào)等材料反映人物生活、工作精神面貌，學(xué)歷學(xué)位、科研經(jīng)歷、學(xué)術(shù)評鑒材料涵蓋了創(chuàng)新性科研成果（或目錄）以及培訓(xùn)材料等；考核和任免材料記錄了人物的工作表現(xiàn)和發(fā)展路徑，這些都是非常重要的檔案資源，直接體現(xiàn)了高校精英人物的思想、智慧、成就和魅力[15]。因此，應(yīng)以事業(yè)單位人才精英為主要對象，開展人事檔案信息挖掘利用，將人事檔案信息利用和人物檔案編研工作納入常規(guī)工作計(jì)劃中。

1.采取部門之間合作

聯(lián)合各檔案管理和利用部門，豐富編研成果，從不同側(cè)面反映事業(yè)單位名人生平業(yè)績，建立人物檔案編研相關(guān)工作制度，充分展現(xiàn)人事檔案對于事業(yè)單位文化的啟示作用。

2.強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘利用

結(jié)合檔案信息化背景，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，最大程度利用數(shù)字化檔案成果，對檔案中信息進(jìn)行有效提取，從而得到人事檔案中一些隱藏信息和關(guān)聯(lián)性信息，對有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整合和科學(xué)統(tǒng)計(jì)分析，為上級選人用人提供科學(xué)依據(jù)，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，提高利用效能，充分發(fā)揮高校檔案在選拔任用干部和評鑒人才方面的價(jià)值。

五、結(jié)語

本文在信息化背景下，利用生命周期理論分析檔案在不同生命階段的特點(diǎn)與問題，從建立健全人事檔案的日常管理制度、施行人事檔案全面審核查缺、全面推進(jìn)人事檔案信息化與建設(shè)平臺(tái)、深入挖掘檔案中信息利用等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述并提出對策建議，這些改進(jìn)措施對于完善人事檔案管理制度、提升服務(wù)質(zhì)量與績效、充分發(fā)揮檔案信息利用率和推動(dòng)人事檔案創(chuàng)新發(fā)展具有重要作用。