改進(jìn)跨國企業(yè)在華財務(wù)共享服務(wù)的思考

虞佳崢

摘 要：隨著會計工作標(biāo)準(zhǔn)化，流程化的需要，構(gòu)建財務(wù)共享中心，實施財務(wù)共享服務(wù)，成為很多企業(yè)財務(wù)工作的趨勢。目前，在華的很多跨國財富500強企業(yè)，比如雀巢，西門子，奔馳，GE，IBM，施耐德等都在中國運用了財務(wù)共享服務(wù)的模式。2013年12月，中華人民共和國財政部印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，其中第 34條規(guī)定：分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。這一規(guī)定為跨國企業(yè)在華業(yè)務(wù)建立財務(wù)共享服務(wù)提供了政策依據(jù)和支持。但是在實際工作中，跨國企業(yè)在華財務(wù)共享服務(wù)出現(xiàn)了很多問題，財務(wù)共享中心更出現(xiàn)了水土不服的現(xiàn)狀。本文對跨國企業(yè)在華財務(wù)共享服務(wù)產(chǎn)生的籌建和交接工作不完善，模式設(shè)計地域設(shè)置不合理，工作質(zhì)量和效率低下，運營成本提高，信息系統(tǒng)建設(shè)不完善等問題展開分析，并從戰(zhàn)略層面做好財務(wù)共享頂層設(shè)計，循序漸進(jìn)推進(jìn)財務(wù)共享服務(wù)，做好財務(wù)人員培訓(xùn)與職業(yè)規(guī)劃，以及完善信息系統(tǒng)建設(shè)等方面提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：跨國企業(yè);財務(wù)共享服務(wù);思考

一、財務(wù)共享服務(wù)概述

財務(wù)共享服務(wù)模式起源于財務(wù)部門，是借助于財務(wù)管理流程再造而形成的。財務(wù)共享服務(wù)（Financial SharedService，簡稱FSS）是依托信息技術(shù)，以財務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，以市場視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式管理模式。通?？鐕瘓F企業(yè)以建立財務(wù)共享中心，將集團總部，工廠及各分公司，子公司，合資公司的財務(wù)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行集中，統(tǒng)一處理和管理，來提供財務(wù)共享服務(wù)。

二、跨國企業(yè)在華實施財務(wù)共享服務(wù)的問題

（1）財務(wù)共享中心籌建組的前期籌建和交接工作不完善

1.生搬硬套外國經(jīng)驗，不適合中國國情

由于跨國企業(yè)多是在境外實行了多年財務(wù)共享，把財務(wù)共享應(yīng)用于其在華投資企業(yè)。而在項目籌備初期，由于怕人心動蕩，往往會安排一個外籍員工擔(dān)當(dāng)項目組負(fù)責(zé)人。而外籍員工又沒有財務(wù)核算的經(jīng)驗，對中國的財稅政策又沒有了解，對于財務(wù)工作和中國各政府部門如稅務(wù)局，財政局，外管局，統(tǒng)計局，商務(wù)委的對接也不了解。在共享服務(wù)中心機構(gòu)和流程設(shè)計時，生搬硬套境外企業(yè)的經(jīng)驗，導(dǎo)致了機構(gòu)和流程設(shè)計有缺失疏漏，不適合中國國情，在中國并不適用。

2.財務(wù)交接不完善

項目上馬太過急促，并沒有經(jīng)過完整和充分的交接程序。在企業(yè)實行共享服務(wù)項目轉(zhuǎn)換交接過程中，之前的企業(yè)財務(wù)人員匆忙離崗，留下了很多未決事項，而又沒有和財務(wù)共享中心的財務(wù)人員進(jìn)行逐條梳理和交接。而共享中心的財務(wù)，知識和經(jīng)驗不足，解決歷史遺留問題的能力較低。

3.沒有明確的職責(zé)分工和流程設(shè)計

第一，企業(yè)財務(wù)和共享中心財務(wù)職責(zé)不明確。由于籌建組的負(fù)責(zé)人，并不了解具體財務(wù)實務(wù)工作中都有哪些具體工作，很多工作內(nèi)容在簽訂共享服務(wù)合同時，沒有包括在服務(wù)內(nèi)容中，或者沒有具體而明確的解釋，導(dǎo)致有些工作在實施財務(wù)共享之后，財務(wù)共享中心不肯承接，很多實際工作沒有人做。

第二，共享中心內(nèi)部職責(zé)不明確。共享中心內(nèi)部分成付款部門和總賬部門，與原有的財務(wù)核算流程和分工有了很大區(qū)別，而又沒有明確的職責(zé)分工，導(dǎo)致共享中心內(nèi)部職責(zé)不清，互相推諉，業(yè)務(wù)流程重復(fù)操作或沒有人做。

（2）財務(wù)共享中心的模式設(shè)計，地域設(shè)置不合理

1.財務(wù)共享中心的模式設(shè)計不符合業(yè)務(wù)需要。財務(wù)共享中心的模式設(shè)計沒有考慮到公司的實際業(yè)務(wù)需要，公司的規(guī)模以及各分支機構(gòu)的數(shù)量，而是簡單設(shè)計了業(yè)務(wù)外包的模式，委托給了跨國的財務(wù)共享外包公司。外包公司的財務(wù)人員流動大，責(zé)任心不足，不能很好地為企業(yè)提供財務(wù)服務(wù)。

2.財務(wù)共享地域設(shè)置不是業(yè)務(wù)聚集地，財務(wù)和業(yè)務(wù)脫節(jié)。財務(wù)共享中心根據(jù)外包公司的業(yè)務(wù)所在地，選取了人力成本較低的地區(qū)。但是集團業(yè)務(wù)開展的主要地區(qū)，又是在集團公司的總部或者是工廠，導(dǎo)致了業(yè)務(wù)流，票據(jù)流，資金流的不匹配甚至脫節(jié)。比如付款業(yè)務(wù)，付款的經(jīng)辦人是在財務(wù)共享中心，付款的授權(quán)簽字人都是在集團公司總部工作。付款審批人只能根據(jù)復(fù)印件而不是發(fā)票原件，進(jìn)行付款審批，復(fù)印件重復(fù)的情況下，會導(dǎo)致付款重復(fù)。

（3）財務(wù)工作質(zhì)量和效率降低，運營成本提高

1.資產(chǎn)負(fù)債表各個科目的對賬不及時，長期未決事項不能及時清理。比如員工欠款，往來賬款，收貨發(fā)票，在建工程等科目，共享中心財務(wù)不能及時對賬清賬。收入，費用，資產(chǎn)不能及時確認(rèn)。

2.差錯率提高。實施財務(wù)共享服務(wù)后，錯誤付款，重復(fù)付款的情況屢有發(fā)生，賬目錯誤記錄提高，消耗大量的時間來調(diào)整錯誤以及追回錯誤付款。

3.財務(wù)咨詢費，財務(wù)服務(wù)費用大幅增加。實施財務(wù)共享服務(wù)的初衷是降低成本，由于財務(wù)外包，公司財務(wù)人員數(shù)量減少，使得工資薪金以及各項社保福利得到了大幅減少。但是要支付外包公司服務(wù)費以及外包公司財務(wù)的工資和各項福利，所以服務(wù)費，咨詢費大幅提高，并沒有實現(xiàn)降低成本的目的，反而使費用轉(zhuǎn)換了具體科目分類，而總費用支出增加了。

4.溝通成本提高。由于共享中心設(shè)立在外地或者外國，需要運用電話，電子郵件，即時通訊軟件等方式溝通，很難及時得到回復(fù)。有些由于共享中心設(shè)在國外，人員語言不通，需要企業(yè)的財務(wù)或者業(yè)務(wù)人員翻譯發(fā)票，付款申請單，使得時間成本和溝通成本增加。財務(wù)對業(yè)務(wù)的支持作用降低，財務(wù)與業(yè)務(wù)相脫節(jié)。實行共享服務(wù)后，由于業(yè)務(wù)是隨機派單，與業(yè)務(wù)部門溝通的財務(wù)是隨機分配，業(yè)務(wù)部門要花費更多時間找到負(fù)責(zé)的財務(wù)人員，財務(wù)對業(yè)務(wù)的支撐服務(wù)作用減弱。

5.財務(wù)人員流失嚴(yán)重。共享中心人員頻繁更換，團隊不穩(wěn)定。企業(yè)原有的財務(wù)人員，具有豐富賬目核算和賬目處理經(jīng)驗。由于業(yè)務(wù)外包，公司財務(wù)調(diào)整等原因，紛紛離職，又沒有經(jīng)過明確具體的工作交接。共享中心的財務(wù)工作，將原有的財務(wù)工作進(jìn)行了重新的劃分和整合。之前由一個財務(wù)人員經(jīng)手的賬目，現(xiàn)在根據(jù)具體流程，劃分成為幾個不同的財務(wù)人員，甚至不同的財務(wù)團隊操作，使得工作單一，簡單重復(fù)，員工工作熱情減退，機械化操作。

（4）財務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)建設(shè)不完善

1.票據(jù)影像系統(tǒng)建設(shè)不完善。企業(yè)財務(wù)需要將各種票據(jù)上傳給財務(wù)共享中心，但是由于系統(tǒng)不完善，掃描儀分辨率不高等問題，系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)故障。掃描發(fā)票不清晰，財務(wù)共享中心的財務(wù)人員在審核發(fā)票時，主要項目比如金額看不清楚，導(dǎo)致了發(fā)票錄入錯誤。系統(tǒng)出現(xiàn)故障后，由于沒有相應(yīng)的IT部門給予技術(shù)支持，幾個月不能解決系統(tǒng)問題，只能用傳統(tǒng)的掃描儀工作，很大程度上降低了工作效率，也使得票據(jù)的處理過程不規(guī)范不完整。

2.付款環(huán)節(jié)系統(tǒng)建設(shè)脫節(jié)。財務(wù)共享中心的主要付款方式包括銀企直聯(lián)系統(tǒng)，開支票，網(wǎng)上銀行等。由于準(zhǔn)備付款由財務(wù)共享中心操作，而付款復(fù)核由企業(yè)財務(wù)操作，付款審批由銀行預(yù)留印鑒簽字人操作。由于財務(wù)核算系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息不完備，不是所有付款都可以采用銀企直聯(lián)方式。采用開支票，網(wǎng)上銀行等付款方式時，在付款復(fù)核和付款審批環(huán)節(jié)，運用的是復(fù)印件而不是付款申請及發(fā)票原件。如果付款申請，付款審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)人員更換，或者工作疏忽，很容易發(fā)生重復(fù)付款的問題。

三、跨國企業(yè)在華實施財務(wù)共享服務(wù)的改進(jìn)建議

（1）從公司戰(zhàn)略層面做好財務(wù)共享的頂層設(shè)計，認(rèn)真規(guī)劃財務(wù)共享中心的建設(shè)和發(fā)展道路

萬丈高樓平地起，財務(wù)核算和財務(wù)報告的工作，被企業(yè)認(rèn)為是基礎(chǔ)性事務(wù)性的工作，不被企業(yè)重視。而事實上，財務(wù)核算和財務(wù)報告是否準(zhǔn)確及時，就像我們蓋高樓時候打地基，如果地基不穩(wěn)，那么管理會計，財務(wù)分析的各項工作，以及為企業(yè)經(jīng)營管理提供決策支持的財務(wù)工作，就如同空中樓閣，分析出的結(jié)果也是不準(zhǔn)確的。所以，財務(wù)會計的工作，需要有很多的專業(yè)知識和職業(yè)判斷，不只是簡單重復(fù)的流程性的工作。在開始規(guī)劃共享中心建設(shè)工作，我們要加強各公司，分支機構(gòu)和工廠的核算管理、資金管理、稅務(wù)管理和風(fēng)險管理的一體化綜合管理，這樣才能更順利地實施財務(wù)共享。我們要明確各個部門崗位權(quán)責(zé)分配，流程再造，主要風(fēng)險點控制，績效評價，財務(wù)人員轉(zhuǎn)型以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

1.共享模式的設(shè)計上，選擇內(nèi)部服務(wù)型共享模式。財務(wù)共享服務(wù)構(gòu)建模式，跨國企業(yè)通常采用的模式分為內(nèi)部服務(wù)型和外包型。內(nèi)部服務(wù)型對原有的財務(wù)部門進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，重組部門，沿用并且改進(jìn)原有流程。原有企業(yè)的財務(wù)人員會繼續(xù)為搭建并運行財務(wù)共享中心工作，由于具有豐富的財務(wù)工作經(jīng)驗，而且在本企業(yè)工作多年，對企業(yè)財務(wù)流程非常熟悉，有利于共享服務(wù)前后的平穩(wěn)過渡，也有利于更快適應(yīng)財務(wù)共享服務(wù)工作。而在地域選擇上，通常是選擇企業(yè)集團業(yè)務(wù)密集的地區(qū)，比如說公司總部，這樣更有利于財務(wù)對于業(yè)務(wù)的支持。而外包型的財務(wù)共享中心，通常會有一些財務(wù)外包公司接手本公司財務(wù)，通常沒有進(jìn)行完整的交接，為了降低成本，招聘的又都是沒有工作經(jīng)驗的新人，在專業(yè)化程度和對企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)的熟練程度上都不及內(nèi)部服務(wù)型共享模式。

2.明確崗位職責(zé)，細(xì)化流程設(shè)計。由于財務(wù)共享通常會改變原有的工作流程，由一人從頭到尾完成一項財務(wù)工作，改為多人或者多部門合作完成。在流程設(shè)計上，應(yīng)該把原有流程按照步驟，畫出流程圖，形成書面的文字性的文件，再根據(jù)這些流程，考量每一步流程的必要性。很多財務(wù)的流程，是根據(jù)中國的特殊國情，或者是中國的會計準(zhǔn)則設(shè)計的，并不是國外沒有的步驟，在國內(nèi)就不必要。所以每一步流程必須經(jīng)過嚴(yán)密的評估和考量存在的必要性，重新設(shè)計，形成規(guī)范的流程圖和操作規(guī)范。由于之前的分工有了很大變化，必須要對崗位職責(zé)，差錯承擔(dān)的責(zé)任在企業(yè)財務(wù)，和共享中心財務(wù)，共享中心各財務(wù)部門進(jìn)行重新的界定和劃分，以免形成三個和尚沒水吃的局面，耗費了大量的時間扯皮推諉。

3.增加財務(wù)共享中心籌備組的人員配備，必須有懂業(yè)務(wù)的中方財務(wù)人員參與。

在籌備共享中心的時候，不能只有一個外籍人員參與籌備組工作，必須有懂業(yè)務(wù)的中方人員參與，并且與現(xiàn)有的集團總部，各分支機構(gòu)，工廠，合資公司的財務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行多次的調(diào)研和溝通。

（2）?????? 循序漸進(jìn)地推進(jìn)財務(wù)共享，進(jìn)行各項財務(wù)工作完整交接，延長交接時間

1.推進(jìn)過程要循序漸進(jìn)，切不可一蹴而就。要在財務(wù)工作各領(lǐng)域，一項一項逐步推進(jìn)，當(dāng)確認(rèn)共享中心可以獨立承接這項工作后，再交接其他工作。

2.進(jìn)行各項財務(wù)工作完整交接。在共享中心的過渡階段，要做好交接工作。通常我們認(rèn)為的交接，只是流程和工作內(nèi)容的交接，這種交接不完整，導(dǎo)致了共享前后很多工作不能銜接和順利推進(jìn)。交接工作應(yīng)包含以下幾個方面，缺一不可。第一是政策法規(guī)的交接，包括了財務(wù)工作涉及的各級政府相關(guān)的政策，業(yè)務(wù)申請流程，比如稅務(wù)法規(guī)，外管政策等等。第二是會計業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容的交接，按照籌備組的流程設(shè)計，在交接原有業(yè)務(wù)時，一定要確保交接雙方達(dá)成共識，同時在交接清單上簽字，并有監(jiān)交人監(jiān)督并且簽字。第三是會計賬套的交接，按照資產(chǎn)負(fù)債表，各個總賬科目，各個賬號逐項交接未決事項，并且落實到書面上，做好賬套的交接清單。對于賬號的使用，財務(wù)共享后，應(yīng)該有統(tǒng)一的科目設(shè)置和賬號使用說明，使得各分支機構(gòu)的會計核算同化，會計工作真正實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

3.延長會計工作交接時間。通常的交接只用一個會計月度，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因為會計工作的月度結(jié)賬，季度結(jié)賬和年度結(jié)賬內(nèi)容不同。應(yīng)該增加新舊兩套賬目，兩套班子的并行周期，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，將交接時間延長到三個月甚至半年。只有做好了完善交接，確保共享中心能夠健康獨立運行后，再放手共享中心的財務(wù)工作。

（3）?????? 做好財務(wù)人員的職業(yè)規(guī)劃，再就業(yè)培訓(xùn)和轉(zhuǎn)崗轉(zhuǎn)型工作

1.做好原有企業(yè)財務(wù)人員的溝通，使其理解公司變化，做好轉(zhuǎn)崗轉(zhuǎn)型工作。通常跨國企業(yè)不注重人員的培訓(xùn)，更愿意用有經(jīng)驗上手快的熟手。在財務(wù)共享中心的籌劃階段，不考慮財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)崗和培訓(xùn)工作，而是簡單地給予經(jīng)濟補償以及裁員。這樣會導(dǎo)致財務(wù)人員不滿，甚至引起法律糾紛，使得公司形象受損，出現(xiàn)公關(guān)危機。而且大批財務(wù)人員同時離崗，也會影響交接工作的完備性。通常說的財務(wù)轉(zhuǎn)型，很難落實到實際工作中，只是一句口號。建議在財務(wù)的日常工作中，財務(wù)人員自身以及所在公司，要做好財務(wù)人員的職業(yè)規(guī)劃，快速適應(yīng)社會的發(fā)展變化，以及財務(wù)共享，人工智能等大趨勢的變化。公司要做好人員的再就業(yè)培訓(xùn)，在財務(wù)共享中心或者其他財務(wù)部門，提供更多的轉(zhuǎn)崗機會，不要將壓力推給社會。

2.做好財務(wù)共享中心財務(wù)人員的知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于財務(wù)共享中心而言，操作的簡單重復(fù)機械化的勞動，通常會引起工作的懈怠，厭倦情緒，形成閉著眼睛干活，不愛思考的工作習(xí)慣。社會日新月異的變化發(fā)展，財務(wù)共享中心如果只是機械化勞動，很容易被機器人取代，很容易被社會淘汰。所以財務(wù)共享中心，更需要的是多專業(yè)技能，能適應(yīng)多崗位工作的復(fù)合型財務(wù)人員，在流程化，程式性的工作中成為多面手。

（4）?????? 完善財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，搭建財務(wù)共享服務(wù)的信息平臺

1.加強系統(tǒng)裝備的質(zhì)量，及時更新設(shè)備。工欲善其事，必先利其器。在建立共享服務(wù)中心階段，要配備足夠的系統(tǒng)裝備，比如影像傳輸系統(tǒng)，照相機，掃描儀等，要確保影像清晰，能順利無誤形成工作流，一旦發(fā)生系統(tǒng)或者設(shè)備故障，要及時維修或者更新。

2.完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加強銀企直聯(lián)。在銀行收付款和對賬中，要減少手工工作，比如支票，網(wǎng)銀等付款方式，要統(tǒng)一建設(shè)銀企直聯(lián)的系統(tǒng)，形成業(yè)務(wù)全方位全領(lǐng)域和銀行系統(tǒng)對接。對于之前系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)不完整不正確的情況，要進(jìn)行全面核查，確認(rèn)無誤后再上線。

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