新時期企業(yè)辦公室文秘工作者任務及職業(yè)素養(yǎng)

□ 北京 徐又同

一、引言

隨著我國社會的不斷發(fā)展以及全球經(jīng)濟一體化的逐漸深入，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境日益復雜，這在提供了發(fā)展機遇的同時，也存在許多不可預見的風險。尤其是新冠疫情發(fā)生以后，世界經(jīng)濟的整體形勢非常嚴峻，多個國家出現(xiàn)了經(jīng)濟大幅下滑的情況，我國雖然實現(xiàn)了經(jīng)濟上的正增長，但疫情的持續(xù)以及中小微企業(yè)的生產(chǎn)困難等現(xiàn)狀使得我國經(jīng)濟下行的壓力依舊很大。為了在這種艱難的環(huán)境中生存和發(fā)展，企業(yè)必須不斷完善管理體制，尤其做好補短板、強弱項的工作，確保各項管理協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)離不開各個部門的密切配合，而辦公室作為聯(lián)系企業(yè)管理層和基層的紐帶，集行政、文字、公文管理、信息傳遞等工作于一體，被稱為企業(yè)的窗口，是工作最為繁雜的部門。辦公室具體工作的承擔者—文秘工作人員，則需要完成辦公室的各項任務，其對于辦公室以及整個企業(yè)運行的作用不言而喻。然而，在許多企業(yè)，文秘工作并未受到足夠的重視，其主要原因可能來自兩個方面：首先，相當一部分人對文秘工作的認識不夠充分，還停留在跑腿打雜、處理瑣事的層面上；其次，領導對于文秘工作人員的信任度有限，僅僅將一些相對簡單的任務分配給他們，沒有為其提供充分發(fā)揮自身才能的空間，這也在一定程度上導致了人才資源的流失和浪費。為了改變?nèi)藗儗τ谛聲r期企業(yè)辦公室文秘工作人員的看法，讓文秘工作得到更多的重視，從文秘工作者的工作任務、特點以及所需要具備的職業(yè)素養(yǎng)幾個方面進行分析討論，希望人們能夠?qū)Υ擞行碌恼J識。

二、新時期文秘工作的任務及特點

在許多人的傳統(tǒng)觀念中，認為文秘人員的工作就是負責接打電話、收發(fā)郵件、打印文件以及處理一些辦公室的雜事。然而，隨著時代的發(fā)展，企業(yè)的管理體制與之前出現(xiàn)了很大不同，辦公室的工作不僅僅局限在一些簡單的事務性問題上，而是充滿了綜合性和挑戰(zhàn)性的任務，這就對文秘工作人員提出了更高要求。文秘工作者是聯(lián)系企業(yè)管理層與基層、單位領導與基層員工間至關重要的一環(huán)，因此文秘崗位在任何企業(yè)的運行中都占據(jù)著十分重要的地位。文秘人員的工作內(nèi)容也不僅僅局限在收發(fā)文件、安排會議等基礎性事務上，而是涉及了企業(yè)運行的方方面面，主要包括上傳下達、輔助決策、公文寫作、綜合管理等。

1.上傳下達。文秘人員最主要的任務是負責上傳下達。文秘人員要及時、準確地向下級部門傳達上級部門的決策和命令，落實相關要求，督促下級部門及時完成和執(zhí)行命令，而且，還要全方位了解基層部門的完成情況，及時將其工作進度反饋給上級，實現(xiàn)上下級部門之間的良好溝通，從而確保企業(yè)活動的順利開展。這項工作聽上去很簡單，但實際操作過程中任務量非常大，有很多細節(jié)之處需要關注，不能有絲毫的閃失，否則會對領導的決策和企業(yè)的發(fā)展造成重大影響。文秘工作的專業(yè)水平及其完成情況，將直接影響企業(yè)內(nèi)部各項管理工作的推進和落實。

2.輔助決策。文秘人員要輔助領導做出正確決策。文秘人員作為聯(lián)結(jié)企業(yè)上下層的橋梁和紐帶，既與企業(yè)領導有密切接觸，又需要深入一線，掌握企業(yè)運行的許多第一手資料。因此，其對于企業(yè)的整體運行狀況以及未來發(fā)展都有較深入的認識，能夠為領導的決策提供具有重要參考價值的意見。文秘工作人員需要收集企業(yè)運營的信息并進行初步篩選、甄別和評估，將重要內(nèi)容及時反饋給領導，輔助領導做出最有利于企業(yè)發(fā)展的決策。這項工作既保證了領導對企業(yè)運行的把握，又能在一定程度上減輕領導的工作量。決策的做出是為了企業(yè)更好地發(fā)展，其本質(zhì)是發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行過程中出現(xiàn)的問題并提供解決方案，在為領導決策提供建議的過程中，文秘工作人員發(fā)現(xiàn)問題、分析問題以及解決問題的能力也會得到長足進步。

3.公文寫作。文秘人員還要完成企業(yè)各項公文的寫作任務，包括但不限于會議紀要、領導發(fā)言、工作總結(jié)、調(diào)研報告等。公文記錄了企業(yè)的商業(yè)活動、發(fā)展規(guī)劃、合作伙伴等重要的商業(yè)信息，記載了企業(yè)的成立和發(fā)展過程，能夠為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展以及管理改進提供基礎和依據(jù)，而這些公文從撰寫、修改到后期的整理，都要經(jīng)過文秘人員之手，也是一項非常繁雜的工作。

4.綜合管理。除上述內(nèi)容之外，文秘工作者還要協(xié)助做好公司綜合管理和后勤服務的許多工作，比如會議籌備、會議服務以及會后的整理工作、業(yè)務招待、組織企業(yè)間技術交流以及辦公室的其他日常事務。

從以上文秘人員的工作任務，結(jié)合新時代企業(yè)發(fā)展的方向，可以看出，文秘工作具有綜合性、服務性以及創(chuàng)新性的特點。首先是綜合性。文秘工作內(nèi)容繁雜，既需要做好上下級之間的聯(lián)動，輔助領導做出決策，整理撰寫公文，還需要參與其他各項日常事務，比如對外溝通、后勤保障等，是一項綜合性非常強的工作。

其次是服務性。文秘工作者雖然與領導接觸較多，但其服務對象不僅限于領導個人，而要從企業(yè)全局出發(fā)，協(xié)調(diào)好企業(yè)上下級以及各個部門之間的關系，既服務好領導，做領導的好參謀、好助手，又處理好與其他員工之間的關系，化解企業(yè)內(nèi)部矛盾，為企業(yè)發(fā)展提供良好的工作氛圍。

最后是創(chuàng)新性。當今時代科學技術的發(fā)展日新月異，企業(yè)要想在激烈的競爭中脫穎而出，不僅要進行技術的創(chuàng)新，還要進行管理制度的創(chuàng)新。這就要求企業(yè)摒棄傳統(tǒng)的思維方式，充分發(fā)揮每一位員工的創(chuàng)新創(chuàng)造能力。文秘人員除了常規(guī)事務性工作的處理之外，也要積極配合領導拓寬發(fā)展思路，激發(fā)創(chuàng)新思維，以做出更有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

由此可以看出，新時期的文秘工作對從業(yè)人員提出了更高要求，只有具備強大綜合素質(zhì)的人才能夠更好地勝任這份工作。

三、新時期文秘工作者需要的職業(yè)素養(yǎng)

職業(yè)素養(yǎng)是指個體在職場上所需要遵守的行為規(guī)范，個人行為的總和構(gòu)成了自身的職業(yè)素養(yǎng)，具體包括職業(yè)信念、職業(yè)知識技能和職業(yè)行為習慣。為了更好地適應新時期企業(yè)發(fā)展的要求，文秘工作者需要不斷提升自己的綜合能力，完善自己的職業(yè)素養(yǎng)，主要包括以下幾點。

1.堅定的政治品格。企業(yè)，尤其是大型國有企業(yè)的發(fā)展離不開國家政策的支持和引導。企業(yè)領導，特別是國有企業(yè)的領導，一般都具有堅定的政治立場和政治敏感性。辦公室的文秘工作者，是離領導最近的人群，需要向領導看齊，具備較強的政治意識和大局意識。國家政策往往對行業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，從而深刻地改變企業(yè)的發(fā)展軌跡。例如近些年，由于國家對環(huán)境保護的重視以及“雙碳”目標的提出，新能源企業(yè)取得了前所未有的巨大發(fā)展機遇。具備堅定的政治品格能夠更好地理解和把握國家的大政方針，從而可以在做判斷的時候，根據(jù)政策導向提出更好意見和建議，從而為企業(yè)發(fā)展貢獻自己的力量。

2.良好的理解能力。良好的理解能力是文秘工作中不可或缺的重要素質(zhì)。文秘工作主要是將上級領導的決策傳遞給下級部門和員工，之后再將指令的落實情況準確及時地反饋給領導，這中間就涉及對于信息的理解和消化。企業(yè)領導往往關注宏觀的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略問題，因而其做出的決定有時并不夠具體，下級部門在執(zhí)行時就會存在“好心辦壞事”的可能。這時就需要文秘工作人員對信息進行適度加工，既要做到充分理解領導的意圖，明白領導安排的工作，又能準確地傳達給下級部門。此外，還要對下級部門的落實情況了如指掌，以便如實將工作進展回饋給領導，從而方便下一步計劃的制訂。有時候工作內(nèi)容過多、難以一一匯報時，如何選擇領導最關注的核心問題，急領導所急，想領導所想，也是文秘工作者需要具備的職業(yè)素養(yǎng)。因此文秘人員自身的理解能力將直接影響到工作的實際效果，良好的理解能力可以有效促進信息在企業(yè)間的正常流動，提高企業(yè)的工作效率；相反，如果不能準確理解和把握領導的思想，則可能會錯誤傳達相關指示，阻礙企業(yè)的發(fā)展。

3.扎實的寫作功底。扎實的寫作功底是文秘工作者最基本的技能要求。寫作能力是職場中的一項極其重要的能力，這種能力雖然存在自然稟賦的差異，但更多的來自于后天的磨礪，是一項可以習得的技能，只要肯下功夫、腳踏實地地鉆研和練習，寫作能力可以得到顯著提高。企業(yè)的日常工作離不開各式各樣的公文，這些內(nèi)容記錄了企業(yè)的活動軌跡，也為企業(yè)未來的發(fā)展提供了可以參考的依據(jù)。如何準確、完整地記錄這些信息是文秘工作人員的重要職責。文秘人員需要撰寫工作總結(jié)、會議紀要以及各種報告等材料，而這些東西沒有平時的積累和鉆研是很難完成的。因此，文秘工作者要打好基礎，腳踏實地夯實寫作功底，平時在工作中潛心鉆研，留意國家的大政方針，領會其中包含的精神；多多關注行業(yè)的最新動態(tài)、企業(yè)的業(yè)務概況和領導講話，思考不同因素在企業(yè)發(fā)展中的影響，形成自己獨到的見解；此外，充分利用自己可以接觸到的第一手文件材料，通過反復閱讀和思考，豐富自己的知識儲備，不斷提升自己的寫作水平。

4.高度的責任意識。文秘工作看似瑣碎繁雜，實則對企業(yè)的運行和發(fā)展具有重要影響，需要工作人員具有高度的責任感和主人翁意識才能完成。例如辦公室經(jīng)常會有臨時的加班寫稿改稿、準備會議以及業(yè)務招待等事務工作，沒有耐心和任勞任怨的態(tài)度是很難處理這些事情的。此外，文秘工作還會涉及到企業(yè)的許多重要決策，這就需要文秘人員具有高度的責任意識，做好相關保密工作，保障各項工作的順利開展和實施。這種責任意識更多來源于內(nèi)心的自我驅(qū)動，是甘于奉獻、吃苦耐勞的良好品格在工作崗位上的體現(xiàn)，而非外部條件的約束。責任意識能夠持續(xù)提醒員工盡心盡力地完成領導安排的任務，并從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，為領導提出合理意見和建議。如果缺乏責任意識，則會在繁雜的日常事務中喪失工作熱情，對待工作流于機械化和程序化，加重職業(yè)倦怠。因此，無論從企業(yè)角度，還是從個人發(fā)展角度，責任意識都是不可或缺的。

5.有效的換位思考能力。企業(yè)中的任何工作都不是憑借一人之力完成的，而是同事們合作的成果，有事甚至需要幾個部門之間協(xié)作完成。身處不同位置的人從不同的角度出發(fā)，往往會產(chǎn)生不同的行為方式，而文秘工作人員在與各類人群接觸的過程中，只有具備換位思考的能力才能夠?qū)崿F(xiàn)有效溝通。在與領導的接觸過程中，受到批評時不要急于解釋，而是從領導的角度出發(fā)思考受評批的原因，進而改進自己的工作方式；在進行講話稿等公文寫作時，站在領導的位置上，從行業(yè)、企業(yè)以及部門等角度全面考慮工作進展，這樣更容易與領導的想法不謀而合。在與同事交流時，能夠站在不同部門以及個人的角度上，分析他們行為的出發(fā)點以及觀點中的可取之處，可以有效化解矛盾，并提升工作效率。

6.良好的人際溝通能力。作為聯(lián)系企業(yè)領導和基層員工之間的紐帶，文秘工作人員每天需要與不同的人打交道，這就需要其具備良好的人際溝通能力。在與領導的溝通過程中，應根據(jù)不同領導的性格和工作方式適時調(diào)整自己的行為，做到有效針對性溝通，既能夠充分理解并傳達領導的意圖，又做到不過度干涉領導的私生活，避免擅自處理超出自己職責范圍的事情，最大限度地提升工作效率。在與同事溝通的過程中，做好自身的合理定位，不要有優(yōu)越感，而是抱著平等的心態(tài)進行信息傳遞以及工作交流，這樣才能與員工建立良好的人際關系，也更容易被信賴。當企業(yè)領導、員工之間存在矛盾時，文秘工作人員也要積極地進行調(diào)解，通過真心溝通和交流消除誤會、化解矛盾，使企業(yè)內(nèi)部上下一心，更加團結(jié)。

7.強烈的學習意識。學習使人進步，無論身處什么行業(yè)和領域，只有不斷學習才能跟上時代的步伐，尤其是當今科技飛速發(fā)展的信息時代，技術迭代越來越快，一項新技術可能還沒有得到推廣就被更新的技術取代。在這種情況下，不努力提升自己的學習能力，掌握行業(yè)的前沿信息和動態(tài)，是難以跟上領導思路、輔助領導做出正確決策的。領導的許多重要決策深刻地影響著企業(yè)的發(fā)展方向，如果沒有深厚的知識積累和廣闊的看待問題的視野，是很難提出有效建議的。因此，文秘工作者在平時要通過網(wǎng)絡、書籍、雜志以及報刊等渠道深入了解行業(yè)政策以及法規(guī)，對本行業(yè)的發(fā)展形成自己獨到的見解，除關注企業(yè)技術以及行業(yè)動態(tài)之外，還要學習管理、財務以及法律等方面的知識，從不同角度綜合考慮企業(yè)發(fā)展中遇到的問題，這樣才能為領導的決策提供合理有效建議。此外，企業(yè)的管理體制等也處在動態(tài)變化過程中，不積極學習最新的制度體系和文化體系等內(nèi)容，便無法提高在部門中的工作效率，從而影響自己在職業(yè)生涯中的進步。

8.堅決的執(zhí)行能力。由于辦公室在企業(yè)中起著聯(lián)系基層和管理層的橋梁作用，因而辦公室的工作效率往往決定了企業(yè)整體的運行效率。文秘人員需要具備快速堅決的執(zhí)行能力，在接到領導的任務后及時準確地傳達到下級部門，下級部門在執(zhí)行過程中有了進展或出現(xiàn)了問題也要及時反應給領導，做好上下級之間的溝通與協(xié)調(diào)。工作中積極主動，凡事往前趕，而不是等領導催促了再去做，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，由被動接受工作安排轉(zhuǎn)為主動提出協(xié)助領導完成工作任務。多經(jīng)歷、多試錯，在做事中不斷提高自己的執(zhí)行能力和辦事能力。此外，還要遵循重大問題按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請示報告按程序辦的基本辦事規(guī)則，堅持原則性與靈活性相統(tǒng)一，認真把份內(nèi)的工作、領導交辦的任務完成好。

四、總結(jié)

在新的經(jīng)濟發(fā)展模式下，企業(yè)辦公室文秘工作者的作用更加凸顯，其對于企業(yè)的運行效率和發(fā)展穩(wěn)定具有重要意義。而文秘工作又具有綜合性、服務性以及創(chuàng)新性等特點，因此，對文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)也提出了較高要求。文秘人員需要不斷提高自己的政治品格、理解能力、寫作功底、換位思考能力、溝通能力以及執(zhí)行能力，精進自己的責任意識和學習意識，才能夠更好地勝任自己的工作。