高職院校檔案資源服務(wù)能力供給側(cè)改革探析

文/王 燦 趙振羽

檔案資源的開發(fā)與利用是檔案工作的重要組成部分。在信息化背景下，基于供給側(cè)視野對高職院校檔案資源服務(wù)能力進(jìn)行分析探究，找到檔案資源服務(wù)供給與需求矛盾點(diǎn)并提供解決對策建議，從而提升高職院校檔案資源的服務(wù)管理水平

高職院校檔案資源是學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行管理的重要記錄，具有重要的價值。對這些檔案資料進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理與開發(fā)，能為學(xué)校的運(yùn)行管理提供更多的支持保障。在新時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案相關(guān)法律法規(guī)和制度的不斷完善，檔案資源不僅僅只是保存記錄歷史，其服務(wù)與利用能力更是一個學(xué)校的管理和服務(wù)水平的具體體現(xiàn)。

一、“供給側(cè)改革”視野下高職院校檔案服務(wù)能力現(xiàn)狀

世界步入新時期，隨著整個社會信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程加快，高職院校檔案資源服務(wù)能力面臨著轉(zhuǎn)型的壓力，從供給側(cè)角度分析，主要面臨以下情況：一是從管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，二是從被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，三是從傳統(tǒng)勞動密集型服務(wù)向技術(shù)密集型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，四是從線下服務(wù)為主向線上服務(wù)為主的轉(zhuǎn)變。

從“新供給創(chuàng)造新需求”理論分析高職院校檔案資源現(xiàn)狀，其意義在于一是更清晰認(rèn)識高職院校檔案資源服務(wù)能力提升過程中存在的結(jié)構(gòu)矛盾，二是為高職院校檔案資源服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供保障，為服務(wù)能力提升提供明確的改進(jìn)策略和思路。

二、“供給側(cè)改革”視野下檔案資源服務(wù)的矛盾分析

根據(jù)供給側(cè)改革理論分析當(dāng)前高職院校檔案資源服務(wù)能力面臨的主要矛盾是高職院校檔案資源所供給的服務(wù)與各類利用主體的需求不匹配。通過文獻(xiàn)分析和走訪調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)主要表現(xiàn)在資源、人力、管理、技術(shù)四個要素上，具體分析如下：

1.檔案資源供給不足

當(dāng)前高職院校檔案資源主要由學(xué)校內(nèi)部的檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案資源主要由學(xué)校的黨政公文、干部人事檔案資料、教學(xué)與學(xué)生檔案資料、科研社會服務(wù)檔案資料、財務(wù)會計憑證資料、基建與設(shè)備儀器資料等組成。檔案資源利用者主要是在校和已畢業(yè)學(xué)生，在崗和離退休教職工，學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的工作人員和少量社會人員組成。

檔案利用數(shù)量和頻率具有一定周期性規(guī)律。具體呈現(xiàn)以下態(tài)勢：一是高職院校檔案資源中教學(xué)類檔案利用的數(shù)量較大，利用頻次較高，二是高職院校檔案服務(wù)對象利用行為具有一定的周期性。每年畢業(yè)季會為即將畢業(yè)的學(xué)生提供黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷和成績單等證明材料；干部在職務(wù)變化和退休時，干部人事檔案查閱的利用數(shù)量和利用頻率增加。專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)晉升和專項成果獎勵時，查閱教學(xué)、科研等檔案材料機(jī)會也會增大；學(xué)校財務(wù)和審計部門查詢會計憑證檔案有一定的規(guī)律性。一般在季末年末的財務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部審計檢查督察工作中，會計憑證檔案調(diào)閱的數(shù)量和頻率會有明顯激增。高職院校黨政檔案隨著政務(wù)信息的公開和辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行，檔案查閱頻次明顯減少。

筆者發(fā)現(xiàn)目前高職院校檔案資源供給主要是呈現(xiàn)碎片化，零散化，難以最大程度發(fā)揮其作用，難以滿足利用者的個性化系統(tǒng)化要求。因此要把握各類檔案利用的周期性和規(guī)律規(guī)律，運(yùn)用信息化手段整合資源供給，建立高職院校檔案的特色服務(wù)資源。

2.人力資源供給缺乏

黨的十八大以來，“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念也是推動新時期高職院校檔案事業(yè)發(fā)展應(yīng)遵循的工作方向。高職院校特別是“雙高”建設(shè)院校，面臨自身高水平發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境變化機(jī)遇期的到來，在信息化時代，以用戶為中心，樹立開放理念，館員主動服務(wù)意識亟需變革。

近年來，在檔案信息化建設(shè)向深層次推進(jìn)的關(guān)鍵期，在高職院校檔案館服務(wù)業(yè)務(wù)拓展過程中，要實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)和管理，需要一批復(fù)合型業(yè)務(wù)人才。而當(dāng)前高職院校檔案管理水平和檔案工作人員業(yè)務(wù)能力并不強(qiáng)，對文檔一體化的管理思路不清，對檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)不順暢，規(guī)范和高效的信息化管理技術(shù)手段欠缺，制約了學(xué)校檔案資源服務(wù)的能力。因此，提升高職院校檔案資源管理水平和工作人員業(yè)務(wù)能力是檔案建設(shè)的重要任務(wù)之一。

3.管理能力供給疲軟

當(dāng)前高職院校的檔案資源管理理念仍然是宏觀管理的“檔案館中心式”模式。即用戶到館，上班時間手工查閱。管理方式單一，檔案資源利用管理能力和理念相對滯后。參考國內(nèi)外的大數(shù)據(jù)時代的“用戶中心”理念下的檔案服務(wù)模型建立欠缺。構(gòu)建基于檔案大數(shù)據(jù)的全生命周期管理模型，建立“人”“事”“時間”三位立體檔案模型和大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用為支撐的智能服務(wù)體系非常薄弱。因此，高職院校檔案資源宏微觀管理頂層設(shè)計、館藏資源融合、全生命周期管理，是有效提高檔案服務(wù)管理供給的一項重要任務(wù)。

4.技術(shù)供給能力老化

目前高職院校檔案服務(wù)的主要形式仍是檔案利用者實地到檔案館查閱檔案信息的方式，這種傳統(tǒng)的方式對于校師生在工作日進(jìn)行檔案查詢較為方便，但對于其他人群以及非工作日來說，利用仍不便利。

信息技術(shù)利用方面，在大數(shù)據(jù)時代絕大多數(shù)高職院校的檔案資源沒有利用微信小程序和公眾號、微博等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案資源共享與服務(wù)，尤其是在新冠疫情的社會大背景下，加強(qiáng)移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高職院校檔案資源使用對象提供遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)的方式，是對傳統(tǒng)單一線下服務(wù)平臺的有益補(bǔ)充和擴(kuò)展，也是對學(xué)校社會影響力的重要體現(xiàn)。

三、高職院校檔案資源服務(wù)供給側(cè)改革策略與建議

筆者從“新供給創(chuàng)造新需求”這一理論出發(fā)，認(rèn)為高職院校檔案資源服務(wù)能力的提升要通過改善檔案資源供給體系、優(yōu)化人力供給結(jié)構(gòu)、提高管理供給效率、改善技術(shù)供給方式這四大策略，才能得以提高。

1.改善資源供給體系，提升資源服務(wù)能力

在信息化程度不斷提升與檔案法律法規(guī)日趨健全的大背景下，高職院校檔案資源服務(wù)與利用是服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展改革的重要保障措施。各個學(xué)校根據(jù)自身特點(diǎn)，建立特色檔案資源結(jié)構(gòu)管理模式，提升特色檔案服務(wù)能力，服務(wù)特定利用對象，構(gòu)建參與式檔案資源供給體系。

高職院校通過各種渠道收集整理的檔案材料，需要學(xué)校檔案工作者和相關(guān)專家研究梳理和利用開發(fā)，才能發(fā)揮其深層次的文化功能和效用。例如在黨和學(xué)校的重大歷史時期，收集整理相關(guān)工作的檔案資料，舉辦特色檔案展、檔案節(jié)，展示辦學(xué)成果以及學(xué)校歷史積淀與文化傳承，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，同時開辦網(wǎng)絡(luò)專題展。通過多種形式，改善學(xué)校檔案資源供給體系，提升檔案資源服務(wù)能力和水平，提升學(xué)校知名度和影響力。

2.優(yōu)化人力供給結(jié)構(gòu)，提升人員服務(wù)能力

高職院校檔案館館員是學(xué)校檔案服務(wù)的中堅力量。運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)思維”來開放檔案資源，樹立用戶中心、簡約思維，平臺迭代、大數(shù)據(jù)流量和跨界社會化的互聯(lián)網(wǎng)新型思維方式，需要合理配置結(jié)構(gòu)年齡、專業(yè)合理的管理人員，保證人力足量供給是一項檔案管理人才隊伍的長期任務(wù)。

重視檔案人員業(yè)務(wù)技能提升，樹立在信息化、數(shù)字化的背景下的管理思維方式改變，配置合理的專兼職檔案隊伍，積極開展學(xué)校檔案專業(yè)技術(shù)人員技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，設(shè)立支持一定的檔案類科學(xué)研究項目，是保證管理人力有效供給的一項重要任務(wù)。在條件允許的情況下，特聘檔案類技能專業(yè)人才或招聘檔案學(xué)專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生進(jìn)校工作，也是補(bǔ)充人力資源供給的重要渠道。

3.提高管理供給效率，提升管理服務(wù)能力

《國家信息化發(fā)展綱要》指出“各個部門要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案服務(wù)模式創(chuàng)新，提高檔案管理服務(wù)水平”。國家檔案局在年度工作報告中也提出要加快推進(jìn)檔案公共服務(wù)進(jìn)程。為此高職院校檔案管理服務(wù)要樹立“以用戶為中心”理念。在檔案的宏觀管理服務(wù)有清晰定位，樹立為師生服務(wù)，為校園文化建設(shè)服務(wù)，滿足一定的社會研究需要的管理理念。樹立品牌意識，前瞻意識。微觀管理行為規(guī)范與制度完善。部門立卷制度，溝通與反饋機(jī)制，異地校區(qū)管理制度。對于實體檔案創(chuàng)新實現(xiàn)新技術(shù)查檔服務(wù)。

4.改善技術(shù)供給方式，提升技術(shù)服務(wù)能力

高職院校要順應(yīng)時代要求和廣大師生需求，在互聯(lián)網(wǎng)平臺發(fā)布學(xué)校檔案信息資訊和文化成果，擴(kuò)大學(xué)校信息服務(wù)的傳播范圍。高職院校檔案利用要以個性化凸顯特色服務(wù)模式的供給。與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心聯(lián)系，積極融入數(shù)字校園平臺。著力改善學(xué)校檔案網(wǎng)站技術(shù)供給，力推微信小程序和公眾號技術(shù)供給，優(yōu)化實體管理與服務(wù)技術(shù)供給，真正實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通、整合與共享。

實現(xiàn)閉環(huán)式檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)的供給。實現(xiàn)身份信息確認(rèn)、信息調(diào)取審查和反饋、網(wǎng)上自主繳費(fèi)、調(diào)檔制作材料、加蓋印信、遠(yuǎn)程傳送給利用者的整個操作程序。加快推進(jìn)高校檔案館與學(xué)校OA辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通，提高電子檔案的接收效率，減少日后檔案資料數(shù)字化掃描的工作量。

創(chuàng)新檔案新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)供給。當(dāng)前各個高職院校普遍重視新媒體工作，微信、微博、抖音等移動互聯(lián)網(wǎng)平臺的公眾號客戶端應(yīng)用廣泛。我們要將檔案資源與新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，開發(fā)檔案公眾號、小程序、APP，開設(shè)微信、微博、抖音專題欄目，利用新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)獨(dú)特的傳播優(yōu)勢，深度開發(fā)高校檔案信息資源，提高檔案資源服務(wù)的便利化，也能提高學(xué)校的知名度和社會影響力。

不言而喻，檔案資源服務(wù)能力供給側(cè)改革是一項長期系統(tǒng)性的工作，需要各個方面的通力配合才能完成。對于高職院校，特別是“雙高”建設(shè)院校來說，學(xué)校的檔案資源服務(wù)學(xué)校自身發(fā)展，在人才培養(yǎng)、文化傳承和提高治理水平和治理能力現(xiàn)代化方面有著更為重要的意義。通過改善檔案資源供給體系，優(yōu)化人力供給結(jié)構(gòu)，提高管理供給效率，改善技術(shù)供給方式，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量和各類利用者的滿意度，從而為院校建設(shè)提供良好的服務(wù)與有力的支撐。