論不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避對策

文/王 榮

不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)變化，帶來對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的新要求。新時(shí)期下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用率顯著提升，這使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)同步增長。本文主要基于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行概括，并提出相應(yīng)對策，希望本文能夠?yàn)樽x者在相關(guān)領(lǐng)域的研究與工作提供一些幫助

所謂不動(dòng)產(chǎn)登記，就是在有關(guān)行政單位的主辦下，針對符合不動(dòng)產(chǎn)概念的物品進(jìn)行的歸屬權(quán)登記行為，屬于行政管理的一種。只有進(jìn)行過登記的不動(dòng)產(chǎn)，才能被承認(rèn)歸屬。而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案就是記載不動(dòng)產(chǎn)歸屬的一種載體，開展好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，就是保障不動(dòng)產(chǎn)所屬人的財(cái)物安全?？梢哉f，落實(shí)好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，是每一個(gè)地方不動(dòng)產(chǎn)登記部門的本職工作，不容有失。本次研究，針對國內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要性，以及該領(lǐng)域現(xiàn)實(shí)存在的一些管理問題進(jìn)行闡述與研究，提出解決對策。

一、重要性

1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具備憑證功能

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)記載了該不動(dòng)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)、用途、使用期限、歸屬權(quán)情況，同時(shí)還包含了該不動(dòng)產(chǎn)的登記、掛失、轉(zhuǎn)讓等全部管理過程，是該不動(dòng)產(chǎn)自檔案設(shè)立日起，重要的身份憑證。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人若需要為不動(dòng)產(chǎn)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的憑證功能將得以顯現(xiàn)。一旦不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)失誤，將會(huì)導(dǎo)致憑證失信的問題。

2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具備參考功能

當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)面臨交易業(yè)務(wù)時(shí)，如轉(zhuǎn)讓、繼承、抵押甚至拆遷等，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)一些重要信息，如不動(dòng)產(chǎn)面積、產(chǎn)值等，將為交易業(yè)務(wù)的開展提供重要參照，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具備不可忽視的重要參考功能。

3.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的一些潛在功能

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)部整合了權(quán)利人的各項(xiàng)個(gè)人信息與相關(guān)經(jīng)營行為，這為后續(xù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的身份證明、抵押、繼承等業(yè)務(wù)提供了證明。在日后，一旦針對該不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)生利益糾葛，如繼承存在爭議，則不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中相關(guān)條款將發(fā)生法律效力，保障合法繼承人的繼承權(quán)益不受侵犯。

二、風(fēng)險(xiǎn)

1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨合法性風(fēng)險(xiǎn)

不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果需要第一時(shí)間記錄于登記簿上并妥善保管，而不動(dòng)產(chǎn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)往來的原始憑證需要納入登記檔案統(tǒng)一保管，這些原始憑證將被賦予相應(yīng)的法律效力，發(fā)揮重要的憑證、參考以及潛在作用。那么從另一角度而言，不動(dòng)產(chǎn)登記的規(guī)范性，很大程度上受記載主體登記規(guī)范性的影響。若記載主體未能夠依照登記流程、要求、格式進(jìn)行規(guī)范登記，出現(xiàn)如宗地圖、界址線、界址點(diǎn)、不動(dòng)產(chǎn)單元等矢量數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，將會(huì)導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人自身權(quán)益受到影響[1]。

2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨完整性風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理工作面臨的典型風(fēng)險(xiǎn)，就是檔案收集不足，未能在真正意義上全面達(dá)成“應(yīng)收盡收”的管理期望，總會(huì)出現(xiàn)各種原因?qū)е碌臋n案遺漏問題；這一風(fēng)險(xiǎn)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中同樣常見。導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨完整性風(fēng)險(xiǎn)的原因，一是由于管理者與權(quán)利人對該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不足，針對檔案缺頁少頁情況不夠重視，也不采取后續(xù)補(bǔ)救措施；二是由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用受行政權(quán)屬分散的影響，當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)有業(yè)務(wù)往來時(shí)，各部門為保障自身查閱檔案的便利性，存在一個(gè)檔案多地存儲(chǔ)的問題，這在無形中加大了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理隱患[2]。

3.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨安全性風(fēng)險(xiǎn)

在過去，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理處于紙質(zhì)化管理階段，該時(shí)期檔案管理面臨的安全性風(fēng)險(xiǎn)主要有檔案非法調(diào)換、蟲蛀、霉變、字跡不清等管理風(fēng)險(xiǎn)。新時(shí)期，在各項(xiàng)信息化技術(shù)的加持下，越來越多的地方不動(dòng)產(chǎn)登記中心開始打造并使用不動(dòng)產(chǎn)登記信息化管理平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加持，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理時(shí)期面臨的蟲蛀、霉變、字跡不清等管理風(fēng)險(xiǎn)得到有效解決，但網(wǎng)絡(luò)管理同樣存在著大數(shù)據(jù)信息失竊的風(fēng)險(xiǎn)，使不動(dòng)產(chǎn)的管理面臨安全性風(fēng)險(xiǎn)[3]。

三、規(guī)避對策

不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要針對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中面臨的諸如合法性風(fēng)險(xiǎn)、完整性風(fēng)險(xiǎn)與安全性風(fēng)險(xiǎn)提出應(yīng)對，要切實(shí)保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作開展的規(guī)范性，排除一切工作隱患，追求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全管理，保障不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益不受侵犯。下面是具體應(yīng)對措施——

1.提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的合法性

首先，從國家層面進(jìn)一步加強(qiáng)對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的重視程度，完善相應(yīng)法律法規(guī)，通過立法在法律層面上保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的合法性。隨后，請有關(guān)部門加強(qiáng)政策引領(lǐng)，要求基層不動(dòng)產(chǎn)登記中心切實(shí)做到響應(yīng)國家法律法規(guī)，規(guī)范自身工作行為。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要求不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部做好各項(xiàng)管理工作，如建立健全相應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)的嚴(yán)格質(zhì)控，做到、做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確錄入與規(guī)范管理。遵守法律法規(guī)，合法開展各項(xiàng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理活動(dòng)，堅(jiān)決維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益不受侵犯[4]。

2.追求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨完整性風(fēng)險(xiǎn)的主要原因，在于檔案內(nèi)容缺項(xiàng)少項(xiàng)，以至于檔案管理工作無法做到“應(yīng)收盡收”，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理陷入危險(xiǎn)的境地。為此，本文提出，針對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)定期移交與隨時(shí)移交相結(jié)合。只有這樣才能保障所有檔案的全面收集。首先，針對不同使用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的行政管理部門，要限定一個(gè)具體時(shí)間，做到所有下發(fā)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案均定期回收，爭取應(yīng)歸盡歸，避免檔案常年遺留在外引發(fā)的遺失問題。隨后就是針對隨時(shí)移交的管理，針對僅是一次查看的部門，勒令其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案使用完畢后，必須立刻移交回檔案管理部門，避免檔案在外信息泄露或直接遺失的風(fēng)險(xiǎn)。在收集不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，更要加強(qiáng)監(jiān)管，避免如不動(dòng)產(chǎn)登記申請書、土地權(quán)屬來源材料等信息的遺漏，使不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人自身權(quán)益受到侵犯[5]。

3.加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全性

針對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案仍舊處于紙質(zhì)化管理的地區(qū)，加強(qiáng)管理監(jiān)管，保障理想的紙質(zhì)化存儲(chǔ)環(huán)境，預(yù)防如蟲蛀、霉變等問題，并解決檔案非法調(diào)取行為。合理布控探頭，避免不動(dòng)產(chǎn)登記檔案失竊的隱患。針對一些已經(jīng)構(gòu)建信息化平臺(tái)的單位，提倡優(yōu)化平臺(tái)防火墻，阻隔外部的潛在威脅；同時(shí)在平臺(tái)內(nèi)整合健全的準(zhǔn)入機(jī)制，各項(xiàng)超出職能范圍外的管理行為均需上級(jí)授權(quán)，而各項(xiàng)職能范圍內(nèi)的管理行為，將會(huì)被詳細(xì)儲(chǔ)存于歷史記錄數(shù)庫中，便于管理者回顧性管理。上述工作將在很大程度上解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全性風(fēng)險(xiǎn)[6]。

通過上述分析研究，本文主要探討了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案科學(xué)管理的重要性，以及現(xiàn)階段國內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理面臨的問題與解決辦法。首先值得肯定的是，開展好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，是維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展的大勢所趨。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作還面臨著一些問題，有關(guān)崗位工作人員需要加強(qiáng)自身認(rèn)識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)要求領(lǐng)導(dǎo)層保證科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，幫助不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作突出重圍，更好地實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值，促進(jìn)和諧社會(huì)發(fā)展。