信息化時代下文書檔案的管理

文/劉 通

隨著信息化時代的全面到來，協(xié)同辦公平臺的普及，新形勢下的文書檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和問題。本文根據(jù)筆者工作的實際情況，簡要分析了當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理存在的問題和挑戰(zhàn)

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。隨著信息化時代到來，傳統(tǒng)的文書檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。本人結(jié)合日常的工作，認為文書檔案管理仍有進一步改進的空間，以下是分析及措施。

一、信息化時代文書檔案管理的問題

1.文書檔案管理工作的重視度

文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，文書檔案管理涉及多個方面，如黨工管理、行政管理、會計憑證、生產(chǎn)和經(jīng)營材料等，因此文書檔案管理也需要各個部門的配合。然而很多企業(yè)的文書檔案工作得不到有關(guān)部門的重視，認為文書檔案工作不是特別重要，涉及文件歸檔部門的相關(guān)人員也常常缺乏相關(guān)的檔案知識和常識。這樣的情形會導(dǎo)致文書檔案歸檔不規(guī)范、文件資料不健全等問題。文書檔案至關(guān)重要，文書檔案包含了企業(yè)重大事情的完整記錄，也囊括了企業(yè)所有制度的變化發(fā)展等重要資料。要解決信息化時代文書檔案管理存在的問題，首先要從提高站位，重視文書檔案開始。

2.信息化時代文書檔案的流程制度

在信息化時代來臨之前，文書檔案在歸檔前后都是紙質(zhì)形式存在，信息化時代后許多文書檔案以電子化的形式呈現(xiàn)，但是相應(yīng)的制度和流程還有待進一步完善。一是所有與文書檔案相關(guān)的部門要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是紙質(zhì)文件直接整理立卷，文件電子化后，文書檔案的整理需要有適應(yīng)協(xié)同辦公相應(yīng)的流程。二是文書檔案歸檔不夠規(guī)范，不同部門歸檔的文書檔案質(zhì)量參差不齊，有甚至出現(xiàn)資料不全的現(xiàn)象，需要制定相應(yīng)完善的流程和制度來規(guī)范相應(yīng)情況。

3.信息化時代下文書檔案的安全性

隨著企業(yè)電子辦公平臺辦公模式的開啟，各類文件更多地在信息平臺及網(wǎng)絡(luò)上留痕及傳播。電子文書檔案本身也具有不穩(wěn)定性，電子文書檔案容易被人為改動，文書檔案管理人員對于借閱時是否設(shè)置有相應(yīng)的安全性流程都應(yīng)該具有相應(yīng)的安全意識以及安全知識，嚴格按照操作流程和檔案管理制度實施管理。再者在信息化網(wǎng)絡(luò)時代，計算機的安全也直接決定著文書檔案的安全，處理文書檔案的電腦是否連接外網(wǎng)、是否有相應(yīng)的硬件和軟件的安全措施也都變得格外重要。

二、信息化時代文書檔案管理的幾點措施

1.增強對文書檔案的重視

信息化時代下，不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理，與文件歸檔相關(guān)的各個部門都需要重視文書檔案管理。企事業(yè)單位的各個部門需要充分認識到文書檔案管理的價值。做好文書檔案工作的宣傳和動員，增強對各類文書檔案管理部門人員的培訓(xùn)和考核，優(yōu)化激勵機制，強化檔案人員隊伍的建設(shè)，從思想上重視文書檔案，從根源上減少文書檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時也可以增強檔案管理人員的自主性和價值感，讓文書檔案管理人員更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

2.加強對文書檔案信息化建設(shè)的投入

信息化時代的步伐不可阻擋，企業(yè)應(yīng)該加大對文書檔案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不論是文書檔案管理人員的配置，文書檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的資金，還是文書檔案后期維護的網(wǎng)絡(luò)升級等等，都需要相應(yīng)人力與資金等各方面的投入。配置可以勝任相應(yīng)崗位的文書檔案人員，可以使文書檔案在管理過程中規(guī)范有效，投入了相應(yīng)的信息化資金，有利于現(xiàn)代文書檔案的保存，也便于文書檔案充分發(fā)揮其為民服務(wù)的作用。

3.制定完善的文書檔案管理流程制度

新時代就應(yīng)該有新模式，企業(yè)應(yīng)緊跟時代步伐，在電子化信息化的時代，根據(jù)企業(yè)自身的實際情況，及時更新檔案規(guī)范和知識，編制出一套行之有效的文書檔案管理流程制度。完善的流程制度可以在最大程度上保障文書檔案在收集、傳閱、審批、歸檔、保存每一個流程中都合法合規(guī)，并且制度的制定和實施也確保了文書檔案在每個環(huán)節(jié)的安全性，可以最大限度上使文書檔案發(fā)揮其每個階段的作用，更好地為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)。

信息化時代下的檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，文書檔案管理作為檔案管理的很重要的一部分，也見證著企業(yè)一步步的發(fā)展變化。只有加強思想上對文書檔案的重視，加大對文書檔案管理的人力和資金投入，制定符合國家規(guī)范且適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新的文書檔案制度，唯有此，新時代下文書檔案才可以更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會，發(fā)揮其重要的作用。