盧俏媚 何莎(中山大學(xué) 廣東 廣州 510275)
近年來(lái),隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大,經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道多元化特點(diǎn)越來(lái)越突出,同時(shí),會(huì)計(jì)制度體系日益完善、財(cái)務(wù)內(nèi)外部監(jiān)督持續(xù)增強(qiáng),對(duì)財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量提出了更高的要求。費(fèi)用報(bào)銷審核是最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作,其作為有效監(jiān)管資金轉(zhuǎn)移支付、控制費(fèi)用支出的活動(dòng),直接影響著高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用績(jī)效,同時(shí)也反映了高校財(cái)務(wù)部門的管理與服務(wù)水平。當(dāng)前高校傳統(tǒng)型財(cái)務(wù)核算模式呈現(xiàn)出越來(lái)越多的弊端,如大量非增值活動(dòng)降低工作效率、管理流程規(guī)劃缺乏科學(xué)性、信息化與現(xiàn)代化管理手段落后等,因此必須思考如何創(chuàng)新核算模式,實(shí)行專業(yè)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理。本文從優(yōu)化高校核算組織模式角度,針對(duì)人員管理方面的主要問(wèn)題,探討了核算分組審核模式的思路,包括業(yè)務(wù)分組、人員安排、提質(zhì)增效措施、績(jī)效考核等方面,對(duì)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)、核算服務(wù)質(zhì)量提升、財(cái)務(wù)管理水平提高等具有重要意義。
(一)高校傳統(tǒng)型核算組織模式存在的主要問(wèn)題。組織模式的選擇反映了組織性質(zhì)與目標(biāo),同時(shí)也會(huì)反作用于組織的發(fā)展。由于高等學(xué)校具有非營(yíng)利性,不同于企業(yè)以提高效率、利潤(rùn)與競(jìng)爭(zhēng)力為目標(biāo),因此長(zhǎng)期以來(lái)都存在崗位職能條塊分割、偏向平均主義的特點(diǎn)。體現(xiàn)在財(cái)務(wù)核算組織中,大部分人員角色都是“審核”,負(fù)責(zé)處理各類業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)報(bào)銷,工作區(qū)別度不高,人員分工不明確,個(gè)人責(zé)任難以壓實(shí)。人員管理主要存在以下問(wèn)題:
1.工作強(qiáng)度大、業(yè)務(wù)類型多。一方面,財(cái)務(wù)人員的配備難以滿足高校經(jīng)費(fèi)日益增長(zhǎng)、服務(wù)內(nèi)容不斷擴(kuò)大帶來(lái)的需求。隨著高校發(fā)展,各類經(jīng)費(fèi)迅速增加,財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)量逐年遞增,但目前高校編制緊缺、用工形式較為單一,核算人員的增長(zhǎng)遠(yuǎn)跟不上經(jīng)費(fèi)的增長(zhǎng)速度,部分高校出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員新老接替斷層現(xiàn)象,不利于人才梯隊(duì)建設(shè)。同時(shí),財(cái)務(wù)部門還要開展各類日常咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn),接受巡查和內(nèi)外部審計(jì)等專項(xiàng)工作,財(cái)務(wù)人員工作超負(fù)荷、工作壓力過(guò)大成為常態(tài),直接影響了業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性。另一方面,由于缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致出現(xiàn)大量冗余業(yè)務(wù)流程和非增值活動(dòng),降低了高校財(cái)務(wù)管理的效率。經(jīng)費(fèi)管理規(guī)矩多、執(zhí)行難,且高校面臨的審計(jì)壓力與風(fēng)險(xiǎn)日益增大,財(cái)務(wù)報(bào)銷審核流程越來(lái)越復(fù)雜,對(duì)審核人員提出了更高的要求。
2.人員素質(zhì)參差不齊,業(yè)務(wù)能力不全面。秦鋰等(2020)對(duì)179名教育部直屬高校財(cái)務(wù)部門工作人員的問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果顯示,72.06%的受調(diào)查高校其財(cái)務(wù)核算人員占財(cái)務(wù)部門人員數(shù)的1/3以上,而只有37.43%的調(diào)查對(duì)象對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員配置質(zhì)量較為滿意或滿意。財(cái)務(wù)人員在新時(shí)期不僅要掌握專業(yè)知識(shí)與技能,還要具備信息技術(shù)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、創(chuàng)新思維等職業(yè)素養(yǎng)。而當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理仍以核算型模式為主,不利于培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)人才,財(cái)務(wù)人員綜合素養(yǎng)參差不齊,影響其工作開展的有效性,高校財(cái)務(wù)隊(duì)伍素養(yǎng)亟待提升。
3.不適應(yīng)信息化發(fā)展需要。在深化“放管服”改革的背景下,傳統(tǒng)的內(nèi)部控制和管理手段已無(wú)法適應(yīng)高校的管理與服務(wù)要求,進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè),加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合、實(shí)現(xiàn)信息共享、推動(dòng)構(gòu)建智能化財(cái)務(wù)平臺(tái)等,無(wú)疑有助于解決該問(wèn)題。然而,核算人員埋頭于大量重復(fù)、機(jī)械的財(cái)務(wù)報(bào)銷,被業(yè)務(wù)量、項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度等指標(biāo)加壓,缺乏對(duì)核算手段的前瞻性思考和創(chuàng)新,極大影響了會(huì)計(jì)核算工作的信息化進(jìn)程。
4.工作積極性不高。受限于事業(yè)單位人事制度,很多高校同時(shí)存在多種用工模式,如固定編制、臨時(shí)聘用、勞務(wù)派遣。人員薪酬基本上基于所屬用工類型、職務(wù)、職稱制定,不能客觀、全面地反映人員業(yè)務(wù)能力、工作強(qiáng)度、崗位貢獻(xiàn),不同類型核算人員薪酬待遇有明顯差別,同工不同酬問(wèn)題突出,極大影響了財(cái)務(wù)人員的工作積極性。雖然近年來(lái)很多高校開始重視對(duì)財(cái)務(wù)人員的績(jī)效考核,但受各種因素制約,只重?cái)?shù)量不重質(zhì)量的問(wèn)題依然存在,導(dǎo)致多數(shù)審核人員只著眼于面前的報(bào)銷單據(jù),不利于高校財(cái)務(wù)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。
(二)解決思路。扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)是開展會(huì)計(jì)核算工作的關(guān)鍵,也是業(yè)務(wù)創(chuàng)新的前提,專業(yè)化分工則是化繁為簡(jiǎn)、提高工作效率、保證標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的突破口,因此,核算業(yè)務(wù)分組審核模式對(duì)于提高工作效率與質(zhì)量、加強(qiáng)人員培養(yǎng)、推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)具有重要意義。
1.通過(guò)業(yè)務(wù)分組提高核算工作效率和準(zhǔn)確度。穩(wěn)步推進(jìn)核算業(yè)務(wù)分組,有利于提升核算標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。以小組形式開展工作能減少信息不對(duì)稱,業(yè)務(wù)政策若有變動(dòng)更容易在小組內(nèi)部傳達(dá),組織運(yùn)行更加高效。各小組根據(jù)業(yè)務(wù)類型梳理相關(guān)財(cái)務(wù)制度和流程,按照統(tǒng)一的制度依據(jù)、統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)與口徑、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理方式、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷審核與記賬,細(xì)化財(cái)務(wù)分工,打造成若干條標(biāo)準(zhǔn)化的流水線,減少報(bào)銷審核人員的職業(yè)判斷差異,使會(huì)計(jì)信息輸出標(biāo)準(zhǔn)化,使財(cái)務(wù)人員更有機(jī)會(huì)成為業(yè)務(wù)專家,同時(shí)也為辦理業(yè)務(wù)的師生提供平等、便捷的服務(wù),從而提高服務(wù)水平和師生滿意度。
2.通過(guò)業(yè)務(wù)分組加強(qiáng)人員培養(yǎng)。首先,會(huì)計(jì)專業(yè)具有龐大的知識(shí)體系,在從事核算工作時(shí),審核人員既要具備基本、全面的專業(yè)技能,也要熟練掌握每一類型業(yè)務(wù)的具體規(guī)定。進(jìn)行核算分組后,利于開展專題培訓(xùn)工作,財(cái)務(wù)人員可進(jìn)行定期輪崗,新人接觸業(yè)務(wù)從易到難,逐步提高專業(yè)化能力與素養(yǎng),這有助于核算理念創(chuàng)新,促進(jìn)工作思維、方法的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)從專才到全才的轉(zhuǎn)變。其次,在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中,高校應(yīng)建立責(zé)任制,根據(jù)規(guī)章制度,細(xì)化工作模式,明確各自的工作崗位職責(zé),將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算工作落實(shí)、分?jǐn)偟矫恳幻?cái)務(wù)人員身上,增強(qiáng)人員大局意識(shí),不僅要做好分內(nèi)工作,更要共同增強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的有效性。此外,通過(guò)核算業(yè)務(wù)分組,逐步配比與各類業(yè)務(wù)相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)人員,形成科學(xué)的人員梯隊(duì),有利于財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè),更好地助力高校事業(yè)發(fā)展。
3.通過(guò)業(yè)務(wù)分組推進(jìn)信息化建設(shè)。強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力有利于進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造、推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。電子發(fā)票的全面推行、數(shù)字人民幣應(yīng)用場(chǎng)景的逐步增加、財(cái)務(wù)機(jī)器人功能的日益豐富等,表明財(cái)務(wù)領(lǐng)域正在步入信息化、數(shù)字化、智能化,為了跟上社會(huì)發(fā)展的步伐,高校財(cái)務(wù)管理也必須利用前沿技術(shù)提高信息化水平,進(jìn)行智能化轉(zhuǎn)型。信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,必須從易到難逐步實(shí)現(xiàn)。在信息化平臺(tái)搭建階段,要求對(duì)各類核算業(yè)務(wù)進(jìn)行流程梳理,制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和審核規(guī)則,提出系統(tǒng)各業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)需求,進(jìn)行功能測(cè)試等,業(yè)務(wù)分組模式有利于核算人員集中精力對(duì)相應(yīng)業(yè)務(wù)深入思考,從較為簡(jiǎn)單的、容易實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)開始逐步推進(jìn)信息化。在信息化進(jìn)一步深入期間,核算人員可分組進(jìn)行系統(tǒng)功能日常維護(hù)、持續(xù)優(yōu)化。當(dāng)財(cái)務(wù)信息化水平較高,比如從數(shù)據(jù)獲取到審核全流程自動(dòng)化完成,核算人員的工作職能將更多地轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)稽查、強(qiáng)化內(nèi)控、建立預(yù)警機(jī)制、進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘等,此時(shí),專業(yè)化分組模式仍然是適用的。
(一)設(shè)立業(yè)務(wù)小組。高校會(huì)計(jì)核算主要為支出業(yè)務(wù),不同支出適用不同的費(fèi)用管理辦法,按核算業(yè)務(wù)類型分別設(shè)立核算小組比較符合實(shí)際工作需求。對(duì)照財(cái)政部支出經(jīng)濟(jì)分類科目進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理,可以將票據(jù)類型、管理思路、業(yè)務(wù)特點(diǎn)相近的業(yè)務(wù)歸為一組(見表1)。
表1 業(yè)務(wù)小組分工方案表
(二)明確崗位職責(zé)。核算小組應(yīng)以零違規(guī)、零差錯(cuò)、零投訴為工作目標(biāo),完成所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的全部日常工作和專項(xiàng)工作,包括審核業(yè)務(wù)報(bào)銷單據(jù),開展業(yè)務(wù)咨詢,不斷優(yōu)化工作流程,統(tǒng)一審核口徑,組織相應(yīng)制度學(xué)習(xí)及宣傳、培訓(xùn),開展崗位內(nèi)部控制流程梳理,提出相關(guān)模塊的信息化建設(shè)方案,定期進(jìn)行自查自糾,跟進(jìn)落實(shí)內(nèi)外部審計(jì)檢查整改意見,持續(xù)改進(jìn)服務(wù)方式等。
(三)人員安排方案。結(jié)合各小組業(yè)務(wù)量與難度,評(píng)估每組崗位人數(shù),盡量使人員工作量均衡。根據(jù)某部屬高校的工作實(shí)踐,在6月底、9月底、12月底項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行節(jié)點(diǎn)及科研項(xiàng)目結(jié)題高峰期,所有類型業(yè)務(wù)的工作量增長(zhǎng)率相當(dāng),但個(gè)別業(yè)務(wù)因其特性決定了可能在短時(shí)間內(nèi)存在忙閑不均,比如薪酬業(yè)務(wù)由于月度工資發(fā)放及個(gè)稅扣繳,每月存在固定的業(yè)務(wù)量高峰期,再如工程基建業(yè)務(wù)由于項(xiàng)目審批相對(duì)集中、對(duì)資金支付時(shí)限要求很高,隨對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門的工程進(jìn)度安排會(huì)不定時(shí)出現(xiàn)業(yè)務(wù)高峰,因此,評(píng)估人員配比數(shù)時(shí),人均工作量應(yīng)以一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期值為評(píng)估指標(biāo)。
此外,在人員分組中,需要綜合考慮年齡、工作經(jīng)驗(yàn)、溝通協(xié)調(diào)能力、計(jì)算機(jī)使用能力、人事管理類型等,進(jìn)行搭配組合,使得每個(gè)組別的平均業(yè)務(wù)能力相當(dāng),人員管理難易程度平衡,年齡及資歷形成梯度。比如,業(yè)務(wù)小組由科室主管擔(dān)任組長(zhǎng),負(fù)責(zé)組內(nèi)工作統(tǒng)籌安排、組間協(xié)調(diào);組員包括:資歷較深、業(yè)務(wù)能力較為全面的人員1名,善于溝通協(xié)調(diào)人員1名,能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、對(duì)財(cái)務(wù)信息化工作比較有想法的人員1名,再搭配其余人員。在進(jìn)行人員分組時(shí),要避免新人或臨近退休人員扎堆,不同用工形式的人員也應(yīng)盡量平均分布。合理配置業(yè)務(wù)小組人員,便于定期輪崗,組內(nèi)也能形成先進(jìn)帶后進(jìn)的良好氛圍,促進(jìn)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍整體水平提高。
(四)定期輪崗機(jī)制。定期輪崗有助于核算人員全面掌握各類業(yè)務(wù),成為多面手,更好培養(yǎng)復(fù)合型、綜合型財(cái)務(wù)人才,同時(shí)也有利于消除從事單一業(yè)務(wù)的懈怠感,不斷激發(fā)財(cái)務(wù)人員新的工作熱情與動(dòng)力。通過(guò)工作交接能定期清理業(yè)務(wù),避免長(zhǎng)期積壓,而且能夠起到相互監(jiān)督的作用,提升工作效能。輪崗時(shí)間太長(zhǎng)容易缺乏組織活力,影響輪崗效果,太短又不利于組織穩(wěn)定和人員專業(yè)能力的培養(yǎng)、鞏固,因此必須在實(shí)踐中找到動(dòng)態(tài)平衡點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō),組員半年一輪比較合適,按7個(gè)業(yè)務(wù)分組計(jì)算,3年為業(yè)務(wù)輪換周期。為維持業(yè)務(wù)開展、計(jì)劃執(zhí)行的穩(wěn)定性,組長(zhǎng)的輪崗時(shí)間則可以適當(dāng)延長(zhǎng),比如一年一輪。
實(shí)踐證明,對(duì)于財(cái)務(wù)人員較多的高校,核算分組審核模式效果顯著。對(duì)于財(cái)務(wù)人員較少的高校,分組方案則需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整,可以結(jié)合業(yè)務(wù)量將兩至三類業(yè)務(wù)打包成一組。總的來(lái)說(shuō),核算分組能發(fā)揮專業(yè)化分工的優(yōu)勢(shì),對(duì)于提高效率和建立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)具有積極作用。
(一)健全制度體系,制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。健全的制度體系是財(cái)務(wù)核算工作有效開展的保障,對(duì)增強(qiáng)會(huì)計(jì)核算科學(xué)性、合理性和全面性發(fā)揮著重要作用。一方面,應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算特點(diǎn),結(jié)合核算業(yè)務(wù)分組的工作模式,增加規(guī)范財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)行為的條款、章程,同時(shí)強(qiáng)化獎(jiǎng)懲機(jī)制,細(xì)化績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校及部門問(wèn)責(zé)制度。另一方面,構(gòu)建系統(tǒng)性的資金支出、收入核算流程,將行業(yè)規(guī)定、管理要求、業(yè)務(wù)規(guī)則、核算流程等明確化、標(biāo)準(zhǔn)化、具體化,規(guī)范每一崗位的職責(zé)與操作,使到崗人員有可執(zhí)行的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
(二)建立自查機(jī)制。定期開展憑證自查自糾,提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)整改。按一定的抽查頻次,比如1個(gè)月1次,進(jìn)行同組人員憑證互查,在輪崗后進(jìn)行一次對(duì)前手的抽查,抽憑清單必須包含上一個(gè)月每個(gè)審核人員的若干個(gè)憑證,必須涵蓋不同類型的業(yè)務(wù)。抽查結(jié)果指定專人匯總登記,反饋到對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)小組,并跟進(jìn)和記錄問(wèn)題整改結(jié)果。召開討論總結(jié)會(huì)研討長(zhǎng)期措施,針對(duì)問(wèn)題舉一反三,審視相關(guān)業(yè)務(wù)審核流程,梳理審核要點(diǎn),溝通思想,消除差異,加深審核人員對(duì)財(cái)務(wù)制度的理解,讓規(guī)則意識(shí)與底線意識(shí)入腦入心,努力實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一服務(wù)”。
(三)組織常態(tài)化學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。不斷深化財(cái)經(jīng)制度解讀常態(tài)化學(xué)習(xí)機(jī)制,確保制度執(zhí)行準(zhǔn)確、到位。組內(nèi)應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)討論最新政策制度,定期匯總交流問(wèn)題,提高業(yè)務(wù)靈敏度,整理禁止性開支內(nèi)容,統(tǒng)一核算口徑??剖覂?nèi)應(yīng)多創(chuàng)造集中分享交流的條件,以利于組間展開相互學(xué)習(xí)和討論,拓寬業(yè)務(wù)面,及時(shí)消除信息不對(duì)稱問(wèn)題,在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部達(dá)成認(rèn)知共識(shí),從而形成一個(gè)學(xué)習(xí)日常化、工作學(xué)習(xí)化的良好氛圍。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)內(nèi)專業(yè)技能培訓(xùn),對(duì)外財(cái)務(wù)制度宣講與專題培訓(xùn),對(duì)不同費(fèi)用類型的審核要點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、易錯(cuò)點(diǎn),以及師生在報(bào)銷過(guò)程中的常見問(wèn)題進(jìn)行匯總,分層次、有針對(duì)性地開展培訓(xùn),為嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家與學(xué)校的財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)務(wù)制度提供保障。
(四)構(gòu)建科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制。設(shè)立科學(xué)、合理的績(jī)效考核機(jī)制,能有效激發(fā)核算人員的積極性與潛能,對(duì)于高校財(cái)務(wù)核算工作效率和質(zhì)量的提高至關(guān)重要。對(duì)財(cái)務(wù)核算人員的績(jī)效考核包括定量考核和定性考核兩個(gè)方面。定量考核是從工作量的角度結(jié)合工作難度考核核算人員的績(jī)效情況,一是常規(guī)工作,比如,完成憑證數(shù)×難度系數(shù),其中難度系數(shù)應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)的附件數(shù)量、票據(jù)種類、師生易錯(cuò)程度等;二是專項(xiàng)工作,比如,參與專項(xiàng)工作數(shù)量×難度系數(shù),專項(xiàng)工作包括進(jìn)行制度培訓(xùn)、梳理業(yè)務(wù)流程、提出信息化方案、編寫宣傳指引或問(wèn)答材料等,難度系數(shù)則由分管處領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定,應(yīng)考慮人員在專項(xiàng)工作中是否發(fā)揮主導(dǎo)作用。定性考核則從核算質(zhì)量的角度考核核算人員的績(jī)效情況,包括工作完成度、差錯(cuò)率(含自查自糾、內(nèi)審、外審、經(jīng)費(fèi)監(jiān)管、上級(jí)部門巡視檢查等發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題)、師生滿意度等。
探索高校財(cái)務(wù)核算新模式,不僅是財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的需要,也是高校辦學(xué)質(zhì)量提升的需要。實(shí)行高校財(cái)務(wù)核算分組審核,有利于提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力和素質(zhì)、激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)新動(dòng)力、增強(qiáng)崗位責(zé)任意識(shí),為提高高校財(cái)務(wù)核算工作的效率和效果,進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,建立健全內(nèi)部財(cái)務(wù)約束機(jī)制,保證經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)、資金安全夯實(shí)基礎(chǔ)。