基于信息化建設(shè)視角的高校行政管理策略研究

王晶晶

南開大學 天津市 300071

一、高校行政管理信息化概況

21世紀開始之后，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及和逐步發(fā)展，我國迎來了信息技術(shù)時代，迎來了全面的現(xiàn)代化時代。而高校教育作為教育中的重要院校，其信息化建設(shè)一直是受關(guān)注的話題。不少高校紛紛行動起來，對自身的行政管理體系進行重新審視，部分高校正在進行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，搭建信息平臺及數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)的使用，提升行政管理效率。本文主要通過分析高校行政管理信息化過程中存在的問題，闡述現(xiàn)狀，結(jié)合高校特點及現(xiàn)代化環(huán)境，提出科學合理的改善措施，以期推動高校行政管理的發(fā)展。實際上，信息化建設(shè)是高校行政管理的必經(jīng)之路，要樹立正確的觀念，培養(yǎng)信息化人才隊伍，高效開展行政管理工作。

二、高校行政管理過程中進行信息化建設(shè)時存在的問題

1. 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)作不融洽

信息化是當前時代的重要特征。高等院校行政管理信息化是現(xiàn)代發(fā)展的必然要求，也是重要的實現(xiàn)目標。在高校中建立起信息系統(tǒng)，有利于為教師、學生等提供更便捷的服務，提升行政管理效率，滿足廣大師生的需求。近幾年來，不少高校逐漸意識到信息系統(tǒng)構(gòu)建的重要性，紛紛搭建起信息系統(tǒng)，方便了教育信息的匯總，也使得各個專業(yè)都能建立起相應的系統(tǒng)，便于教學工作的開展，有利于信息的集中和匯總。但是，由于各個系統(tǒng)之間存在一定差異，同時又缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和管理標準，導致信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不一致，信息交換標準有差異，信息傳遞雖然比傳統(tǒng)方式有所加快，但是信息不對稱導致信息傳遞出現(xiàn)問題，有時候反而導致信息傳遞更加緩慢，信息共享難以實現(xiàn)，導致高校行政管理工作混亂，部門之間無法完成協(xié)作，造成成本浪費。

2. 建設(shè)水平較低

信息化建設(shè)水平的高低，在很大程度上影響高校行政管理工作的效果，因此，建設(shè)水平應當引起足夠的重視。但是，就目前而言，不少高校對信息化管理的意識不夠深入，在行政管理工作開展的過程中，只把信息化管理看成“目的”，而并非作為方式手段，導致水平低下。從實踐方面來看，部分高校雖然建立起相應的網(wǎng)站來開展行政管理工作，但是僅僅將其作為信息化工作衡量的標準，而沒有真正將網(wǎng)站的運營、使用、維護等工作放在重要位置，尚未樹立正確的意識，不少行政人員甚至認為信息化只是加重工作負擔和工作壓力。因此，現(xiàn)實中我們經(jīng)常看到一些高校的行政管理人員仍然延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介進行行政工作，工作內(nèi)容陳舊，導致信息化管理未能真正實現(xiàn)其功能。

3. 人才隊伍缺乏

信息化管理方式，有別于傳統(tǒng)管理方式，主要在于融入了現(xiàn)代的元素，具備便捷、高效的特點。高校行政管理信息化，不僅能充分運用現(xiàn)代科學技術(shù)，還可以節(jié)省大量的時間成本和人力成本，對提升管理效率起到了至關(guān)重要的作用。隨著信息系統(tǒng)的建設(shè)，行政管理工作的內(nèi)容為了與其相適應，也應當進行一定的調(diào)整。由于信息量增大，單位時間內(nèi)需要處理的信息較多，要求行政人員要熟悉使用相應的軟件，及時完成行政工作。也就是說，行政管理信息化雖然帶來了大量的數(shù)據(jù)信息，加快了信息傳遞和交流，但是行政人員也要相應提高素質(zhì)及工作能力，才能與信息系統(tǒng)的運作相適應。就目前而言，大部分高校行政人員尚未轉(zhuǎn)變工作思維，仍然依靠紙質(zhì)媒介開展工作，對現(xiàn)代計算機系統(tǒng)的使用能力較弱，工作效率不高，尚未適應新的信息系統(tǒng)，工作能力尚待提高。再加上不少行政工作要求對信息系統(tǒng)非常熟悉，才能夠快速完成，而技術(shù)人才的缺乏，也是導致高校行政管理工作開展受阻的原因之一。

三、提高信息化的策略

1. 樹立創(chuàng)新理念，與時俱進地發(fā)展

為了推動行政管理信息化建設(shè)的步伐，各大高校要改變過去傳統(tǒng)的理念，積極創(chuàng)新改革，樹立起現(xiàn)代化的發(fā)展理念，并在行政管理工作中落實這一理念。對于高校自身來說，行政管理信息系統(tǒng)的建立，并不單單是一個技術(shù)類型的系統(tǒng)，從某種程度上說，它是一個綜合性的社會系統(tǒng)，包括多種關(guān)鍵因素，例如設(shè)備、管理體制、人員安排等等。因此，信息化建設(shè)并不是領(lǐng)導者的任務，而是全校師生共同的任務，需要每個人都付出努力。在這一過程中，高校應堅持整體原則，分步實施，重點突破，鼓勵全員參與，融入現(xiàn)代元素，與時俱進地實現(xiàn)發(fā)展。樹立高校行政管理新理念,持續(xù)關(guān)注學校信息化發(fā)展

2. 做好預算工作，提高管理效率，減少工作失誤

高校進行信息系統(tǒng)管理的過程中，免不了大量的資金投入，而高校的資金有限，因此，要提前做好資金預算，適當投入，才能更好地掌控全局，同時確保信息化系統(tǒng)的有效、持續(xù)資金投入，推動系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展。通常來說，高校在進行資金預算時，過分關(guān)注計算機系統(tǒng)的硬件資金投入，而忽視了軟件方面的資金投入需求，沒有預留相應的輔助費用和擴展費用，導致實際費用需求與預算產(chǎn)生較大偏離。從實際來看，在高校行政管理系統(tǒng)中，軟件投入的費用往往占比超過50%，甚至遠超過硬件費用，因此，在未來，高校要做好資金投入預算工作，跟進自身的經(jīng)濟情況，明確發(fā)展目標，適當投入資金，不斷促進軟硬件設(shè)備的現(xiàn)代化。同時，各大高校要擔任好統(tǒng)籌管理的角色，加強統(tǒng)籌建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，健全信息化建設(shè)機制，增強信息化專項資金的使用效果。還要加強經(jīng)費管理，將有限的資金進行合理分配，用到實處，杜絕浪費。

3. 建設(shè)好相應的平臺和數(shù)據(jù)庫，為信息化做準備

全面落實高校行政管理信息化的工作，必須注重信息平臺及數(shù)據(jù)庫的建立和逐步完善。具體而言，高校要結(jié)合自身實際工作情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，各級部門逐步分級實施，全面推進平臺及數(shù)據(jù)庫的建立、維護及完善工作。對于尚未建立起信息平臺及數(shù)據(jù)庫的高校來說，應當合理配置資源，將資金用于建立平臺及數(shù)據(jù)庫中，開發(fā)利用有限資源，此外，各大高校要積極開展行政管理工作，逐步進行平臺的完善和維護，跟隨時代腳步及時更新平臺及數(shù)據(jù)庫，為用戶提供更新、更全面的信息和資源，為高校行政管理的推行提供有力保障。在資金支持的基礎(chǔ)上，平臺及數(shù)據(jù)庫要注重信息傳遞、信息及時收發(fā)，保障信息能夠第一時間獲取、傳達等，實現(xiàn)高效服務，為高校開展行政管理工作提供良好的環(huán)境，逐步建立起全面的信息資源庫，打破部門之間的限制，形成開放性平臺，也能促進部門之間的交流和合作。

4. 注重人才培養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)人才隊伍

任何高校開展行政管理工作，都離不開人員的安排，而現(xiàn)代化的需求，意味著對行政人員的信息素養(yǎng)、現(xiàn)代素養(yǎng)等的要求將越來越高。信息化人才，是當前高校的迫切需求。各大高校要樹立正確意識，逐步建立起一支高素質(zhì)、高能力的穩(wěn)定的信息化人才隊伍，才能為行政管理的信息化建設(shè)提供強有力的保證。具體而言，信息化人才應當具備多種能力及素質(zhì)，包括管理能力及素養(yǎng)、信息技術(shù)能力及素養(yǎng)、系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)能力等等。高校要在現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上加強培訓，提高他們的現(xiàn)代技術(shù)素質(zhì)，定期進行技術(shù)培訓，不斷加強技術(shù)素養(yǎng)，同時增強他們對信息的敏感度，學會及時掌握有用信息，不斷增強行政人員實力。此外，在實際工作中，要落實現(xiàn)代化管理理念，當出現(xiàn)問題及矛盾時，要求行政人員用現(xiàn)代化思維考慮問題，學會利用科學技術(shù)高效、快速地解決問題。

5. 完善制度建設(shè)，建立長效機制

行政管理信息化的推進，需要大量工作內(nèi)容，因此，各大高校應建立起專門的組織機構(gòu)，專業(yè)負責信息化管理的工作內(nèi)容，全面、有效地完成相應的工作。這一組織機構(gòu)應當落實學校有關(guān)信息化的規(guī)劃目標，通過具體工作進行目標細化，建立起相應的信息系統(tǒng)管理、信息處理等制度，嚴格遵守，并且各司其職。此外，組織機構(gòu)要肩負起培訓工作，定期對教師進行技術(shù)培訓，完善各項日常工作。再者，要堅持以人為本的原則，建立起激勵機制，保障良好的、穩(wěn)定的人力資源，從而為工作的穩(wěn)定開展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

21世紀開始之后，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及和逐步發(fā)展，我國迎來了信息技術(shù)時代，迎來了全面的現(xiàn)代化時代。而高校教育作為教育中的重要院校，其信息化建設(shè)一直是受關(guān)注的話題。新世紀以來，高校行政管理過程中的問題不斷暴露，為了促進其現(xiàn)代化發(fā)展，必須進行創(chuàng)新改革，高校管理者要樹立正確的意識，加強信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)，提升行政管理效率。總而言之，行政管理信息化是各個高校未來發(fā)展的重要趨勢，信息化建設(shè)是必經(jīng)之路，對于提高行政管理效率而言，具有不可比擬的作用。因此，高校應積極面對現(xiàn)存問題及矛盾，改變傳統(tǒng)觀念，樹立創(chuàng)新理念，加強信息化人才培養(yǎng)及隊伍建設(shè)，建立健全長效機制。在未來發(fā)展過程中，現(xiàn)代化將是重要的發(fā)展主題，高校信息化建設(shè)將逐步面臨考驗，要積極應對變化，與時俱進地往前發(fā)展，才能提升自身的實力。