孔令君
(中國(guó)電信股份有限公司 湖北財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,湖北 武漢 430000)
近年來(lái),在大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、云會(huì)計(jì)以及移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展背景下,使企業(yè)財(cái)務(wù)管理的方式方法發(fā)生了較大程度的變化。而對(duì)于財(cái)務(wù)機(jī)器人來(lái)說(shuō),則為財(cái)務(wù)行業(yè)及智能機(jī)器人行業(yè)快速發(fā)展的一類(lèi)衍生產(chǎn)品,在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用?;谪?cái)務(wù)機(jī)器人處于企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中的適用情況考慮:一方面,財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠?qū)θ祟?lèi)的簡(jiǎn)單動(dòng)作進(jìn)行模擬,從而實(shí)現(xiàn)重復(fù)性操作,在一些簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理上,財(cái)務(wù)機(jī)器人可發(fā)揮有效作用,使人工操作帶來(lái)的誤差問(wèn)題得到有效減少。另一方面,財(cái)務(wù)機(jī)器人在量大、易錯(cuò)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)方面,適用性高,可節(jié)約企業(yè)財(cái)務(wù)人力成本及物力成本。此外,財(cái)務(wù)機(jī)器人可實(shí)現(xiàn)7×24小時(shí)的工作模式,進(jìn)而大大減輕基層財(cái)務(wù)工作人員的工作負(fù)荷。由此可見(jiàn),從企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)工作效率及質(zhì)量提升角度考慮,文章圍繞“財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用”進(jìn)行分析研究?jī)r(jià)值意義顯著。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)、實(shí)體經(jīng)濟(jì)的結(jié)合不斷深入,在大數(shù)據(jù)、”互聯(lián)網(wǎng)+“、云計(jì)算的推動(dòng)下,各行各業(yè)開(kāi)始研究智能化的運(yùn)營(yíng)模式,機(jī)器人流程自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱(chēng)RPA)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展帶來(lái)了契機(jī),財(cái)務(wù)共享服務(wù)背景下各類(lèi)業(yè)務(wù)場(chǎng)景呈現(xiàn)的特點(diǎn)為:一是業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜、審核要點(diǎn)較多導(dǎo)致單筆處理時(shí)長(zhǎng)較長(zhǎng);二是基于會(huì)計(jì)人員職業(yè)判斷不同,核算標(biāo)準(zhǔn)難以標(biāo)準(zhǔn)化導(dǎo)致信息質(zhì)量有待提升;三是財(cái)務(wù)共享中心專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)支持職能還需加強(qiáng)。
在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中,財(cái)務(wù)機(jī)器人的適用性較高,但也需明確相關(guān)應(yīng)用前提條件,即:其一,需具備規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程;其二,需做好數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作;其三,需確保操作環(huán)境的穩(wěn)定性;其四,需確保技術(shù)人員儲(chǔ)備充足、技術(shù)達(dá)標(biāo)等。
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下,企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)越來(lái)越頻繁,涉及的財(cái)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容及類(lèi)型也呈現(xiàn)出了多樣化的特點(diǎn)。如果在此背景下,仍采取傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件和人力作業(yè)模式,則會(huì)使企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)作業(yè)成本增加,且難以保證財(cái)務(wù)活動(dòng)工作的效率及質(zhì)量。而財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用,則能夠有效解決上述瓶頸??偨Y(jié)起來(lái),財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)用的具體價(jià)值如下三點(diǎn)。
(1)優(yōu)化財(cái)務(wù)活動(dòng)流程管理。財(cái)務(wù)企業(yè)人的流程管控能力強(qiáng),發(fā)揮其可視性高、可訪問(wèn)性強(qiáng)等特點(diǎn),能夠讓相關(guān)管理工作人員以管理終端為媒介,實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分配管理,進(jìn)一步保證財(cái)務(wù)活動(dòng)流程管理的精準(zhǔn)性。與此同時(shí),利用財(cái)務(wù)機(jī)器人,可使其工作流程模塊化的功能有效展現(xiàn)出來(lái),通過(guò)在企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程當(dāng)中自動(dòng)執(zhí)行命令的方式,將取代傳統(tǒng)人工操作模式,進(jìn)一步使企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)流程優(yōu)化的目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。
(2)提升企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)工作開(kāi)展期間,對(duì)于傳統(tǒng)人工操作而言,難以適應(yīng)高強(qiáng)度作業(yè)方式,但財(cái)務(wù)機(jī)器人則能夠進(jìn)行7×24小時(shí)作業(yè),在不間斷重復(fù)性工作效率方面顯著提高,進(jìn)而使企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率大大提升。
(3)控制系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)成本,使業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。對(duì)于財(cái)務(wù)機(jī)器人的維護(hù)升級(jí)成本來(lái)說(shuō),和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)比較明顯更低,進(jìn)而能夠有效控制系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)成本。并且,財(cái)務(wù)機(jī)器人具備鮮明的自動(dòng)化特點(diǎn),整體業(yè)務(wù)流程操作可自動(dòng)化進(jìn)行,使人工造成的失誤得到有效避免,并且可以使業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,詳細(xì)、完整地記錄業(yè)務(wù)過(guò)程相關(guān)信息數(shù)據(jù),為企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的降低及風(fēng)險(xiǎn)源頭的追溯提供有效支持。
如前所述,財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用價(jià)值頗高,而為了使企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)工作效率及質(zhì)量得到有效提高,還有必要掌握財(cái)務(wù)機(jī)器人在其中的具體應(yīng)用要點(diǎn)??偨Y(jié)起來(lái),具體應(yīng)用要點(diǎn)如下。
在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程工作開(kāi)展期間,因關(guān)系的人員比較多,且財(cái)務(wù)共享服務(wù)、財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用頻繁,所以把控財(cái)務(wù)機(jī)器人在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中的應(yīng)用要點(diǎn)非常有必要,具體應(yīng)用要點(diǎn)包括以下三點(diǎn)。
(1)接收?qǐng)?bào)銷(xiāo)單據(jù)。在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程當(dāng)中,發(fā)票屬于非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。從現(xiàn)狀來(lái)看,大多數(shù)企業(yè)采取的是紙質(zhì)發(fā)票,而在紙質(zhì)發(fā)票處理期間,例如:郵寄、錄入、粘貼、報(bào)銷(xiāo)等,容易引發(fā)損壞、遺失、弄虛作假等相關(guān)問(wèn)題,進(jìn)一步使企業(yè)資源成本費(fèi)用增加。在合理應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的基礎(chǔ)上,由財(cái)務(wù)工作人員對(duì)相關(guān)單據(jù)、發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)一收集整理,然后通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行OCR掃描、自動(dòng)識(shí)別,進(jìn)一步通過(guò)分析、匯總、分發(fā)傳遞,在自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的基礎(chǔ)上,由相關(guān)報(bào)銷(xiāo)工作人員登錄企業(yè)內(nèi)部的報(bào)銷(xiāo)平臺(tái),對(duì)提交的報(bào)銷(xiāo)信息合理選取,進(jìn)一步可提出相應(yīng)的保障申請(qǐng)。
(2)智能審核費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、制證。在報(bào)銷(xiāo)相關(guān)單據(jù)前期,需要企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心稽查部門(mén)執(zhí)行相應(yīng)的真實(shí)性排查處理作業(yè);基于排查期間,需對(duì)財(cái)務(wù)共享中心收支數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中與單據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)匯總處理;基于數(shù)據(jù)一致性對(duì)比分析的基礎(chǔ)上,確保對(duì)賬一致之后,向財(cái)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)入;然后利用大數(shù)據(jù)及時(shí)將記賬憑證自動(dòng)生成出來(lái)。對(duì)于財(cái)務(wù)機(jī)器人,則針對(duì)確認(rèn)無(wú)誤的憑證執(zhí)行相應(yīng)的審核操作,審核內(nèi)容包括:報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的審核、發(fā)票真?zhèn)蔚膶徍?、預(yù)算控制的審核等。在審核任務(wù)執(zhí)行完畢之后,對(duì)審核結(jié)果詳細(xì)記錄,然后及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋。
(3)自動(dòng)付款。經(jīng)審核的報(bào)銷(xiāo)單,可以在系統(tǒng)內(nèi)部使付款單以自動(dòng)的方式生成出來(lái),進(jìn)一步到資金結(jié)算處,由該處易付款單信息在指令池中自動(dòng)生成出相應(yīng)的支付指令為參考依據(jù),傳輸至核算處,然后在核算工作人員仔細(xì)審核付款金額、賬戶(hù)信息以后,審核通過(guò)后,即由資金結(jié)算部門(mén)收到相應(yīng)高的付款提示,按照規(guī)范流程完成后面的自動(dòng)付款操作。此外,財(cái)務(wù)機(jī)器人還能夠?qū)ω?cái)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化處理,并生成報(bào)告,以此使費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作準(zhǔn)確、高效完成。
在企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作開(kāi)展期間,資金管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),且資金管理的內(nèi)容繁多,涉及專(zhuān)項(xiàng)、流動(dòng)、固定三大資金管理。將財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用到企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理過(guò)程當(dāng)中,需明確管理細(xì)節(jié)流程,具體包括以下兩點(diǎn)。
(1)銀企對(duì)賬。在銀企對(duì)賬期間,采取財(cái)務(wù)機(jī)器人提升柜面管理系統(tǒng)運(yùn)行效率。進(jìn)一步在網(wǎng)銀中選擇相對(duì)應(yīng)的銀行對(duì)賬單,并在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中選擇相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),在核對(duì)雙方面數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,核對(duì)完畢,使余額調(diào)節(jié)表自動(dòng)出具。上述操作流程循環(huán)反復(fù)進(jìn)行,直到全部銀行賬戶(hù)核對(duì)完成。
(2)支付指令查詢(xún)?;谫Y金支付指令發(fā)出之后,由財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)支付結(jié)果進(jìn)行制動(dòng)查詢(xún),進(jìn)一步可利用郵件的方式,及時(shí)反饋查詢(xún)結(jié)果,以此保證支付指令查詢(xún)的客觀性及可反饋性。
從目前來(lái)看,在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的稅務(wù)管理流程,通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用,能夠發(fā)揮出顯著的作用,且財(cái)務(wù)機(jī)器人在其中各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用均較為成熟,具體為以下四點(diǎn)。
(1)納稅申報(bào)。對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人流程自動(dòng)化工具加以應(yīng)用,經(jīng)技術(shù)人員預(yù)先設(shè)置好的腳本,自動(dòng)登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)之后,針對(duì)固定該資產(chǎn)子賬目與試算平衡表進(jìn)行抓取操作,并在國(guó)稅系統(tǒng)中將增值稅認(rèn)證證據(jù)導(dǎo)出來(lái),進(jìn)一步導(dǎo)出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等相關(guān)稅務(wù)申報(bào)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等。
(2)稅務(wù)數(shù)據(jù)獲取及維護(hù)。提集團(tuán)企業(yè)下屬各子公司的基礎(chǔ)信息為依據(jù),進(jìn)一步利用財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)企業(yè)的納稅申報(bào)底稿進(jìn)行編制。
(3)涉稅數(shù)據(jù)信息核對(duì)?;谪?cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用條件下,對(duì)會(huì)計(jì)差異、稅務(wù)、預(yù)繳稅金、進(jìn)項(xiàng)稅數(shù)據(jù)差異等需調(diào)整的信息,以前期設(shè)置好的規(guī)則進(jìn)行合理化調(diào)整。同時(shí),對(duì)預(yù)設(shè)好的校驗(yàn)公式合理應(yīng)用,通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)稅務(wù)科目、財(cái)務(wù)科目等信息實(shí)施數(shù)字校驗(yàn)處理,在校驗(yàn)完畢之后,在財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用下,把獲取的數(shù)據(jù)傳輸當(dāng)統(tǒng)一的文檔當(dāng)中,并由相關(guān)工作人員對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息進(jìn)行審查、核對(duì)處理。
(4)發(fā)票真實(shí)性驗(yàn)證。在發(fā)票真實(shí)性驗(yàn)證之前,需嚴(yán)格按照“納稅申報(bào)→財(cái)務(wù)處理→開(kāi)具增值稅發(fā)票”工作流程進(jìn)行作業(yè),然后利用財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證,比如:基于國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái),將發(fā)票信息輸入,然后進(jìn)行查驗(yàn),在驗(yàn)證完畢之后,由機(jī)器人自動(dòng)記錄、反饋驗(yàn)證結(jié)果。
結(jié)合上述分析,對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的具體應(yīng)用要點(diǎn)有了深入的了解。而從企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)效益提升角度分析,還需掌握財(cái)務(wù)機(jī)器人在其中應(yīng)用的具體優(yōu)化策略??偨Y(jié)起來(lái),具體優(yōu)化策略如下。
基于財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,軟件工具能夠發(fā)揮出顯著的作用。在軟件控制的基礎(chǔ)上,能夠在軟件中將輔助核算編碼與分錄摘要編碼規(guī)則制定出來(lái)。由此可見(jiàn),做好相關(guān)軟件工具的日常維護(hù)、控制工作,能夠使軟件突發(fā)性故障的發(fā)生得到有效避免。但需注意的是,財(cái)務(wù)機(jī)器人與人工操作比較,具備數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性高、人力成本低雙重優(yōu)勢(shì)。一方面,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方面分析,由財(cái)務(wù)機(jī)器人接收準(zhǔn)確、完整的信息數(shù)據(jù)后,能夠保證自動(dòng)錄入準(zhǔn)確率完全達(dá)標(biāo)。但是,由于特定指令為財(cái)務(wù)機(jī)器人批量操作的關(guān)鍵,倘若在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤指令的狀況,則財(cái)務(wù)機(jī)器人基于運(yùn)行過(guò)程中會(huì)把錯(cuò)誤指令傳至企業(yè),使企業(yè)造成一定程度的財(cái)務(wù)信息損失及經(jīng)濟(jì)損失;另一方面,基于人力成本降低層面分析,財(cái)務(wù)機(jī)器人可以進(jìn)行7×24小時(shí)作業(yè)模式,使人工成本得到有效降低。然而,在長(zhǎng)時(shí)間不間斷工作模式下,易導(dǎo)致計(jì)算機(jī)硬件使用壽命縮短,使計(jì)算機(jī)軟件的正常、穩(wěn)定運(yùn)行受到一定程度的影響。針對(duì)這些情況,從企業(yè)角度分析,便需投入充足的資源,包括人力、物力、財(cái)力三方面的資源,并做好財(cái)務(wù)機(jī)器人軟件工具、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施日常維護(hù)作業(yè),通過(guò)構(gòu)建健全的《軟件工具維護(hù)日志》,使計(jì)算機(jī)軟件的日常維護(hù)能夠有據(jù)可依。此外,在財(cái)務(wù)機(jī)器人軟件設(shè)施維護(hù)活動(dòng)開(kāi)展期間,需加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)與IT部門(mén)之間的溝通協(xié)作,以此使財(cái)務(wù)機(jī)器人軟件設(shè)施維護(hù)工作效率及質(zhì)量得到大幅度提升。
在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐步進(jìn)步及發(fā)展的大背景下,諸如人工智能、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)越來(lái)越成熟。對(duì)于企業(yè)而言,在財(cái)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展期間,則需重視財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用,并利用合理科學(xué)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),使財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)行得到有效改進(jìn)。其中,在企業(yè)財(cái)務(wù)機(jī)器人優(yōu)化過(guò)程中,收集運(yùn)用階段的反饋信息為非常重要的一項(xiàng)工作。為了做好運(yùn)營(yíng)階段反饋收集工作,企業(yè)業(yè)務(wù)工作人員需對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的變化詳細(xì)了解,同時(shí)了解企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)展情況,然后以企業(yè)業(yè)務(wù)流程為依據(jù),結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)處理流程及相關(guān)法律法規(guī)等,使企業(yè)賬務(wù)處理工作的開(kāi)展能夠有據(jù)可依。同時(shí),企業(yè)IT工作人員,需對(duì)相關(guān)部門(mén)技術(shù)反饋存在局限性的軟件工具,并由相關(guān)部門(mén)及時(shí)改進(jìn),使軟件工具對(duì)財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)的影響得到最大化降低。此外,企業(yè)管理工作人員,需重視企業(yè)內(nèi)部問(wèn)題反饋機(jī)制的健全,在構(gòu)建健全的《運(yùn)營(yíng)階段問(wèn)題日志》基礎(chǔ)上,詳細(xì)收錄相關(guān)工作人員反饋的問(wèn)題,相關(guān)問(wèn)題通過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人復(fù)核之后,由管理層進(jìn)行商議,作出最終的決策,以此使運(yùn)營(yíng)階段反饋收集工作效率及質(zhì)量得到全面提升。當(dāng)然,還有必要以反饋結(jié)果為依據(jù),對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人配置進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,進(jìn)而使財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。
綜上所述,財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用價(jià)值顯著,可合理科學(xué)地應(yīng)用到費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資金管理、稅務(wù)管理等流程當(dāng)中。當(dāng)然,為了提升財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用價(jià)值,還有必要配置數(shù)量充足、技術(shù)水平高的專(zhuān)業(yè)人員,對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的軟件設(shè)施日常維護(hù)加以負(fù)責(zé);同時(shí),對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)營(yíng)過(guò)程的反饋信息進(jìn)行全面收集,進(jìn)一步結(jié)合反饋結(jié)果,對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的配置進(jìn)行合理調(diào)整,以此全面提升財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用價(jià)值,并促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)管理工作質(zhì)量效益的全面提升。