事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

陳磊

摘? 要：信息化時代的來臨，給我們生活各方面帶來了很大的改變。與此同時，事業(yè)單位在檔案管理工作活動開展的過程中也在朝著信息化的角度發(fā)展，當(dāng)前背景下，有效推動檔案管理信息化是一項重要的任務(wù)，本文針對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了研究，希望能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

面對當(dāng)前的背景，傳統(tǒng)檔案管理工作活動已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前信息化時代的發(fā)展，所以事業(yè)單位需要通過檔案管理信息化建設(shè)，緊跟時代發(fā)展步伐，正確認(rèn)識檔案管理信息化的重要作用[1]。堅持實事求是的原則，從當(dāng)前具體工作實際作為出發(fā)點，采取有效的措施，推動檔案管理信息化建設(shè)，以此來滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。

一、檔案管理的特點

1、時效性

在整個檔案管理的工作過程中，檔案記錄了在職員工的基本信息資料，主要包括員工的學(xué)籍材料、組織關(guān)系材料、工資材料、獎勵材料、處分材料、考核材料等不同的材料。這對于單位的經(jīng)營和發(fā)展來說，充分地把握員工的基本檔案，有利于判斷員工的特點，通過員工的資料給予員工合適的調(diào)配以及升遷等相關(guān)的工作，所以在整個檔案管理的過程中，必須要保證檔案的時效性，以此來更好地應(yīng)用到這個管理中去[2]。

2、動態(tài)性

在整個檔案管理的工作過程中，由于員工的個人信息以及履歷等方面的資料都會產(chǎn)生變動，所以檔案的信息應(yīng)當(dāng)及時的進(jìn)行更新管理，以此來確保檔案管理的真實性和可靠性。檔案記錄工作人員在工作開展的過程中，要對員工的職位變動等一些基礎(chǔ)的信息，及時地進(jìn)行更新，做到動態(tài)性的管理，以此來保證檔案的全面性[3]。

3、真實性

員工的檔案資料需要保證真實性，只有這樣，才可以反映出員工在工作過程中的表現(xiàn)以及個人能力的展現(xiàn)檔案的真實性，有利于讓用人單位更加明確員工的真實表現(xiàn)，更好地判斷個人的能力，從而對員工做出合理的工作崗位安排。如果在檔案中存在造假的現(xiàn)象，那么員工的能力與檔案則會不匹配，在工作的過程中容易出現(xiàn)各種失誤[4]。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1、提升信息檔案管理效率

檔案管理工作信息量龐大，傳統(tǒng)的檔案館落成工作耗費了巨大的人力、物力。電子信息技術(shù)的幫助，大幅度的提高了工作效率，電子信息檔案可以借助光盤、硬盤、U盤等信息儲存方式進(jìn)行超長時間的儲存，在利用計算機強大的信息處理能力，對檔案信息進(jìn)行分類和管理，核實信息的準(zhǔn)確性，同時利用計算機的這一特點，可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索，節(jié)省了信息處理的大量時間，節(jié)省人力物力的同時，高質(zhì)量、高效率的保證工作的正常進(jìn)行。

2、提升檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息傳遞的過程中主要是以人為主，在進(jìn)行信息的傳輸?shù)倪^程中，耗費巨大的人力資源同時，信息檔案的安全性存在著重大的安全隱患。檔案的泄漏、外傳、丟失等事情時有發(fā)生，工作方式?jīng)Q定了工作的效果，出現(xiàn)這些問題是在所難免的。對檔案的彌補工作也有巨大的漏洞，拿已經(jīng)丟失的文檔來說，對丟失文檔找回和彌補十分困難，但是電子信息檔案可以解決這些難提，檔案丟失的情況不會發(fā)生。

3、實現(xiàn)檔案的云端管理

電子信息檔案的電子化儲存，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享，建立檔案信息庫云平臺，對檔案進(jìn)行集中管理，并對檔案內(nèi)容隨時進(jìn)行補充和完善。對于事業(yè)單位來說，檔案信息龐大，如果能夠?qū)n案信息進(jìn)行合并、整合，能夠大幅度節(jié)省社會資源，電子信息檔案的云端，能夠保證信息檔案管理工作的公正、公開，對于營造事業(yè)單位形象，構(gòu)建事業(yè)單位管理新形式有著重要意義。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.適當(dāng)改善檔案管理信息化建設(shè)的方法

在整個檔案管理工作活動開展的過程中，要想推動信息化建設(shè)就必須要指明發(fā)展的方向。首先需要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況開展工作活動，總結(jié)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展規(guī)律和特點，明確具體的需求，這樣一來，有利于積極完善各項方案。其次，要做好各個部門之間的配合工作，通過實時交流和討論的方式對相關(guān)的工作展開研究，不斷提升單位內(nèi)部的工作質(zhì)量和工作的效率。必須要清楚地認(rèn)識到在開展實施計劃之前，要做好準(zhǔn)備提前做好方案設(shè)計工作，針對可能出現(xiàn)的一些風(fēng)險，提前做好風(fēng)險規(guī)避計劃，以此來推動信息化建設(shè)的步伐。

2.加強檔案管理人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)

在整個檔案信息化建設(shè)的過程中，需要很多高素質(zhì)的人才來完成這項工作。所以在人員招聘的過程中，應(yīng)當(dāng)招聘更多的高素質(zhì)人員，通過綜合素質(zhì)訓(xùn)練和培養(yǎng)的方式來提升管理活動的有效性。在培訓(xùn)活動開展的過程中，應(yīng)當(dāng)始終堅持以人為本，注重培養(yǎng)工作人員的興趣，不斷的提升工作人員的學(xué)習(xí)積極性。這樣一來，才能夠取得更好的培訓(xùn)效果。同時在招聘相關(guān)檔案管理工作人員時，應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大招聘的途徑，吸引更多優(yōu)秀的人才，以此來推動整個檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

3.建立健全網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督體系

在整個檔案管理過程中會面臨著很多的難題，其中影響工作最困難的問題是信息安全與真?zhèn)芜@一問題。所以在整個工作活動開展的過程中，必須要建立健全嚴(yán)格的監(jiān)督體系。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理體系可以通過內(nèi)外兩個不同的方向來開展監(jiān)督和管理活動，對內(nèi)做好相關(guān)數(shù)據(jù)的保護(hù)工作，對為防止外部干預(yù)，通過這樣的方式實現(xiàn)監(jiān)督管理的最大化。與此同時，在管理過程中，對于網(wǎng)絡(luò)病毒這一問題也不能忽略，要通過專業(yè)人員定期的對檔案數(shù)據(jù)庫和設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，實時保障信息的安全，減少檔案管理工作過程中存在的一些問題。

總而言之，當(dāng)前時代發(fā)展的背景，為整個事業(yè)單位檔案管理工作活動帶來了很多的機遇。與此同時，整個管理工作也面臨著很大的挑戰(zhàn)。所以在今后具體工作活動開展的過程中，事業(yè)單位管理部門，必須要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性。及時創(chuàng)新管理理念、不斷提升管理工作人員的綜合素質(zhì)，定期做好技術(shù)設(shè)備，維護(hù)和開發(fā)相關(guān)的工作，以此來更好地順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，推動工作活動的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]曲娟，馬靜，王鄭文.對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].蘭臺內(nèi)外，2020（31）：13-15.

[3]徐娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述[J].蘭臺內(nèi)外，2020（32）：4-6.

[4]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：167-168.

[5]宋林靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法[J].河北企業(yè)，2019（06）：47-48