事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的思考

湯玲麗

摘? 要：事業(yè)單位開展檔案管理活動的過程中，能夠利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理的環(huán)節(jié)和模式，既有效提升單位檔案管理的效率，能夠有效消除人工操作失誤的概率，提升工作質(zhì)量。信息化背景下，事業(yè)單位要適應(yīng)數(shù)字化時代、網(wǎng)絡(luò)化時代的發(fā)展需要文章論述了事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的價值導(dǎo)向，提出事業(yè)單位要打造人事檔案信息化管理系統(tǒng)，通過培訓(xùn)教育增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，保障人事檔案信息安全完整，加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，及時更新信息化設(shè)備。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化發(fā)展

前言

事業(yè)單位是現(xiàn)代化建設(shè)、提供公共服務(wù)的重要力量。其人事檔案管理具有非常關(guān)鍵的作用。當(dāng)前我國事業(yè)單位正不斷利用信息化技術(shù)，加速提升人事檔案管理能力和水平。事業(yè)單位要認(rèn)識到檔案管理信息化在提升人力資源水平中的價值和意義，切實(shí)把握該領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，找出存在的主要問題，采取針對性的策略，做好人力資源管理信息化工作，使事業(yè)單位更好地服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

1事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的價值導(dǎo)向

事業(yè)單位利用各種信息技術(shù)開展人事檔案管理的過程中，可以提升人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平;全方位提升工作效率，改善工作氛圍。這是因?yàn)?，以互?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的人事檔案管理工作，能夠高效率、深度分析和充分挖掘人事檔案的信息和資料，快速查詢和檢索所需要的人力資源信息。以往的人工檔案管理相比，人事檔案信息化切實(shí)減輕了工作人員的工作壓力，不必整日埋頭于簡單化、重復(fù)化的瑣碎信息中，能夠提升人事檔案信息的可靠性和精準(zhǔn)度。它也可以促進(jìn)事業(yè)單位信息化的發(fā)展和建設(shè)，改善事業(yè)單位人力資源管理水平。它可以動態(tài)展現(xiàn)人員流動的具體情況，各類人才負(fù)責(zé)開展公共服務(wù)的具體情況，找出人力資源與事業(yè)單位發(fā)展不相適應(yīng)的部分，通過各種培訓(xùn)、講座和訓(xùn)練活動，提升人力資源經(jīng)營管理的實(shí)效性。它也可以幫助事業(yè)單位精準(zhǔn)分析下一步的人事管理發(fā)展規(guī)劃，制定更科學(xué)的發(fā)展中戰(zhàn)略。為此，它需要有序開展績效管理評估，推動員工參與人事培訓(xùn)，公開公平公正進(jìn)行人才晉升選拔評等，因此，事業(yè)單位要充分利用信息化技術(shù)，做好自身人力優(yōu)質(zhì)資源的儲備和管理，不斷提升人力資源管理活動的實(shí)際效果。

2事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的路徑選擇

2.1增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力

事業(yè)單位要切實(shí)提升檔案管理人員的信息化能力，大力培養(yǎng)和提升他們的專業(yè)技能，他們不但要舉辦高水平的檔案管理基礎(chǔ)能力，又要敏于學(xué)習(xí)更多的信息技術(shù)，提升應(yīng)用信息化技術(shù)的能力。而且，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理信息化的具體發(fā)展?fàn)顩r，聘用和引進(jìn)專業(yè)化、高水平的數(shù)據(jù)管理技術(shù)人才。他們要利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息背后的人力資源管理問題，找出更多線索，反饋給事業(yè)單位的相關(guān)部門和員工，強(qiáng)化培訓(xùn)教育，增強(qiáng)員工隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

2.2打造人事檔案信息化管理系統(tǒng)

事業(yè)單位要打造人事檔案信息化管理系統(tǒng)，發(fā)揮整個系統(tǒng)的信息化技術(shù)優(yōu)勢，提升人事檔案管理的科學(xué)性和實(shí)效性。這種人事檔案管理系統(tǒng)具有很強(qiáng)的專業(yè)性，可以有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，借助發(fā)達(dá)的電子掃描系統(tǒng)，快速完善員工的各種檔案資料。它可以使事業(yè)單位隨時隨地獲取員工的人事檔案信息和資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理。事業(yè)單位在人事檔案管理中，通過打造和完善信息化管理系統(tǒng)，可以有效保障事業(yè)單位日常管理和使用各種人事檔案的需要，有效及時地記錄相關(guān)部門和人員查詢、借閱職工檔案的信息，隨時檢索和查詢所需要的人事檔案信息，以智能化方式科學(xué)運(yùn)用這小子人事檔案資料。如此一來，事業(yè)單位的人力資源管理效率得以有效提升，人事檔案管理的實(shí)效性才能逐步提高。

2.3保障人事檔案信息安全完整

從制度層面來看，應(yīng)構(gòu)建完善的人事檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系，持續(xù)健全人事檔案信息安全的制度規(guī)則。要有效規(guī)范檔案借閱制度，打造科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份機(jī)制，以保證檔案信息使用存儲安全。從安全意識來看，要強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和信息安全教育，強(qiáng)化他們的信息保密理念，增強(qiáng)使用信息安全技術(shù)的能力。從檔案信息儲備來看，要分別存儲信息檔案和紙質(zhì)檔案，并做好相應(yīng)的備份。要有力開展信息安全技術(shù)培訓(xùn)和安全教育，強(qiáng)化員工們的信息保密意識，增強(qiáng)他們安全使用信息的技能。

2.4加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

切實(shí)依據(jù)相關(guān)要求構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位打造規(guī)范化、科學(xué)化的人事檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案入庫之前，應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行科學(xué)鑒別，保證檔案信息處于可控制之下，便于快速檢索和方便，它也有利于降低入庫成本。此外要密切掛進(jìn)駐數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的權(quán)限管理，保證能夠安全有效利用這些檔案信息。從檔案信息修復(fù)文檔來看。在開展人事檔案管理活動的過程中，要充分把握好檔案搜集、生成、歸檔、驗(yàn)證和利用等每多個環(huán)節(jié)。而且，管理人員修復(fù)與核查人力資源檔案時，應(yīng)真正做到及時修復(fù)或者更正，并和紙質(zhì)檔案相互比較，強(qiáng)化人事檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及權(quán)威性。

2.5及時更新信息化設(shè)備

人事檔案信息化管理活動中，事業(yè)單位應(yīng)及時更新相關(guān)的信息化設(shè)備，強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新力度。這是因?yàn)?，事業(yè)單位逐步提升人事檔案管理能力的過程中，要結(jié)合所處行業(yè)屬性，形成規(guī)范化的檔案處理流程，按照科學(xué)計(jì)算投入所需要的建設(shè)資金，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供可靠的物質(zhì)保證。在此過程中，人力資源部門要引進(jìn)更多的信息化硬件、軟件設(shè)備，深入分析存在的主要問題。從資金投入來看，一些事業(yè)單位的軟件系統(tǒng)沒有及時升級，它們要加速更新人事檔案信息化管理的硬件設(shè)施和必備軟件。充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，它們也是優(yōu)化人事檔案管理流程，釋放巨大技術(shù)優(yōu)勢，提升人力資源管理水平、增強(qiáng)事業(yè)單位公共服務(wù)能力的“利器”。

結(jié)語

信息化社會快速發(fā)展，事業(yè)單位要不斷利用各種信息化技術(shù)，打造人事檔案信息化管理平臺和系統(tǒng)，快速處理越來越復(fù)雜、越來越多的人事檔案信息和資料。未來它要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的多重優(yōu)勢。還要重視人事檔案信息化的長期建設(shè)需要，引入更多高水平人才，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化專業(yè)能力，持續(xù)提升人事檔案管理管理效率和能力。

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